Precios, planes, características y mejores alternativas de Zoho Voice

VoIP basado en la nube ofrece una gran cantidad de beneficios sobre los sistemas telefónicos PSTN tradicionales.

Estas ventajas incluyen llamadas HD de alta calidad, escalabilidad y, lo que es más importante para la fuerza de trabajo altamente móvil de hoy en día, flexibilidad.

Además, VoIP no requiere un largo proceso de configuración e instalación, ya que funciona con el equipo que ya tiene.

Los principales proveedores de sistemas de telefonía en la nube, como Zoho Voice, hacen que cambiarse a VoIP sea una experiencia sin estrés. Gracias a un sólido conjunto de potentes funciones principales, amplias integraciones de terceros y precios competitivos, Zoho Voice se ha convertido en una opción popular para los propietarios de pequeñas empresas.

En esta publicación, explicaremos qué diferencia a Zoho Voice de la competencia y cómo ayuda a que su negocio funcione de manera más eficiente.

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• ¿Qué es Zoho Voice?
• Funciones esenciales de Zoho Voice
• Integraciones de voz de Zoho
• Precios y planes de Zoho Voice
• Atención al cliente de voz de Zoho
• Alternativas a Zoho Voice
• ¿Quién puede beneficiarse de Zoho Voice?

¿Qué es Zoho Voice?

Zoho Voice es un sistema telefónico basado en la nube que ofrece a las pymes números de teléfono comerciales locales e internacionales asequibles con funciones de llamadas avanzadas.

Zoho Voice incluye una interfaz de usuario versátil pero intuitiva que muestra estadísticas de llamadas históricas y en tiempo real, una barra lateral personalizable y un softphone que permite a los usuarios realizar y recibir llamadas a través de dispositivos con una conexión a Internet activa.

Aunque Zoho Voice está diseñado específicamente para integrarse con otro software comercial de Zoho, como Zoho CRM y Zoho One, también funciona como una solución PBX en la nube independiente.

Zoho es compatible con navegadores web estándar como Safari, Chrome, Opera, Firefox y Microsoft Edge, además de dispositivos móviles Apple iOS y Android.

A fines de 2021, Zoho presentó la extensión del navegador web ZDialer para Chrome, Firefox y Microsoft Edge, que permite ventanas emergentes de llamadas entrantes en el navegador y accesibilidad de clic para llamar.

Funciones esenciales de Zoho Voice

A continuación, enumeramos las funciones principales de Zoho Voice.

Números de teléfono gratuitos e internacionales

Para realizar llamadas locales o internacionales con Zoho Voice, un agente debe tener un número de teléfono asignado, que se puede comprar a través de Zoho Voice o transferir desde una cuenta o proveedor diferente. Zoho Voice ofrece tres tipos de números: números gratuitos, números personales y números locales, cada uno con una función y una estructura de precios únicas.

• Números locales: los números locales brindan familiaridad al cliente dentro de los Estados Unidos e internacionalmente al ofrecer números de teléfono comerciales con códigos de área de país y estado. La suscripción mensual más económica de Zoho Voice, los números locales se cobran de acuerdo con las tarifas preestablecidas del proveedor local e internacional. Esto significa que tanto el usuario de Zoho Voice como la persona que llama pagan por las llamadas realizadas al número.
• Números gratuitos: los números gratuitos son más caros que los números locales, ya que las empresas son responsables del costo de las llamadas entrantes de los clientes y de sus propias llamadas salientes. Los números gratuitos tienen prefijos numéricos como 800, 888, 877, etc.

Tanto los números locales como los gratuitos se pueden asignar a varios usuarios y gestionar varias llamadas simultáneas, por lo que puede utilizar un único número de teléfono para todo su equipo.

• Números personales: Los números personales solo admiten un usuario y tienen el mayor costo de suscripción mensual. Sin embargo, las llamadas entrantes desde cualquier parte del mundo no incurren en cargos.

Los números personales son ideales para llamadas individuales o agentes que manejan un gran número de llamadas entrantes.

