VoIP empresarial frente a sistemas PBX tradicionales: todo lo que necesita saber
Publicado: 2018-10-02Business Communications es un aspecto crítico de cualquier organización y lo ha sido desde la invención del teléfono. Ya sea que su organización esté buscando una forma de habilitar la comunicación interna o tenga la necesidad de abrir comunicaciones externas con clientes y clientes, un sistema telefónico comercial es absolutamente imprescindible. No muchos argumentarán en contra de eso. Sin embargo, habrá un debate interminable sobre cuál podría ser la solución o el sistema adecuado.
Las soluciones de telefonía comercial han pasado por varias evoluciones y cambios a lo largo de las décadas, con los servicios típicos de línea fija, cayendo en el camino hacia la telefonía comercial más avanzada proporcionada por un sistema PBX tradicional. El uso de un PBX permitiría a una organización obtener acceso a más líneas y extensiones telefónicas, junto con funciones avanzadas como el enrutamiento de llamadas, yendo más allá de la funcionalidad básica de realizar y recibir llamadas.
Pero más recientemente, la telefonía empresarial ha vuelto a cambiar. Los desarrollos más modernos han generado sistemas PBX virtuales y otros tipos de soluciones Business VoIP completamente digitales. Sin embargo, dado que las necesidades y los requisitos exactos de cada negocio son diferentes, no siempre es tan fácil como simplemente saltar del barco a una solución tradicional o heredada para pasar a todo lo digital. Dado que las soluciones PBX tradicionales siguen siendo una opción popular para las grandes organizaciones, queríamos ofrecer un desglose detallado comparando estas soluciones heredadas con las plataformas Business VoIP más modernas.
Vamos a analizar en profundidad las soluciones PBX tradicional y Business VoIP para ayudar a su empresa a realizar la compra correcta.
Antes de profundizar en una comparación detallada de qué es exactamente cada solución y qué proporciona a una organización, es importante dar un paso atrás y ofrecer una comparación lado a lado fácilmente digerible. Dentro de este cuadro a continuación, puede comprender rápidamente las principales diferencias entre una solución PBX analógica tradicional y una plataforma VoIP empresarial alojada.
Las soluciones PBX tradicionales se han utilizado para organizaciones medianas y grandes durante décadas, y una buena razón: la absoluta confiabilidad de una conexión analógica estándar combinada con la funcionalidad de un PBX es difícil de superar. Sin embargo, con la introducción de las soluciones Business VoIP, generalmente denominadas IP PBX en ocasiones, las empresas ahora tienen una solución comparable que ofrece prácticamente la misma funcionalidad a una fracción del costo.
Aquí desglosaremos una descripción general aproximada de cómo PBX tradicional y VoIP alojado se contrastan entre sí. Al igual que con cualquier otra solución o plataforma, existen ventajas y desventajas entre cada una. Si bien puede parecer que las soluciones Business VoIP son inmediatamente mejores debido a la factura telefónica comercial mucho más baja, la decisión en última instancia será mucho más matizada y dependerá en gran medida de las necesidades específicas de una organización.
| Centralita tradicional | VoIP empresarial | |
| El coste de funcionamiento | Alto, su organización no solo necesita comprar hardware, sino que el costo de funcionamiento por empleado puede ser tan bajo como $ 100 o alto como $ 1000. Las pequeñas empresas con menos de 100 empleados generalmente pagarán menos, pero las organizaciones más grandes que utilizarían un PBX tradicional deberían esperar pagar mucho más que una solución de VoIP. | Bajo, $25-$30 por usuario individual (para llamadas ilimitadas) |
| Costo de instalación inicial | Alto: requiere la compra de hardware PBX en las instalaciones, así como teléfonos propietarios, y requiere instalación y mantenimiento por parte de un equipo experimentado. | Bajo: no requiere teléfonos de escritorio ni hardware dedicados |
| Calidad de audio | Muy respetado, no depende de las conexiones a Internet. | Variable y dependiente de las conexiones a Internet. Las velocidades modernas de Internet han mejorado VoIP y, en las circunstancias adecuadas, VoIP es comparable a las soluciones PBX tradicionales. |
| Escalabilidad | Difícil: escalar una solución PBX puede ser difícil y costoso, ya que requerirá la instalación de nuevo hardware. Si su organización está buscando expandir el servicio a nuevas ubicaciones, esto requiere que se instale un nuevo hardware en cada ubicación, generalmente por un técnico experimentado. | Fácil: las organizaciones simplemente pueden agregar usuarios adicionales sin necesidad de comprar hardware o líneas telefónicas adicionales. A veces se requiere una actualización del plan que puede aumentar el costo total. |
