¿Qué es ERP? Explicación de la planificación de recursos empresariales

Gracias a la creciente popularidad de las soluciones comerciales entregadas en la nube, incluso las organizaciones más pequeñas pueden obtener acceso a soluciones costosas y abrumadoras que antes estaban relegadas solo a las empresas empresariales más grandes. El cómputo en la nube ha transformado estas costosas soluciones repletas de funciones de soluciones voluminosas que requieren hardware y administración en el sitio, en herramientas comerciales livianas, fáciles de usar y asequibles.

Junto con VoIP empresarial y otras soluciones, probablemente la herramienta más importante para la transición a un modelo de software como servicio han sido las aplicaciones de planificación de recursos empresariales. En el pasado, las soluciones ERP eran costosas y en su mayoría locales, a diferencia de una implementación en la nube o incluso híbrida, y requerían un equipo de TI para administrarlo todo. Pero la nube ahora ha convertido a ERP en una solución asequible incluso para las empresas más pequeñas, lo que permite que equipos de todos los tamaños aprovechen la información proporcionada por las herramientas de ERP, revolucionando la forma en que operan las empresas.

Pero, ¿qué es ERP? ¿Su empresa realmente necesita otra suscripción a la nube que se cierne sobre su cabeza? Echaremos un vistazo de cerca a lo que constituye exactamente una solución ERP, los beneficios que aporta y todo lo que su empresa necesita saber antes de lanzarse al fondo.

¿Qué es ERP?

Si bien el nombre en sí mismo puede sonar un poco autoexplicativo, Planificación de recursos empresariales, ciertamente no cuenta toda la historia de ERP. Para sacar lo básico del camino: las soluciones de planificación de recursos empresariales combinan todos los aspectos necesarios para administrar un negocio en una única base de datos centralizada. De esta manera, su negocio tiene un control sobre cada pieza de información que conforma sus procesos comerciales.

Pero, para comprender realmente qué es una solución ERP, cómo funciona y cómo beneficiará a su negocio, primero debemos familiarizarnos con los diferentes aspectos que se unen al administrar un negocio:

• finanzas
• Procesando orden
• Ventas y marketing
• Recursos humanos
• Fabricación
• Gestión de la cadena de suministro
• Gestión de la relación con el cliente
• Inteligencia de negocios

Toda la información que su empresa necesitará rastrear estará cubierta por una solución ERP. Si su empresa vende productos directamente a los clientes, es importante contar con una herramienta para rastrear toda la información relevante sobre cada venta individual, una herramienta para rastrear el proceso de fabricación de sus productos, una herramienta para realizar un seguimiento de los esfuerzos de marketing, el procesamiento de pedidos, esencialmente todo lo que ya mencioné anteriormente.

Pero en lugar de intentar agrupar diferentes soluciones, como una aplicación para CRM y otra para realizar un seguimiento de los esfuerzos de marketing, su empresa puede utilizar una herramienta de gestión de recursos empresariales para combinar todos estos aspectos en una plataforma única, integrada y transparente.

Los principios clave de una solución ERP

Por supuesto, las soluciones de planificación de recursos empresariales funcionarán de varias maneras, según el proveedor específico y la solución que elija su empresa. Sin embargo, existen algunos principios básicos que se aplicarán a casi todas las soluciones ERP que existen en el mercado.

1. Una única base de datos centralizada

En general, el principal principio general de las soluciones ERP es que recopilan datos en una base de datos centralizada. No importa qué esté rastreando su herramienta ERP, siempre almacenará información en esta base de datos centralizada, a la que generalmente pueden acceder varios equipos diferentes dentro de su empresa.

La idea es que con toda la información que necesita al alcance de su mano, su negocio ahora puede desarrollar nuevas estrategias que aprovechen esta nueva visión profunda. Y con todos los departamentos utilizando la misma base de datos central, puede asegurarse de que la información sea coherente en todos los departamentos y campos: la base de datos utilizada por ventas y marketing será exactamente la misma base de datos utilizada por el departamento financiero.

2. Personaliza con Módulos

Más allá de una base de datos centralizada, su empresa obtiene una gran flexibilidad sobre cómo desea configurar su solución ERP. Vea, las aplicaciones ERP usan diferentes "módulos", que le permiten a su empresa personalizar la solución para que se ajuste a sus necesidades directas.

Un módulo cubrirá un aspecto específico del negocio, por ejemplo, las finanzas de su negocio o los esfuerzos de ventas y marketing. Dependiendo de lo que haga su negocio, hay diferentes módulos que se pueden incluir para construir la solución perfecta. Los módulos generalmente se venderán como opciones individuales, o incluso como paquetes para industrias específicas.

