Ventajas y desventajas de VoIP: todo lo que debe saber

Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) es una tecnología de comunicación que transporta llamadas de voz y otros datos de comunicación comercial a través de Internet en lugar de los cables de cobre de la PSTN. Las características avanzadas de VoIP, el audio de alta calidad y el ahorro de costos han hecho que los teléfonos fijos tradicionales sean casi obsoletos.

Los proveedores de VoIP de hoy en día ofrecen mucho más que solo llamadas de voz. Funcionalidades como videoconferencia, estrategias de enrutamiento de llamadas, respuesta de voz interactiva y automatizaciones de procesos comerciales han ayudado a hacer de VoIP una industria de 20 mil millones de dólares.

¿Debería hacer el cambio a la telefonía virtual? Descubra las principales ventajas y desventajas de VoIP a continuación.

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• Ventajas de VoIP
• Desventajas de VoIP
• ¿Debería hacer un cambio a VoIP?
• Descripción general de los mejores proveedores de VoIP
• Preguntas frecuentes

Ventajas de VoIP

Comencemos con las ventajas de VoIP:

• Costos mas bajos
• Portabilidad
• Mejor calidad de voz
• Características avanzadas
• Mayor Accesibilidad
• Seguridad incrementada
• Fácilmente escalable
• Admite múltiples canales de comunicación

Costos mas bajos

Los costos operativos significativamente más bajos son uno de los beneficios más grandes y más comentados de VoIP.

Los sistemas telefónicos heredados requieren hardware y equipos costosos, mantenimiento y actualizaciones constantes, un largo proceso de configuración e instalación y muchas tarifas ocultas.

Cualquier empresa que se cambie a VoIP ahorrará entre un 49 % y un 69 % en costos mensuales de comunicación.

¿Cómo?

En primer lugar, las líneas telefónicas heredadas (PSTN) cuestan alrededor de $ 40 por línea, mientras que una línea de VoIP comercial cuesta aproximadamente la mitad.

Además, los sistemas telefónicos tradicionales generalmente agregan cargos por minuto para llamadas de larga distancia.

Con los sistemas VoIP, las llamadas gratuitas ilimitadas en EE. UU. y Canadá son estándar. Además, las llamadas internacionales a menudo están disponibles en paquetes de minutos de pago por uso o en planes mensuales ilimitados. Las empresas que realizan llamadas internacionales regulares podrán ahorrar aún más al cambiarse a VoIP.

Mientras que los sistemas telefónicos tradicionales requieren que el usuario final pague el costoso mantenimiento interno, los proveedores de VoIP son responsables de actualizar, monitorear y mantener el software fuera del sitio en la nube. Esto significa que VoIP tiene costos de mantenimiento mínimos o nulos, y funciona con su equipo de escritorio y móvil existente.

Aunque algunas empresas eligen comprar hardware VoIP como auriculares, teléfonos de escritorio IP o altavoces, todo lo que realmente necesita para operar un sistema telefónico VoIP es una conexión a Internet que funcione con suficiente ancho de banda, un cable Ethernet y/o una conexión inalámbrica.

Finalmente, los sistemas telefónicos PBX tradicionales vienen con muy pocas funciones (correo de voz, identificador de llamadas, llamada en espera, llamada tripartita) que requieren que las empresas compren un software separado para acceder a mensajes de texto comerciales, conferencias web e IVR.

Por otro lado, las soluciones Business VoIP y UCaaS brindan una gran cantidad de funciones de comunicación avanzadas sin costo adicional.

Portabilidad

La portabilidad es otra ventaja de VoIP, especialmente para equipos remotos, híbridos o altamente móviles.

Debido a que VoIP opera en línea, los usuarios pueden acceder a sus sistemas telefónicos desde cualquier lugar con una conexión a Internet en funcionamiento: empresas ideales con trabajadores en diferentes zonas horarias y ubicaciones. VoIP también funciona con cualquier dispositivo móvil o de escritorio habilitado para Internet, y ofrece aplicaciones iOS o Android, llamadas basadas en navegador web y una interfaz de teléfono virtual.

