Una mirada cercana: nuestra revisión práctica de Webex Teams en 2019

Las comunicaciones unificadas parecen estar experimentando siempre algún cambio nuevo dentro del mercado, ya sea la adopción de soluciones en la nube o un nuevo enfoque puesto en la IA. Siempre hay alguna solución o tecnología nueva, más reciente y mejor que puede ayudarnos a simplificar nuestras vidas.

En un momento, Slack fue el rey reinante y la respuesta obvia cuando se trataba de una comunicación y colaboración simple y efectiva. Acumulamos una cantidad de competidores, pero Slack siguió avanzando, incluso absorbiendo a uno de sus mayores competidores, HipChat, de Atlassian.

Han existido otras opciones, pero solo recientemente hemos comenzado a ver grietas en la fortaleza de Slack. A medida que las organizaciones empresariales comienzan a cambiar hacia la nube y las plataformas UCaaS, surgió la necesidad de algo más capaz en 2019: la necesidad de una plataforma de comunicaciones empresariales verdadera y completa.

Cuando comparamos lo que entonces se conocía como Cisco Spark con Slack, originalmente noté una comparación de manzanas con naranjas: Spark hace mucho más que una conversación persistente, y hoy eso todavía suena cierto. A pesar de un cambio de nombre, la visión de colaboración de Cisco continúa creciendo y desarrollándose como Webex Teams. Por lo tanto, la mejor comparación cara a cara sería Webex Teams vs Microsoft Teams, ya que Microsoft Teams es actualmente la mayor competencia de Webex Teams por el título de mejor plataforma de comunicación unificada empresarial.

Anteriormente Spark, Webex Teams ha madurado

Cisco Webex es un viejo amigo mío, volvemos a los días de Spark de la aplicación. Cuando observé por primera vez la fuerte entrada de Cisco en el mundo de la colaboración, realmente lo aprecié. Ahora siento que una comparación con Slack fue injusta, ya que lo que ahora se conoce como Webex Teams va más allá de la forma de aplicación más básica de chat y colaboración.

“Webex Teams es una aplicación para el trabajo en equipo continuo con reuniones de video, mensajes grupales, uso compartido de archivos y pizarra”.

Si bien el equipo de colaboración ha cambiado bastante en los últimos años, Webex Teams continúa siendo una plataforma de colaboración empresarial realmente sólida. Desde entonces, hemos visto otras plataformas desarrollarse en el mercado, e incluso Slack cambió su enfoque ligeramente para incorporar el lado empresarial de la ecuación, aunque con resultados mixtos.

Cuando Cisco cambió el nombre de Spark a WebEx Teams, incluyeron más que solo una nueva capa de pintura. La idea principal era crear una plataforma única y cohesiva utilizando un solo nombre, Webex.

Con un gran enfoque puesto en los aspectos visuales de la colaboración, Webex Teams lleva el concepto a una dirección completamente nueva e incluye una amplia gama de funciones de colaboración:

• Chat : mensajes grupales, chat persistente siempre activo y notificaciones personalizables para mantenerse siempre conectado
• Reunirse : cualquiera puede iniciar reuniones en cualquier lugar y usar algunas herramientas de colaboración poderosas, como compartir pantalla y pizarras.
• Pizarra : colaboración visual con esteroides con pizarras digitales virtuales y físicas para dibujar, escribir, editar documentos y más en tiempo real
• Programar : administre y organice de manera efectiva y simple los horarios para reuniones productivas. También se integra con las herramientas de calendario existentes
• Archivo : todos sus archivos compartidos se guardan en el mismo espacio en el que trabaja con su equipo, los archivos permanecen en las salas en las que se compartieron y una potente búsqueda hace que sea fácil encontrar todo.

El lanzamiento original de la pizarra digital de Cisco y la profunda integración en la plataforma general, ha agregado un enfoque único a la plataforma y ha empujado un poco más hacia una plataforma centrada en el hardware, debido a la historia de Cisco en hardware, pero desde entonces ha visto menos de un papel destacado en el desarrollo y crecimiento de Webex Teams. Por ejemplo, hemos visto una expansión más reciente en la tecnología Huddle Room e incluso Webex Calling.

Pero al final del día, el mayor beneficio que obtiene de Cisco es su larga experiencia en comunicaciones, específicamente un fuerte enfoque en el desarrollo de soluciones de videoconferencia. Si bien Webex Teams se puede tener absolutamente sin videoconferencia, los usuarios pueden, por supuesto, agregar Webex Meetings a su solución para expandir la funcionalidad principal.

Pero desde el principio, cada suscripción y plan de Webex Teams puede aprovechar al máximo las capacidades únicas de pizarra integradas en la plataforma. La colaboración visual es uno de los puntos fuertes de Cisco en este ámbito, e incluso ayuda a rivalizar con las intensas capacidades de colaboración otorgadas a través del uso constante de Office 365.

