VoIP vs. Teléfono fijo: compare características, costos, pros, contras

Más del 60% de las empresas con teléfonos fijos se cambian a un sistema de telefonía VoIP una vez que finaliza su contrato de telefonía fija tradicional.

Dado que estudios recientes muestran que la telefonía por Internet puede reducir los costos iniciales de las pequeñas empresas en un 90 % y ahorrar más de 30 minutos de llamadas diarias, no es de extrañar que el mercado global de VoIP tenga una tasa de crecimiento anual compuesta estimada del 3,1 % entre 2021 y 2026.

Con más de 204 800 millones de suscriptores de VoIP, tiene prácticamente garantizado encontrar una solución que se adapte perfectamente a las necesidades de comunicación de su empresa.

Si bien estos números hablan por sí mismos, echemos un vistazo más de cerca a por qué VoIP es una alternativa valiosa a las líneas fijas, y si la telefonía virtual es o no la opción correcta para usted.

Tabla de contenido

1. ¿Cómo hacen llamadas los teléfonos fijos y VoIP?
2. Características de VoIP vs. Teléfonos fijos
3. Hardware telefónico para VoIP y teléfonos fijos
4. Comparación de los costos de las llamadas VoIP frente a los servicios de telefonía fija
5. ¿Quién debería seguir usando una conexión de línea fija?
6. ¿Quién se beneficia más de los servicios de VoIP?
7. Cómo encontrar el mejor proveedor de VoIP empresarial

¿Cómo hacen llamadas los teléfonos fijos y VoIP?

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Las líneas fijas analógicas se basan en una red telefónica PSTN de cables de fibra óptica y cables de cobre para realizar y recibir llamadas. Voice Over Internet Protocol, (VoIP), como sugiere el nombre, realiza llamadas telefónicas a través de Internet.

En un sistema telefónico virtual, los troncales SIP sirven como líneas telefónicas digitales que pueden realizar llamadas locales, de larga distancia e internacionales a través de Wi-Fi y enrutadores.

Debido a esto, deberá asegurarse de tener una conexión a Internet confiable con ancho de banda para poder manejar llamadas VoIP. La velocidad que necesitará depende de la cantidad de llamadas virtuales simultáneas que desee realizar, pero, en general, 10 KBPS es un buen punto de partida.

Póngase en contacto con su proveedor de servicios de Internet para obtener más detalles sobre su conexión actual.

Características de VoIP vs. Teléfonos fijos

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En 2004, más del 90% de los hogares estadounidenses tenían un teléfono fijo. Pero en 2020, solo alrededor del 40% de los hogares todavía tienen una línea fija, y solo el 6,5% usa solo una línea fija para llamadas telefónicas.

Los teléfonos fijos también se están volviendo obsoletos en el lugar de trabajo, especialmente dado que aproximadamente el 79 % de las empresas usan software de VoIP en al menos una de sus ubicaciones.

¿Una de las principales razones por las que tantos están abandonando las líneas fijas en favor de VoIP?

La clara ventaja que ofrece VoIP sobre los teléfonos analógicos en lo que respecta a la comodidad y las funciones de llamada. La siguiente tabla ilustra solo algunas de las principales funciones de VoIP que inclinan la balanza a favor de la telefonía virtual.

Movilidad

Al realizar llamadas desde un servicio de línea fija, solo puede moverse hasta donde lo permita el cable o el rango de llamadas de un teléfono inalámbrico.

Por lo tanto, si está esperando una llamada en el teléfono de su escritorio de oficina, debe decidir entre perderla, dar su número de teléfono celular personal o sentarse fuera del horario laboral esperando que un cliente le devuelva la llamada.

Ninguna de estas opciones es particularmente atractiva.

Una de las mayores ventajas de los sistemas telefónicos VoIP es que puede realizar/recibir llamadas desde cualquier lugar, y cualquier dispositivo, con una conexión a Internet, incluido su teléfono móvil.

Realice llamadas de negocios desde su teléfono inteligente mientras espera en la fila en la tienda de comestibles, en el autobús para ir al trabajo usando su tableta, o desde su computadora de escritorio o teléfono VoIP dedicado en la oficina.

La telefonía virtual le permite mantener la privacidad de sus números de teléfono personales al seguir reglas de desvío de llamadas personalizables que enrutan las llamadas realizadas a su número de teléfono comercial a sus otros dispositivos.

Aunque el desvío de llamadas es posible con un teléfono fijo, tiene un costo adicional y, a menudo, requiere varios pasos.

Funciones de correo de voz

Aunque tanto los teléfonos fijos como los VoIP tienen un buzón de voz, las formas en que puede acceder a sus mensajes de voz difieren mucho.

