WeWork vs. La creciente fuerza de trabajo remota: ¿Qué herramientas están volviendo obsoletas las oficinas? [Artículo de opinión]

El modelo de WeWork era simple. Observaron el mercado tecnológico cambiante y los espacios de trabajo cambiantes y luego intentaron resolver el problema. Con nuevas empresas en busca de espacio y pequeñas empresas incapaces de obtener nada menos que un contrato de arrendamiento de 10 años durante un momento de crecimiento espontáneo, la solución tenía sentido.

Trabajar de manera tan prominente en la industria de la tecnología provocó una pequeña crisis de identidad para WeWork. Una empresa que era más una solución inmobiliaria trató de presentarse como un producto tecnológico. Sin embargo, las soluciones que propusieron eran innegablemente IRL, incluso cuando sus clientes eran mucho más URL.

Mirando el panorama que rodea el fracaso de su lanzamiento de IPO, parece que la escritura estaba en la pared. La fuerza de trabajo remota está en aumento. Con la cantidad de herramientas baratas y eficientes para colaborar a través del tiempo y el espacio, las cartas estaban en contra de encontrar formas de cercar a los trabajadores modernos.

Comprender cómo cayó este gigante y lo que significa para las soluciones comerciales, desde las empresas emergentes hasta las operaciones de nivel empresarial, requiere observar la tecnología y las soluciones comerciales con una lente mucho más amplia.

Las marcas de coworking siguen siendo optimistas

La caída de WeWork estuvo marcada por una oferta pública inicial rechazada, la renuncia del director ejecutivo Adam Neumann y el anuncio de despidos masivos. Una de las razones por las que los inversores pudieron detener este lanzamiento de OPI sobrevaluado es por lo que vieron con Lyft y Uber a principios de este año.

Los dos disruptores de viajes compartidos alcanzaron su punto máximo en el mercado e inmediatamente comenzaron a caer. El fracaso de esas dos empresas ayudó a impulsar a los inversores a detener el lanzamiento de la oferta pública inicial.

Incluso cuando WeWork ve problemas, las empresas de trabajo conjunto Industrious y Knotel afirman que les esperan buenos días. Jamie Hodari de Industrious se sienta como CEO de una marca nacional que recaudó $ 80 millones este año y busca alcanzar su primer año rentable en 2020. Knotel ha anunciado que recaudó $ 400 millones este año.

A pesar de que otros unicornios han tenido problemas este año, todavía existe el deseo de ser la próxima empresa valorada en mil millones de dólares. Las empresas quieren mantenerse independientes mientras tienen el capital detrás de ellas para competir con los líderes de la industria. Sin embargo, las consideraciones comerciales tradicionales se están poniendo al día con estos innovadores disruptores tecnológicos.

Lo que estos espacios de coworking, tan ligados al sector inmobiliario, no tienen en cuenta es la volatilidad de sus inversiones. El espacio de oficina superfluo será una de las primeras cosas que se abandonen si el mercado sufre otra recesión. Todo ese espacio flexible empresarial es fácilmente una de las cosas más rápidas y fáciles de abandonar para una empresa.

Nadie pregunta si los usuarios del espacio de trabajo conjunto están haciendo una transición para deshacerse de su oficina o para una expansión permanente. Se supone con razón que cualquier empresa que busque un espacio de trabajo flexible busca obtener más y más con el tiempo. Sin embargo, estas expansiones podrían ser fácilmente un primer paso para deshacerse por completo del peso del espacio de oficinas.

Con más trabajadores clamando por tener la libertad de trabajar desde casa y más empresas viendo el valor de la subcontratación, el uso de un espacio de trabajo compartido podría ser solo una fase pasajera.

Los hechos sobre los trabajadores remotos

A medida que los espacios de trabajo conjunto cortejaban a los inversores y compraban bienes inmuebles en las ciudades más caras del mundo, aumentaba la evidencia que respaldaba el crecimiento del número de trabajadores remotos. Los estudios han demostrado repetidamente tanto el crecimiento del trabajo remoto como los beneficios positivos de las políticas flexibles de trabajo desde el hogar.

Un estudio de Stanford de dos años mostró un aumento de casi el 15 % en la productividad y una tasa de abandono del 50 % más baja cuando una empresa china adoptó una política flexible de trabajo desde casa. Cualquier gerente de contratación o especialista en recursos humanos reconocerá que la tasa de abandono también elimina el costo de contratar, incorporar y dar de baja al personal.

Mucho se habla del auge de los espacios flexibles y temporales en el panorama cambiante del mercado actual. El espacio flexible ayuda a las pequeñas empresas a comenzar a crecer, legitimarse y mudarse de cafés o salas de estar a una oficina real. La importancia del espacio flexible depende del hecho de que se usa en la transición hacia un espacio permanente en lugar de una migración hacia una oficina remota.

Los números respaldan la migración de personas que prefieren trabajar desde casa.