Configuración de llamadas

Comprar, configurar y asignar números a agentes en Zoho Voice es fácil: haga clic en Comprar número , espere la aprobación de Zoho Voice, ingrese la información y el rol de un agente (agente de telefonía, técnico, administrador o supervisor) y asigne el número al agente, que desencadena un correo electrónico de invitación.

En la pestaña Configuración de llamadas , los administradores pueden personalizar:

• Estado entrante y saliente
• Configuración y asignación de agentes, colas o IVR
• Grabación de llamadas y uso compartido de grabaciones
• Reenvío de llamadas
• Horario comercial/horarios de agentes (horas disponibles/días/zonas horarias/días festivos, mensajes automatizados fuera de servicio)

Los usuarios pueden configurar la marcación de extensión directa para números locales y gratuitos configurando un número como Número de tablero y eligiendo el modo Marcar extensión . Cuando un cliente llama a este número, un menú le solicita que ingrese una extensión, lo que lo enruta a agentes seleccionados, supera los tiempos de espera en la cola y permite que los clientes se vuelvan a conectar fácilmente con agentes anteriores.

La función Voicemail Drop permite a los agentes dejar mensajes de correo de voz salientes pregrabados para clientes potenciales. En lugar de tomarse el tiempo de grabar individualmente un mensaje de voz para cada llamada, los agentes pueden seleccionar uno para dejarlo caer de un banco de mensajes de voz autograbados. Para soltar un correo de voz, los agentes solo necesitan hacer clic en el botón Soltar correo de voz en el teclado de marcación de llamadas en vivo.

Portabilidad de números

Zoho Voice permite a los usuarios transferir números preexistentes de un proveedor diferente a Zoho. Tenga en cuenta que este proceso puede tardar hasta cuatro semanas.

La transferencia de números a Zoho Voice requiere 5 pasos:

1. Envíe un correo electrónico a [email protected]

2. Cuando se le solicite, envíe la información requerida sobre los números de teléfono y el proveedor

3. Espere a que Zoho verifique la viabilidad de portar los números

4. Complete el formulario de portabilidad para confirmar su solicitud de portabilidad

5. Portá tus números y empezá a llamar

Tablero intuitivo con estadísticas de llamadas

El tablero del usuario tiene una interfaz y un menú completos, con estadísticas visualizadas y fácil acceso a las funciones y configuraciones principales.

Menú del panel

En el menú de la izquierda del tablero, los usuarios pueden acceder y administrar lo siguiente:

• Llamadas en vivo: datos de llamadas activas y recientes (agentes involucrados, información de contacto, estado de la cola, hora de inicio y duración de la llamada, estado de la llamada, etc.)

• Configuraciones: información del usuario (asignación de número, extensión, estado), documentos, números bloqueados, integraciones y más

• Configuración de llamadas: ajustes y detalles para los menús de IVR, estado entrante/saliente para cada número y el horario comercial de cada número
• Registros: registros de llamadas, correos de voz y registros de comunicación interna de la empresa, filtrados por fecha, número o nombre de contacto. Los registros diarios, enviados automáticamente por correo electrónico a los supervisores, contienen la siguiente información:
• • • Llamar a
    • Llamada de
    • Agentes involucrados en la llamada
    • nombre de la cola
    • Duración de la llamada
    • Fecha/hora de la llamada
    • Grabaciones de llamadas
    • Calificación de llamadas de clientes a través de comentarios de clientes
    • Transcripción de mensajes de voz

• Usuarios: información de perfil para cada usuario dentro del sistema telefónico

• Colas: Información para todas las colas
• Integraciones: Todas las integraciones
• Configuración: información de la cuenta sobre zonas horarias, idioma, país predeterminado y más

Estadísticas del tablero

El tablero principal presenta estadísticas de llamadas y comunicaciones comerciales, visibles según el rol del usuario, en marcos de tiempo en tiempo real, diarios, semanales, mensuales o anuales.