Deberá esperar hasta que regrese a la oficina para revisar el correo de voz de su teléfono tradicional, o seguir varios pasos confusos para marcar el buzón de voz de su oficina para acceder a sus mensajes.

El correo de voz virtual envía una notificación inmediata cuando tiene un nuevo correo de voz y le da la opción de reenviar ese correo de voz a otro dispositivo. Una función virtual de voz a correo electrónico envía un archivo de audio del mensaje de voz a su bandeja de entrada, mientras que el correo de voz a texto le envía una transcripción de texto del mensaje.

Funciones de IVR, ACD y operadora automática

Los sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) dentro de las soluciones de VoIP ayudan a los clientes a obtener la información que necesitan sin necesidad de conectarse directamente con un agente en vivo.

El sistema IVR utiliza análisis de voz para ayudar a los clientes a hacer reservas, verificar el estado de los pedidos o responder preguntas que proporcionarán respuestas grabadas útiles o los conectarán con un representante si aún necesitan ayuda.

Las diferentes configuraciones de ACD (Distribución automática de llamadas) también pueden ayudar a enrutar las llamadas al agente que está más calificado para ayudar con un servicio al cliente específico o un problema de ventas.

Aunque ciertamente no hay nada de malo con una recepcionista de oficina, los asistentes automáticos virtuales son una excelente manera de liberar a sus agentes para que estén disponibles para problemas más urgentes y permitir un mayor nivel de autoservicio para el cliente.

Estos asistentes automáticos guiarán a las personas que llaman a través de las opciones del menú, las enviarán a los departamentos e incluso aceptarán pagos.

¿Y si aún decide que prefiere ir con un agente de soporte en vivo? La mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen funciones de recepcionista virtual que conectan a las personas que llaman con personas reales que pueden responder a sus preguntas o anotar mensajes detallados.

Análisis de llamadas

Los teléfonos fijos pueden almacenar información limitada del registro de llamadas, como la duración total de las llamadas, los números de teléfono y la información que está disponible a través de los registros telefónicos básicos.

Pero la telefonía VoIP ofrece información sobre llamadas que puede ayudarlo a optimizar su servicio al cliente, mejorar los guiones de llamadas, evaluar la productividad de los empleados e identificar exactamente dónde están luchando los agentes.

Los usuarios pueden elegir entre diferentes tipos de plantillas de informes o crear sus propios informes de llamadas personalizados en función de sus KPI más importantes.

El análisis de llamadas VoIP de hoy puede rastrear:

• Volumen de llamadas promedio diario/semanal/mensual
• Duración media de la llamada
• Número de llamadas realizadas/recibidas por agentes individuales
• Tiempo medio de espera
• Registros de llamadas en tiempo real y estado del agente
• Tasas de resolución en la primera llamada
• Tasas de abandono de llamadas
• La satisfacción del cliente

Funciones avanzadas de llamadas VoIP

Los teléfonos fijos ofrecen funciones de llamadas básicas, como identificador de llamadas, llamada en espera, bloqueo de llamadas, marcación rápida y funciones básicas de audioconferencia.

Sin embargo, además de las funciones anteriores, VoIP ofrece opciones de llamadas avanzadas que facilitan la vida tanto de sus empleados como de sus clientes.

Éstas incluyen:

• Grabacion de llamada
• Aparcamiento de llamadas
• Cola de llamadas
• Opciones avanzadas de enrutamiento de llamadas
• Escritorio caliente
• Encuéntrame/Sígueme
• Susurro de llamadas, monitoreo de llamadas e irrupción de llamadas

Hardware telefónico para VoIP y teléfonos fijos

La siguiente tabla proporciona una descripción general básica del hardware esencial necesario para operar teléfonos estándar y teléfonos duros VoIP.

Si desea poder realizar llamadas con tecnología VOIP en caso de un corte de energía, compre también una fuente de alimentación de respaldo.

Hardware de telefonía fija

El hardware de telefonía fija es más asequible y menos complejo de configurar que los teléfonos fijos y accesorios de VoIP.

En la mayoría de los casos, los usuarios de teléfonos fijos necesitan el propio teléfono, un conector telefónico y posiblemente auriculares con cable para una experiencia de manos libres.

La mayoría de los teléfonos de oficina estándar cuestan $40,00, más $20,00-$30,00 mensuales adicionales por línea telefónica. También están disponibles teléfonos analógicos más avanzados con funciones como identificador de llamadas, botones de funciones fijas, un sistema de intercomunicación y una pantalla LCD fija.

Hardware VoIP

El hardware que necesitará para un sistema telefónico VoIP depende en gran medida de los dispositivos desde los que desee poder realizar llamadas.

