Por qué la contabilidad es esencial para las empresas emergentes: beneficios clave y mejores prácticas

¿Qué es la contabilidad?

Introducción a la contabilidad

Llevar cuentas es el paso más básico que implica documentar todas las compras, ventas, recibos y pagos de una empresa de manera coherente. Es similar a tener un registro diario de cada centavo que entra o sale del negocio, esto incluye ventas, compras, gastos entre otros. Esto incluye organizar los datos y presentarlos en una forma adecuada. Esto se puede hacer mediante medios manuales o aplicaciones informáticas. La contabilidad permite registros precisos y actualizados, que son esenciales para el cumplimiento y ayudan a una startup a evaluar su salud financiera.

Entendiendo la contabilidad

El registro y mantenimiento de información comercial se conoce como contabilidad. Por otro lado, la contabilidad se ocupa del análisis y la interpretación de esos registros para comprender la salud financiera de una organización. En otras palabras, ayuda a evaluar el panorama total de las actividades comerciales utilizando todos los registros contenidos en los libros de actividad, lo cual es muy importante para la planificación, la previsión y otras medidas de control empresarial. Los contadores utilizan la imagen resultante para la preparación de informes financieros y auditorías, para elaborar presupuestos y para asesorar sobre cómo reducir los costos.

Contabilidad manual versus automatizada

Para una pequeña empresa, llevar la contabilidad por su cuenta puede funcionar, pero conlleva el riesgo de errores humanos y requiere mucho tiempo. Esta es una de las limitaciones de la contabilidad manual al considerar el software para sistemas de contabilidad, esto garantiza que haya pocos o ningún error en el ingreso de datos, que la información esté actualizada y que no se infrinjan las leyes. Cabe destacar también que estos sistemas son capaces de proporcionar información al instante, lo que hace que las decisiones se tomen en base a datos reales en el menor tiempo posible.

Importancia de una buena contabilidad para las empresas emergentes

La mayoría de las nuevas empresas en etapa inicial consideran las prácticas de contabilidad no sólo como una necesidad sino también como un arma estratégica que les ayuda a alcanzar sus objetivos. Estas son las razones por las que la contabilidad es importante para las empresas emergentes:

Claridad financiera para la toma de decisiones

Una contabilidad eficaz presenta a los fundadores el estado de las finanzas de su empresa, lo que les permite tomar decisiones razonables. Las empresas emergentes con buenos libros pueden medir cómo se comparan los resultados reales con los presupuestos, predecir y controlar el flujo de caja y los costos. Por ejemplo, un esfuerzo más realista para medir el flujo de caja permite a los fundadores tomar una decisión sobre cuándo recuperar ganancias o cuándo ahorrarlas en tiempos difíciles.

Confianza de los inversores y debida diligencia

Una cosa es tener fe en los sistemas financieros que operan dentro de una nueva empresa y otra es confiar en los sistemas financieros que operan con una nueva empresa. En una ronda de financiación, las restricciones de las economías limpias y desordenadas en los libros de valores firmados en las nubes proporcionan la evidencia de que la puesta en marcha funciona de manera ordenada, lo cual es importante para recaudar fondos.

Los inversores realizan la debida diligencia al compilar los estados financieros y las declaraciones de impuestos y todas sus proyecciones asociadas del negocio. Las empresas emergentes que mantienen un registro coherente, estratégico y detallado tienen mayores posibilidades de conseguir inversores, ya que reflejan el respeto por los recursos de los inversores y la consideración por el futuro.

Cumplimiento de Requisitos Legales y Fiscales

Sin duda, las empresas emergentes tienen una serie de obligaciones legales y fiscales que deben cumplir. Una contabilidad adecuada garantiza que todos los registros estén en orden y completos, por lo que simplifica el proceso de presentación de impuestos y, por lo tanto, reduce las sanciones.

Por ejemplo, al proporcionar suficientes recibos y otros documentos necesarios, las nuevas empresas están en condiciones de obtener ciertas deducciones permitidas, optimizando así su posición fiscal, lo que genera beneficios en costos y al mismo tiempo se mantienen saludables en términos de las leyes fiscales del IRS.

Identificar oportunidades de crecimiento

Cuando las startups tengan registros financieros bien organizados, estarán en condiciones de detectar áreas potenciales de crecimiento. Evaluarían sus ventas, costos y ganancias a lo largo del tiempo y determinarían en qué producto o servicio enfatizarían y en cuál recortarían. Qué productos se venden más, cuál genera más costes o cuál es la tendencia del mercado. Las cifras contables informan sobre las ventas y sus costos, así como los principios del crecimiento potencial del mercado minorista, y eso permite planificar el crecimiento.

