Todo lo que necesitas saber sobre Wix Events

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Revelación completa: en mayo de 2020 me casaré con mi maravillosa prometida Catherine y, como puedes imaginar, tenemos mucho que organizar en este momento.

Actualización : bueno, al menos ese era el plan. Pero como puedes imaginar, 2020 resultó bastante diferente. Sin embargo, la boda se llevó a cabo, ¡aunque fue un poco más pequeña de lo planeado originalmente!

Pero volvamos a nuestro tema principal:

No es ningún secreto que la pandemia de Covid ha trastornado por completo la industria de los eventos, obligando a las empresas, ferias comerciales, artistas e incluso a quienes se casan a posponer los eventos planificados.

Muchos han tenido que dar un giro y encontrar formas creativas de adaptarse a las restricciones locales, como trasladar eventos en línea (¡levante la mano aquellos que no han asistido al menos a una boda o fiesta de cumpleaños por Zoom!).

Pero, a medida que el mundo comienza a salir lentamente de la pandemia, cada vez más eventos vuelven a realizarse en persona.

Independientemente de si planea realizar su próximo evento en línea o en persona, sus preguntas más importantes podrían ser:

• ¿Cómo puedo promocionar mi evento?
• ¿Cómo gestiono las inscripciones/asistentes?
• ¿Cómo puedo hacer para vender entradas?

Para ayudarte en tu investigación, estoy aquí para hablarte sobre Wix Events y lo que puede hacer para tu próximo evento.

Me gusta pensar que conozco la mayoría de las funciones de Wix al dedillo, ya que he estado estudiando y revisando este creador de sitios durante más de 5 años.

Pero para ser 100% honesto, nunca había prestado demasiada atención a las características de su evento hasta que necesité un sitio web para mi propia boda y un sistema sencillo para administrar horarios, fechas e invitados. Por cierto, aquí tenemos una guía completa para crear un sitio web de bodas.

¡Déjame mostrarte mis hallazgos!

¿Qué es Wix Eventos?

Wix Events es una aplicación desarrollada internamente por Wix que se puede agregar a cualquier sitio Wix para ayudar con la organización de eventos como festivales, talleres, conferencias de negocios, celebraciones privadas o incluso reuniones de estudiantes de secundaria. El sistema proporciona formularios de registro, recopilación de confirmación de asistencia, herramientas de promoción, una aplicación móvil, gestión de listas de invitados, procesamiento de pagos e incluso boletos imprimibles. ¡Es exhaustivo, por decir lo menos!

Además de eso, existe una solución para eventos y seminarios web en línea, llamada Wix Live . Puedes organizar hasta 3 eventos gratis antes de que tengas que actualizar a uno de los planes pagos de Wix. Otra solución, Wix Video , te permite transmitir eventos en vivo. Y, por supuesto, también hay integración con Zoom .

Por cierto, si quieres ver un proyecto real basado en eventos gestionado con Wix, puedes consultar Yepalo, una empresa de aventuras con sede en Barcelona que organiza actividades al aire libre.

Entonces, déjame explicarte cómo se ve un flujo de trabajo de creación de eventos con Wix y también veamos las características principales.

Pros y contras de Wix Events

Pero primero comencemos revisando los principales pros y contras para que sepas qué esperar.

Ventajas

Contras

Creación de un sitio para eventos con Wix

Lo más probable es que necesites un lugar donde tus asistentes (o asistentes potenciales) puedan obtener información y completar el proceso de registro y compra; necesitas un sitio web.

Wix es un creador de sitios web fácil de usar que tiene muchas características sólidas, como un sistema de blogs y un módulo de comercio electrónico. Sus plantillas y diseños son de primera clase y Wix ofrece alrededor de 100 plantillas diseñadas para eventos.

Plantillas Wix para eventos

Con una selección tan grande, es probable que encuentres una plantilla que se ajuste a lo que estás intentando organizar. Esto facilitará mucho todo el proceso de diseño del sitio web del evento.

Nota : Wix Events también se puede agregar a cualquier sitio Wix, por lo que si tienes un sitio web existente que te gustaría usar para organizar tu evento, continúa y agrega la aplicación Wix Events .

Crea tu evento

Una vez que tenga un sitio web con el contenido y las páginas que necesita para su evento, puede comenzar agregando la aplicación y creando el evento.

Todas las funciones de eventos que necesitarás se encuentran en la sección 'Eventos' de tu Panel de Wix.

Creando un evento con Wix Events

Es genial que puedas agregar la hora, la ubicación y el título del evento. También es posible agregar una miniatura que se mostrará junto a la información del evento.

También tendrás la opción de:

• Elige si tu evento es físico u online
• Agregar un calendario de eventos
• Conecte una aplicación de videoconferencia (por ejemplo, Wix Live o Zoom)
• Configurar grupos para que los asistentes puedan interactuar en línea

Venta de entradas

Ahora bien, aquí es donde las cosas empiezan a ponerse interesantes.

