Lo que las empresas emergentes necesitan saber sobre el cumplimiento de pedidos

Comprender los entresijos del cumplimiento de pedidos es esencial para cualquier startup de comercio electrónico que busque el éxito.

Esta guía le ofrece una inmersión profunda en los componentes y opciones críticos que enfrentará, desde la gestión de inventario hasta los muchos beneficios de utilizar una empresa de cumplimiento y todo lo demás.

Tome decisiones informadas para optimizar la estrategia de cumplimiento de su startup y hacer que sus clientes regresen por más.

Comprender los conceptos básicos del cumplimiento de pedidos

El cumplimiento del pedido es más que simplemente enviar un producto; se trata de cumplir una promesa a su cliente. Para las nuevas empresas de comercio electrónico, este proceso es el pin que mantiene unida la experiencia del cliente. Comienza en el momento en que un cliente hace clic en el botón "Comprar ahora" y no termina hasta que el producto está seguro en sus manos.

Una estrategia de cumplimiento de pedidos bien ejecutada garantiza que sus productos se entreguen a tiempo, en perfectas condiciones y con una comunicación clara en cada paso del viaje. En esencia, dominar el cumplimiento de pedidos es dominar la satisfacción del cliente.

Definición de cumplimiento de pedidos

En esencia, el cumplimiento de pedidos es una operación logística de varios pasos. Comienza con la recepción de un pedido y termina con la entrega del producto al cliente. Pero dentro de ese viaje, están involucrados varios pasos clave:

• Gestión de inventario: realizar un seguimiento de los niveles de existencias para garantizar que los productos estén disponibles para su envío.
• Recogida y embalaje: Seleccionar los artículos pedidos del inventario y embalarlos de forma segura para su envío.
• Envío: Transporte del paquete al cliente a través de un servicio de mensajería.
• Servicio al cliente: Proporcionar información de seguimiento, gestionar consultas y gestionar devoluciones y cambios.

Cada uno de estos pasos es un engranaje en la máquina más grande de su negocio de comercio electrónico. Si uno falla, puede arruinar toda la operación.

La importancia del cumplimiento de pedidos para las empresas emergentes

Para las nuevas empresas, particularmente en el competitivo panorama del comercio electrónico, el cumplimiento de pedidos no es solo una operación de back-end; es un diferenciador clave. Los clientes de hoy tienen infinitas opciones a su alcance. Pueden cambiar fácilmente a un competidor si encuentran incluso una sola experiencia negativa con su servicio. El cumplimiento de pedidos eficiente y confiable puede ser su arma secreta para ganarse la lealtad del cliente.

El proceso de cumplimiento de pedidos: descripción general

El proceso de cumplimiento del pedido normalmente implica los siguientes pasos:

1. Recepción de inventario: este es el primer paso donde se reciben los bienes de los proveedores. Los controles de calidad son esenciales en esta etapa para garantizar que el inventario coincida con el pedido y esté libre de defectos.
2. Almacenamiento de inventario: una vez recibidos, los artículos se almacenan en un almacén. El almacenamiento de inventario eficaz implica categorizar los artículos para una fácil recuperación y mantener condiciones de almacenamiento óptimas para preservar la calidad del producto.
3. Procesamiento de pedidos: cuando un cliente realiza un pedido, la información se procesa y se envía al almacén. Este paso puede implicar procesamiento de pagos y controles de fraude.
4. Recogida y embalaje: los empleados o los sistemas automatizados "recogen" los artículos pedidos de sus ubicaciones de almacenamiento. Luego se “embalan” de forma segura para evitar daños durante el envío.
5. Envío: Los artículos embalados se entregan a un transportista. En esta etapa, es fundamental proporcionar al cliente información de seguimiento para que pueda seguir el recorrido de su paquete.
6. Gestión de devoluciones: un buen proceso de cumplimiento también tiene un sistema simplificado para manejar devoluciones y cambios, lo que facilita a los clientes devolver artículos y obtener reemplazos o reembolsos.

Al comprender a fondo e implementar de manera efectiva cada uno de estos pasos, las nuevas empresas pueden construir un proceso sólido de cumplimiento de pedidos que no solo cumpla sino que supere las expectativas de los clientes.

