Qué buscar al elegir un software de gestión de hojas de tiempo

Para entregar proyectos con éxito, el seguimiento del tiempo es un indicador de rendimiento clave principal para un gerente de proyecto.

Pero el mercado está inundado de herramientas generales de gestión de proyectos que tienen funciones de seguimiento de tiempo y software de gestión de hojas de tiempo dedicado.

Como empresa de servicios de campo, se recomienda mantenerse alejado de ambos y optar por un software de gestión de servicios de campo dedicado que incluya funciones de gestión de hojas de tiempo.

Pero, ¿qué debe incluir un software de gestión de hojas de tiempo ideal para una empresa de servicios de campo? Lea más para saber cómo seleccionar el software de seguimiento de tiempo adecuado.

¿Por qué debería elegir un software de gestión de hojas de tiempo?

Tener buenas prácticas de seguimiento del tiempo como parte de los flujos de trabajo de su proyecto de servicio de campo lo ayuda a:

• Cumplir con las leyes laborales: si tiene una empresa global, debe cumplir con las leyes laborales de la nación en la que ha contratado a los trabajadores de servicio de campo. Una herramienta de seguimiento del tiempo registrará las horas que dedicaron sus empleados y la mano de obra, proporcionando así la evidencia necesaria para cualquier problema legal.
• Optimice sus procesos: ¿hay algún trabajo que le lleve demasiado tiempo completar? ¿Por qué un trabajo lleva menos tiempo en un lugar de trabajo y no en otros? Puede encontrar respuestas y reelaborar sus operaciones comerciales para ser más productivas.
• Pague a los empleados de manera justa: la administración de hojas de tiempo lo ayuda con las revisiones de desempeño al saber quién está trabajando y quién está holgazaneando en su organización. También le ayuda a compensar las horas extras, las horas de trabajo insuficientes, las licencias pagadas, los tiempos libres, etc.
• Transparencia: cualquier disputa relacionada con los contratos por horas se resuelve fácilmente con el software de gestión de hojas de tiempo. Le ayuda a tratar con sus clientes y trabajadores con pruebas.

Cómo elegir el software de gestión de hojas de tiempo adecuado para una empresa de servicios de campo

Si es propietario de un negocio de servicios de campo, comience por mapear sus procesos comerciales donde se requiere o es útil el seguimiento del tiempo. Esto podría ser para sus contratos, administrar técnicos de servicio de campo, proporcionar tiempo libre a los empleados, etc.

Cree SOP para estos procesos y comuníquelos a las partes interesadas relevantes. Asegúrese de que estén de acuerdo con los procesos de decisión y cómo se cronometra el tiempo para ellos.

Luego, mientras evalúa un software ideal de administración de hojas de horas, verifique las cinco características clave mencionadas a continuación:

Opciones ricas en funciones de seguimiento de tiempo

Cualquier software de administración de hojas de tiempo debe realizar un seguimiento del tiempo y proporcionar opciones para personalizar la forma en que lo realiza. Por ejemplo, debe proporcionar una opción para decidir diferentes reglas de seguimiento de tiempo para diferentes proyectos, regiones del sitio de trabajo, clientes o tareas.

Uno debería poder actualizar su hoja de tiempo desde cualquier lugar, incluidas las aplicaciones de Android o iOS.

Experiencia de usuario sencilla

La gestión de hojas de tiempo es aún más crucial para sus empleados y técnicos de servicio de campo, ya que su salario/ingresos depende de ello.

Por lo tanto, asegúrese de que su mano de obra y sus empleados entiendan la interfaz de usuario del software. Lo ideal es recibir comentarios de ellos antes de comprar la licencia.

Asegúrese de que su proveedor de software de registro de horas venga con los materiales de capacitación necesarios para la incorporación.

Integraciones de aplicaciones con su software existente

Su software de gestión de hojas de tiempo debe tener disposiciones relevantes para compartir o recuperar datos de otro software que utilice.

Por ejemplo, es posible que ya utilice software de contabilidad para facturas o facturación de proveedores. Algunos casos de uso pueden implicar pagos cuyo valor depende del tiempo de seguimiento.

Por lo tanto, su software de gestión de hojas de tiempo necesita pasar los datos a su software de contabilidad para un trabajo sin problemas.

Pregunte a su soporte de software de gestión de hojas de horas si pueden integrar las herramientas existentes para usted.

Privacidad y seguridad de datos

Un software de administración de hojas de tiempo contiene datos que pueden generarle problemas legales si cae en las manos equivocadas. Un software bien integrado también implicaría datos privados adicionales.

Por lo tanto, es necesario preguntarle a su proveedor de software de gestión de hojas de tiempo sobre las medidas de seguridad vigentes con respecto a los datos de su empresa.

Solicite certificaciones relevantes y cumplimiento con GDPR (si sus sitios de trabajo, clientes o negocios están en Europa).

Robusta aplicación de Android e iOS para el seguimiento del tiempo

El usuario final de su herramienta de seguimiento de tiempo son sus empleados y técnicos de campo. Dado que muchos trabajarían en el lugar de trabajo, deben tener una aplicación móvil práctica que puedan usar para la asistencia.

Asegúrese de que la aplicación móvil tenga funciones relevantes para marcar la asistencia, solicitar tiempo libre, obtener información sobre la aprobación de sus permisos, el tiempo registrado para el trabajo, etc.

Su software de administración de hojas de tiempo debe estar disponible tanto en Android como en iOS.

Obtenga un software de administración de hojas de horas que es valioso para el negocio de servicios de campo

Una buena relación calidad-precio para el software de seguimiento del tiempo es cuando está disponible como una función dedicada en el software de gestión de servicios de campo.

Esto garantiza que no tenga que depender de demasiadas integraciones y datos externos para sus operaciones de servicio de campo.

En Zuper, nuestro software de administración de hojas de tiempo viene con funciones avanzadas como geo-cercado, administración de nómina y generación de informes detallados para tomar decisiones.

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