Por qué la previsión financiera basada en datos es crucial para el CFO moderno
Publicado: 2021-04-16Los equipos de análisis y planificación financiera (FP&A) desempeñan un papel crucial en las empresas modernas. Con funciones como la elaboración de presupuestos, la previsión y el análisis financiero dentro de su ámbito, los ejecutivos de C-suite confían en FP&A para iluminar el camino a seguir.
Tradicionalmente, FP&A ha sido una tarea manual intensiva. Los equipos confían en las hojas de cálculo para dar sentido a sus datos financieros y mantener estos datos manualmente. En estos casos, la colaboración es una tarea ardua, porque es difícil establecer pistas de auditoría cuando varios usuarios modifican un archivo a través del acceso a la unidad compartida. Como resultado, la integridad de los datos siempre corre el riesgo de verse comprometida.
El auge de las soluciones y análisis de big data ha impactado la forma en que los CFO y sus equipos de FP&A realizan análisis financieros. Aquí hay tres formas en que los datos impulsan la previsión financiera.
Eficiencia incrementada
A medida que la cantidad de datos que recopilan las empresas crece exponencialmente, las empresas han comenzado a aprovechar software sofisticado. La razón principal de esta confianza es una mayor eficiencia. El software tiene el poder de automatizar las tediosas tareas administrativas e incorporar un mayor valor a un proceso comercial.
Por ejemplo, los equipos de FP&A pasan mucho tiempo monitoreando la calidad de los datos y haciendo cumplir las reglas de acceso compartido. No es raro que un miembro del equipo realice un seguimiento manual de los cambios en cada celda de una hoja de cálculo con un recuento de filas de miles y un recuento de columnas comparativamente grande.
El resultado es un proceso lento que se esfuerza por comunicar los resultados al director financiero y otros altos directivos. El software simplifica el desafío de la integridad de los datos. Los datos que llegan de varias fuentes dentro de una organización se agregan automáticamente y se presentan en plantillas preestablecidas.
Las fuentes de datos, como libros mayores, balances de prueba, registros de facturas de ventas y pronósticos de presupuesto, pueden ingresarse automáticamente en la plataforma de software o incluso en una hoja de cálculo elegida por el equipo de FP&A. Gracias a la recopilación de datos automatizada, los equipos no tienen que elegir entre realizar procesos manuales esenciales y un trabajo de valor agregado igualmente esencial.
Pueden concentrarse en analizar datos y presentar conclusiones a la alta dirección. Con ciclos de trabajo más cortos y conocimientos oportunos, los equipos de FP&A pueden ofrecer un mayor valor que mejora los resultados de su organización.
Pistas de auditoría granulares
Los equipos de CFO y FP&A que dependen de procesos manuales enfrentan desafíos considerables al monitorear el estado de sus datos. Por lo general, los archivos se alojan en unidades compartidas y los equipos de toda la organización los actualizan con datos de sus respectivas unidades comerciales.
Sin embargo, cada vez que tiene varios usuarios trabajando en un solo archivo, inevitablemente está comprometiendo la integridad de los datos. Algunos equipos mitigan este riesgo especificando procedimientos de entrada de datos a través de plantillas. Sin embargo, estos datos separados aún necesitan una agregación manual y los errores se acumulan. Rastrear la fuente del error es una tarea tediosa ya que los equipos tienen que examinar manualmente cómo se ingresaron los datos.
La tecnología avanzada hace que el seguimiento de errores y el cumplimiento sean muy sencillos. La solución FP&A correcta integra datos dinámicos del lado del servidor con Excel (o cualquier programa de hoja de cálculo) y registra automáticamente el historial de datos a nivel de celda. El resultado es que establecer un único punto de verdad es sencillo. El software puede incluso realizar un seguimiento de los cambios en las fórmulas a lo largo del tiempo.
En un proceso manual, el seguimiento de los cambios en varias filas y columnas es tedioso. Sin embargo, el software adecuado permite a los equipos comparar hojas de cálculo completas entre sí y resaltar los cambios automáticamente. El cumplimiento también se simplifica gracias a la tecnología. Los equipos pueden crear fácilmente informes de auditoría exportando datos a las plantillas deseadas según lo exige Sarbanes-Oxley y otros protocolos de cumplimiento.
El resultado es una mayor confianza en los números e informes más precisos. Por ejemplo, comparar presupuestos con datos reales o datos reales con los pronósticos más recientes se vuelve más poderoso. Los equipos saben que están buscando datos confiables y pueden informar estos números con confianza.
Mejor análisis
Gracias a la reducción de los procesos manuales, los equipos de FP&A pueden concentrarse en ejecutar mejores análisis de sus datos. Sin embargo, para desbloquear una visión real, es mejor exponer los datos a otros ojos. La democratización de los datos y el análisis ayuda a prevenir el pensamiento grupal y reduce los sesgos en las proyecciones.
Con la integración de análisis en Excel, las personas de una empresa pueden filtrar y profundizar rápidamente en los datos para descubrir información. Un miembro del equipo de FP&A verá los datos desde un punto de vista diferente en comparación con el CFO. Gracias al sofisticado software, el CFO no solo puede recibir informes dinámicos, sino que también puede personalizar sus propios informes.
Como resultado, hay menos idas y venidas en el formato de informe que desea el CFO y más tiempo dedicado a profundizar en las tendencias que exponen los datos. Al integrarse con Excel, la interrupción que enfrentan los equipos es mínima. No necesitan exportar datos a otra aplicación ni activar un software especial, porque los análisis se adaptan perfectamente a sus flujos de trabajo existentes.
Gracias a los paneles basados en la web, la gerencia puede ver información y datos en tiempo real sin tener que consultar constantemente con sus equipos de FP&A.
Si bien los informes ad-hoc no son una cura automática para los sesgos en los informes analíticos, aumentan las posibilidades de desbloquear una mayor perspectiva. Los datos se pueden cortar y trocear sobre la marcha, y esto les da a las organizaciones un mayor control sobre su futuro financiero.
Racionalización de FP&A
El análisis de datos ha simplificado enormemente los procesos de FP&A. Los equipos ahora pueden concentrarse en agregar valor a las organizaciones en lugar de dedicar su tiempo a recopilar y agregar datos. La automatización y el análisis están impulsando el cambio y las empresas tienen una mayor comprensión de su situación financiera gracias a ellos.
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