Registros financieros esenciales para empresas emergentes

En consonancia con este hecho, mantener registros financieros básicos también es importante para aquellas nuevas empresas que deben realizar operaciones, procedimientos para el cumplimiento legal e incluso eventos futuros. En otras palabras, aquí se detallan los papeles básicos que toda nueva empresa debe poseer:

1. Extractos bancarios

Un extracto bancario ilustra todas las transacciones que se han realizado en torno a una cuenta bancaria específica durante un período de tiempo determinado, que suele ser un mes. Se emplean estrategias de prevención a través del acceso regular a los extractos bancarios para que las nuevas empresas puedan monitorear los ingresos, identificar transacciones redundantes y controlar la salida de dinero de manera efectiva. Por ejemplo, la conciliación mensual garantiza que las transacciones en los registros correspondan a las cifras provisionadas por el Banco. Esto es fundamental para la presupuestación y la gestión financiera en general.

2. Extractos de tarjetas de crédito

Los usuarios de tarjetas de crédito comerciales reciben extractos de la tarjeta de crédito para enumerar el uso de la tarjeta para compras. El análisis de estos estados financieros ayuda a las empresas jóvenes a no gastar innecesariamente en costos operativos y también a observar el flujo de caja y posibles actividades fraudulentas. Evaluar el uso de tarjetas de crédito, por ejemplo, permite identificar tendencias en los gastos, lo que ayuda a planificar presupuestos y reducir costos de manera más efectiva.

3. Facturas y facturas

Todas las facturas y recibos pertenecen al dinero adeudado o recibido por la empresa. Las facturas se envían a los clientes de la empresa solicitando dinero, mientras que las facturas se envían a la empresa solicitando el pago. Todas las pequeñas empresas están obligadas a realizar el agrupamiento de estos documentos para tener un control sobre las entradas y salidas de efectivo, la gestión de proveedores así como una adecuada contabilidad a efectos de cumplimiento tributario.

4. Ingresos

Los recibos juegan un papel fundamental a la hora de documentar los gastos en el curso de la operación comercial. Navegar entre el desorden de recibos, tanto físicos como electrónicos, puede ayudar a las empresas jóvenes a auditar sus deducciones y protegerse contra pérdidas resultantes de gastos que de otro modo no serían reclamados. Por ejemplo, los recibos de gastos importantes también pueden resultar útiles en los casos en que la empresa quiera reclamar una garantía por el artículo o devolver el artículo a los proveedores, protegiendo así a la empresa de incurrir en costos adicionales que no fueron planeados.

5. Estados financieros

Los estados financieros detallan el desempeño financiero de la empresa durante un período de tiempo específico y son cruciales para determinar la salud financiera. Estos constan de las siguientes declaraciones centrales;

• Estado de Resultados: En el período definido, indica los ingresos generados por la operación del negocio, los gastos incurridos y la ganancia o pérdida resultante obtenida durante ese período.
• Balance: proporciona un resumen de los activos, pasivos y capital contable de la empresa en un momento dado para indicar su situación financiera.
• Estado de flujo de efectivo: este es el registro que indica las entradas y salidas de efectivo de la organización y también es muy importante para la gestión de la liquidez y para garantizar que las actividades diarias de la organización estén en su lugar.

6. Formularios de impuestos y documentos de respaldo

Los formularios de impuestos incluyen cualquier documento presentado ante el IRS para declarar ingresos, deducciones y obligaciones. Los documentos de respaldo, como recibos, facturas y extractos, verifican los datos reportados. La documentación fiscal adecuada garantiza el cumplimiento, permite deducciones y genera credibilidad ante los inversores y partes interesadas.

7. Registros de cuentas por pagar y por cobrar

Se refiere al registro de estados de saldos pendientes y dinero adeudado por los clientes en turno. La gestión eficiente de las cuentas por pagar y por cobrar fortalece el flujo de caja y permite una gestión adecuada de los proveedores y pagos oportunos, lo que conduce a la eficiencia en las actividades financieras. Dichos registros son útiles en el día a día de las actividades financieras y, lo que es más importante, sirven para crear las bases para un mayor crecimiento y el cumplimiento normativo en el futuro.