3. Flexibilidad para adaptarse a sus necesidades

Volviendo a mi ejemplo de ventas, si su empresa vende productos a los clientes, sus módulos ERP incluirían ventas, marketing, fabricación, gestión de la cadena de suministro y gestión de relaciones con los clientes. Pero si su negocio está en la industria de la reparación, esto requeriría módulos como la emisión de tickets del servicio de asistencia, el procesamiento de pedidos y no tanto la gestión de ventas o la cadena de suministro.

Esto le brinda a su empresa la flexibilidad de adaptar la solución para que se adapte a sus necesidades únicas, lo que le permite realizar cambios sobre la marcha a medida que las cosas se desarrollan más. Y dado que estas soluciones se encuentran bajo el paraguas de SaaS (que no debe confundirse con UcaaS o CpaaS), puede esperar una aplicación liviana, movilidad, flexibilidad, integraciones y un entorno libre de mantenimiento. Combine esto con la flexibilidad de los módulos, y su negocio puede cambiar rápida y fácilmente el enfoque sobre la marcha.

Módulos a buscar

Entonces, como el enfoque central de una solución ERP, es importante comprender los diferentes módulos que se incluyen más comúnmente con estas herramientas y qué tipo de información rastrean y muestran. A veces, los módulos se venderán individualmente y, a veces, es posible que los encuentre empaquetados, como si Ventas y Marketing se unieran.

Dependiendo del proveedor que elija, su millaje variará. Pero queríamos echar un vistazo más de cerca a algunos de los módulos más comunes incluidos en las herramientas ERP e identificar los tipos de información que rastrearán y pondrán a disposición.

• Finanzas y Contabilidad

Bastante autoexplicativo, un módulo de contabilidad ayudará a su empresa a administrar todas sus finanzas y transacciones. Estos módulos generalmente tendrán cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina y un libro mayor para el negocio. Esto ayuda a todos los departamentos de su negocio a obtener una visión más profunda de los aspectos financieros del negocio para impulsar decisiones más informadas cuando se trata de gastar o ahorrar.

• procesando orden

Para las empresas que manejan pedidos, las soluciones ERP ayudarán a los equipos a obtener una visión más profunda de todo el proceso de cumplimiento de pedidos. Este módulo generalmente rastreará la entrada de pedidos, la verificación de crédito, la fijación de precios, el inventario, el envío, el análisis de ventas y los informes relacionados. Realice un seguimiento de todo el proceso y reconozca dónde se pueden realizar mejoras.

• Ventas y marketing

Si su empresa vende productos directamente a los clientes, un módulo que realice un seguimiento de los esfuerzos de ventas y marketing puede ser enorme. Realice un seguimiento de todo el proceso, incluidas las consultas de los clientes, las cotizaciones existentes, así como diferentes pedidos, facturas, campañas por correo electrónico, campañas telefónicas o cualquier otra forma en que su empresa se comunique con los clientes. No debe confundirse con un módulo de CRM, pero los dos funcionan en conjunto.

• Recursos humanos

Cualquier empresa con un departamento de Recursos Humanos se beneficiaría enormemente de un módulo de recursos humanos dentro de su solución ERP. Este módulo ayudará a su empresa a realizar un seguimiento de todo lo relacionado con la contratación, la incorporación, la nómina, los beneficios, la jubilación, la gestión de la diversidad, las indemnizaciones, así como el historial personal, las habilidades y capacidades de los empleados, así como los salarios.

• Fabricación

Por supuesto, para cualquier negocio que se ocupe de la fabricación de productos o bienes, es imperativo vigilar de cerca todo el proceso. Con un módulo de fabricación, las soluciones ERP pueden rastrear y monitorear cada paso del desarrollo del producto, incluidas las órdenes de trabajo, la programación, la capacidad, el control de calidad, los materiales y administrar el flujo de trabajo general.

• Gestión de la cadena de suministro

De manera similar a un módulo de fabricación, las soluciones ERP pueden rastrear y administrar todos los aspectos de la cadena de suministro. Separados en diferentes subprocesos, estos módulos rastrearán la presencia del cliente, la entrada y el cumplimiento de pedidos, la distribución de pedidos, los pagos y la facturación de los clientes, así como las aplicaciones de efectivo, las deducciones, los cobros e incluso la configuración y el almacenamiento de productos.