Gracias a las aplicaciones de softphone, puede acceder a las llamadas VoIP desde sus dispositivos móviles y computadoras existentes, lo que significa que no necesitará comprar nuevos teléfonos duros VoIP. Sin embargo, la mayoría de los propietarios de medianas y grandes empresas terminan comprando teléfonos IP, a menudo del mismo proveedor al que compran los servicios de VoIP. Aunque estos pueden ser costosos, recuerde que no son obligatorios.

Sin embargo, los teléfonos IP vienen con características que mejoran la experiencia general de las llamadas, como pantallas táctiles, audio HD/altavoces superiores para una mejor calidad de llamadas, rangos interiores largos, puertos USB y RJ9 y conectividad Bluetooth.

Nuestra lista de los mejores teléfonos IP tiene opciones que varían en precio desde $75.00-$719.00.

Además del propio teléfono, otras necesidades de hardware de VoIP pueden incluir:

• Cables Ethernet y enrutador
• Auriculares de teléfono
• Micrófono/altavoces
• Una cámara web, si se necesitan capacidades de videollamadas
• Teléfono duro de conferencia IP
• Tarjetas PCI
• Fuentes de energía de respaldo (UPS)
• Adaptadores telefónicos analógicos o puertas de enlace

Costos de las llamadas VoIP frente a los servicios de telefonía fija

Estudios recientes sobre el ahorro de costos de VoIP indican que la telefonía virtual ahorra a las empresas:

• 90% en llamadas internacionales
• 75% en costos operativos
• 40% en llamadas locales

¿Cómo es esto posible? Echemos un vistazo a los números.

Costo de Suscripción

Los planes promedio del sistema telefónico fijo generalmente cuestan un promedio de $ 42.00 por línea telefónica por mes, y cada línea cuesta $ 25.00 adicionales por mes. Estos planes generalmente incluyen solo llamadas locales ilimitadas.

Las llamadas de larga distancia e internacionales no están incluidas en los planes estándar de línea fija y pueden costar $0.12/minuto adicionales para llamadas de larga distancia y hasta $0.39/minuto para llamadas internacionales.

Aunque algunos proveedores de compañías telefónicas de VoIP pueden proporcionar una cantidad fija de minutos por mes dentro de cada plan, la gran mayoría ofrece llamadas gratuitas ilimitadas dentro de los Estados Unidos y Canadá como parte de sus planes mensuales.

Esto significa que los clientes de VoIP evitan los costos de llamadas telefónicas locales, de larga distancia e interestatales, y deben pagar extra por minutos internacionales solamente. Los costos de las llamadas internacionales variarán según el país, pero muchos proveedores de VoIP permiten a los suscriptores comprar una cantidad mensual fija de minutos internacionales por una tarifa plana.

En general, las suscripciones de VoIP cuestan entre $ 20.00 y $ 40.00 por usuario cada mes, a menudo con extensiones telefónicas ilimitadas incluidas. Estos planes son altamente escalables, por lo que cuantos más usuarios agregue, menor será su costo mensual promedio. Algunos planes cobran una tarifa mensual fija para múltiples usuarios en bloques de 5 a 10.

Tenga en cuenta que los clientes que optan por suscribirse a un plan de VoIP anual en lugar de una opción de mes a mes pueden ver un ahorro de costos significativo, generalmente entre 10 y 20%.

Recuerde que algunos proveedores de VoIP pueden cobrar tarifas de servicio reglamentarias para recuperar los costos que deben pagar al Universal Service Fund, TRS Fund y la FCC.

Asegúrese de revisar nuestro desglose de impuestos y tarifas de VoIP para evitar que una empresa de mala reputación lo engañe.

Costo de hardware

Los costos de hardware para los sistemas de VoIP variarán mucho en función de si elige o no comprar un teléfono VoIP, o si desea realizar llamadas desde una computadora o dispositivo móvil existente.

El precio de un teléfono VoIP en sí comienza en alrededor de $ 75,00, mientras que los teléfonos analógicos estándar se pueden comprar desde $ 40,00.

Los enrutadores para teléfonos VoIP generalmente comienzan en $ 25,00, mientras que los auriculares para tecnología de línea fija y teléfonos digitales varían en precio desde $ 25,00 a $ 200,00. Los adaptadores de teléfonos analógicos se pueden comprar por tan solo $27.00.

Tarifas de instalación/configuración

Los estudios muestran que la instalación de tomas de teléfono fijo y cableado puede costar entre $ 150.00 y $ 300.00.

Si ya tiene una conexión a Internet que funcione, sus costos de configuración de VoIP son significativamente más bajos que si necesita actualizar/instalar el servicio de Internet de su oficina. La configuración de Internet generalmente cuesta entre $ 100.00 y $ 200.00, ya que la mayoría de los proveedores cobran una tarifa plana. Los electricistas, si se necesitan, costarán entre $40 y $120 por hora.