Beneficios de la contabilidad en una startup

La implementación de prácticas contables sólidas tiene numerosos beneficios que van más allá del simple mantenimiento de registros. Así es como una contabilidad eficaz puede impulsar a las empresas emergentes hacia el éxito:

1. Eficiencia organizacional

Uno de los principales beneficios que aporta el mantenimiento de cuentas a una empresa nueva es que ayudan a mantener todos los registros financieros bien organizados. Cuando haya alguna información pertinente que deba recuperarse; Esa organización ayuda en la preparación de informes, presupuestos y en el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y legales. Por ejemplo, si los registros se mantienen adecuadamente, es fácil para una startup recuperar cierta información sobre sus finanzas en poco tiempo y así volver a tomar decisiones y crear informes una vez más sin más demoras.

2. Presupuestos y previsiones simplificados

Al utilizar registros precisos, las empresas orientadas al crecimiento, como las nuevas empresas, pueden desarrollar presupuestos precisos y establecer objetivos que estén en línea con sus estrategias de crecimiento. Analizan sus historiales de gastos e ingresos para ayudarles a establecer objetivos realistas y optimizar recursos para evitar déficits. Por ejemplo, una empresa nueva en el campo tecnológico puede planificar los presupuestos estimados y cuántos fondos más buscará para inversiones adicionales mediante el seguimiento de los costos, un proceso conocido como seguimiento de gastos.

3. Claridad financiera para la debida diligencia

La contabilidad crea la infraestructura para la transparencia en los datos primarios, lo que comienza a ser muy importante para una empresa que comienza cuando es necesario recaudar una inversión externa. En la mayoría de los casos, las partes controladoras internas y externas exigirán este nivel de detalle operativo incluso durante la etapa de inversión inicial. Los informes sobre el aspecto financiero a los inversores potenciales tienden a conquistarlos y, como resultado, generan profesionalidad y confianza, mejorando su valor.

4. Cumplimiento y mitigación de riesgos

Para seguir existiendo, las nuevas empresas deben cumplir varias leyes fiscales y otras regulaciones. Las buenas prácticas contables ayudan a reducir las posibilidades de que se produzcan errores en las declaraciones de impuestos y ayudan a minimizar las sanciones. Por ejemplo, un mantenimiento adecuado de registros de recibos y facturas para diversos fines comerciales ayuda a las empresas en el proceso de evaluación de impuestos al permitirles demostrar los gastos tributarios, reduciendo así su exposición tributaria sin infringir ninguna ley tributaria.

5. Escalabilidad y configuración de sistemas

Las excelentes prácticas de contabilidad brindan a las nuevas empresas la oportunidad de crear procesos que sean lo suficientemente flexibles para adaptarse a las operaciones en expansión de la empresa. Por ejemplo, las nuevas empresas pueden personalizar aplicaciones de contabilidad para propósitos específicos y combinarlas con sistemas de gestión de inventarios y relaciones con los clientes. A medida que crecen, estos sistemas se adaptan, lo que permite un seguimiento financiero eficiente sin necesidad de revisiones importantes.

6. Toma de decisiones basada en datos

Es a través del análisis financiero que la contabilidad permite a las empresas emergentes tomar decisiones sobre procesos de datos. Analizar las tendencias de ingresos, gastos y rentabilidad ayuda a las empresas jóvenes a saber qué áreas necesitan mejorar, dónde invertir y cómo utilizar los recursos de forma eficaz. Por ejemplo, una startup con un modelo de suscripción puede evaluar los datos de deserción de clientes para mejorar los esfuerzos de marketing.

7. Atraer y retener inversores

Una contabilidad bien estructurada requiere controles internos que ayuden a atraer inversores y también a mantenerlos. Esto crea un ciclo positivo en el que los fundadores, después de preparar informes financieros consistentemente oportunos y precisos, comienzan y pueden obtener capital adicional dentro y fuera de la empresa, ganándose así la confianza de los proveedores de capital.

8. Salud financiera a largo plazo

Continuando con los procedimientos contables de rutina, las empresas pueden proyectar sus entradas y salidas de efectivo, gestionar sus obligaciones y evitar tomar decisiones comerciales equivocadas. El seguimiento regular del desempeño financiero les ayuda a prepararse para shocks externos, administrar su pista (el período que tienen antes de quedarse sin fondos) y tomar medidas correctivas para garantizar que sigan siendo solventes.

Contratación versus subcontratación de contadores

Durante el desarrollo de una startup, sus aspectos contables cambian. La selección de contadores internos o empresas externas depende de la etapa del negocio, el presupuesto y lo complicadas que sean las necesidades financieras.