• Gestión de la relación con el cliente

Si bien existen soluciones de CRM independientes, la gran mayoría de las soluciones de ERP incluirán un portal de gestión de relaciones con el cliente para integrar a la perfección todos los aspectos de su negocio bajo un mismo techo. Estos módulos se centrarán principalmente en ventas, marketing y servicio al cliente. El beneficio es la integración directa con los demás aspectos de su solución ERP, como la fabricación y la cadena de suministro, para comprender realmente cada paso del proceso y brindar el mejor soporte posible. Puede consultar nuestro blog de CRM para obtener más información sobre la relación entre CRM y las soluciones ERP.

• Gestión de proyectos

Comprenda cómo utilizar mejor los diferentes equipos y especialidades dentro de su negocio a través de módulos de gestión de proyectos integrados en su solución ERP. Las herramientas de gestión de proyectos le permitirán a su empresa identificar mejor los equipos y departamentos equipados para manejar problemas o proyectos específicos, y realizar un seguimiento del progreso a lo largo del camino para garantizar que todo funcione sin problemas. Nuevamente, aproveche otra información de ERP para tomar una decisión más informada.

Características y capacidades a buscar

Al igual que cualquier otra aplicación en la nube, no todas las soluciones ERP se realizarán de la misma manera. Si bien puede ser difícil obtener información sin hablar con un representante de ventas, generalmente hay una buena cantidad de características que su empresa querrá tener en cuenta al comprar una solución ERP.

Aparte de los módulos, por supuesto, estas características pueden ayudar a que una solución se adapte mejor a las necesidades específicas de su negocio, y vale la pena considerarlas antes incluso de profundizar en los módulos provistos y ofrecidos con cada solución.

• Movilidad y Acceso Remoto

La movilidad es una clave absoluta en la era moderna de la computación en la nube. Los empleados y los equipos están siempre en movimiento, y ahora tenemos dispositivos siempre con nosotros, teléfonos y tabletas, que permiten a los usuarios acceder a sus herramientas y soluciones comerciales incluso cuando no están en la oficina.

Lo mismo debería decirse de una solución ERP: sus empleados deberían poder acceder a la valiosa información proporcionada por esta solución incluso cuando no están en la oficina. Ya sea a través de aplicaciones de teléfonos inteligentes y móviles, o acceso remoto a través de una computadora portátil u otra computadora, es importante buscar una solución ERP que permita a su empresa mantenerse informada, incluso sobre la marcha.

• Integraciones de terceros

Al igual que la movilidad, las integraciones de terceros se han convertido rápidamente en un estándar para los servicios prestados en la nube. Las integraciones, impulsadas por API, nos permiten conectar soluciones y herramientas que de otro modo estarían separadas, lo que permite a los equipos obtener aún más información al conectar bases de datos e información previamente almacenadas en silos. Las integraciones ayudan a llenar los vacíos, ya que las soluciones ERP consisten en combinar información bajo un mismo techo.

La capacidad de integrar otras herramientas en su ERP solo refuerza el poder de estas herramientas. Las integraciones también nos ayudan a ahorrar tiempo, en lugar de tener que pasar de una ventana a otra para encontrar la información correcta, todo estará ubicado directamente en la misma base de datos del ERP.

• Seguridad

Dado que las soluciones ERP originalmente estaban destinadas a grandes empresas que necesitan controlar sus enormes cantidades de datos e información, naturalmente, las soluciones se crearon teniendo en cuenta la máxima seguridad. Una solución ERP puede contribuir en gran medida a proporcionar información que su empresa nunca podría haber recibido antes, pero si esa base de datos se descifra, podría significar la ruina para su negocio.

Asegúrese siempre de que cualquier solución en la nube, y mucho menos un sistema ERP, tenga la mejor seguridad y encriptación, así como el cumplimiento de HIPAA, posibles para garantizar que su información permanezca protegida.

• personalización

Casi un beneficio garantizado de las soluciones ERP es la gran personalización que es posible gracias a la forma en que funcionan los sistemas ERP. Al elegir diferentes módulos, su empresa puede personalizar su plataforma para que se adapte mejor a sus necesidades. Si su empresa no fabrica ningún producto, ¿por qué molestarse con un módulo de fabricación?

Pero yendo aún más lejos, algunas soluciones ERP incluso permitirán que su empresa personalice los módulos con características y capacidades específicas para rastrear y registrar información de varias maneras diferentes, los usuarios pueden incluso personalizar los flujos de trabajo y aprovechar las automatizaciones para simplificar su trabajo. Cuanta más personalización, más poder gana su negocio sobre sus datos.

• Informes y paneles

Por supuesto, las soluciones ERP están diseñadas para mostrar sus datos en una ubicación centralizada, por lo que, naturalmente, los informes y los tableros serían un hecho para estas plataformas. Sin embargo, eso no necesariamente cuenta toda la historia. Algunas soluciones ERP van más allá de las exportaciones de PDF estándar y las hojas de cálculo de Excel para representar datos y, en su lugar, utilizan herramientas de informes avanzadas, que generalmente incluyen ayudas visuales como cuadros y gráficos.