| personalización | Difícil: la personalización de un PBX requiere un técnico experimentado y bien informado, y la adición de nuevas características o funcionalidades generalmente requiere la adición de nuevo hardware. | Fácil: uno de los mayores beneficios de VoIP es el nivel de personalización disponible. Los usuarios pueden personalizar las suscripciones para elegir servicios o características específicas. Los usuarios pueden especificar saludos, horarios comerciales, extensiones de usuarios individuales, opciones de llamadas y mucho más. |
| Compatibilidad del teléfono | Limitado: las soluciones PBX tradicionales generalmente requieren teléfonos propietarios que estarán bloqueados por el sistema o el proveedor y no se pueden utilizar con otras soluciones. | Muchas opciones: las soluciones de VoIP no siempre requieren teléfonos de escritorio dedicados, ya que los usuarios pueden utilizar el servicio en su dispositivo móvil o un softphone virtual en su computadora. Los teléfonos de escritorio IP diseñados para VoIP se están introduciendo continuamente y los usuarios pueden incluso utilizar teléfonos fijos de escritorio de estilo más antiguo con un adaptador. |
| Fiabilidad | Alto, pero variable: las soluciones PBX tradicionales no se basan específicamente en una conexión a Internet como VoIP, sino que se conectan a la PSTN tradicional. Sin embargo, con el hardware PBX instalado en el lugar y mantenido por la organización, si ocurre un problema, puede ser costoso o difícil restaurar el servicio. Debido a una única ubicación en las instalaciones, las soluciones PBX tradicionales también carecen de redundancia en su configuración. | Alto, pero variable: a pesar de los conceptos erróneos comunes, las soluciones de VoIP han mejorado su confiabilidad con el tiempo. La introducción de servicios de Internet de mayor capacidad ha permitido a las organizaciones aprovechar al máximo VoIP sin preocuparse por interrupciones, nerviosismo o caídas de llamadas. Los operadores también prometen un tiempo de actividad del 99,9% o más. Sin embargo, dado que VoIP depende de una conexión a Internet, con una conexión deficiente, los usuarios experimentarán una calidad de llamada deficiente. Las soluciones de VoIP se basan en la red de centros de datos del proveedor y tradicionalmente incluirán redundancia de centros de datos para garantizar la coherencia. |
| Acceso al 911 | Incluido y disponible incluso cuando se ha ido el internet/la electricidad. | Incluido y pagado con impuestos. Algunos servicios pueden incluso incluir la funcionalidad E911. |
| Seguridad | Alto: al igual que las líneas fijas, los PBX tradicionales son de naturaleza analógica y transfieren datos de voz a través de las líneas de cobre de la PSTN. Esto evita la piratería. La seguridad también se puede mejorar con un controlador de borde de sesión. | Dependiente: si bien VoIP puede parecer más vulnerable, esto dependerá tanto de las prácticas de seguridad del proveedor como de las organizaciones individuales. El cifrado se ha vuelto más común y los firewalls son imprescindibles para cualquier empresa. |
| Llamadas nacionales | Siempre incluido y generalmente ilimitado. | Siempre incluido e ilimitado. Algunos proveedores pueden ofrecer un plan por minuto, pero las llamadas ilimitadas se han vuelto estándar para los planes más básicos o avanzados que utilizan la mayoría de las empresas. |
| Llamadas internacionales | Generalmente incluido, pero cobrado a una tarifa por minuto como una solución de línea fija tradicional. | Económico: algunos proveedores ofrecen planes de llamadas internacionales ilimitadas, mientras que otros cobran por minuto, tan solo $ 0.02 por minuto. |
| Dependencia eléctrica | Independiente de la red eléctrica | Se basa en el poder |
| Opciones de correo de voz | Los contestadores automáticos y el correo de voz están disponibles y generalmente se incluyen en el hardware de PBX | Incluido y accesible en línea y de forma remota. Muchos proveedores incluso ofrecen la funcionalidad de correo de voz a correo electrónico. |
| Selección del vendedor | Limitado según la ubicación, ya que los PBX tradicionales están perdiendo popularidad debido al auge de un IP PBX | Generalmente no está limitado por la ubicación con muchas opciones para elegir. |
| Funciones multimedia | Un PBX tradicional amplía la funcionalidad más allá de la de un teléfono fijo básico y, por lo general, puede incluir:
| VoIP se ha convertido en Comunicaciones Unificadas y generalmente incluirá:
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| Contratos | Lo más probable es que los proveedores generalmente requieran un contrato con términos y tarifas anuales. | Es menos probable que algunos proveedores ofrezcan planes de pago por uso (por ejemplo, consulte la estructura de precios de Amazon Connect) y la mayoría no requiera contratos para los planes mensuales. |
Si bien las soluciones PBX tradicionales se han convertido en un elemento básico para las medianas y grandes empresas, su popularidad se está reduciendo rápidamente. El enfoque analógico tradicional, combinado con el hardware en las instalaciones, aún puede ser un caso sólido para aquellos equipos que buscan confiabilidad y seguridad absolutas sin sacrificar la funcionalidad (especialmente cuando se compara con una conexión de línea fija estándar).
