La guía para principiantes de PBX virtual

Los sistemas telefónicos comerciales no tienen por qué ser tan caros como ya puede suponer. Tampoco tiene que ser tan inaccesible como pueda parecer. Hay toneladas de opciones para elegir, pero desea aprovechar al máximo su sistema PBX virtual o alojado.

Son más baratos que los sistemas telefónicos PBX en las instalaciones, son más fáciles de usar y automáticamente hacen el trabajo para el que normalmente necesitaría un equipo de TI. Para asegurarnos de que comprende cómo funcionan, elaboramos esta guía.

¿Qué es VoIP?

La tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol) se utiliza para hacer posible la comunicación comercial a través de Internet. VoIP, también conocida como telefonía por Internet, convierte las vibraciones de voz en señales digitales comprimidas que se traducen en paquetes de datos. En pocas palabras, está utilizando Internet para realizar y recibir llamadas entrantes, videollamadas y mensajes de texto. Podríamos seguir y seguir sobre VoIP, pero eso requeriría un artículo completo; para obtener más información, consulte nuestro glosario de VoIP.

¿Qué es PBX alojado?

El PBX alojado es un poderoso sistema telefónico que utiliza una conexión a Internet en lugar del servicio telefónico estándar. Se utiliza una IP PBX estándar para transferir llamadas desde Internet (IP) a la red telefónica pública conmutada (PSTN). Se puede pensar en una centralita privada virtual como una versión más rentable; dado que no hay ningún hardware involucrado, todo es virtual y está alojado por el proveedor de servicios.

¿Por qué es tan difícil encontrar información en PBX alojado?

Si es propietario de un nuevo negocio, esta podría ser la primera vez que escucha sobre el PBX virtual. Si ha estado en el juego por un tiempo y necesita reducir costos o está interesado en un sistema más fácil de usar, esto le proporcionará suficiente información para tomar una decisión basada en lo que mejor se adapte a su empresa.

Es posible que haya notado después de muchas búsquedas exhaustivas en Google que las empresas están más interesadas en vender su producto y resaltar sus características distintivas en lugar de proporcionar una descripción general de cómo funcionan los sistemas PBX virtuales.

Analicemos lo que necesita saber sobre los sistemas PBX virtuales, por qué son importantes, características clave y proveedores de servicios de confianza.

NOTA: Encontrará muchos nombres diferentes para los sistemas PBX virtuales mientras investiga. No dejes que te confunda. Verá términos como "PBX en la nube" y "PBX alojado". ¡Los tres están hablando de lo mismo!

PBX virtual versus PBX local

Lo que a menudo nos encontrará diciendo es que no existe un sistema completo y fijo que haga lo que usted quiera, y que debe elegir lo que es mejor para su negocio. Para pintar la imagen más clara posible, vamos a desglosar los pros y los contras de los sistemas PBX virtuales y locales.

Como puede ver, las soluciones PBX en las instalaciones se adaptan a organizaciones más grandes que pueden pagar el hardware y el personal de TI. Pero para un equipo pequeño, un PBX virtual ofrece aproximadamente las mismas funciones por una fracción del costo. Si aún no está seguro, o si desea un análisis más profundo sobre qué sistema PBX es mejor para usted, aquí hay una mirada profunda a PBX en las instalaciones frente a VoIP alojado.

Beneficios de los sistemas de centralita virtual

Ahora profundicemos un poco más en las ventajas de los sistemas telefónicos PBX virtuales. Todo esto se reduce en última instancia a la reducción de costos; sin embargo, hay algunas funciones de integración, automatización y personalización muy interesantes que hacen que valga la pena invertir en sistemas PBX virtuales.