Vea cuadros, tablas y gráficos codificados por colores para las siguientes métricas en vivo:

• Llamadas entrantes y minutos
• Llamadas salientes y minutos
• Total de llamadas y minutos
• Llamadas perdidas
• llamadas en vivo
• Estado del agente: en línea, fuera de línea y total
• Carga de llamadas por hora
• Carga de llamadas semanal
• Estadísticas generales de llamadas de fechas recientes
• Recuento de llamadas para cada número y cola
• Ubicación y popularidad de llamadas entrantes

Los agentes pueden usar estas estadísticas para monitorear su propio progreso. Los supervisores pueden monitorear los datos de los agentes a lo largo del tiempo, usándolos para la evaluación y retroalimentación de los agentes.

Respuesta de voz interactiva (IVR)

Zoho IVR permite a los usuarios crear un sistema automatizado de autoservicio para clientes, con un menú de voz virtual que interactúa con las personas que llaman, brinda opciones y las enruta al destino correcto.

Después de asignar uno de los números de Zoho Voice de su empresa a IVR, cree un árbol de IVR que mapee todos los flujos de llamadas de clientes posibles, con opciones de menú por las que los clientes navegan usando multifrecuencia de doble tono (DTMF).

Los asistentes automáticos IVR son útiles para las empresas que reciben llamadas por diversos motivos, como:

• Ventas
• Atención al cliente y soporte técnico
• Facturación
• Preguntas frecuentes como horarios de tiendas o ubicaciones
• Devoluciones o reclamaciones
• Información del plan o producto

Los usuarios pueden personalizar lo siguiente dentro de un flujo de llamadas de árbol de Zoho Voice IVR:

• Menú de apertura: use texto a voz o audio cargado para personalizar el saludo que los clientes escuchan al llamar al número asignado por IVR.

Ejemplo: Gracias por llamar a PA Tile Co. Para conocer el horario de la tienda, presione 1. Para preguntas sobre facturación, presione 2. Para preguntas sobre un producto, presione 3. Para hablar con un representante, presione 4.

• Tecla DTMF: personalice las opciones de menú de IVR para los clientes, incluida la asignación de teclas. Puede proporcionar hasta 12 opciones de teclas de menú (0-9, * y #), pero recomendamos limitarlo a 5 para evitar abrumar a los clientes.
• Respuesta de acción: personalice la acción de respuesta para cada tecla de menú. Según la selección de un cliente, diríjalo a: un submenú de IVR, un número de teléfono o agente, una extensión, un buzón de correo de voz, un mensaje de audio automatizado, el menú anterior o el menú principal.
• Mensaje de bienvenida: personalice el mensaje que escuchan los clientes al hacer una selección y llegar a un nuevo destino de menú.

Ejemplo: Seleccionó 1 para ventas.

• Manejo de llamadas: establezca destinos de enrutamiento de respaldo si el primero no está disponible.

Cuando IVR intenta comunicarse con el número de un agente en vivo asignado, primero confirma la disponibilidad del agente. Si no está disponible, el sistema IVR puede enrutar automáticamente a un número alternativo, permitir que la persona que llama deje un correo de voz o redirigir de nuevo al comienzo del menú.

Dentro de la configuración de IVR de Zoho Voice, los usuarios pueden clonar los menús de IVR para reutilizarlos con nuevos números, y los usuarios pueden obtener una vista previa de los flujos de llamadas de IVR para garantizar que el viaje del cliente se desarrolle de acuerdo con el plan.

El IVR de un solo nivel viene con todos los planes de Zoho Voice Business Phone, y el IVR de varios niveles (múltiples capas de submenús) viene con todos los planes de telefonía empresarial.

Transcripción de mensajes de voz

Zoho Voice proporciona transcripción automática de mensajes de voz: copias de texto transcriptas de todos los mensajes de voz recibidos. Los usuarios pueden acceder a estas transcripciones en la página de Registros y pueden recibir correos electrónicos automatizados que contengan el archivo de audio y la transcripción.

Los mensajes de voz transcritos, habilitados con un solo clic en la página Configuración de llamadas , permiten a los agentes ordenar, leer y comprender rápidamente los mensajes de voz de los clientes, sin tener que escucharlos. En entornos que requieren silencio o en llamadas telefónicas, los agentes pueden ponerse al día con las llamadas perdidas y priorizar las respuestas.