La venta de entradas online es posible con Wix Events; su plataforma le permitirá crear niveles de precios diferentes (por ejemplo, Bronce, Plata y Oro) e incluso crear códigos de descuento para ayudar a persuadir a los asistentes potenciales a realizar una compra.

Además de eso, también es posible limitar el número de asistentes , por lo que, a diferencia de Eurovisión, no reservarás demasiado tu concierto. Por supuesto, también puedes organizar reuniones sin entrada.

Vender entradas con Wix Events

El pago se procesará en línea. Tenga en cuenta que Wix cobra una tarifa de servicio del 2,5 % sobre la venta de entradas , que puede cargarse al comprador o absorberse como parte de la tarifa de la entrada. También tendrás que pagar la tarifa del procesador de pagos que utilices (por ejemplo, PayPal, Square, etc.).

Una limitación es que sólo podrás procesar pagos en una moneda . En otras palabras, si desea darles a los asistentes la opción de pagar en más de una moneda (por ejemplo, elegir entre dólares estadounidenses, euros o dólares canadienses), simplemente no puede.

Sin embargo, imagino que la mayoría de nosotros no organizaremos eventos internacionales, ¿verdad?

Registro de asistentes

Por supuesto, no querrás tener que gestionar las inscripciones manualmente por correo electrónico o por teléfono; probablemente ya estés ocupado descifrando la logística y supervisando el catering del evento.

¿No sería genial si pudieras crear un formulario que maneje el proceso de registro por ti?

Bien, Wix tiene esa característica.

Nuevamente, también puedes limitar la cantidad de lugares que tiene tu evento; después de todo, es mejor prevenir que curar.

Personalmente, me encanta el creador de formularios. Me permitió recopilar respuestas de los invitados a mi boda sin tener que perseguirlos. Por ejemplo, tengo un campo donde pueden ingresar sus alergias o requisitos dietéticos, y pueden decirnos a qué parte de la boda les gustaría asistir.

Creador de formularios de Wix Events

Wix Events tiene varios tipos de campos entre los que puedes elegir. Podrás utilizar campos como texto, menús desplegables, opciones de opción múltiple, casillas de verificación o incluso campos prediseñados para números de teléfono o una opción para traer invitados adicionales.

Le permite personalizar su mensaje de agradecimiento e incluso puede mostrar un botón ' Agregar al calendario ' que agregará el evento al calendario del usuario. Para los ninjas del marketing, también puede mostrar opciones para compartir en las redes sociales para que su evento obtenga cierta visibilidad fuera de su sitio web.

Página 'Mensaje de agradecimiento' de Wix Events

Me gustaría ver una opción para agregar otra página como su página de "Gracias". En otras palabras, si deseas crear una página específica que se mostrará después de que alguien se haya registrado, no podrás hacerlo; en cambio, estás limitado a lo que puede mostrar la página 'Mensaje de agradecimiento' del evento Wix (que es básicamente solo texto).

Correos electrónicos y confirmaciones

Convenientemente, Wix integra funciones de marketing por correo electrónico para que puedas comunicarte con tu audiencia automáticamente (o manualmente si es necesario).

Recibir una notificación cada vez que alguien complete un formulario le hará la vida más fácil, ya que proporciona una excelente imagen de los invitados registrados y de cómo va el evento. Pero, por supuesto, para eventos más grandes, puedes tener un informe diario de las inscripciones o incluso desactivarlas por completo si es necesario.

Opciones de notificación de Wix Events

Sin embargo, lo que realmente me encanta es poder enviar también correos electrónicos de confirmación . Esto le permitirá comunicar información relevante a sus invitados. En nuestro caso, lo usé para enviar información sobre el lugar de nuestra boda (por ejemplo, alojamiento e indicaciones).

Y para asegurarse de que nadie se pierda su evento, se pueden enviar recordatorios 1, 3 o 7 días antes de la fecha límite del evento (o incluso 30 minutos o 1 hora antes).

Programa recordatorios con Wix Events

En general, la información que puede agregar a sus correos electrónicos de confirmación y recordatorio debe ser simple ya que su editor solo acepta texto sin formato (ver captura de pantalla arriba). Ojalá tuvieran un editor de correo electrónico más avanzado.

El lado positivo es que puedes usar la herramienta de marketing por correo electrónico de Wix para crear correos electrónicos más visuales o incluso usar las herramientas de automatización de marketing por correo electrónico de Wix para enviar correos electrónicos después de completar ciertas acciones.

Por ejemplo, si organizaste un festival el año pasado, podrías etiquetar a los asistentes como "ya asistieron" y configurar una campaña de correo electrónico para promocionar el nuevo festival; tal vez quieras enviarles un pequeño descuento para demostrar que aprecias su lealtad.