• Los PBX virtuales hacen todo el trabajo por usted, lo que simplifica el funcionamiento de empresas de cualquier tamaño con la sensación profesional de incluso los jugadores más grandes.
• Los PBX virtuales permiten que incluso el gerente comercial con menos conocimientos técnicos personalice su sistema telefónico.
• Las empresas pueden activar y desactivar fácilmente cualquier función de PBX a través de una aplicación en su teléfono inteligente o portales de administración en línea.
• Las tarifas mensuales bajas ayudan a reducir los costos significativamente al eliminar la necesidad de una gran inversión en costos de hardware, cableado de la oficina y un equipo de TI.
• Debido a que los sistemas telefónicos virtuales no requieren un costoso proceso de instalación de hardware para agregar nuevas líneas telefónicas, las empresas pueden actualizar la plataforma rápida y fácilmente.

Herramientas y funciones de automatización

Aquí encontrará algunas de las muchas funciones que brindan los sistemas PBX virtuales. Sí, todos son importantes, y sí, desea considerar lo que tiene más sentido para su empresa al elegir un proveedor.

Función de correo de voz a correo electrónico

Si usted es el tipo de jefe que siempre está en movimiento, desea un sistema que le brinde la opción de que los mensajes de voz se envíen automáticamente a su teléfono u otros dispositivos móviles. ¿Por qué? Si estás en una reunión con alguien y esperas una llamada importante, puedes revisar discretamente tus mensajes sin interrumpir a nadie.

Menús del teléfono

Usted quiere que sus clientes no teman llamarlo, pensando que los pondrán en espera o los dirigirán constantemente al departamento equivocado. Con menús simples, puede dirigir a cualquier persona que llame justo donde debe estar.

Asistentes automáticos

¿Qué pasa si no hay nadie cerca para contestar el teléfono? ¿Quiere que su cliente/cliente espere? Sabes que cuando descuelgues el teléfono no escucharás nada más que quejas sobre el tiempo de espera.

Los asistentes automáticos pueden dirigir a los clientes/clientes a los contestadores automáticos o proporcionarles la información necesaria para devolver la llamada o abordar problemas específicos por su cuenta.

Cola de llamadas, reenvío, grabación

La cola de llamadas permite a los usuarios permanecer en la línea mientras usted está ocupado con otra persona, en lugar de que cuelguen y vuelvan a llamar, lo que podría olvidar que llamaron en primer lugar. El desvío de llamadas le permite dirigir a los clientes a otro número de teléfono, por lo que si está fuera de la oficina, puede permanecer en contacto constante.

La grabación de llamadas se explica por sí misma. Le permite grabar llamadas y almacenarlas como archivos digitales. Combine esto con el software CRM y potencialmente podría crear bases de datos de clientes/clientes más desarrolladas.

Puente de conferencia

Una llamada puente de conferencia permite que un gran grupo de personas participe en llamadas telefónicas. Los servicios telefónicos tradicionales no permiten más de tres personas en una línea en un momento dado. A diferencia del PBX tradicional, estas llamadas pueden recibir a cientos de personas a la vez.

Esta es una opción de conferencia más práctica para grandes empresas, pero seguramente poder hablar con más de dos personas a la vez es un lujo para la mayoría de nosotros.

Cómo elegir un proveedor

Hay toneladas de opiniones sobre qué proveedor es el mejor. Lo he dicho antes y lo diré de nuevo: debe saber qué es lo correcto para su negocio para aprovechar al máximo su sistema PBX virtual. Estos son algunos criterios generales a tener en cuenta al explorar sus opciones:

Costos Involucrados

Los costos suelen ser bajos porque la red utilizada por el sistema telefónico ya está instalada. Puede esperar una tarifa inicial más pequeña en comparación con un sistema PBX en las instalaciones, luego tarifas mensuales adicionales.

Los complementos naturalmente aumentarán el precio, pero en comparación con la contratación de un equipo de TI y los costos de hardware, puede esperar algunos ahorros. Incluso si es una gran empresa establecida y necesita volver a cablear la oficina para admitir un sistema de VoIP, los costos deben seguir siendo más bajos.

