Diez beneficios de VoIP para las empresas en 2023

Si bien muchas empresas todavía dependen de líneas telefónicas tradicionales, un número cada vez mayor utiliza sistemas de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para comunicarse debido a su mayor flexibilidad, potentes funciones de llamadas y tarifas favorables de llamadas nacionales e internacionales. Estos son sólo algunos de los muchos beneficios de VoIP que exploraremos en esta guía.

Por ejemplo, las empresas que realizan llamadas internacionales acumularían una enorme factura telefónica utilizando líneas telefónicas tradicionales. Dado que utilizan una conexión a Internet, los mejores sistemas VoIP también se pueden utilizar en cualquier lugar, lo que ayuda a conectar equipos remotos e híbridos.

Los beneficios de VoIP son tan claros que actualmente los utilizan casi un tercio de las empresas estadounidenses, según las últimas estadísticas de VoIP . El cambio es aún más dramático en la sociedad en general, con datos recientes del Centro Nacional de Salud que revelan que un asombroso 73% de los adultos estadounidenses ya no tienen un teléfono fijo en su hogar.

Los sistemas VoIP tienen algunos inconvenientes menores , pero sus beneficios superan con creces sus desventajas, especialmente para las empresas modernas. Si aún no ha explorado las numerosas funciones y ventajas de VoIP, echemos un vistazo más de cerca a por qué VoIP es esencial para los negocios hoy en día y cómo elegir el proveedor adecuado.

¿Qué es VoIP? Una definición sencilla

Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) es una tecnología de comunicación que le permite realizar llamadas a través de Internet. Cuando comparas VoIP con los teléfonos fijos , ves que mientras estos últimos dependen de una red física de cables de cobre, los sistemas VoIP basados ​​en la nube se pueden usar en cualquier lugar con conexiones a Internet estables. También son compatibles con una amplia gama de otros sistemas empresariales, como conferencias web y software CRM para pequeñas empresas .

La tecnología VoIP se presenta en dos formas principales: teléfonos de escritorio y softphones. Los teléfonos de escritorio VoIP son teléfonos físicos de apariencia tradicional que se conectan al software VoIP, y los softphones son aplicaciones de software que pueden ejecutarse en múltiples dispositivos como teléfonos móviles, tabletas, computadoras de escritorio y portátiles.

Beneficios de VoIP: 10 ventajas para tu negocio

A continuación, exploramos 10 ventajas principales que los sistemas VoIP pueden aportar a las empresas en 2023.

1. Organizar conferencias telefónicas

Las líneas telefónicas tradicionales son bastante limitadas cuando se trata de conferencias telefónicas y esto puede resultar un problema para muchos propietarios de empresas. Cuando utiliza servicios de VoIP, puede incluir tantas personas como desee en su conferencia telefónica, siempre que su velocidad de Internet sea suficiente para transferir todos los datos de voz. La tecnología VoIP se desarrolla y mejora constantemente, por lo que todos los paquetes de voz se comprimen y transfieren de manera eficiente para mejorar la conexión y la calidad de las llamadas.

2. Reduzca sus costos

Si no estás usando VoIP en este momento, probablemente estés usando líneas telefónicas tradicionales que existen desde hace décadas. En esta situación terminas pagando por cada minuto dedicado a hablar por teléfono, lo que significa que tu factura mensual puede ser muy alta, especialmente si realizas llamadas internacionales con regularidad. La situación con VoIP es completamente diferente y sus costes se reducirán significativamente. Las centralitas telefónicas modernas están basadas en la nube y su funcionamiento es mucho más económico.

Para poder aprovechar los servicios de VoIP sólo necesitas tener una conexión a Internet de alta calidad, preferiblemente ADSL. De esta manera podrás disfrutar de una excelente calidad de voz, confiabilidad en las llamadas y tu costo mensual será un monto fijo. Según las estadísticas, las pequeñas empresas que se cambian a VoIP reducen el coste de sus costes locales hasta en un 40% y ahorran hasta un 90% en llamadas internacionales.