Sin embargo, con el aumento de la confiabilidad y accesibilidad tanto de las conexiones a Internet como de las soluciones Business VoIP, los costos iniciales y generales asociados con un PBX tradicional son grandes factores limitantes para la mayoría de las organizaciones que buscan obtener la mejor solución y, al mismo tiempo, reducir costos.
La confiabilidad y seguridad de una solución PBX tradicional tiene un costo y requiere que el mantenimiento y la instalación sean operados por un equipo de profesionales experimentado y bien informado. Si bien una empresa a gran escala normalmente tendrá su propio departamento de TI en el personal, esto puede ser otro obstáculo importante para las organizaciones más pequeñas que buscan obtener la funcionalidad previamente reservada para estas soluciones complejas.
Como ya mencioné, el tipo de solución que utilizará su organización se reducirá a varios factores que no se pueden resumir fácilmente en una sola discusión. Por ejemplo, una empresa a gran escala puede preferir el control total obtenido con un PBX tradicional, mientras que una organización más pequeña preferirá la simplicidad de una solución de VoIP empresarial alojada.
Por otro lado, incluso las grandes organizaciones empresariales pueden buscar la mayor flexibilidad y funcionalidad de una solución Business VoIP. Aquí vamos a desglosar las principales ventajas y desventajas de cada solución para ayudar a su organización a comprender mejor cómo cada una beneficiará mejor al negocio.
| Centralita tradicional | VoIP empresarial | |
| Ventajas |
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| Desventajas |
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Una de las mayores desventajas de un PBX tradicional es la complejidad de la solución. Dado que los PBX tradicionales son piezas físicas analógicas de hardware, estas soluciones deben instalarse en las instalaciones de la organización, lo que requiere el conocimiento de un equipo experimentado. Estas soluciones generalmente se componen del propio PBX físico, junto con una computadora dedicada para manejar las llamadas entrantes y salientes, troncales telefónicas que terminan en el PBX, la red de líneas PBX, así como una consola o centralita para un operador humano si es necesario. la organización lo considere necesario.
Todos estos equipos físicos deben instalarse y configurarse correctamente para garantizar que la solución funcione sin fallas y requerirán mantenimiento por parte de un departamento de TI con personal completo. Esto por sí solo aumenta la complejidad y los costos asociados con la utilización de un PBX tradicional, posicionando la solución generalmente para organizaciones empresariales más grandes. Ahora, esto no quiere decir que un PBX tradicional sea malo: la naturaleza local de la solución no requiere que una organización confíe en la red o el servicio al cliente de un proveedor alojado o en la nube como Business VoIP.
Las soluciones PBX tradicionales también incluirán más funciones que las de un teléfono fijo típico, incluida la distribución automática de llamadas, los menús de respuesta de voz interactiva, el enrutamiento de llamadas, el correo de voz y la capacidad de crear saludos de correo de voz comercial, envío de faxes, conferencias e incluso registros detallados de llamadas. Sin embargo, esta lista es bastante pequeña si se compara directamente con la funcionalidad proporcionada por una solución Business VoIP alojada y, como se mencionó, la nueva funcionalidad puede requerir la instalación de aún más hardware, lo que aumenta aún más la complejidad de la solución.