Gestiona a tus invitados

Wix Events ofrece una forma de administrar tu lista de invitados . Podrás ver todas las personas que confirmaron su asistencia y cuáles fueron sus respuestas. También es posible agregar invitados manualmente e incluso enviar campañas de marketing por correo electrónico utilizando el editor de Wix.

Además de eso, también es posible exportar su lista de invitados en formato CSV si necesita ser más creativo con las hojas de cálculo (por ejemplo, usar filtros).

Diría que su sistema de gestión de asistentes es sencillo pero sólido. Sin embargo, probablemente no sea suficiente para eventos más grandes que necesitan más funciones y tienen miles de participantes.

Celebración de eventos en línea

Como mencioné anteriormente, Wix ofrece varias opciones para organizar y transmitir eventos en línea. Wix Live, su solución de videoconferencia, te permite organizar reuniones en línea (para hasta 25 participantes) y seminarios web (para hasta 250 participantes). Los oyentes podrán mirar y comentar, mientras que los asistentes a la reunión podrán hablar y compartir pantallas (al igual que con Zoom).

Wix Live es gratuito para hasta tres eventos, pero si tienes un plan Wix pago, obtienes aún más. Los eventos se pueden grabar y descargar por hasta 7 días.

Organizar un evento en línea a través de Wix Live

Luego, también está Wix Video, el reproductor de vídeo propio de Wix. Te permite transmitir en vivo por hasta 10 minutos si tienes un plan gratuito, o hasta 3 horas si tienes un plan Wix pago. Esto es útil para presentaciones en streaming, por ejemplo, o talleres que no requieren la participación de los asistentes.

Finalmente, si prefiere realizar sus eventos/reuniones en línea a través del ya probado Zoom, también existe una integración nativa para eso: configurarlo es bastante fácil de hacer. Tenga en cuenta que, si bien no puede configurar un seminario web de Zoom directamente en Wix, existen soluciones.

¿Cuánto cuesta Wix Eventos?

Probablemente te estés preguntando cuánto te costará Wix Events.

¡Vamos a averiguar!

Wix ofrece un modelo freemium de esta aplicación, lo que significa que la versión básica es gratuita y si necesitas ciertas funciones tendrás que registrarte para obtener una versión paga del creador de sitios web.

Pero Wix es muy generoso. La única función que no está incluida en la versión gratuita es la venta de entradas online , el resto podrás utilizarlas de forma gratuita.

En resumen, solo necesita una versión premium de la aplicación (que cuesta alrededor de $20 al mes) cuando necesita procesar pagos en línea, obtener un dominio personalizado o necesita capacidades más avanzadas.

Como mencioné anteriormente, esta aplicación de eventos está incluida en los planes Business de Wix, los que debes comprar si vas a procesar algún pago en línea.

Por ejemplo, si opta por el plan Core, le costará $27 al mes si opta por una suscripción anual; consulte este enlace para obtener un 10 % de descuento.

¿Para quién es Wix Events?

Como he ido diciendo a lo largo de este artículo, soy un gran admirador de Wix Events, pero, por supuesto, no será la mejor herramienta para organizar todos los eventos. Aquí hay algunos casos en los que recomendaría usar Wix Events:

• Tienes un sitio Wix o estás considerando crear el sitio web de tu evento con Wix . Si estabas pensando en usar WordPress, lo más probable es que Wix Events no tenga sentido para ti.
• Su evento no es realmente grande (yo diría que más de un par de cientos de asistentes). Puedo ver cómo los eventos más grandes tendrían necesidades más avanzadas (por ejemplo, un sitio web con bases de datos avanzadas o estructuras de precios complejas).
• Administrar muchos eventos con Wix (digamos 30 o 40) puede ser un desafío ya que a veces puede ser lento.
• Solo podrá cobrar las entradas para el evento en una moneda, por lo que aquellos que necesiten ofrecer un pago en varias monedas encontrarán que esto será un problema . Dicho esto, los usuarios aún deberían poder usar su tarjeta de crédito o PayPal para pagar los boletos incluso si no es su moneda.

Wix Events: últimos pensamientos

Creo que Wix hizo un gran trabajo y creo que la aplicación Wix Events es una de sus mejores aplicaciones enfocadas en negocios. Quiero decir, puedes organizar eventos muy fácilmente con él.

Es una buena solución para organizar eventos pequeños y medianos si ya tienes un sitio web Wix o si necesitas una forma rápida de crear un sitio y organizar el evento.

Además, Wix viene con docenas de plantillas de sitios web para eventos y puedes usar otras funciones de Wix como marketing por correo electrónico o las opciones de membresía de Wix para tu evento.

Pero, por supuesto, debemos ser realistas y aceptar que Wix no debe usarse para grandes eventos. No hay manera de que puedas configurar el próximo Burning Man usando Wix.

Y como ya mencioné, los eventos internacionales que necesitan soportar pagos multidivisa no serán una buena opción para Wix.

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