Subcontratación en las primeras etapas

En el nuevo entorno empresarial, suele ser más fácil y menos costoso llevar a cabo la subcontratación que contratar empleados a tiempo completo. Esas nuevas empresas pueden utilizar profesionales externos para determinadas áreas de tareas, como la contabilidad, sin incurrir en el costo de contratar a una persona a tiempo completo. Debido a que la subcontratación es más flexible, es más fácil para la startup contratar recursos "a pedido" para habilidades particulares como trabajo fiscal o de cumplimiento.

Beneficios de la subcontratación:

• Ahorro de Costos: Hace que la contabilidad sea un costo variable, ya que se incurre en cargos únicamente por el servicio utilizado.
• Acceso a la experiencia: los contadores externos tienen experiencia en diversas industrias y brindan información valiosa.
• Escalabilidad: las empresas subcontratadas pueden ajustar los servicios en función de las necesidades del negocio, respaldando el crecimiento sin un costo fijo.

Cuándo contratar contadores internos

A medida que aumenta la demanda de servicios de contabilidad, resulta apropiado que las empresas emergentes contraten a un contador interno, o probablemente a un equipo pequeño. Generalmente, las empresas emergentes consideran esto cuando han alcanzado umbrales de ingresos sustanciales, están buscando rondas de inversionistas o la gestión financiera necesita recursos para las actividades del día a día.

Beneficios de la contratación interna:

• Enfoque dedicado: los contadores internos prestarán atención y ayudarán con las necesidades de la startup y, más aún, serán útiles para las actividades financieras diarias.
• Participación estratégica: las empresas emergentes con este tipo de equipos ven mejoradas sus capacidades de análisis de datos financieros, promoviendo así una toma de decisiones rápida y eficiente.

Contabilidad fraccionada

En este modelo, que se llama contabilidad fraccionada, las nuevas empresas pueden contratar puestos profesionales de alto nivel como director de operaciones, controladores, etc. de forma temporal. Puede funcionar para empresas que necesitan orientación sobre su situación estratégica financiera pero que no pueden contratar personas a tiempo completo.

Métricas clave de contabilidad de inicio que debe conocer

Comprender métricas contables específicas ayuda a las nuevas empresas a monitorear la salud financiera, establecer objetivos realistas y atraer inversores. Aquí hay métricas esenciales para cada startup:

1. Tasa de quema

La tasa de quema se define como la tasa a la que se utiliza el efectivo cada mes, particularmente en el caso de empresas en desarrollo. Una tasa de quema excesiva puede indicar a los inversores que la empresa tendrá que conseguir financiación adicional muy pronto. Por ejemplo, si una nueva empresa tiene una tasa de paracaídas de $50 000 y tiene $500 000 en el banco, sus vulnerabilidades de efectivo son netas a diez meses. Esto significa que la empresa cerrará dentro de diez meses debido al agotamiento del efectivo si la tasa de consumo se mantiene constante en $ 50 000 cada mes.

2. Ingresos diferidos

Los ingresos diferidos son el pago recibido por bienes y servicios aún por prestar. Las empresas emergentes que tienen un modelo de suscripción suelen mantener un registro de ingresos diferidos, ya que son un pasivo hasta que se entrega el servicio. Debido a que esto está bien monitoreado, ayuda a realizar las previsiones y la gestión de los flujos de efectivo correctas.

3. Métricas de Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR)

Las métricas AP se centran en la eficacia y rapidez con la que una startup paga a sus proveedores, mientras que las métricas AR muestran la eficacia con la que la startup obtiene el dinero de sus clientes. Los días de ventas pendientes (DSO) y el período de pago promedio son ejemplos de métricas que muestran qué tan efectivo se visualiza un flujo de caja. Al optimizar los procesos de AP y AR, las startups siempre disfrutan de un flujo de caja más fluido y mejores relaciones con proveedores y clientes.

4. Tasa de crecimiento de los ingresos

Este índice mide el aumento de los ingresos durante un período de tiempo elegido. Estas tasas de crecimiento atraen la atención de inversores potenciales, ya que indican demanda y capacidad de expansión. El crecimiento de los ingresos se mide para determinar qué tan efectivas se han implementado las prácticas comerciales y cómo es probable que sea el desempeño en el futuro en relación con dichas prácticas.

Mejores prácticas de contabilidad inicial

La aplicación de mejores prácticas ayuda a las empresas emergentes a mantener registros financieros precisos y tomar mejores decisiones comerciales.

