La importancia de la colaboración visual: sopesar los pros y los contras

La mayor parte del trabajo que hacemos ahora requiere algún tipo de colaboración y, gracias al software de colaboración en la nube, ha alcanzado niveles de eficiencia completamente nuevos. Pero con tantas herramientas y soluciones para elegir, es difícil lograr que su equipo se dedique a usarlas todas. Muchas de las herramientas que tenemos a nuestra disposición no se utilizan. Las videoconferencias son geniales para algunos, pero un fastidio para otros.

La colaboración visual está comenzando a dominar el mundo de los negocios. Las empresas de todas las formas y tamaños están aprovechando los beneficios únicos que ofrece la colaboración visual, que van desde la reducción de costos hasta garantizar que su empresa esté en sintonía con los proyectos, objetivos y plazos.

El video es solo una parte de la colaboración visual, y todo este paraguas brinda un nivel de productividad completamente nuevo que la mayoría se está perdiendo. La colaboración visual en general incluye herramientas como la pizarra en línea y el uso compartido de pantalla.

Pero es hora de cambiar el panorama de su negocio, si aún no lo ha hecho, a una experiencia más productiva y fácil de usar para todos dentro y fuera de la oficina.

¿Qué es exactamente la colaboración visual?

La colaboración visual no es algo singular. Es una idea compuesta de varias partes para garantizar que las empresas trabajen juntas, independientemente de su ubicación, para lograr un objetivo común.

• La videoconferencia se enfoca en hacer que las videoconferencias y las teleconexiones sean lo más fluidas y visualmente atractivas posible para empleadores y empleados. Muchas personas trabajan de forma remota, por lo que tener la oportunidad de conectarse con otras personas y hacer que parezca que están juntas en la misma habitación es clave para que todos se sientan más como un equipo. Nuestro enfrentamiento de videoconferencia entra en gran detalle sobre tres soluciones diferentes que las empresas pueden usar, dependiendo, por supuesto, de cuáles sean sus necesidades.
• Compartir pantalla permite que un usuario muestre a otros exactamente lo que están haciendo en la pantalla de su computadora en tiempo real. Piense en lo que hace Microsoft cuando tiene un problema con su computadora. Se hacen cargo y puedes verlos solucionar el problema a medida que avanzan. Esto tiene enormes beneficios para la colaboración con presentaciones, capacitación e incluso soporte de TI. Para obtener más beneficios de una de las funciones de colaboración más subestimadas, consulte nuestro artículo más detallado sobre compartir pantalla.
• El intercambio de contenido permite a los usuarios utilizar ayudas visuales en conferencias basadas en texto o incluso en audio. Solo mire Google Docs, varios usuarios pueden editar y colaborar en el mismo documento al mismo tiempo, en lugar de discutir los cambios por teléfono y enviar varias copias del mismo borrador.
• Las pizarras digitales han existido por más tiempo de lo que pensaba. ¿Eres millenial? ¿Recuerdas la primera vez que usaste una pizarra inteligente en la escuela? Eso es lo que es una pizarra digital. Usan un proyector conectado a una computadora para mostrar documentos, ver videos y escribir con un lápiz óptico especial. Las pizarras digitales no se limitan a pantallas físicas en aulas y salas de conferencias. También hay pizarras digitales en línea. Aquí hay una lista de las diez mejores pizarras en línea.

Beneficios de la colaboración visual

La colaboración visual realmente puede aportar mucho a la mesa. Ya sea que signifique reuniones más rápidas o ahorrar costos en viajes a diferentes lugares, diferentes equipos encontrarán diferentes beneficios.

Polycom cree firmemente en priorizar esta tecnología para el futuro. Su reciente evento de mesa redonda ejecutiva de Polycom la semana pasada destacó la importancia de hacer que los monitores 4k sean la norma en el lugar de trabajo.

El concepto simple de la pizarra digital por sí solo puede brindar una forma de trabajo completamente nueva que los equipos nunca antes habían visto, y compartir la pantalla puede convertir llamadas telefónicas aburridas en sesiones de colaboración visual. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los principales beneficios enumerados en el sitio web de Polycom.

Aumente la eficiencia de las reuniones remotas

En lugar de perder el tiempo viajando a la oficina o reuniéndose en otro lugar fuera de la oficina, dos personas simplemente pueden conectarse entre sí y comenzar a trabajar.

Costos de viaje más bajos de las reuniones en persona

También cuesta mucho menos en general centrarse en la colaboración visual cuando necesita reunirse con personas que están fuera del estado o en otros países. Si su empresa tiene un socio en Europa o Asia y necesita reunirse con regularidad, dar pasos hacia la colaboración visual reducirá significativamente los costos en boletos de avión, hoteles y automóviles.

Incorporación de la colaboración visual en las tareas diarias

A veces las palabras no son suficientes. Tal vez lo que le falta a su PowerPoint es una diapositiva donde puede conectarse directamente a la fuente. ¿Qué pasa si la excursión de una escuela al museo se cancela debido al mal tiempo? ¿Significa eso que los niños no aprenden?

¿Qué pasaría si pudieran comunicarse con un guía turístico sin salir del aula? Momentos como ese pueden cambiar la dirección de todo el año al brindarles a los estudiantes una oportunidad tan cercana a la vida real todos los días en lugar de solo mirar el libro de texto.