Si bien Zoho Voice cobra $0,05 por minuto de transcripción del correo de voz y cada correo de voz tiene un límite de cinco transcripciones, las transcripciones del correo de voz se conservan para siempre y se pueden transcribir en cinco idiomas: inglés estadounidense, inglés británico, japonés, portugués y español.

Colas de llamadas

Dentro de la pestaña Colas en el menú de Zoho Voice, agrupe a los agentes en equipos para recibir llamadas enrutadas bajo un número compartido. Las colas, disponibles en todos los planes de Zoho Voice, permiten a las organizaciones enrutar las llamadas entrantes o las selecciones del menú IVR a grupos completos de agentes, en lugar de individuos, organizados por tipo de llamada, especialidad, función, ubicación de la persona que llama o sucursal, o nivel de ventas.

Posibles grupos de cola:

• Agentes que comparten el mismo cliente
• equipos de ventas
• Equipos de atención al cliente
• equipos de recursos humanos
• Especialistas en varios productos.

Personalice la configuración de timbre y notificación para cada equipo de la cola: llame a todos los agentes de forma simultánea o secuencial, personalice el horario comercial, configure las opciones de manejo de llamadas si el primer agente no está disponible y grabe o escriba mensajes de bienvenida, despedida y comentarios/encuestas.

La opción Call Wrap-Up Time designa una oportunidad para que los agentes de cola reflexionen, informen y completen actividades relacionadas con una llamada (notas, actualizaciones, etc.) antes de pasar a una nueva. Los administradores pueden establecer una duración del tiempo de finalización, que oscila entre 1 y 10 minutos, y una cantidad máxima de llamadas en cola permitidas para iniciar el tiempo de finalización.

Extensión ZDialer para navegador y móvil

ZDialer, la extensión del navegador de Zoho Voice, permite a los usuarios acceder a las funciones básicas de voz y llamadas, desde cualquier número de Voice que tengan registrado, sin abrir la pestaña de Zoho Voice. Después de descargar ZDialer de la tienda de aplicaciones, al hacer clic en el icono de la barra de herramientas se abre una ventana emergente que contiene las siguientes funciones:

• Registros de llamadas
• teclado de marcación
• Ajustes

Con ZDialer, las llamadas entrantes activan automáticamente una ventana emergente para los agentes. Además, la función de hacer clic para llamar de ZDialer permite a los usuarios llamar a cualquier número de teléfono que aparezca en el screencast del navegador al pasar el cursor sobre él, lo que activa una ventana emergente de llamada. Los agentes pueden cambiar sus números en un menú desplegable desde el teclado de marcación

En la pestaña Configuración , habilite el Modo silencioso, No molestar y personalice qué pestañas muestran las ventanas emergentes de ZDialer.

Esta extensión también está disponible como una aplicación móvil ZDialer, que utiliza el micrófono y la lista de contactos del dispositivo para las mismas funciones que la extensión del navegador, enviando notificaciones automáticas que solicitan a los agentes que respondan las llamadas entrantes.

Los usuarios de Mobile ZDialer pueden realizar y recibir llamadas desde cualquier número de Zoho Voice que tengan registrado y pueden usar ZDialer para transferir llamadas a otros agentes.

Aplicación móvil Zoho Voice

La aplicación móvil de Zoho Voice ofrece una opción sobre la marcha para agentes o supervisores lejos de sus escritorios.

La interfaz móvil de Zoho Voice ofrece casi todas las mismas funciones que la versión de escritorio: estadísticas visualizadas, opciones de llamadas entrantes que se ajustan a la pantalla de manera intuitiva y un menú de tablero con configuraciones principales, como configuración de llamadas y administración de agentes .

Integraciones de voz de Zoho

Los usuarios pueden integrar Zoho Voice con todos los demás productos de Zoho a través de uno de dos métodos: Integraciones nativas con ZDialer y Zoho Telephony con la plataforma de integración PhoneBridge.