La creación de una política sólida de trabajo desde el hogar reconoce las necesidades del personal. La mitad de los trabajadores remotos informa que les gustan las políticas de trabajo desde casa porque ofrecen un horario flexible y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar. Estos nómadas digitales, que podrían representar mil millones de miembros de la fuerza laboral para 2035, no están ansiosos por encontrar una nueva forma de abordar los espacios de oficina tradicionales.

Han terminado con ellos por completo.

En este momento, hasta el 70% de los trabajadores están trabajando desde casa al menos un día a la semana. Si bien todavía existe cierta dificultad para implementar políticas para esta nueva forma de trabajar, gran parte de la vacilación supone que las personas que trabajan desde casa ven la televisión en pijama. Sin embargo, los números simplemente no respaldan eso.

Profundice un poco más y encontrará que los gerentes no respaldan las fuerzas de trabajo remotas o el trabajo remoto en sus propios equipos debido a la falta de comunicación. Si no hay herramientas sólidas de colaboración en el lugar de trabajo y plataformas de comunicación.

Sin embargo, esto no es culpa de los trabajadores remotos. Más del 60% de las empresas están adoptando trabajadores remotos, pero la mitad de esas empresas no tienen ninguna política concreta de trabajo desde el hogar. Sin una política y objetivos que los acompañen, los trabajadores remotos fácilmente podrían no cumplir con las expectativas invisibles.

Una de las mejores maneras de garantizar que una empresa no sea víctima de trabajadores remotos sin rumbo fijo es hacer que todos participen con las herramientas adecuadas.

Las herramientas que cambian el juego

Con una amplia variedad de opciones gratuitas, escalables y fáciles de usar, las herramientas de productividad facilitan tener una oficina remota mientras viaja. Varias herramientas ahora incluyen versiones de aplicaciones móviles para que sus equipos puedan estar en contacto sobre la marcha. La colaboración puede ocurrir en tránsito como nunca antes.

Conferencia web

Las herramientas de videoconferencia ahora están siendo utilizadas por empresas de todo el mundo para tener conversaciones cara a cara con los miembros de su equipo. Esto ayuda a aumentar la moral y crear camaradería con los trabajadores remotos.

Las herramientas de conferencia web también incluyen sólidas opciones para compartir pantalla HD que aseguran que todos estén informados en todo momento. Poder ver un nuevo proyecto o una idea en acción es mejor que describírselo a su equipo. Cuando se trata de un chat de video, las preguntas y respuestas se pueden intercambiar rápidamente para ahorrar tiempo en comentarios y revisiones.

Muchas empresas ahora están utilizando sus herramientas de conferencias web para evaluar a los solicitantes y realizar entrevistas. Uno de los límites para contratar trabajadores remotos era la capacidad de conocer a estos trabajadores de manera sincera. Ahora su personal de oficina o local puede conocerlos un poco más íntimamente.

Además, los números no mienten. Un estudio mostró que el 92% de los encuestados encontraron que las conferencias web mejoraron su productividad. Con chat, audio, video y pantalla compartida, su personal puede mantenerse conectado a través de cualquier proyecto complejo.

Software CRM

Si tiene equipos remotos que manejan clientes dispersos por todo el mundo, necesita sus herramientas para ayudar a mantener a sus clientes cerca. Necesitan sentirse como si fueran locales para usted, justo en su patio trasero. Si bien pueden apreciar sus esfuerzos para construir su negocio, no les importan las formas en que está ahorrando dinero si sus herramientas ponen distancia entre ellos y los servicios que ofrece.

El software CRM permite que todos se conecten, colaboren y actualicen información en una plataforma compartida, incluso con trabajadores remotos. Los nuevos datos se actualizarán en tiempo real, asegurando que todos tengan los datos más recientes sobre un cliente o cliente. Si quieren cambiar o ajustar sus servicios, todos estarán informados como si estuvieran sentados en la misma oficina.

El software CRM ahora se integra con las herramientas de encuestas de servicio al cliente, para que pueda tomar el pulso de sus clientes siempre que lo necesite.

Una gran ventaja del software CRM es que puede recuperar la información del cliente rápidamente. Si expande su negocio, contrata personal nuevo o cambia responsabilidades, aún se asegurará de que la información del cliente esté centralizada. Los miembros remotos del equipo siempre pueden continuar donde lo dejó el último miembro del personal, lo que garantiza que cada experiencia del cliente contenga un toque personal.

Software de colaboración en equipo

Un miedo común que enfrentan los gerentes antes de contratar trabajadores remotos es saber en qué están trabajando todos en un momento dado. Gracias al surgimiento de soluciones escalables y de bajo costo para el seguimiento de proyectos, este temor se ha aliviado.

Para la gerencia que tiene que realizar un seguimiento de un proyecto de principio a fin por el bien de los ejecutivos de nivel C, las herramientas de colaboración en equipo ofrecen un paso a paso para cualquier equipo que supervise. El software disponible también lo mantiene al tanto de las tareas del equipo día a día. Conocerá las dependencias y se asegurará de aplicar presión en los puntos correctos para hacer las cosas.