Cuando analizamos anteriormente los servicios tradicionales de telefonía fija en comparación con las soluciones Business VoIP, una de las mayores diferencias entre los dos era la gran diferencia de características y funcionalidades incluidas. Sin embargo, esa diferencia no se traslada directamente a la comparación de PBX tradicional y Business VoIP. Las soluciones PBX tradicionales se desarrollaron originalmente para permitir que las organizaciones crearan y administraran múltiples llamadas entrantes y salientes en líneas individuales mientras utilizaban el mismo servicio de llamadas.
Para poner esto en palabras más simples: un PBX simplemente segmenta diferentes números de teléfono y líneas internamente mientras utiliza solo una pequeña cantidad de líneas telefónicas externas. En lugar de comprar 1,000 líneas telefónicas individuales, PBX permite que una organización utilice solo unas pocas líneas telefónicas externas mientras brinda a los empleados y equipos sus extensiones. Junto con esto, las soluciones de PBX tradicionales generalmente incluyen características y funcionalidades adicionales que no se encuentran en las conexiones de línea fija estándar.
En lo que respecta generalmente al control y enrutamiento de llamadas, las soluciones PBX tradicionales han sido durante mucho tiempo el estándar para las organizaciones que necesitan algo más que llamadas entrantes y salientes. Sin embargo, con la introducción de soluciones Business VoIP alojadas, las características y funcionalidades disponibles solo han seguido creciendo, al mismo tiempo que mantienen un costo más bajo. Echemos un vistazo más de cerca para comprender mejor esta división entre las soluciones.
| Características | Centralita tradicional | VoIP empresarial |
| Bloqueo de llamadas | sí | sí |
| Reenvío de llamadas | sí | sí |
| Devolución de llamada | sí | sí |
| Rastreo de llamadas | sí | sí |
| Llamada en espera | sí | sí |
| Bloqueo de identificador de llamadas | sí | sí |
| Grabacion de llamada | Sí* | sí |
| Grupos de llamadas | sí | sí |
| No molestar | No | sí |
| Repetir marcación | sí | sí |
| volver a marcar | sí | sí |
| Marcado rapido | sí | sí |
| Llamada tripartita | sí | sí |
| Llamadas en conferencia | Sí* | sí |
| Mensaje de voz | Sí* | sí |
| Correo de voz a correo electrónico | Sí* | sí |
| Encuéntrame, sígueme (Ring Anywhere) | No | sí |
| Aplicaciones móviles y soporte | No | sí |
| Asistentes automáticos | Sí* | sí |
| Análisis de llamadas | Limitado | sí |
| Rechazo de llamadas anónimas | No | sí |
| Capacidades de Softphone | No | sí |
| Integraciones con otras aplicaciones y soluciones comerciales | Limitado* | sí |
| Saludos personalizados | sí | sí |
| Videoconferencia | No | sí |
| SMS comerciales | No | sí |
| Música en espera | sí | sí |
| Haz clic para llamar | No | sí |
| Directorio de marcación por nombre | sí | sí |
| Pulsar para hablar | No | sí |
| Respuesta de Voz Interactiva | Sí* | sí |
| Departamento y extensiones individuales | sí | sí |
| Mensajería de equipo | No | sí |
| Presencia del equipo | No | sí |
| Compartición de archivos | No | sí |
| Funcionalidad del centro de contacto | No | Sí* |
* Estas funciones no siempre se incluirán directamente con el plan y pueden requerir hardware adicional o, en el caso de VoIP alojado, un mayor costo.
Una mirada más cercana a las funciones de VoIP empresarial
Tal como mencionamos en nuestra comparación anterior, esta lista de características y funciones de VoIP no es 100% completa. Diferentes proveedores pondrán un enfoque diferente en sus plataformas y pueden ofrecer mayor o menor funcionalidad para escenarios y casos de uso específicos. Muchos proveedores diferentes con funciones diferentes se desglosan en diferentes planes de pago, lo que permite a las organizaciones elegir exactamente lo que necesitan, en lugar de pagar por todo y tener que eliminar las funciones innecesarias.
Algunos proveedores incluso extenderán su funcionalidad más allá de estos controles de llamadas básicos y más modernos. Por ejemplo, Vonage continúa expandiendo su plataforma y recientemente incluyó API basadas en video con su adquisición de TokBox, y ahora funcionalidad avanzada de Contact Center. Esto se debe a la naturaleza de las soluciones alojadas, ya que no requieren hardware físico, sus funciones se pueden ampliar con actualizaciones sencillas a través de Internet.