Algunos sitios web dicen que el costo promedio de un sistema PBX en las instalaciones es de aproximadamente $1000 por usuario. Este número aumentará o disminuirá según el tamaño de su negocio. Los grandes tienen más probabilidades de obtener un trato, mientras que los más pequeños pueden pagar más.

Los sistemas PBX virtuales ganan ventaja a largo plazo. Los costos iniciales pueden ser altos dependiendo del tamaño de su negocio. Si está en el lado grande, necesitará herramientas costosas de enrutamiento de llamadas que puedan soportar el sistema sin problemas. Si está en el lado más pequeño, los costos serán mínimos.

Cuando esté todo listo, todo el trabajo duro ya no estará en sus manos; se transfiere a su proveedor de Internet. Esto significa que no hay cuotas de mantenimiento ni contratación de un nuevo equipo.

Calidad y confiabilidad de la red

La confiabilidad de la red es extremadamente importante por varias razones. Su sistema PBX virtual depende completamente de qué tan bien funcione su red. Si su enrutador no puede manejar la carga de trabajo que le impondrá un sistema PBX virtual, es posible que no aproveche al máximo el servicio.

Si su red falla, pierde el acceso a sus teléfonos. Independientemente del tamaño, la confiabilidad de la red debe ser una prioridad máxima.

Características incluidas

Como se indicó anteriormente, los sistemas PBX virtuales vendrán con toneladas de funciones, todas relacionadas con lo que puede hacer con sus teléfonos. Debe conocer su negocio antes de pagar por características que quizás no necesite. Eso lo ayudará a evitar estos errores comunes de migración a la nube.

Si tiene una pequeña empresa, es posible que las conferencias telefónicas no sean lo suyo. Si te despiertas con toneladas de mensajes de voz, busca un sistema que los organice y los haga fácilmente accesibles. No compre un Ferrari por el consumo de gasolina.

Opciones de soporte

Desea que su proveedor se enorgullezca de su atención al cliente. Muchos lugares ofrecen excelentes opciones, pero usted quiere a alguien decidido a resolver cualquier problema que surja en la primera llamada, cuando sea y donde sea.

Un lugar que salta a la vista es Nextiva. Su equipo de soporte está disponible por teléfono, correo electrónico y chat. En su sitio web, se jactan de que el 95% de sus llamadas de soporte son respondidas por el segundo timbre con poco o ningún tiempo de espera. Busque empresas que tengan todas estas opciones. En este caso, más es más, no menos.

Echa un vistazo a estas seis historias de atención al cliente que van más allá.

Integraciones disponibles

Las integraciones de terceros también deben tenerse muy en cuenta a la hora de elegir un proveedor. Si su oficina funciona con Google o Microsoft Office, busque un proveedor que haga lo mismo.

He aquí un ejemplo: VoIP puede integrarse con soluciones CRM. Cuando un agente de soporte responde una llamada telefónica, su sistema de VoIP empresarial integrado automáticamente muestra la entrada de CRM relacionada para esa persona que llama. Con la ayuda de su sistema IVR, los agentes no tendrán que navegar por las ventanas y tratar de encontrar la información correcta, perdiendo el tiempo mientras hablan por teléfono.

Esto resuelve las llamadas con menos problemas, costos más bajos y una mayor satisfacción del cliente.

PBX virtual tiene características valiosas

Nuestra guía solo rasca la superficie cuando se trata de servicios de centralita virtual. Los precios y las características variarán según el tipo de negocio que esté operando. Hablar directamente con los proveedores puede proporcionar más información sobre cómo el PBX virtual puede satisfacer sus necesidades comerciales y una conversación directa puede llevar a que los proveedores intenten superarse entre sí para llamar su atención.

Consulte nuestra tabla de comparación interactiva para obtener información más detallada sobre qué proveedor de PBX alojado es adecuado para usted.