VoIP mantiene conectados a los equipos, ejecutivos y clientes sin importar dónde se encuentren, lo que permite un acceso instantáneo las 24 horas, los 7 días de la semana a contactos, archivos y funciones.

Muchos proveedores de VoIP también incluyen espacios robustos de colaboración en equipo para videoconferencias, mensajería instantánea, intercambio de archivos y coedición, y herramientas de pizarra para una ideación perfecta.

Cambiar a VoIP ayuda a satisfacer las necesidades de la fuerza de trabajo remota y en movimiento de hoy en día, lo que reduce aún más los costos operativos sin sacrificar la comunicación.

Mejor calidad de voz

En los primeros días de VoIP, los teléfonos analógicos fijos aún ofrecían una calidad de llamada más alta y un servicio telefónico más confiable.

Sin embargo, durante los últimos diez años, la calidad de las llamadas VoIP ha mejorado gracias a la voz HD, los puntos de presencia globales, las asociaciones con operadores de nivel 1 y el ajuste automático del ancho de banda.

Ahora, la tecnología VoIP brinda llamadas más consistentes y de mayor calidad que las líneas fijas con un tiempo de actividad garantizado por SLA de al menos 99.9%.

La calidad de la voz y otros problemas comunes de VoIP generalmente se deben a una mala conexión a Internet. Los problemas como el audio roto, la fluctuación y la latencia a menudo son causados ​​​​por un ancho de banda sobrecargado y pueden solucionarse mediante una actualización a Internet de mayor velocidad de al menos 5-25 Mbps.

Características avanzadas

Siempre se están desarrollando nuevas e impresionantes funciones de VoIP diseñadas para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la experiencia del cliente, con la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático a la cabeza en los últimos años.

Por ejemplo, el análisis de sentimientos de llamadas en vivo utiliza reconocimiento de voz y procesamiento de lenguaje natural (NLP) para escanear todas las llamadas entrantes y salientes en busca de palabras clave y frases que indiquen un sentimiento del cliente positivo, negativo o neutral. Los gerentes pueden revisar todas las actividades del centro de llamadas en tiempo real, evaluando las colas de llamadas, la eficiencia de los agentes y las tasas de satisfacción del cliente para optimizar aún más las estrategias de comunicación comercial. Los proveedores de VoIP empresarial y CCaaS como Dialpad y Nextiva ofrecen esta función.

Otro gran ejemplo es el asistente virtual de Vonage AI, que actúa como recepcionista digital. El Asistente virtual puede responder a todas las llamadas entrantes, conversar con las personas que llaman utilizando IA conversacional, ofrecer soluciones relevantes, proporcionar opciones de menú y reenviar llamadas, todo sin involucrar a un agente en vivo.

Estos son solo dos ejemplos de muchas funciones VoIP de vanguardia diseñadas para hacer que las empresas sean más eficientes y productivas. Sin mencionar las funciones estándar de VoIP que rara vez (o nunca) están disponibles con teléfonos fijos, como menús IVR, enrutamiento de llamadas, desvío de llamadas, chat de video, mensajes de texto SMS/MMS, efax, llamadas en conferencia y muchos otros. El acceso a funciones avanzadas no es solo algo agradable, es algo que los clientes esperan, estimula el crecimiento del negocio y le ahorra tiempo y dinero a su equipo.

Mayor Accesibilidad

Debido a que VoIP es inalámbrico y portátil, es mucho más accesible que la telefonía empresarial tradicional.