Este es, por supuesto, uno de los mayores beneficios detrás de una solución alojada como Business VoIP, sin la necesidad de hardware, los proveedores pueden incluir una funcionalidad mucho mayor a un costo menor. Estas soluciones también se han adentrado aún más en la era digital moderna con soporte móvil mejorado que incluye aplicaciones móviles y funciones como "Encuéntrame, Sígueme" que permiten a los usuarios recibir llamadas telefónicas en más de un dispositivo, no solo en un teléfono de escritorio físico.
Las soluciones de VoIP empresarial alojadas pueden considerarse apropiadamente como la evolución moderna de los sistemas PBX tradicionales.
Una mirada más cercana a las funciones tradicionales de PBX
Noté esto durante la introducción de este desglose, y quiero regresar. Las soluciones PBX tradicionales se diseñaron originalmente para empresas, con la idea de una mayor funcionalidad en mente en comparación con un teléfono fijo típico. Originalmente, un PBX simplemente se utilizaba para expandir la cantidad de líneas telefónicas y extensiones en toda la empresa, y con el tiempo se podían agregar funcionalidades y características más avanzadas.
Es por eso que notará que una solución PBX tradicional incluye algunas funciones avanzadas como conferencias, ACD, IVR, extensiones individuales y más. Los principales puntos de venta de un PBX tradicional serán la inclusión del enrutamiento automático de llamadas, junto con un sistema IVR que permite a las personas que llaman encontrar el departamento o extensión correctos sin tener que marcar varias veces o buscar el número de teléfono en un directorio.
En general, mientras que un PBX tradicional puede ampliar la funcionalidad de un sistema telefónico analógico tradicional más allá de las llamadas básicas, la principal desventaja es el aumento del costo y la complejidad de cada función agregada. Una vez más, el enfoque principal de un PBX es introducir más líneas telefónicas o "sucursales" basadas solo en troncales telefónicas. La inclusión de nuevas características y funcionalidades, incluso algo como un IVR o ACD, generalmente requerirá la instalación de hardware adicional en las instalaciones o simplemente un costo adicional además del servicio ya costoso.
Una vez más, las soluciones alojadas de VoIP empresarial pueden verse como la evolución de las soluciones PBX tradicionales, simplemente trasladando la idea al ámbito digital.
Sin duda, la mayor diferencia entre un PBX tradicional y una solución Business VoIP alojada serán los costos asociados con cada uno, respectivamente. Como ya se mencionó varias veces, un PBX tradicional solo será un sistema costoso, que requerirá la compra de un PBX físico y el hardware asociado, la compra de teléfonos patentados que sean compatibles con el sistema, un mayor costo para las líneas telefónicas y los usuarios, así como como la necesidad de un departamento de TI interno para mantener y controlar la solución.
Por otro lado, las soluciones Business VoIP representan ese pico absoluto de ahorro de costos, ya que no requieren hardware costoso y simplemente ofrecen mucho más por mucho menos. Sin embargo, esto, por supuesto, no cuenta la historia completa. Queríamos echar un vistazo más de cerca y ofrecer algunos números aproximados para ayudar a su organización a comprender mejor cómo estas dos soluciones diferirán en costos iniciales y recurrentes.
Ahora, prefacio esto diciendo que los costos de PBX tradicionales son difíciles de conseguir. Por eso, vamos a ofrecer estimaciones aproximadas y proporcionar fuentes y ejemplos donde sea posible para permitir que su equipo analice más a fondo.
Una mirada a los precios de PBX tradicional
Como ya se mencionó, los precios de PBX tradicionales se basarán en algo más que la cantidad de líneas o usuarios por los que paga su organización, o la cantidad de minutos que se utilizarán al mes. Estas soluciones requerirán la instalación de hardware en las instalaciones de su organización, y ese es un costo adicional que no se puede pasar por alto. Generalmente, una solución PBX tradicional requerirá:
- Una PBX de hardware físico
- Una computadora dedicada para mantener el sistema.
- alquileres de linea
- Un contrato dedicado con un proveedor
- Mantenimiento asociado a la solución
- Costos adicionales por más hardware requerido para funciones avanzadas
En general, a diferencia de una solución Business VoIP alojada, las plataformas PBX tradicionales cobrarán a las organizaciones en función de la cantidad de llamadas realizadas, junto con la cantidad de líneas necesarias. VirtualPBX ofrece un excelente desglose de algunos de los costos asociados con los sistemas PBX tradicionales, y como esta información puede ser difícil de obtener, queríamos utilizar esta investigación para ayudar a su equipo a comprender mejor lo que pagarán.