Habilite e involucre a la fuerza de trabajo remota Más

Si un número significativo de personas trabaja de forma remota, es posible que se sientan más aisladas y menos como si fueran parte de algo más grande, lo que puede ser muy poco motivador. Llegar a su fuerza de trabajo remota garantizará que estén al tanto de su trabajo, se sientan parte de un equipo y todos estén en la misma página.

Capture y distribuya información importante rápidamente

Si su empresa quiere ver un producto en persona, pero no puede salir de la oficina, no quiere ver imágenes de archivo todo el día, organice una videoconferencia para ver el producto en el mundo real. Con un monitor de alta calidad, se sentirá como si estuviera sosteniendo el producto en sus manos.

¿Cómo puede su negocio integrarlo con éxito?

Las empresas de todo tipo pueden integrar la colaboración visual en su vida laboral diaria. El objetivo de la colaboración visual es hacer que la tecnología funcione sin problemas para usted. Su uso debe sentirse nada más que natural. Aquí hay un par de formas en que su empresa puede integrar la colaboración visual:

Movilidad

Cuando se usa con un dispositivo móvil, puede estar de camino al trabajo, en su casa, en otro país o en la cafetería de la cuadra, y seguir conectado con todo lo que sucede en el trabajo. Si está de vacaciones y hay un colapso total en la oficina, puede conectarse a la oficina en segundos y solucionar cualquier problema antes de que empeore.

Experiencia de usuario

La colaboración visual implica una tecnología fácil de usar con una pequeña curva de aprendizaje que permite que personas de todos los campos se beneficien. Estas nuevas tecnologías, como las pizarras digitales, están diseñadas pensando en el usuario. Los botones son más grandes, la pantalla táctil es más sensible, las configuraciones son fácilmente accesibles y las integraciones las hacen sentir naturales.

La experiencia del usuario ha jugado un papel importante en el reciente éxito de Avaya. Vea cómo puede incorporar cualquiera de las opiniones de Avaya sobre la experiencia del usuario leyendo nuestro artículo sobre la plataforma Equinox de Avaya.

Algunas posibles desventajas

La colaboración visual en general mejora el lugar de trabajo en más formas que las ya mencionadas. Eso no significa que haya algunas desventajas en la adopción de la nueva tecnología que las compañías como Polycom están vendiendo.

Precios

Gran parte de esta nueva tecnología es simplemente cara. Algunas de las tecnologías más desarrolladas pueden costar hasta 50.000 dólares. Fuera de las grandes empresas, es difícil imaginar que las escuelas y las pequeñas empresas puedan hacer espacio en sus ajustados presupuestos para pizarras digitales, monitores 4k, Internet de alta velocidad y equipos de TI.

Aunque algunas tecnologías de sala de reunión pueden ayudar a mantener el costo bajo para los equipos más pequeños, vale la pena gastar el capital en las cosas buenas. Aquí puede leer un excelente artículo sobre por qué las salas de reuniones pequeñas deberían tener una cámara 4k.

También puede costar una tonelada de dinero instalar todo y luego mantenerlo. Estas tecnologías son fáciles de usar, pero no cuando se trata de arreglarlas. Estas cosas deben tenerse en cuenta antes de ir con todo.

No hay esquinas de corte

Polycom enfatizó la importancia de la calidad del video durante su Evento de Mesa Redonda Ejecutiva de Polycom por una buena razón. Dicen, correctamente, que las personas son animales visuales, lo que significa que recordarán qué tan bueno o malo es algo dependiendo de cómo se vea.

No hay atajos con la colaboración visual. Si su empresa quiere dejar una impresión duradera en otras personas, la calidad de sus monitores, cámaras y micrófonos debe hacer que la persona o el equipo del otro lado crea que están en la misma habitación que usted. Esto, por supuesto. , significa que hay muy poco margen de maniobra en torno a los altos costos.

Nuestro artículo sobre los doce mejores micrófonos para cualquier sala de conferencias puede ayudarlo a tomar una decisión sobre qué es lo mejor para sus monitores y cámaras de video.

nuestra toma

El uso de la colaboración visual para su negocio pronto será un paso necesario y costoso para mantenerse al día con la competencia. Las videoconferencias por sí solas ayudan a aumentar la productividad y la eficiencia en la oficina, al mismo tiempo que dejan una impresión visual duradera en sus empleados, clientes y socios.

Es hora de aprovechar el hecho de que los humanos son animales visuales al actualizar su infraestructura de comunicaciones comerciales para que las videoconferencias se sientan más naturales. El énfasis en las cámaras también se puede ver en otras tecnologías.

Los iPhones más nuevos están siendo elogiados por sus cámaras duales. Una compañía está revisando el teléfono estrictamente como una cámara, porque eso es lo que la mayoría de la gente usa ahora. Los usuarios han compartido hasta 10 mil millones de videos en Snapchat. Mejorar la calidad de las imágenes y películas solo dejará impresiones duraderas en las personas.

Al igual que los nuevos iPhones, la colaboración visual cuesta más de lo que quieres pagar. Si su empresa toma atajos, corre el riesgo de perder el factor sorpresa que viene con las pizarras digitales, los monitores 4k y las potentes cámaras de video. Todos estos son esenciales, según Polycom, para que su negocio se destaque. Si el dinero está ahí, considere incorporar la colaboración visual en su oficina.