1. Siga los estándares GAAP

El uso de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) ayuda a cualquier empresa a tener informes financieros sólidos y transparentes. Adherirse a prácticas que cumplan con los GAAP ayuda a ganar la confianza de los inversores y cumplir con las obligaciones legales.

2. Implementar un sistema de contabilidad temprano

El uso de un sistema de contabilidad, por ejemplo, QuickBooks o Xero, facilita el flujo de trabajo y la gestión financiera al ofrecer un centro integral para el seguimiento de gastos, informes y gestión de facturación. Estas herramientas de gestión permiten a estas startups realizar un análisis informado de cualquier expansión que anticipen.

3. Elija entre contabilidad de efectivo o de acumulación

Con la contabilidad de caja, las transacciones se registran a medida que se recibe o desembolsa el efectivo. Por el contrario, en el caso de la contabilidad devengada, los gastos y los ingresos se registran en el momento en que se incurren y se devengan respectivamente. En comparación con la contabilidad de caja, esta última sigue los principios de los PCGA y proporciona una mejor imagen de los beneficios de una nueva empresa a largo plazo, por lo que favorece el surgimiento de nuevos negocios.

4. Utilice herramientas automatizadas para aumentar la eficiencia

La automatización de los procesos contables reduce la incidencia de errores y evita la necesidad de realizar entradas manuales excesivas, lo que permite a los propietarios tener más tiempo para centrarse en actividades que promueven su crecimiento. Las conexiones con otras empresas (como nómina o CRM) también facilitan la eficiencia en el seguimiento y presentación de informes de transacciones.

El mejor software de contabilidad para empresas emergentes

Al elegir el software a utilizar se deben considerar las necesidades, el presupuesto y la proyección de crecimiento de la startup. Éstos son algunos de los más frecuentes:

• QuickBooks Online: uno de los programas de contabilidad en línea más populares diseñado para pequeñas y medianas empresas. Ayuda a los usuarios a administrar sus finanzas al brindarles herramientas para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, administrar la nómina y generar informes financieros.
• Xero: Xero tiene una interfaz amigable para el mercado y se conecta con más de 800 aplicaciones comerciales. Esto lo hace ideal para empresas emergentes que desean trabajar con otros contadores asociados sin temor a la distancia.
• FreshBooks: Ideal para nuevas empresas basadas en servicios, FreshBooks simplifica la facturación, el seguimiento de gastos y el seguimiento del tiempo, lo que facilita a las nuevas empresas la gestión de la facturación de los clientes.
• Zoho Books: en Zoho Books se puede encontrar fácilmente una solución de contabilidad completa pero básica que se adapta a todas las pequeñas empresas que no desean gastar demasiado en tecnología contable. Estas aplicaciones simplifican la tarea de ampliar los sistemas de gestión financiera al automatizar las actividades de seguimiento. finanzas, generando informes financieros y vinculando los sistemas con los bancos para obtener información financiera en tiempo real.

Estas plataformas automatizan el seguimiento financiero, generan informes y se sincronizan con cuentas bancarias, proporcionando a las empresas emergentes información financiera precisa y actualizada.

¿Es la contabilidad automatizada una opción para las empresas emergentes?

Se recomienda que este esfuerzo se combine con una contabilidad automatizada para empresas emergentes. La automatización en Startups, como la que ofrecen las soluciones basadas en la nube como QuickBooks y Docyt, permite realizar estimaciones para el seguimiento de gastos, gestión de cuentas por pagar y por cobrar y evaluación de información financiera en tiempo real. Además de ser más eficiente, la automatización minimiza el riesgo de error en la gestión de elementos financieros. Ayuda a garantizar el cumplimiento, la gestión del efectivo y ayuda a la empresa a concentrarse en lo más importante.

conculcion

En resumen, una contabilidad eficaz es vital para el crecimiento de las empresas emergentes, ya que ofrece claridad financiera, cumplimiento y confianza de los inversores. Los registros organizados y las herramientas automatizadas simplifican la gestión, ayudando a los fundadores a tomar decisiones informadas y centrarse en el escalamiento. Una contabilidad sólida no se trata sólo de números: es un activo estratégico para el éxito a largo plazo.

Biografía del autor:
Sajjad Hussain es un hábil escritor y especialista en SEO off-page con experiencia en contabilidad. Con una pasión por crear contenido atractivo y optimizar la visibilidad en línea, Sajjad ayuda a las marcas a fortalecer su presencia digital a través de SEO estratégico y escritura creativa.