- Costos iniciales: estos diferirán según el proveedor específico y el hardware que utilice su organización, pero pueden ascender a $ 10,000 y más. Esto normalmente incluye el propio PBX físico, así como la instalación del sistema. Virtual PBX estima que un sistema de 5 usuarios puede costar hasta $ 60,000 por hardware e instalación, y esta cifra se reduce a alrededor de $ 50,000 para un sistema de 40 usuarios.
- Líneas telefónicas: nuevamente, dependiendo del proveedor de la solución individual, este costo puede oscilar entre $ 50 y $ 100, e incluso $ 1000 por cada línea necesaria.
- Pago mensual de hardware: los costos asociados con el hardware necesario no siempre desaparecen una vez que se establece el sistema. Algunos proveedores pueden cobrar un costo mensual para mantener y respaldar el hardware, que puede oscilar entre $ 500 y $ 5000 según el tamaño del sistema.
- Minutos gratuitos: a diferencia de las soluciones VoIP alojadas, los proveedores de PBX tradicionales generalmente cobran por el uso de minutos gratuitos o incluso internacionales, lo que genera un mayor costo y una limitación en el servicio de su organización.
- Mantenimiento mensual: nuevamente, esto diferirá mucho según la solución y la configuración exacta de su sistema, pero puede oscilar en la marca de $ 1000. Esto también puede diferir dependiendo de si su organización confía en el proveedor para el mantenimiento o contrata su propio departamento de TI.
Si bien estos números son estimaciones muy, muy aproximadas, esto puede brindarle a su organización una idea de los costos necesarios asociados. A diferencia de un proveedor de VoIP alojado, que muchos solo cobran en función de la cantidad de usuarios, las soluciones PBX tradicionales incluyen una lista mucho mayor de costos asociados, lo que hace que el precio de la solución esté fuera del presupuesto para la mayoría de las organizaciones SMB.
Una mirada a los precios de VoIP empresarial
Ofrecimos una explicación muy similar en nuestra comparación de VoIP fijo y comercial y, por supuesto, los números también pueden transferirse aquí. Desde el principio, las soluciones Business VoIP son mucho más baratas que las opciones comparables. Sin necesidad de instalar y mantener hardware costoso en las instalaciones, puede eliminar completamente esos costos iniciales y recurrentes de la ecuación.
Uno de los mayores beneficios de una solución VoIP empresarial es la gran accesibilidad y disponibilidad. Estas soluciones generalmente no están bloqueadas por región, a menos que busque proveedores internacionales, y hay una gran cantidad de opciones para elegir. Estas soluciones generalmente son personalizables y simplemente ofrecen una plataforma más rentable. Los proveedores de VoIP empresarial pueden ofrecer el mismo servicio, e incluso más funciones, que un PBX tradicional a una fracción del costo al alojar la solución en sus propios centros de datos y entregar la plataforma a través de Internet.
Debido a que existe una cantidad tan amplia de opciones en lo que respecta a la telefonía IP empresarial, vamos a ofrecer una estimación más generalizada de los precios y la funcionalidad incluida. Dependiendo de las necesidades exactas de su organización, el precio y las características necesarias cambiarán.
Costo típico del servicio de VoIP:
- Los planes básicos pueden comenzar desde $ 15.99 por mes, por usuario. El precio fluctuará según la cantidad de usuarios o incluso el tiempo de suscripción. Algunos proveedores pueden ofrecer un descuento en el precio anual en comparación con la facturación mensual.
- Sin tarifas de configuración: es poco común que los proveedores de VoIP empresarial soliciten o cobren una tarifa de configuración, ya que no se requiere configuración de hardware físico en el proceso. El proveedor generará la información de la cuenta y los números de teléfono (o transferirá los números existentes) y su organización obtendrá acceso a la plataforma.
Lo que es importante reconocer, sin embargo, es cómo los diferentes proveedores de Business VoIP segmentarán y jerarquizarán sus ofertas de soluciones. No existe una estructura de precios acordada universalmente, y encontrar el ajuste adecuado requerirá un poco de investigación. En general, los proveedores de VoIP diferenciarán sus ofertas en función de:
- Recuento de usuarios: algunas soluciones cobrarán una tarifa única por X cantidad de usuarios. Por ejemplo, 1-5 usuarios por $20 al mes. Algunos proveedores cobrarán específicamente en función de los recuentos de usuarios, lo que significa $ 15 por usuario, por mes.
