¿Cómo funcionan las salas de reuniones de Webex?

Las herramientas de conferencias web como Cisco WebEx permiten hasta 200 participantes en reuniones de video, mientras que su software de seminarios web WebEx Events puede acomodar hasta 3000 asistentes.

Estas altas capacidades de reunión son ideales para empresas con miles de miembros en el equipo o empresas que utilizan seminarios web para promocionar productos y servicios, pero dificultan la comunicación personal.

Las salas de reuniones de WebEx facilitan la comunicación en grupos pequeños entre los participantes del seminario web, los miembros del equipo y los clientes, lo que permite que tanto los asistentes como la administración obtengan más de sus reuniones en línea.

¿Qué son las salas de reuniones de WebEx?

Las salas de reuniones de WebEx son funciones de videoconferencia que permiten al anfitrión separar videoconferencias y seminarios web más grandes en varios grupos más pequeños de un número determinado de participantes.

Las salas de reuniones son sesiones en vivo que permiten a los asistentes a la reunión compartir ideas, colaborar en proyectos, trabajar en red y editar archivos.

Se pueden usar como parte de un seminario web de capacitación, para que los educadores dividan a los estudiantes en grupos pequeños o para que los equipos de negocios discutan problemas dentro de sus departamentos.

Estas sesiones de grupo pueden durar todo el tiempo que desee el anfitrión y puede tener varias sesiones de grupo dentro de una sola reunión.

Los beneficios de las salas de descanso

Según un estudio de Workfront sobre el estado del trabajo en 2020, más del 62 % de los empleados dicen que las reuniones innecesarias e improductivas son la principal razón por la que tienen dificultades para realizar el trabajo durante todo el día.

Además, el 85% de los gerentes de recursos humanos dicen que el compromiso de los empleados es su máxima prioridad. Las salas de reuniones impulsan el compromiso de los empleados al involucrarlos directamente en las discusiones y alentarlos activamente a compartir sus ideas.

Estas salas también ahorran tiempo, ya que un artículo del Wall Street Journal encontró que el 40% de los miembros del equipo pierden un mínimo de 30 minutos cada día de trabajo organizando un espacio de reunión.

También pueden aumentar la productividad, ya que el empleado promedio dice pasar alrededor de 31 horas cada mes en reuniones improductivas.

Los beneficios adicionales de la sala de reuniones incluyen:

• Prevención de errores de comunicación
• Sesiones colaborativas de lluvia de ideas.
• Asegurarse de que los equipos estén trabajando en la misma versión de archivo
• Identificación de posibles líderes de equipo.
• Evaluación de la satisfacción de los empleados
• Trabajo en red durante seminarios web y eventos en línea
• Mayor responsabilidad de los empleados
• Conocer a los clientes y mercados objetivo.
• Dividir proyectos grandes en tareas o secciones

Uso de salas de reuniones para una sesión de capacitación de WebEx

Uno de los casos de uso más populares de las salas de reuniones es la incorporación de empleados o la organización de una sesión de capacitación.

Por ejemplo, los departamentos de recursos humanos pueden compartir contenido sobre las políticas de vacaciones y la cultura de la empresa en la sala de reuniones principal.

Luego, los miembros del equipo pueden dividirse en grupos de enfoque para crear presentaciones sobre políticas específicas, hacerse preguntas entre ellos o desarrollar sugerencias para mejorar las políticas actuales.

Los gerentes de proyecto brindan a toda la oficina una descripción general de un próximo proyecto y dividen a los asistentes en salas de trabajo por equipos.

De esta forma, los empleados pueden colaborar en sus responsabilidades de proyecto según el departamento y asignar tareas relacionadas a empleados específicos. Luego, los equipos pueden regresar a la sala de sesiones principal y presentar sus hojas de ruta para el tema de su sesión.

Además, las sesiones de capacitación de WebEx están disponibles para enseñar a los miembros del equipo y gerentes de proyectos cómo usar el software para numerosas opciones de sesión.

El Centro de capacitación de WebEx brinda más información sobre las capacidades de capacitación, que incluyen:

• Cómo programar sesiones de entrenamiento
• Opciones de asignación de grupo
• Calificación automatizada
• Sesiones de entrenamiento bajo demanda
• Indicadores de atención
• laboratorio práctico
• Soporte multilingüe

Características esenciales de las salas de reuniones de WebEx

WebEx permite a los usuarios crear hasta 100 sesiones de grupo con un máximo de 100 participantes por sala.

Una vez que los participantes y los anfitriones se han unido a una sesión, tienen acceso a funciones esenciales de comunicación y colaboración a través de un tablero.