Integraciones nativas

A través de la extensión ZDialer, Zoho Voice se integra con varias otras soluciones de la plataforma Zoho, que incluyen:

• CRM de Zoho
• Zoho Bigin (CRM para pequeñas empresas)
• Zoho Desk (software de atención al cliente omnicanal)

Beneficios de las integraciones nativas de Zoho Voice

La integración de Zoho Voice con cualquiera de estas plataformas nativas le permite administrar las llamadas desde CRM o el servicio de asistencia al cliente, lo que facilita que su equipo esté al tanto de las tareas y la información.

La voz integrada con Zoho CRM y Bigin permite que los agentes manejen llamadas directamente dentro de CRM, utilizando el clic para llamar de ZDialer para marcar posibles clientes potenciales, generando más conversiones. Los agentes pueden registrar automáticamente registros de llamadas para clientes potenciales y clientes, vincular números de teléfono y completar perfiles de clientes con solo unos pocos clics.

Cuando se integra con Zoho Desk, Voice permite a los agentes utilizar mejor las llamadas telefónicas junto con los esfuerzos de atención al cliente. La búsqueda rápida de clientes permite a los agentes encontrar y llamar a clientes seleccionados al instante, y el widget de teclado de marcación con un solo clic de ZDialer permite a los agentes escribir y realizar llamadas a números no guardados.

Beneficios adicionales de las integraciones de Zoho Voice:

• Búsqueda de contactos: la información del cliente aparece en la pantalla durante las interacciones, proporcionando un contexto relevante

• Fácil acceso a las grabaciones: descargue todas las grabaciones de Desk y CRM para escucharlas y transcribirlas en Voice
• Importación masiva de agentes: Importe agentes de forma masiva desde CRM y el servicio de asistencia, agregándolos como usuarios de Voice

Cómo configurar integraciones nativas

Los pasos a continuación describen cómo configurar integraciones nativas con Zoho Voice:

1. En la pestaña Integración, elija su CRM o Portal de escritorio

2. Importe sus agentes de ventas o soporte y agréguelos como usuarios en Zoho Voice

3. Instale ZDialer desde la tienda de aplicaciones de su navegador

4. Seleccionar números de teléfono para usar con ZDialer

5. Personaliza la configuración de llamadas

Telefonía de Zoho (PhoneBridge)

Zoho Telephony, también llamada PhoneBridge, es una plataforma de integración que conecta los sistemas de telefonía en la nube con cualquier aplicación de Zoho, lo que permite a los usuarios disfrutar de los siguientes beneficios en todas las aplicaciones de Zoho:

• Funciones avanzadas de llamadas: IVR, colas de llamadas, grabación de llamadas

• Clic para llamar: haga clic en los números de teléfono en pantalla para realizar llamadas instantáneas

• Ventanas emergentes de llamadas: Reciba los detalles de la persona que llama al instante con ventanas emergentes en la pantalla
• Registros de detalles de llamadas : registre los detalles de las llamadas en las aplicaciones de Zoho, rastreando todas las llamadas realizadas
• Notas de llamadas: agregue notas sobre cada llamada, directamente en la pantalla emergente

PhoneBridge, disponible solo a través del plan Enterprise Telephone Standard de Zoho con privilegios de administrador, le permite conectar Zoho Voice (y otros sistemas de telefonía en la nube como Vonage, Nextiva y RingCentral) con muchas aplicaciones de Zoho, que incluyen:

• Zoho CRM y Bigin
• Recluta de Zoho
• Correo de Zoho
• Escritorio Zoho
• Creador de Zoho
• Analítica de Zoho
• Proyectos Zoho
• Conexión Zoho
• Formularios de Zoho
• Zoho Bookings y muchos más

Precios y planes de Zoho Voice

Zoho Voice ofrece una prueba gratuita de 15 días y tiene dos planes generales de precios de teléfonos, cada uno con opciones escalonadas:

• Business Phone: contiene 4 planes con precios basados ​​en losas, que van desde gratis para un usuario hasta $1000 mensuales para hasta 100 usuarios

Los planes Business Phone no ofrecen ninguna configuración administrativa, lo que significa que los usuarios carecen de una personalización completa para muchas de las configuraciones en la pestaña Configuración de llamadas: horario comercial, tipo de timbre, manejo de acciones de llamadas, colas y más.