Esto permite a los gerentes expandir su grupo de contratación fuera de la ubicación física de la empresa y conectarse con empleados remotos independientemente de la ubicación. Este nivel de diversidad geográfica hace que el servicio y soporte al cliente 24/7 sea factible y asequible, y mantiene contentos a los empleados. Muchos proveedores de VoIP también ofrecen funciones de traducción en vivo y soporte multilingüe para que los colegas puedan comunicarse a través de las barreras del idioma.

Seguridad incrementada

Aunque la seguridad de VoIP tuvo un comienzo difícil, los proveedores de hoy ofrecen monitoreo remoto de alto nivel con alertas de seguridad en tiempo real y control de acceso.

VoIP se ha vuelto tan seguro, si no más, que los teléfonos fijos tradicionales debido a características de seguridad como:

• Autenticación de dos factores (2FA)
• Bloqueo de correo no deseado
• Prevención del fraude
• Monitoreo de red 24/7/265
• HIPAA, GDPR, SOC 3 Tipo 3, HITECH, Cumplimiento de PCI
• Cifrado de extremo a extremo (E2EE)
• Copias de seguridad de datos automatizadas
• Salas de espera de reuniones, controles de host de reuniones
• bloqueo de llamadas
• Informes y notificaciones de seguridad en vivo

Fácilmente escalable

Los sistemas telefónicos PBX tradicionales son difíciles y costosos de escalar. Agregar una nueva línea telefónica heredada o una ubicación de oficina requiere comprar no solo líneas adicionales de su proveedor de red telefónica, sino también nuevo hardware, cableado e incluso conectores telefónicos.

VoIP, por otro lado, es conocido por su escalabilidad rápida y fácil. Se pueden agregar líneas adicionales, y asientos de usuario, en línea al instante comprando solo el nuevo número de teléfono, sin necesidad de cableado ni configuración compleja.

Además, los usuarios pueden elegir entre varios números de teléfono virtuales de VoIP, incluidas opciones locales, internacionales, gratuitas y personalizadas.

Las características adicionales como espacio de almacenamiento adicional, nuevos canales de comunicación, saludos grabados profesionalmente y más se pueden agregar escalando a un plan de nivel superior, o se pueden comprar individualmente según sea necesario, a la carta.

Este nivel de escalabilidad es especialmente ideal para empresas o equipos nuevos que necesitan un sistema telefónico empresarial altamente personalizado.

Admite múltiples canales de comunicación

Aunque la comunicación por voz sigue siendo una forma popular de comunicarse con las empresas, los clientes de la Generación Z y de la generación del milenio eligen cada vez más comunicarse con las empresas a través de mensajes de texto, correo electrónico, chat en vivo y redes sociales, ninguno de los cuales es compatible con los sistemas telefónicos tradicionales. Los consumidores de hoy esperan poder conectarse con las empresas en al menos 3 canales.

Con Business VoIP y las plataformas omnicanal, los usuarios pueden comunicarse con los clientes a través de múltiples canales, cambiar de canal en medio de una conversación y acceder a la información del cliente y al historial de comunicación en cualquier momento. Esto evita que los clientes se repitan y acelera las tasas de resolución.

Desventajas de VoIP

Ahora echemos un vistazo a las desventajas de los sistemas de VoIP:

• Requiere Buena Conexión a Internet
• Necesita fuente de alimentación continua
• Latencia y Jitter
• No admite llamadas de emergencia

Requiere Buena Conexión a Internet

La mayor desventaja de la telefonía virtual es que requiere un enrutador VoIP de alta calidad y una conexión a Internet confiable. Se recomiendan al menos 5-25 Mbps para llamadas VoIP, así como para otras funciones, como videoconferencias. Afortunadamente, el costo del servicio de Internet ha disminuido a medida que aumentan las velocidades de conexión de banda ancha. Los costos de configuración inicial para el servicio de Internet también son mucho más bajos que los de un sistema PBX basado en línea fija.

Necesita fuente de alimentación continua

Debido a que VoIP opera a través de Internet, se requiere una fuente de alimentación continua e ininterrumpida.