- Limitaciones de funciones: si bien las soluciones Business VoIP pueden proporcionar funciones adicionales sin costo adicional, muchos proveedores segmentarán sus funciones y limitarán la funcionalidad avanzada a los planes de nivel superior. Sin embargo, vale la pena señalar que incluso los planes Business VoIP más básicos incluirán más funciones que un teléfono fijo: solo mire arriba las ofertas de AT&T enumeradas para ver qué tan limitadas son.
Entonces, si bien los precios de VoIP variarán según las necesidades de su equipo, esto permite a las organizaciones pagar una tarifa mucho más baja por un servicio con muchas más funciones.
En cuanto al servicio de Nextiva, por ejemplo, el proveedor divide sus ofertas en tres niveles:
- Office Pro : tan solo $ 19.95 / mes
- Sin tarifas de instalación
- centralita en la nube
- Portabilidad gratuita de números
- Llamadas ilimitadas
- Fax virtual ilimitado
- Gestión avanzada de llamadas
- Número local y gratuito gratuito
- Correo de voz a correo electrónico
- Apariencia de llamada compartida
- Entrometerse
- Música HD en espera
- Office Pro Plus : tan solo $ 20.95 / mes
- Todas las características de Office Pro, más
- Un saludo grabado profesionalmente
- Llámame ahora
- Puente de conferencia
- Aplicación móvil Nextiva
- Presencia del equipo
- Office Enterprise : tan solo $ 27.95 / mes
- Todas las características de Office Pro, más
- Grabaciones de llamadas
- Tres saludos grabados profesionalmente
- Nextiva en cualquier lugar
Como otro ejemplo, también podemos ver la estructura de precios de RingCentral:
- Esenciales : desde $ 19.99 mensuales, por usuario
- Hasta 10 usuarios
- Reuniones ilimitadas de video y audio con pantalla compartida: 4 usuarios por reunión
- Llamadas telefónicas ilimitadas
- 100 minutos gratuitos
- SMS comerciales ilimitados
- Gestión de llamadas y administración del sistema telefónico
- Opciones de alquiler de teléfonos: teléfonos de escritorio y de conferencia
- Aplicaciones móviles
- voz de alta definición
- Buzón de voz visual y buzón de voz a correo electrónico
- Colaboración en equipo
- Integraciones con Microsoft, Google, Box y Okta
- Estándar : desde $ 24.99 mensuales, por usuario
- Todas las características de Essentials, más
- Usuarios ilimitados
- 1.000 minutos gratuitos
- Asistente automático de varios niveles
- fax por internet
- Informes de registro de llamadas
- Premium : desde $ 34.99 mensuales, por usuario
- Usuarios ilimitados
- Reuniones ilimitadas de video y audio con pantalla compartida: 100 usuarios por reunión
- Todas las características estándar, más
- 2.500 minutos gratuitos
- Grabación automática de llamadas
- Soporte multisitio
- Desarrollo/implementación de aplicaciones personalizadas
- Integración con Salesforce, Zendesk y Desk.com
- Inicio de sesión único
- Transcripción de mensajes de voz a texto
Como puede ver, la disponibilidad de Business VoIP abarca una gran área de accesibilidad. El precio comienza lo suficientemente bajo como para que incluso los equipos más pequeños puedan pagar una solución y, al mismo tiempo, proporcionar más funciones de las que requieren la mayoría de las empresas. Al final del día, las soluciones Business VoIP logran seguir siendo rentables, flexibles a las necesidades de su negocio y repletas de funciones. Las soluciones PBX tradicionales luchan por competir, y se está volviendo cada vez más evidente a medida que pasa el tiempo.
Las soluciones PBX tradicionales están desapareciendo, al igual que sus contrapartes de telefonía fija. Discutimos el cierre inevitable de la PSTN en nuestra última comparación, y vale la pena mencionar que esto también afectará directamente a las soluciones PBX tradicionales. Sin embargo, eso no significa que no exista un caso de uso sólido para un enfoque más tradicional con soluciones PBX en las instalaciones.