• Enterprise Telephony: contiene 2 planes con precios basados ​​en el usuario, que van desde $34 a $49 mensuales por usuario

El plan de telefonía empresarial básica no permite privilegios de administrador, pero cada licencia del plan estándar admite un administrador y diez agentes de voz.

Además de las licencias telefónicas, Zoho Voice cobra tarifas de llamadas por minuto para llamadas entrantes y salientes:

• Llamadas salientes (números personales, locales o gratuitos): $0.0125/minuto
• Llamadas entrantes (personales): gratis
• Llamadas entrantes (local): $0.0085/minuto
• Llamadas entrantes (número gratuito): $0.02/minuto

En la siguiente tabla, describimos las funciones clave incluidas en los planes de precios de Zoho Voice:

Atención al cliente de voz de Zoho

Zoho Voice brinda a sus clientes varias opciones de soporte, que se enumeran a continuación.

Base de conocimientos de Zoho

La base de conocimientos de Zoho Voice, help.zoho.com, presenta más de una docena de artículos que abordan procesos y preguntas fundamentales.

Dentro de la base de conocimientos, los clientes pueden encontrar materiales como los anuncios más recientes de Zoho, guías prácticas para configurar cuentas y agregar agentes, la Guía de cumplimiento de HIPAA para Zoho Voice, una comparación entre Zoho Voice y Zoho Telephony, los diversos tipos de teléfonos números en Zoho Voice, cómo incluir números de teléfono en la lista blanca y más.

Comunidad de ayuda de Zoho

La comunidad de ayuda de Zoho presenta a miles de usuarios de Zoho (personal y clientes con todos los niveles de experiencia) en un foro dedicado a preguntas, respuestas e información de Zoho.

Los temas de la comunidad se dividen en docenas de subtemas y, aunque no tiene un subtema designado de Zoho Voice, el foro sí tiene un subtema de Zoho PhoneBridge.

Los usuarios que tengan preguntas pueden buscar en el foro "Zoho Voice" o un tema más específico, ver si su pregunta ya ha sido respondida y pueden plantear nuevas preguntas a la audiencia experimentada del foro.

Soporte de voz de Zoho

Para obtener ayuda directamente del equipo de Zoho Voice, puede comunicarse con el soporte por correo electrónico, solicitud de soporte o llamada telefónica.

Envíe por correo electrónico cualquier captura de pantalla relevante y detalles de la cuenta a:

• Soporte: [email protected]
• Ventas: [email protected]

Envíe una solicitud de soporte en help.zoho.com/portal/en/newticket

O llame al soporte de Zoho Voice:

• EE. UU.: +1 312-471-2200
• Reino Unido: +44 161-619-9544

Alternativas a Zoho Voice

La siguiente tabla muestra las principales alternativas de Zoho Voice, con precios, funciones clave y casos de uso.

¿Quién puede beneficiarse de Zoho Voice?

Zoho Voice funciona mejor para las pequeñas y medianas empresas que buscan expandir un sistema telefónico virtual preexistente o hacer la transición a VoIP por primera vez. Dado que las integraciones de telefonía conectan Zoho Voice a través de las aplicaciones de Zoho, las empresas que ya usan otras soluciones de Zoho deberían considerar Zoho Voice.

Con una gran cantidad de funciones básicas de telefonía, como desvío de llamadas, llamadas internas y transferencia de llamadas, y herramientas avanzadas personalizables como IVR, estadísticas de llamadas y colas de llamadas, Zoho Voice permite a los usuarios crear un sistema telefónico empresarial dinámico, rentable y personalizado. .

Para obtener más información sobre los sistemas telefónicos VoIP, consulte nuestras reseñas y la cobertura de los mejores proveedores de VoIP para empresas.