Algunas soluciones permiten generar estados financieros e informes basados ​​en la región geográfica y la ubicación. Desea buscar tableros que brinden información detallada en diferentes niveles, incluidos los de toda la empresa, los departamentos o los empleados.

• Capacidades Sociales

Las redes sociales son prácticamente un elemento básico de nuestras vidas en este momento, la mayoría de nosotros estamos constantemente en al menos una o más plataformas de redes sociales. Y esto no es diferente para las empresas. Los consumidores y clientes están recurriendo a los canales de las redes sociales para obtener ayuda, y las marcas deben aprovechar las redes sociales no solo para obtener asistencia, sino también marketing.

Las capacidades sociales dentro de una solución ERP le permitirán a su empresa crear una base de datos y realizar un seguimiento de cualquier interacción social que pueda tener con clientes y clientes; esto podría ser tanto en el lado de marketing como en el de CRM. métricas como el compromiso del cliente, incluidos los me gusta, las acciones compartidas y la red de amigos, las menciones de la marca en línea y casi todas las interacciones sociales con el público.

Los beneficios de una solución ERP

Si aún no lo ha descubierto, hay una lista bastante grande de los beneficios que una solución ERP le brindará a su negocio. Con una ubicación centralizada para almacenar y realizar un seguimiento de las enormes cantidades de datos de su negocio, todo su equipo puede obtener una visión mucho más profunda de todo el negocio.

La información recopilada por su ERP puede ayudar a su empresa a administrar departamentos de manera más efectiva, comprender y rastrear todo el proceso de fabricación, reconocer dónde pueden estar las fallas en el departamento de servicio al cliente o comprender cómo optimizar mejor los diferentes flujos de trabajo y procesos. Pero eso no es todo. En pocas palabras, estos son algunos de los mayores beneficios que una solución ERP puede brindarle a su empresa.

• Percepción y comprensión empresarial mejoradas considerablemente con información de toda la empresa, en tiempo real, a partir de informes generados. Cubra todos los aspectos de su empresa desde el momento en que un cliente interactúa con su negocio hasta el momento en que el producto se envía desde su almacén. Al igual que el análisis predictivo, las soluciones ERP ayudan a su empresa a obtener una comprensión profunda de los diferentes procesos comerciales, gastos y presupuestos, y mucho más, todo ubicado en una sola aplicación.
• Reduzca los costos operativos de su negocio con esta visión profunda de toda la empresa. Reconozca e identifique diferentes aspectos de su negocio que podrían mejorarse, recortarse o simplemente modificarse para maximizar las ganancias y reducir los costos. En general, obtenga una comprensión profunda de dónde y cómo mejorar su negocio con conocimientos avanzados sobre cada paso del proceso. Una sola base de datos también reduce la necesidad de capacitación adicional y de incorporación a más de una solución.
• Fomentar la colaboración en y entre los departamentos . Con una solución ERP implementada, los equipos y departamentos pueden trabajar juntos con ubicaciones de datos integradas. En lugar de que los equipos y departamentos operen de forma independiente, las soluciones ERP permiten la colaboración al eliminar estos límites entre los equipos, lo que les permite cruzar referencias y colaborar juntos.
• Mejore la eficiencia y la productividad empresarial no solo con una ubicación centralizada para toda la información relevante, sino también con la simplicidad y facilidad de uso que generalmente brindan las soluciones SaaS. Las máquinas individuales ya no requieren licencias individuales, su negocio ya no requiere un departamento de TI para mantener y configurar la solución, y una experiencia de usuario perfecta en todos los departamentos garantiza la facilidad de uso y requiere menos capacitación.
• Reduzca el riesgo comercial y mejore la seguridad con una solución ERP. Con todos sus datos bloqueados detrás de una puerta, las soluciones ERP pueden ayudar a mantener todo seguro ya que generalmente están equipados con firewalls, controles de restricción, controles de cumplimiento y otros estándares de procesos regulatorios. La mayoría de las soluciones ERP también proporcionarán permisos de usuario, manejables por los administradores, para ayudar a mantener las miradas no deseadas alejadas de ciertos conjuntos de datos o módulos. En general, las soluciones ERP estarán estrictamente bloqueadas y seguras, con las herramientas para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos más confidenciales.
• Capacite a su negocio para hacer predicciones precisas y pronósticos futuros. La gran cantidad y profundidad de la información recopilada por una solución ERP permitirá a su empresa dar forma a nuevas estrategias, predicciones precisas y pronósticos futuros. Con una visión profunda de cada aspecto y proceso de su negocio, se pueden tomar decisiones con una idea mucho más sólida de cómo se desarrollará el futuro.