Uso de Webex: la interfaz de usuario

Si bien Webex ha sufrido algunos cambios a lo largo del tiempo que hemos estado separados, gran parte de la funcionalidad principal se ha mantenido constante, lo cual es bueno. Siempre disfruté usar Webex (cuando era Spark) y disfruté de los cambios sutiles, pero impactantes, que se han producido con el paso del tiempo.

El diseño en general se mantiene fiel a la simplicidad que es necesaria en una solución como esta, combinar una amplia gama de capacidades y mantener todo fácil de usar no es tarea fácil. Al ejecutarse rápidamente a través de la interfaz de usuario, Webex utiliza un marcado contraste para separar el contenido de su trabajo y su navegación.

Esto es clave, ya que permite a los usuarios entender muy fácil y rápidamente lo que están mirando. Si necesitan encontrar a alguien con quien hablar o una habitación para estar, usan la sección oscura. Si necesitan encontrar ese mensaje que acaba de llegar, o concentrarse en la conversación, miran hacia las secciones más ligeras.

La navegación se simplifica con un pequeño menú en el lado izquierdo de la aplicación, que proporciona íconos digeribles para saltar entre la vista de inicio, la selección de equipo, la página de llamadas y el centro de reuniones. Lo que es realmente único acerca de la pestaña "inicio" es la capacidad de personalizar esta vista sobre la marcha, como si pudiera ver el chat de su equipo, la lista de conversaciones y las pizarras, todo al mismo tiempo.

Esta pestaña contiene una lista de conversaciones y chats en los que se encuentra, junto con un botón de búsqueda y acceso rápido para iniciar un nuevo chat. Todo esto está todavía dentro del panel oscuro izquierdo. Mirando hacia el centro de la aplicación, nos recibe el contenido real, ya sea un chat de equipo o un chat 1:1.

Pero lo que creo que es realmente poderoso es el segundo menú que se encuentra en la parte superior derecha de la aplicación, algo que se introdujo con Spark Board. Desde aquí puede ampliar aún más su vista para incluir otras formas de colaboración. Por ejemplo, si está en medio de una videoconferencia, puede hacer que su vista principal esté en el centro y mantener su chat a la derecha.

Alternativamente, los usuarios pueden acceder a archivos o incluso pizarras directamente desde este menú mientras mantienen el contenido principal a la vista, ya sea una videollamada, una llamada de audio o una conversación de texto.

Este es el verdadero poder de Webex, este matrimonio constante de colaboración, sin mencionar las capacidades de reuniones extremadamente poderosas integradas también en Teams. Todo lo que necesita saber está siempre al alcance de su mano, y nunca se oculta nada.

Los usuarios no están necesariamente obligados a cambiar entre su vista de chat y su vista de pizarra, o para enfocarse en la transmisión de video e incluir el chat, sacrificar la capacidad de la pizarra. Todo funciona en conjunto a la perfección y minimiza el desorden y la confusión general que podría heredar de la colaboración a gran escala.

Colaboración con Webex Teams: la experiencia del usuario

Hablando de eso, colaborar a través de Webex es increíblemente poderoso y simple. Como describí anteriormente, la capacidad de los usuarios de elegir qué funcionalidades específicas están a su vista les permite personalizar completamente su espacio de trabajo y reunión según sea necesario.

Esto permite una colaboración poderosa con múltiples funciones y herramientas, sin obligar al usuario a dividir su atención entre más de una aplicación. Esto realmente no se puede subestimar, y creo que Cisco realmente dio en el clavo aquí.

La modularidad de la plataforma es un gran punto de venta y no se vuelve abrumadora ni engorrosa. De hecho, se trata menos de "personalizar" la interfaz y más de realmente usar la plataforma de la manera que mejor funcione para usted.

Webex permite a los usuarios colaborar en sus propios términos: si el dibujo y la diagramación son clave, lo más probable es que la pizarra sea su vista destacada. Pero si las conversaciones de texto son donde todo falla, entonces los usuarios tienen la capacidad de concentrarse en los archivos y los mensajes de texto, y olvidar por completo que el video existe.

Por supuesto, se pone un gran énfasis en la capacidad de chatear por video, pizarra, o enviar mensajes de texto, o hacer todo esto al mismo tiempo. Y es por eso que Webex tiene la capacidad de hacerlo, eliminando parte del estrés. Todo está siempre a un simple clic de ese pequeño menú en la parte superior derecha.

Tampoco podemos olvidar lo importante que es la capacidad de pizarra digital de Webex. El tablero de Webex todavía está vivo y bien, y representa un gran enfoque para la plataforma, aunque solo el tiempo dirá cómo la nueva administración busca cambiar el paradigma aún más.