Tipos de modelos de cumplimiento de pedidos: evaluación de sus opciones

Elegir el modelo de cumplimiento adecuado es una decisión fundamental para cualquier startup. El modelo que seleccione tendrá un impacto directo en su eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y, en última instancia, en sus resultados. Éstos son algunos de los modelos más comunes:

Autorrealización: gestionar su propio inventario

Cuando opta por el autocumplimiento, toma el control total de su inventario y de todo el proceso de cumplimiento. Este enfoque permite un alto grado de personalización; puedes personalizar el embalaje e incluso incluir materiales promocionales para mejorar la experiencia del cliente. Además, tener acceso inmediato a su inventario permite un procesamiento de pedidos más rápido.

Sin embargo, este modelo no está exento de inconvenientes. Puede llevar muchísimo tiempo gestionar todos los aspectos del cumplimiento, desde la gestión del inventario hasta el envío. Los costos también pueden acumularse rápidamente, ya que necesitará invertir en espacio de almacén, personal y software de gestión de inventario. Además, a medida que su negocio crece, puede resultarle difícil escalar sus operaciones de manera eficiente.

Empresas de logística de terceros (3PL)

Los proveedores de logística externos, como los líderes del mercado James & James, ofrecen una solución integral para todas sus necesidades de cumplimiento. Estas empresas aportan una gran experiencia en la industria, optimizando su proceso de cumplimiento para lograr la máxima eficiencia.

Una de las ventajas más importantes de utilizar un 3PL es la capacidad de escalar sus operaciones sin esfuerzo. A medida que su negocio crece, su 3PL puede manejar fácilmente mayores volúmenes de pedidos, lo que le permitirá concentrarse en actividades comerciales principales, como marketing y desarrollo de productos.

Utilizar un 3PL significa renunciar a cierto grado de control sobre parte de su negocio. Además, debido a que un tercero se encarga de su cumplimiento, su empaque y presentación pueden carecer del toque personal que podría diferenciar su marca, aunque la empresa de cumplimiento que elija puede brindarlo de alguna manera.

Dropshipping: un enfoque diferente

En un modelo de dropshipping, actúas como intermediario entre el cliente y el proveedor. Este modelo tiene la ventaja de tener bajos gastos generales; no es necesario mantener el inventario ni gestionar las complejidades del cumplimiento, lo que reduce significativamente los costos operativos y de inicio. El dropshipping también te permite ofrecer una amplia gama de productos sin preocuparte por las limitaciones de almacenamiento.

Sin embargo, actuar como intermediario normalmente da como resultado márgenes de beneficio más bajos. También tiene menos control sobre los niveles de inventario, la velocidad de cumplimiento y la calidad del producto, lo que puede generar desafíos en el servicio al cliente. Cuando surgen problemas, como envíos retrasados ​​o defectos en el producto, resolverlos puede resultar complicado ya que no eres tú quien cumple con los pedidos.

Cómo elegir la estrategia de cumplimiento adecuada para su startup

Seleccionar la estrategia de cumplimiento adecuada es una decisión comercial crítica que impacta la satisfacción del cliente, la eficiencia operativa y la rentabilidad. He aquí cómo hacerlo:

Evaluación de las necesidades de cumplimiento de su empresa

1. Volumen de pedidos: estime los volúmenes de pedidos actuales y futuros. Los volúmenes altos pueden requerir una solución más automatizada, mientras que los volúmenes bajos pueden ser manejables internamente.
2. Requisitos de almacenamiento: calcule la cantidad de espacio necesario para almacenar el inventario. Si tiene artículos grandes o perecederos, es posible que necesite un almacenamiento especializado.
3. Velocidad de envío: determine la velocidad de envío que espera su base de clientes. Un envío más rápido a menudo requiere un proceso de cumplimiento más ágil y eficiente.