Con mensajes y notificaciones simples, no importa dónde se encuentre su equipo. A medida que estas herramientas se vuelven cada vez más móviles, puede comunicarse y colaborar en cualquier momento y en cualquier lugar. Los archivos se pueden compartir fácilmente, y los cambios actualizados se envían a las personas adecuadas en cualquier momento.

Envío de fax en línea

Un obstáculo importante para trabajar fuera de la oficina tradicional es la falta de acceso a herramientas y equipos esenciales. Aunque la mayoría de las oficinas se están volviendo sin papel, cualquier persona que trate con abogados, médicos u oficinas gubernamentales sabe que el papel sigue siendo importante. Los equipos como las máquinas de fax siguen siendo importantes, especialmente cuando se trabaja con trabajadores remotos.

Dado el crecimiento de la industria médica y la omnipresencia de los contratos gubernamentales, las empresas deben tener una forma de cumplir. Afortunadamente, el software de envío de faxes en línea se ha vuelto omnipresente, lo que permite que cualquier persona envíe formularios e información vitales a través de canales oficiales desde cualquier parte del planeta.

El envío de faxes en línea puede ser tan fácil como enviar un correo electrónico. Hay versiones gratuitas para pequeñas empresas con necesidades mínimas de fax y versiones pagas para empresas más grandes. Ahora es posible enviar un fax rápida y fácilmente desde su teléfono.

Colaboración con contratistas y equipos remotos

Con las herramientas anteriores, la colaboración con trabajadores remotos, contratistas y personal de tiempo completo debería ser pan comido. Si bien puede parecer que solo las empresas pequeñas y las nuevas empresas implementarían este tipo de configuración, resulta que incluso las empresas más importantes se están expandiendo con contratistas.

Google ahora emplea alrededor de un 20 % más de contratistas que sus 100 000 empleados de tiempo completo en plantilla. Sin herramientas de colaboración y productividad, no podrían trabajar con tanto personal disperso y fuera del sitio.

La mitad de todos los gerentes de contratación ahora están aceptando a más trabajadores independientes que hace solo unos años. Casi el 60% de estos gerentes utilizan talento flexible. Con herramientas para ayudar a todos a comunicarse, cada vez hay menos razones para pagar por un espacio de oficina y cada vez hay más razones para deshacerse de él.

La subcontratación ya no es una palabra de cuatro letras

La subcontratación nacional, también conocida como subcontratación en tierra, es la subcontratación de trabajo que permanece dentro de sus propias fronteras nacionales. Si bien el estereotipo de la subcontratación se ha basado durante mucho tiempo en la contratación de trabajadores del sur de Asia, el aumento de las habilidades en esa región también ha elevado los salarios. Ahora son lo suficientemente comparables a los salarios domésticos cuando se tienen en cuenta los beneficios de un idioma nativo y un horario de trabajo compartidos.

La subcontratación nacional le ha quitado mucho veneno al concepto de subcontratación en los últimos años. La economía de los conciertos también ha ayudado. Esto permite a las empresas liberar, reducir o eliminar espacio de oficina sin perder productividad ni calidad de trabajo.

Empresas internacionales como Infosys están recurriendo a los EE. UU. en busca de talento. Esto significa que la marea de la subcontratación ha cambiado, apoyando incluso a trabajadores altamente calificados en países con un PIB más alto.

Si bien parte de esta subcontratación es lo suficientemente grande como para requerir la creación de un espacio flexible, pagar salarios más altos para los trabajadores estadounidenses significa pagar para no tener que mantener un espacio de trabajo. Tener más trabajadores remotos es fácil ahora que una fuerza laboral puede permanecer conectada durante todo el día con Slack Channels, Skype y el software de productividad. A pesar de que la subcontratación se ha inclinado hacia la fuerza laboral doméstica, todavía se basa en trabajadores remotos que trabajan desde casa.

Amazon, Intuit e IBM son solo algunas de las empresas que están implementando la subcontratación nacional.

¿Qué lecciones deberían aprender WeWork y Unicorns?

Con la firma japonesa SoftBank detrás de dos unicornios sobrevaluados cuya valoración se vio afectada este año, se enfrentan a duras lecciones. La grandiosidad de comprar tecno-utopía en lugar de mirar los factores económicos clásicos ha abofeteado a muchas empresas. Uno de los problemas más obvios fue la incapacidad de los inversionistas de mirar más allá de las promesas de su director ejecutivo y ver que la oficina tradicional se estaba reduciendo.

Agregar una barra de cereal, algunos grifos de kombucha y una mesa de ping pong no convencería a nadie de que era mejor tomar un tren lleno de gente en hora pico que trabajar desde casa. Además de eso, los costos de adquisición de clientes nunca parecen equilibrarse con el valor de por vida de los clientes de estos unicornios. Si un cliente necesitaba quedarse con WeWork durante más de 13 años para que la empresa alcanzara el punto de equilibrio, entonces esta era una receta para el desastre.

Consulte nuestra cobertura de principios de este año cuando analizamos todas las estadísticas de servicio al cliente que toda empresa debe tener en cuenta. Le brindarán la información que necesita para equilibrar su servicio al cliente a medida que implementa nuevas soluciones de software.