La naturaleza local de un PBX tradicional es un fuerte punto de venta para muchas organizaciones, especialmente cuando se trata de grandes empresas. Con el hardware en las instalaciones, la empresa obtiene un control absoluto y total de la solución. Esto viene con un inconveniente, un mayor costo, pero también proporciona algunos beneficios importantes. En primer lugar, con el hardware en el sitio, la organización no depende de otro proveedor, utilizando los centros de datos y servidores de ese proveedor. Esto permite que una organización garantice el más alto nivel de seguridad, compatibilidad con los sistemas existentes e incluso confiabilidad en algunos casos.
Cuando utiliza una solución de VoIP empresarial alojada, su organización confía en los servidores y el servicio al cliente de ese proveedor de VoIP; si sus servidores se caen, entonces la empresa tiene que quedarse quieta hasta que finalmente se restablezca el servicio. Esto puede ser un gran inconveniente para una organización que necesita su sistema telefónico y no puede prescindir de él ni por un minuto. Esto no quiere decir que las soluciones locales puedan fallar, pero al menos cuando lo hacen, está en manos de la propia organización volver a ponerlas en funcionamiento.
Este control mejorado es una gran necesidad y beneficio para las grandes organizaciones que no quieren subcontratar algo tan crítico como su sistema de comunicación. Si bien es costoso, el beneficio general puede valer la pena para una organización que requiere este nivel de consistencia y control en su solución.
Al final del día, las soluciones Business VoIP pueden verse como la evolución moderna de un sistema PBX tradicional. Muchos proveedores considerarán que sus plataformas Business VoIP alojadas se parecen más a IP PBX, que ofrecen la misma funcionalidad de una PBX recién entregada a través de Internet. Esto incluye múltiples extensiones y líneas, funcionalidad avanzada más allá de la de un teléfono fijo típico y la capacidad de controlar y personalizar completamente el sistema. Si bien las soluciones de VoIP pueden haber sido un poco toscas en los primeros días, estas soluciones crecieron mucho en confiabilidad, disponibilidad y accesibilidad.
Las conexiones a Internet también han aumentado en velocidad y confiabilidad, lo que refuerza aún más el éxito de una solución Business VoIP. Business VoIP se considera un nuevo paradigma para las comunicaciones comerciales, ya que se ha expandido más allá de la simple inclusión de llamadas entrantes y salientes, y las funciones en las que muchas empresas confían desde un PBX tradicional como ACD e IVR. Sin duda, el ahorro de costos detrás de una solución Business VoIP es uno de los principales beneficios y atrae a organizaciones convincentes de todos los tamaños para la transición.
VoIP también ha introducido funcionalidades aún más avanzadas más allá de lo que puede ofrecer un PBX tradicional, y ha llevado la telefonía empresarial a la era digital moderna. Muchas soluciones Business VoIP ahora se pueden ver como comunicaciones unificadas y ofrecen funciones modernas como uso móvil, llamada en cualquier lugar, fax en línea, videoconferencia, uso compartido de archivos, mensajería en equipo y una gran cantidad de funciones de colaboración que se extienden mucho más allá de las llamadas telefónicas.
Las soluciones Business VoIP son intrínsecamente móviles y flexibles, lo que se presta a la nueva naturaleza de los trabajadores modernos en constante movimiento, que necesitan mantenerse en contacto sin importar dónde se encuentren. Los PBX tradicionales, por otro lado, todavía están vinculados a teléfonos de escritorio físicos y ofrecen muy poca movilidad, si es que ofrecen alguna. Las soluciones VoIP también pueden integrarse directamente con muchas otras herramientas y software comerciales modernos, como las soluciones CRM, para ampliar aún más la funcionalidad.
Al final del día, las soluciones Business VoIP son lo último en tecnología de comunicación empresarial y ofrecen todo lo que una organización necesita para entrar en la era digital.
Ahora, el hecho de que parezca que un PBX tradicional y Business VoIP son dos caras de la misma moneda no significa que no sean compatibles de alguna manera. Un enfoque muy popular para muchas organizaciones grandes sería utilizar tanto la movilidad como la flexibilidad de una solución alojada, con la seguridad, la consistencia y el control de un PBX tradicional en las instalaciones. Este sería un enfoque híbrido, que combinaría las dos soluciones para permitir que una organización amplíe su huella de comunicación general.
Los enfoques híbridos diferirán enormemente según las necesidades y la configuración que utilice una empresa, pero los principios generales son más o menos los mismos. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.
The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.
A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.
So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.
Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.
Before You Start
The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.
VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.
Purchase Necessary Devices
Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.
Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.
Shopping for a Solution
Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.
Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.
It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.
Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.
However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.