Mientras que los teléfonos fijos, que funcionan con cables de cobre, permanecerán estables durante un corte de energía o una emergencia, los teléfonos VoIP no lo harán. Los usuarios de VoIP tienen que elegir entre tener su negocio completamente interrumpido hasta que se restablezca la energía o invertir en una fuente de alimentación de respaldo costosa y algo voluminosa.

Latencia y Jitter

VoIP funciona enviando pequeños paquetes de datos a través de Internet y luego reensamblando esos paquetes en su dirección IP de destino/destinatario.

La pérdida de paquetes se produce cuando estos paquetes de datos no llegan a su destino, lo que provoca llamadas interrumpidas. La fluctuación ocurre cuando los paquetes llegan a su destino, pero llegan en el orden incorrecto, lo que genera llamadas ininteligibles.

La fluctuación y la pérdida de paquetes suelen ser el resultado de la congestión de la red. Funciones de calidad de servicio (QoS) para proteger los flujos de paquetes que transportan datos de VoIP.

La latencia es un retraso en el tiempo entre el momento en que habla y la persona al otro lado de la línea escucha lo que dice. Por lo general, la latencia se puede solucionar asegurándose de que los dispositivos tengan instaladas las últimas actualizaciones y que el hardware que se utiliza (auriculares, teléfonos IP, etc.) sea recomendado y compatible con el proveedor de VoIP.

No admite llamadas de emergencia

El sistema de emergencia 911 se creó cuando las líneas fijas eran la única opción y el sistema está diseñado para los sistemas de telefonía tradicional.

Los números de teléfono fijo están asociados con una dirección física y los dispositivos no son portátiles, por lo que es fácil para los servicios de emergencia saber la ubicación de una persona que llama al 911 desde un teléfono fijo, incluso si no pueden comunicar su ubicación.

Por el contrario, el servicio de VoIP está diseñado para ser móvil y portátil, por lo que la persona que llama no estará necesariamente ubicada en su "dirección de facturación" en el momento de una llamada de emergencia. Cuando agrega el hecho de que VoIP se vuelve inoperable en un corte de energía, la conexión con los servicios en una emergencia se vuelve complicada. Incluso con los teléfonos móviles, los servicios de emergencia han tenido que utilizar el GPS para localizar a las personas que llaman.

Muchas empresas de VoIP brindan un servicio llamado 911 mejorado o E911, que permite a los usuarios proporcionar una dirección física a los servicios de emergencia para cada número de VoIP.

Si bien esto no resuelve los problemas de ubicaciones múltiples/incorrectas o pérdida de energía, es mejor que nada.

Next Generation 911 (NG911) es un plan de servicios de emergencia basado en IP que se está implementando actualmente en algunas partes de EE. UU. y Canadá. NG911 utiliza WiFi, bluetooth y otros sistemas de información geográfica para ubicar a las personas que llaman, lo que permite al público enviar información a través de voz, texto y video.

¿Debería hacer un cambio a VoIP?

Si ha leído hasta aquí y aún no está convencido de hacer el cambio, considere que los sistemas de telefonía con cable de cobre pronto quedarán obsoletos.

VoIP tiene pocas desventajas, y las que quedan se solucionan rápidamente, mientras que sus beneficios continúan creciendo y evolucionando con las necesidades de los clientes y las empresas.

Para individuos, nuevas empresas, pequeñas empresas, empresas, centros de llamadas y, en realidad, cualquier negocio que haga llamadas telefónicas o tenga comunicación comercial, VoIP es el camino a seguir. Es sólo una cuestión de qué proveedor de servicios de VoIP satisfará mejor las necesidades de su negocio.

Descripción general de los mejores proveedores de VoIP

Aquí hay una descripción general rápida de los principales proveedores de VoIP.

preguntas frecuentes

A continuación, hemos respondido algunas preguntas sobre las ventajas y desventajas de VoIP.