Evaluación de diferentes opciones de cumplimiento

• Costo: Calcule el costo total de cada opción de cumplimiento, incluido el almacenamiento, la mano de obra y el envío. No olvide tener en cuenta el coste de las devoluciones.
• Control: considere cuánto control desea sobre el proceso de cumplimiento. Las soluciones internas ofrecen más control pero requieren más tiempo y recursos.
• Flexibilidad: Evaluar la flexibilidad de cada opción. ¿Puede escalar con su negocio? ¿Se adapta a las fluctuaciones estacionales o a los cambios del mercado?

Creación de una estrategia de cumplimiento de pedidos a prueba de errores

Su estrategia de cumplimiento debe estar alineada con sus objetivos comerciales generales, ya sea un crecimiento rápido, diferenciación del mercado o retención de clientes. También debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el volumen de pedidos, las necesidades de almacenamiento o los requisitos de envío. Revise y actualice periódicamente su estrategia para garantizar que satisfaga las necesidades cambiantes del negocio y de los clientes.

El papel de los centros logísticos en el proceso de pedido

Los centros logísticos centralizan las actividades de almacenamiento, recolección, embalaje y envío para múltiples empresas. Permiten a las empresas subcontratar tareas logísticas y centrarse en las funciones comerciales principales.

Cómo funciona un centro logístico

Al recibir el inventario, un centro logístico lo almacena de manera organizada para facilitar su recuperación. Los sistemas de inventario avanzados guían la selección de artículos a medida que llegan los pedidos. Luego, estos artículos se empaquetan de forma segura y se entregan a los transportistas para su entrega. A lo largo de este proceso, a menudo se emplea tecnología de última generación para realizar un seguimiento de los niveles de inventario, el estado de los pedidos y otras métricas clave.

Los beneficios de utilizar un centro logístico

• Escalabilidad: a medida que su negocio crece, el centro logístico puede acomodar fácilmente mayores volúmenes de pedidos, lo que le permite expandirse sin dolores de cabeza logísticos.
• Rentabilidad: al aunar recursos y experiencia, los centros logísticos pueden lograr economías de escala y trasladarle el ahorro de costos. Esto la convierte en una solución rentable, especialmente para las nuevas empresas que tal vez no tengan el capital para invertir en sus propias operaciones de almacenamiento y cumplimiento.
• Velocidad y eficiencia: los centros logísticos están diseñados para la velocidad. Con procesos optimizados de selección y embalaje y relaciones estratégicas con los transportistas, a menudo pueden enviar los pedidos más rápido que las operaciones internas.

Subcontratación del cumplimiento de pedidos: una opción para las nuevas empresas

Cuándo considerar la posibilidad de subcontratar el cumplimiento de su pedido

La subcontratación del cumplimiento de pedidos puede ser un movimiento estratégico para las nuevas empresas que enfrentan desafíos para escalar o gestionar las complejidades del cumplimiento interno. Considere la posibilidad de subcontratar cuando le resulte difícil manejar mayores volúmenes de pedidos o cuando las complejidades de la logística de cumplimiento se vuelvan demasiado complejas para gestionarlas de manera eficiente.

Consejos esenciales para empresas emergentes sobre el cumplimiento de pedidos

1. Tenga siempre un plan de respaldo: ya sea un servicio de cumplimiento alternativo o una contingencia interna, esté preparado para interrupciones inesperadas.
2. Invierta en un buen software: un software de gestión de pedidos e inventarios de calidad puede proporcionar información valiosa y agilizar las operaciones.
3. Monitorear y mejorar continuamente: revise periódicamente las métricas de desempeño y los comentarios de los clientes para identificar áreas de mejora.

Al considerar cuidadosamente cuándo subcontratar, qué buscar en un servicio y los pros y los contras involucrados, las nuevas empresas pueden tomar decisiones informadas que se alineen con sus necesidades y objetivos comerciales.

Conclusiones clave

Navegar por el cumplimiento de pedidos es fundamental para las empresas emergentes. Cada componente, desde el inventario hasta el servicio al cliente, impacta su negocio. Ya sea que esté considerando la realización propia o la logística de terceros, sus elecciones tendrán efectos a largo plazo. Utilice esta guía para tomar decisiones informadas y optimizar su estrategia de cumplimiento para lograr el éxito.