Las desventajas y las trampas

En general, aprovechar un sistema ERP le permite a su organización obtener una comprensión total de toda la información y los datos necesarios para rastrear y administrar casi todos los aspectos del negocio. El poder de estas soluciones no es algo que se deba dar por sentado, y hay una razón por la que muchas empresas y empresas más pequeñas confían y aprovechan una solución ERP.

Sin embargo, eso no quiere decir que los sistemas ERP no tengan sus propios defectos. Al igual que cualquier solución en la nube, hay errores que se pueden cometer fácilmente. La gran cantidad de información recopilada por sí sola puede ser fácilmente abrumadora para los equipos más pequeños, sin mencionar lo costosas que pueden ser estas soluciones y cuánto tiempo llevará el proceso de incorporación. Afortunadamente, las soluciones entregadas en la nube ayudan a reducir estos puntos débiles, pero aún existen hasta cierto punto.

1. La personalización puede estar limitada en ciertos escenarios, como la falta de funciones dentro de un módulo o incluso la falta de módulos específicos para un proceso comercial específico; esto dificultaría adaptar la solución para que se ajuste mejor a las necesidades de su negocio. Por otro lado, demasiada personalización también puede ser una desventaja, ya que los equipos más pequeños se ven abrumados por la gran cantidad de opciones y módulos disponibles. Sin una comprensión sólida de la personalización, su empresa no tendrá una comprensión sólida de la solución y la información que puede proporcionar, lo que generará más dolores de cabeza y problemas.
2. El costo puede ser un factor importante que limita la accesibilidad del ERP. Aunque las soluciones proporcionadas en la nube están disponibles y las soluciones generalmente se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades y el presupuesto de su negocio, la realidad es que las soluciones ERP pueden ser costosas, con soluciones que comienzan en la marca de un par de miles de dólares, facturados anualmente. Si su equipo es pequeño o tiene un alcance limitado, es posible que la inversión no valga la pena.
3. La implementación y la incorporación pueden llevar mucho tiempo, incluso con soluciones entregadas en la nube. El tiempo que le toma a su empresa integrar completamente la solución ERP, capacitar al personal, incorporar cada departamento y proceso, y que los empleados se familiaricen con la solución, podría superar fácilmente los beneficios y la inversión inicial requerida. El tiempo es dinero y, a veces, el tiempo invertido en una nueva solución no vale la pena.
4. Los equipos y departamentos independientes que desean permanecer en su mayoría independientes pueden, en general, reducir la eficacia de la solución ERP de su empresa. Si los equipos dudan en compartir información y utilizar la solución ERP para rastrear y administrar su proceso comercial, entonces habrá un agujero en el sistema general del negocio, lo que generará más problemas potenciales. Sus departamentos deben querer usar la solución ERP para que sea realmente efectiva.
5. Podría ocurrir una posible pesadilla de seguridad si la solución ERP de su empresa no está debidamente protegida. Con toda la información y la administración de su negocio ubicadas bajo un mismo techo, esto agrega mucha comodidad, pero también puede conducir a una brecha masiva si el sistema es atacado alguna vez. Si su solución no se mantiene actualizada con los últimos parches y actualizaciones, está mal configurada y protegida, o los permisos de usuario no están configurados correctamente, entonces su solución ERP puede ser una puerta de entrada a la información crítica de su negocio. Diablos, incluso los servicios de VoIP pueden ser atacados, por lo que es imperativo que su empresa mantenga todo actualizado, especialmente el ERP.

La línea de fondo

Anteriormente limitadas solo a las empresas empresariales más grandes, las soluciones ERP ahora se han vuelto mucho más accesibles y asequibles incluso para los equipos de PYMES más pequeños gracias al beneficio de los servicios prestados en la nube. Como solución SaaS, las aplicaciones ERP se están volviendo mucho más flexibles y sencillas de adoptar, al tiempo que traen incluso nuevos beneficios de movilidad y flexibilidad.

Al final del día, los beneficios de utilizar un sistema ERP pueden superar drásticamente el costo inicial y el tiempo requerido para establecer una solución, siempre que su empresa se tome el tiempo adecuado para aprender el sistema. Las soluciones ERP simplemente ofrecen una mirada en profundidad a cada pieza de información y administran cada parte de cada proceso de su negocio, lo que permite que su equipo optimice donde sea necesario.