Tanto los proveedores de VoIP como los de telefonía fija también pueden cobrarle una tarifa de instalación única que comienza en alrededor de $ 50.00. Las empresas de VoIP de calidad, sin embargo, generalmente renuncian a esta tarifa.

Costo de las actualizaciones

Para actualizar una línea fija, deberá comprar un teléfono completamente nuevo o comprar funciones de llamadas adicionales.

El teléfono físico puede costar entre $ 40.00 y más de $ 200.00, mientras que el costo de agregar funciones como el identificador de llamadas viene con una tarifa de iniciación más un cargo mensual de $ 3.00 a $ 10.00.

Los servicios de VoIP ejecutan mejoras/actualizaciones gratuitas automáticas, generalmente semanalmente.

Si bien las funciones más nuevas, como las capacidades de videollamadas, se pueden comprar a la carta, la mayoría de los proveedores de VoIP incluyen funciones como identificador de llamadas y enrutamiento avanzado de llamadas en sus planes estándar, por lo que no tendrá que pagar una tarifa adicional por ellos como lo haría con un teléfono fijo. teléfono.

Tarifa de mantenimiento

Las tarifas de mantenimiento para los sistemas telefónicos comerciales variarán según:

• el numero de usuarios
• Si tiene o no un equipo de TI interno
• La calidad/garantía de su hardware
• Cualquier entrenamiento de equipo necesario
• Si tiene una centralita privada (PBX) alojada o local
• El nivel de mantenimiento del sistema, reparaciones de hardware y servicio incluido en su plan/contrato de VoIP

Los estudios muestran que las tarifas de mantenimiento promedio para un teléfono fijo son de $145.00 por reparación, mientras que el mantenimiento de VoIP cuesta $75.00 por reparación.

La siguiente tabla proporciona una comparación lado a lado de los costos operativos promedio de VoIP frente a la línea fija.

Como muestra la tabla, los servicios de VoIP ahorran a los clientes un promedio de $525,00 por usuario, por año.

¿Quién debería seguir usando una conexión de línea fija?

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Aunque muchos expertos creen que las líneas fijas quedarán obsoletas para 2025, hasta entonces, pueden seguir siendo útiles para ciertos modelos de negocios.

Es probable que las empresas que no dependen de las comunicaciones telefónicas para obtener nuevos negocios y aquellas que ofrecen servicio al cliente en línea o en la tienda solo puedan arreglárselas con un teléfono fijo. El servicio telefónico comercial tradicional también puede funcionar para empresas individuales o microempresas que no reciben llamadas de voz frecuentes de los clientes y no necesitan funciones telefónicas avanzadas.

Si opta por quedarse con su teléfono fijo, asegúrese de buscar otras soluciones de comunicación comercial, como el software de marketing por correo electrónico o las herramientas de administración de redes sociales.

¿Quién se beneficia más de los servicios de VoIP?

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Los servicios de VoIP beneficiarán a las empresas de cualquier tamaño en una variedad de industrias, pero son especialmente impactantes para las empresas de nivel medio a empresarial que realizan la mayor parte de su mercadeo, ventas y servicio al cliente por teléfono.

El software VoIP también es ideal para los centros de llamadas que tienen numerosos agentes que realizan llamadas simultáneas durante todo el día, así como para aquellos que utilizan una solución de comunicación comercial como videollamadas y software CRM que necesitan integrarse con su sistema telefónico comercial.

Startups o empresas en fase de crecimiento actual que necesitan planes de telefonía escalables, así como equipos principalmente remotos, se beneficiarán de las ventajas que ofrece el servicio de telefonía VoIP.

Por encima de todo, VoIP es adecuado para cualquier empresa que requiera funciones de llamadas avanzadas como el autoservicio de clientes IVR, la cola de llamadas y el análisis de llamadas.

Cómo encontrar el mejor proveedor de VoIP

Si esta publicación lo convenció de cambiar su teléfono fijo por un sistema telefónico VoIP, ahora debe investigar qué proveedor es el más adecuado para su empresa.

Considere factores como los precios y los planes disponibles, las funciones estándar y complementarias, el tiempo de actividad garantizado y la movilidad.

Nuestra tabla de los proveedores de VoIP empresarial y VoIP residencial más populares y mejor calificados es un excelente punto de partida. Compare los precios de los proveedores, lea las reseñas de los usuarios y aprenda las preguntas correctas para hacerle a un proveedor potencial antes de comprometerse con sus servicios telefónicos y plataforma de comunicaciones unificadas.