3. Utilización del ancho de banda

Optimizar tu plan VoIP según tus necesidades puede ser un poco complicado al principio, pero si tu proveedor te brinda estadísticas detalladas sobre tu uso de datos mensual, entonces el proceso será mucho más sencillo. Lo bueno de los servicios VoIP es que puedes ver cada pequeño detalle que puede ayudarte a optimizar las llamadas entrantes/salientes para obtener la mejor relación calidad-precio.

4. Software y hardware asequibles

VoIP elimina por completo la necesidad de costosas líneas telefónicas, aparatos telefónicos y otro hardware subyacente que puede aumentar el costo inicial de las comunicaciones de su empresa a miles de dólares.

Aparte del software VoIP, todo lo que necesita es una buena conexión a Internet, una computadora, una tarjeta de sonido, un micrófono y parlantes o auriculares, cosas que son bastante comunes en todas las oficinas del mundo. La mayoría de los paquetes de VoIP también son muy razonables, con precios que oscilan entre $ 10 y $ 30 por usuario, por mes , dependiendo de las necesidades y circunstancias de su negocio.

Obtenga más información sobre cuánto cuestan los sistemas VoIP.

5. Una amplia gama de excelentes funciones

Las funciones que vienen con los servicios VoIP son mucho mejores que las que ofrecen las líneas telefónicas tradicionales. Tendrás más flexibilidad en términos de gestión de llamadas, además de aprovechar ventajas adicionales como correo de voz, números extravirtuales, listas de contactos, identificadores de llamadas, etc. Estas son algunas de las ventajas más específicas que tendrás la oportunidad de disfrutar al utilizar soluciones VoIP para su negocio:

Enrutamiento de llamadas VoIP

Si a menudo tienes que atender llamadas importantes, ¿por qué arriesgarte a perderlas? Gracias al "enrutamiento de llamadas Find Me" que ofrecen la mayoría de los proveedores de servicios VoIP, la persona que llama será transferida a través de varios números antes de ser enviada al correo de voz. Por ejemplo, sonará dos veces en su teléfono móvil, dos veces en su teléfono de oficina y finalmente dos veces en su teléfono de casa antes de ser enviado al correo de voz.

Música de espera personalizada

Otra gran característica que aprovechan muchas empresas es la "Música en espera". Esperar a que contesten tu llamada puede ser muy tedioso y aburrido, así que ¿por qué no darle vida a este proceso con un poco de música? Los sistemas VoIP modernos le permiten agregar melodías únicas y relajantes a cada persona que llama en espera.

6. Comunicación eficaz entre trabajadores remotos

A diferencia de los teléfonos fijos, el sistema VoIP permite a los empleados trabajar en cualquier lugar con una conexión a Internet estable. Esta flexibilidad convierte a la tecnología en la elección perfecta para las empresas que gestionan equipos híbridos y remotos. Además de las funciones básicas de llamadas, la mayoría de los sistemas VoIP también ofrecen funciones de colaboración versátiles, como compartir documentos y gestión de tareas, lo que brinda a los trabajadores múltiples formas de comunicarse y transmitir información.

Los sistemas VoIP también crean información basada en datos en tiempo real, lo que permite a los gerentes monitorear la productividad de los trabajadores desde lejos. Esto ayuda a las empresas a superar los obstáculos a la productividad mucho más fácilmente que si dependieran de sistemas telefónicos heredados menos expertos en tecnología.

7. Escalabilidad empresarial

Si su empresa espera expandirse en el futuro, los sistemas VoIP están perfectamente equipados para escalar junto con su negocio. La mayoría de los proveedores ofrecen paquetes modulares y personalizables que se pueden ajustar para satisfacer sus necesidades específicas. Además, si su equipo se expande y necesita diferentes servicios en el futuro, también puede actualizar al plan con una mayor selección de funciones y límites de usuario más generosos.

Esto les da a los softphones VoIP una gran ventaja sobre los sistemas de telefonía fija para empresas en crecimiento, ya que es más costoso expandir los dispositivos de hardware y puede haber un límite en la cantidad de cables telefónicos que sus instalaciones pueden instalar.