IA en comunicaciones empresariales

Hablando de cambiar el paradigma, la inteligencia artificial se está abriendo paso rápidamente en nuestras aplicaciones del mundo real, como hemos comenzado a ver dentro de la esfera del centro de contacto. Con una relación tan estrecha entre las soluciones UcaaS y CCaaS, tiene sentido que la IA se infiltre cada vez más en las soluciones de colaboración.

Las formas de IA que veremos entrar en nuestras plataformas de colaboración son muy diferentes de las utilizadas en otras soluciones, con un mayor enfoque puesto en ayudarnos a hacer nuestras vidas más fáciles y nuestras reuniones más productivas.

El ejemplo más evidente de IA dentro de una solución UC es la inclusión de un asistente virtual, algo que tanto Microsoft como Cisco han estado desarrollando desde hace algún tiempo.

Colaboración cognitiva de Cisco

Y al igual que Microsoft, Cisco no es ajeno al uso y la influencia de la IA. Por ejemplo, desde el principio, cuando la plataforma se conocía como Spark, el equipo había comenzado a inyectar IA en la solución, posiblemente antes de que los competidores realmente impulsaran la última tecnología. Por ejemplo, Spark Assistant comenzó como un pequeño experimento y se expandió más recientemente como un Webex Assistant completo.

Antes de su reciente partida del departamento de Colaboración de Cisco, Jonathan Rosenberg escribió una publicación de blog que destaca el cambio de WebEx, que mueve las colaboraciones de Cisco hacia esa marca unificada. Dentro de esta publicación, Jonathan señaló un término específico, "trabajo intuitivo". Similar a las "comunicaciones inteligentes" de Microsoft, Cisco obviamente está poniendo un enfoque muy similar en el uso y desarrollo de la IA.

Mirando hacia atrás en el Asistente de Webex, Cisco está permitiendo que los equipos utilicen la IA de manera similar a Microsoft, enfocándose en brindar comodidades y simplicidad en nuestras vidas diarias, que de otro modo serían agitadas. Esencialmente, el Asistente de Webex con tecnología de IA permite a los usuarios interactuar a través de numerosos comandos:

• Inicie cualquier reunión sin escribir ni marcar, simplemente utilice comandos de voz simples como "Hola Webex, únase a la reunión" o "comience la reunión con John".
• Únase de forma sencilla y sin esfuerzo a las salas de reuniones personales de WebEx o a salas de reuniones específicas de sus compañeros de trabajo y otros equipos, de nuevo a través de comandos de voz.
• Controle cualquier punto final o dispositivo de Cisco a través de comandos de voz; por ejemplo, los usuarios pueden simplemente decir "Hola Webex, comience a grabar esta reunión" o incluso "finalice esta reunión" para apagar un dispositivo.

La idea es, por supuesto, expandir el asistente con el tiempo, y Jonathan Rosenburg incluso explicó que el asistente crecerá para manejar más y más tareas con el tiempo, "el tipo de tareas que frustran a las personas y se sienten como una pérdida de esfuerzo". Por ejemplo, si no puede encontrar la diapositiva que desea compartir, pídale al asistente que la busque por usted.

También quiero resaltar algo muy reciente. El departamento de colaboración de Cisco, como sabemos, ha experimentado un cambio recientemente. Si bien han permanecido mayormente en silencio, a fines de enero, NoJitter tuvo la oportunidad de entrevistar a la nueva jefa del departamento: Amy Chang, exfundadora y directora ejecutiva de la plataforma de inteligencia impulsada por IA Accompany.

Chang pudo arrojar algo de luz sobre el futuro de Webex y habló específicamente sobre el potencial de la IA para revolucionar la colaboración. Específicamente, Chang destacó cómo AI es capaz de manejar los conjuntos masivos de datos introducidos desde los centros de contacto e incluso la colaboración, con AI manejando el trabajo aburrido (como dijo Rosenburg), permitiéndonos "relajarnos en la parte humana de la reunión".

Chang y su equipo llaman a este nuevo paradigma "colaboración cognitiva".

La línea de fondo

A pesar de los cambios recientes dentro del departamento de colaboración de Cisco, Webex parece estar avanzando y presionando con fuerza. Chang tiene algunas iniciativas y objetivos realmente interesantes sobre los que esperamos poder obtener más información en las próximas semanas, y durante Enterprise Connect en particular.

Las organizaciones empresariales, naturalmente, tienen una mayor demanda tecnológica en sus soluciones y plataformas en comparación con una organización más pequeña. Las soluciones como Webex Teams son mucho más que unir una sala de chat y una función de videoconferencia, sino crear una experiencia de colaboración cohesiva.

Con las capacidades que obtienen las organizaciones en plataformas como Webex Teams y, como veremos en un futuro cercano, también Microsoft Teams, los departamentos pueden interactuar y colaborar en una escala completamente nueva y un nivel de eficiencia completamente nuevo.