Estas características incluyen:

• Transmisión de video en vivo
• Transmisión de mensajes a todas las habitaciones.
• Lista de participantes de la sala
• Levantamiento de manos virtual
• Asignaciones de salas de asistentes previas a la sesión
• Uso compartido de pantalla (aplicación individual o escritorio)
• mensajes de chat
• Control remoto
• Botón “Pedir ayuda”
• Silenciar/activar participantes
• Función de acceso telefónico a conferencias de audio
• Compartir y editar archivos
• Cree un panel de sesión de grupo
• Permitir que los asistentes creen sesiones de grupo
• Herramienta de pizarra
• Capacidad para salir y volver a unirse a las sesiones de grupo
• Controles de host para administrar el uso compartido de la pantalla, el acceso a la sala y la edición
• Compatibilidad con cámaras web

La mayor desventaja de las salas de grupos es que, al momento de escribir este artículo, los usuarios que se unen a las reuniones de WebEx a través de dispositivos móviles y herramientas de colaboración móviles no pueden unirse, crear ni administrar sesiones de grupos.

6 pasos para crear una sala de reuniones en WebEx

Esta guía paso a paso para crear salas de trabajo de WebEx muestra lo fácil e intuitivo que es el proceso de configuración de sesiones de trabajo.

Los anfitriones pueden asignar privilegios de salas de grupos en cualquier momento durante una reunión, de modo que los asistentes, panelistas u otros anfitriones puedan crear y administrar estas salas.

Paso uno:

Haga clic en la pestaña "Breakout" en el menú desplegable en la parte superior de su pantalla y seleccione "Asignación de sesión de breakout". Aparecerá un cuadro emergente de Asignación de sesión de grupo.

Segundo paso:

Elija asignar asistentes "Manualmente" o "Automáticamente". Si elige "Automáticamente", simplemente seleccione la cantidad de sesiones de grupo y la cantidad de asistentes por sesión de grupo.

Paso tres:

Para crear manualmente sesiones de grupo y asignar usuarios específicos a salas específicas, haga clic en el botón "Agregar sesión" para agregar tantas sesiones/salas como desee. Puede nombrar sesiones haciendo clic con el botón derecho en la sala de trabajo y seleccionando "Cambiar nombre".

Paso cuatro:

En el lado izquierdo del cuadro emergente, verá una lista de asistentes y panelistas. Haga clic en la sesión a la que le gustaría agregar un usuario, luego haga clic en el nombre del asistente. Haga clic en el botón de flecha para agregar al asistente a la sala seleccionada. Puede designar usuarios como "asistentes" o "presentadores".

Paso cinco:

Una vez que haya asignado a todos los asistentes a una sala de trabajo específica, haga clic en "Aceptar" y luego haga clic en "Iniciar" para comenzar las sesiones.

Paso seis:

Para finalizar las sesiones de grupo, haga clic en el botón rojo "Finalizar todo" en la parte inferior del tablero. Esto brinda a los usuarios de las sesiones una cuenta regresiva de 30 segundos para concluir las conversaciones. Los asistentes serán redirigidos a la sala de reuniones principal. También puede seleccionar la pestaña "Breakout" de la lista desplegable y hacer clic en "Pedir a todos que regresen".

Cómo facilitar las salas de reuniones

Los anfitriones pueden unirse a una sala de grupo haciendo clic en el menú de grupo en la parte superior de la pantalla y seleccionando "Unirse a la sesión de grupo".

Esto permite a los anfitriones facilitar las salas de reuniones haciendo preguntas, enviando recordatorios sobre el tiempo o compartiendo presentaciones.

Para transmitir un mensaje a las salas de grupos, haga clic en la pestaña "Breakout" en la parte superior de la pantalla y seleccione "Transmitir mensaje". Seleccione si desea enviar el mensaje solo a los presentadores o a todos los asistentes de las salas de reuniones.

Los anfitriones y los participantes pueden compartir archivos, pizarras y pantallas de escritorio dentro de las aplicaciones para compartir pantallas de las salas de reuniones haciendo clic en la pestaña "Compartir". Los usuarios y anfitriones pueden anotar cualquier archivo o pizarra compartida en salas de reuniones en tiempo real. Todas las pizarras y archivos editados se guardan automáticamente.

Para salir de una sesión, haga clic en el botón naranja en el tablero marcado como "Salir de la sesión de grupo". Esto cerrará la ventana de la sesión y se le redirigirá automáticamente a la sala de reuniones principal.

Una vez que haya cerrado las salas de grupos, puede compartir tableros y archivos creados en estas sesiones con todos en la sala de reuniones principal. Para hacerlo, haga clic en la pestaña "Breakout" y seleccione "Compartir contenido de la sesión de breakout". Esto envía un mensaje al presentador de la sesión de grupo para compartir el contenido de la sesión.

¿Es WebEx la mejor herramienta de comunicación en equipo?

Aunque WebEx puede tener las mejores funciones de sala de reuniones, eso no significa automáticamente que también sea la mejor herramienta de videoconferencia.

Las plataformas de conferencias web ofrecen funciones adicionales de colaboración en equipo, como mensajes de chat, grabación de reuniones y encuestas grupales.

Nuestras comparaciones directas de WebEx frente a GoToMeeting y Zoom frente a WebEx le permiten evaluar mejor qué software de videoconferencia ofrece las mejores funciones de comunicación del equipo fuera de las salas de reuniones.