8. Calidad de voz

Si bien los teléfonos fijos ofrecen una calidad de llamada ligeramente superior a la de los sistemas VoIP, no ofrecen casi nada. La calidad de voz de VoIP depende de la potencia de su conexión a Internet, por lo que mientras su red sea confiable no tendrá nada de qué preocuparse.

Sin embargo, algunos proveedores de VoIP son mejores que otros en lo que respecta a este aspecto, por lo que si lo que busca es una calidad de sonido nítida, le recomendamos que elija un sistema líder como RingCentral o GoTo Connect.

9. Portabilidad

Otra ventaja clave de los sistemas VoIP es su flexibilidad. En comparación con los teléfonos fijos que están restringidos a una ubicación específica, la tecnología VoIP es completamente portátil porque puede usarse en una variedad de dispositivos comerciales.

Esto permite a los empleados transportar la tecnología a cualquier lugar que elijan, ya sea la oficina, el hogar u otro lugar de trabajo flexible. Esto no sólo es una clara ventaja para los equipos remotos e híbridos, sino que también es una ventaja para los trabajadores que viajan mucho y llevan a cabo reuniones de negocios desde múltiples ubicaciones.

10. Seguridad

A medida que los ciberataques, como las violaciones de datos y el malware, se vuelven más comunes, la seguridad se convierte en una prioridad para las empresas que buscan evadir las amenazas. Si bien Internet es más propenso a sufrir riesgos de seguridad que las líneas fijas, los servicios de VoIP pueden ser tan seguros como los sistemas heredados, siempre que elija un proveedor con las medidas de seguridad adecuadas.

Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de VoIP implementan una serie de mecanismos de seguridad, como autenticación multifactor, permisos de usuario y cifrado de llamadas. Si está buscando hacer un esfuerzo adicional, le recomendamos proveedores como Google Voice y 8×8, ya que ofrecen protecciones avanzadas como reglas estrictas de contraseñas y certificaciones de cumplimiento. Al elegir un proveedor seguro, podrá aprovechar los beneficios de los sistemas VoIP con total tranquilidad.

Consulte nuestra guía completa sobre seguridad de VoIP para obtener más información.

Cómo elegir un proveedor de VoIP para su empresa

Si desea probar usted mismo las ventajas de VoIP, existe una gran cantidad de proveedores de calidad para elegir. Sin embargo, aquí hay algunas consideraciones que debe tener en cuenta antes de comprometerse con un servicio:

• ¿Cuál es mi presupuesto? Los sistemas VoIP son mucho más asequibles que los sistemas heredados, pero algunos son más rentables que otros. Antes de seguir adelante con una solución, asegúrese de que se ajuste al presupuesto de su empresa. No considere también los precios mensuales. Esté atento a los costos ocultos, tarifas iniciales y costos de instalación para obtener una descripción completa de cuánto podría costarle a su negocio.
• ¿Qué tan grande es mi equipo? Los diferentes planes de VoIP tendrán diferentes límites de usuarios. Por lo tanto, deberá seleccionar planes que se adapten al tamaño de su negocio. Es más, si es probable que su equipo se expanda con el tiempo, también recomendamos optar por paquetes escalables y aquellos con sólidas funciones de incorporación y capacitación.
• ¿Qué capacidades de VoIP necesito? Si bien la mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen capacidades similares, los conjuntos de funciones variarán según cada sistema. Por ejemplo, si bien algunos pueden priorizar funciones de comunicación entrante como colas de llamadas y grupos de timbre, otros pueden ofrecer herramientas de colaboración más sólidas. Trabaje hacia atrás estableciendo qué características requiere su empresa antes de elegir un proveedor que refleje estas necesidades.
• ¿Necesito hardware? Los softphones VoIP no serán suficientes para todas las empresas. Si su empresa maneja grandes volúmenes de llamadas y requiere una calidad de llamada superior, puede ser una mejor idea optar por uno de los mejores teléfonos duros VoIP . Para las empresas restantes, especialmente aquellas con políticas flexibles, las aplicaciones de softphone VoIP probablemente serán una mejor opción.