Zoho WorkDrive: una solución de administración de archivos colaborativa para optimizar sus datos

Todas las empresas, sin importar cuán pequeñas o grandes sean, necesitan plataformas confiables de almacenamiento y colaboración para operar de manera efectiva. Aunque tiene muchas buenas opciones para ambos, es difícil encontrar una plataforma que proporcione ambas funcionalidades bajo un mismo techo.

Ingrese a Zoho WorkDrive, una plataforma de colaboración y almacenamiento en la nube que agiliza sus datos al ofrecerles herramientas seguras de almacenamiento y colaboración en la nube en un solo lugar.

Pasemos a explorar Zoho WorkDrive en detalle y descubramos qué lo convierte en una excelente plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos.

¿Qué es Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive es una plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos basada en la nube que permite a los equipos almacenar, compartir y trabajar juntos fácilmente en archivos en tiempo real.

Se lanzó como reemplazo de Zoho Docs hace unos años para servir como plataforma de almacenamiento subyacente para su conjunto de aplicaciones de oficina y productividad. Y durante este tiempo, se han realizado varios cambios en la plataforma.

La última entrega viene en forma de WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 trae una gran cantidad de nuevas funciones en diferentes facetas, incluida la interfaz de usuario, la administración de datos, la integración de terceros y más, para mantenerse al día con las crecientes necesidades de un entorno de trabajo híbrido.

Zoho WorkDrive está disponible tanto para dispositivos móviles como para computadoras de escritorio.

¿En qué puede ayudarlo Zoho WorkDrive?

Al ser una plataforma de administración y colaboración de archivos, Zoho WorkDrive le permite hacer mucho más que almacenar archivos. Esto es posible gracias a su conjunto diverso de características, que incluye lo siguiente:

Colaboración en equipo

Una de las mejores cosas de WorkDrive es la colaboración en equipo. WorkDrive hace esto usando Carpetas de equipo, que permite a los miembros de un equipo cargar documentos en una sola carpeta para que estén disponibles para todos los miembros del equipo a la vez. De esta manera, los usuarios no tienen que enviar archivos por correo electrónico individualmente y hacer un seguimiento con las personas más tarde.

Del mismo modo, si alguien del equipo realiza cambios en cualquier archivo de una Carpeta de equipo, WorkDrive alerta a todos sobre lo mismo a través de notificaciones, para que siempre estén actualizados con los cambios y no tengan que revisar el espacio de vez en cuando. luego ellos mismos activamente.

Como una forma de mantener organizados todos los archivos y documentos del proyecto, WorkDrive permite a los administradores del espacio de trabajo crear subcarpetas dentro de una carpeta de equipo. Es algo que las grandes organizaciones pueden aprovechar al máximo para categorizar los archivos por departamento. Los administradores también pueden establecer permisos de acceso para cada miembro del equipo para limitar su acceso al contenido de la carpeta.

Por último, cada espacio de trabajo de WorkDrive tiene una Papelera en la Carpeta del equipo para mantener seguros todos los archivos y documentos. Como tal, cada vez que alguien en el equipo elimina un archivo o una carpeta, va a la Papelera. De esta manera, hay una opción para recuperarlo si se necesita más tarde o cuando alguien del equipo lo elimina accidentalmente en primer lugar.

Acceso a la poderosa suite de oficina de Zoho

Cuando los equipos se suscriben a WorkDrive, también obtienen acceso a Zoho Office Suite. Zoho Office Suite es un conjunto de herramientas para ayudar a los equipos con el trabajo de oficina. Incluye tres herramientas: Writer, Sheet y Show. Los tres ofrecen una interfaz limpia y fácil de usar y brindan una variedad de plantillas para acelerar el trabajo y trabajar incluso cuando no está conectado.

Además, cada herramienta ofrece otras funciones útiles, como el modo de escritura enfocada en Zoho Writer, funciones predefinidas y personalizadas en Zoho Sheet y varias opciones de diseño y animación en Zoho Show.

Combinado con WorkDrive, esto no solo ayuda a los equipos con las tareas de la oficina, sino que también les ayuda a mantener sus archivos en cada uno de ellos en una sola ubicación. Como resultado, es más fácil para los miembros del equipo colaborar en tiempo real, recopilar comentarios y publicar su trabajo para que todos los miembros del equipo lo vean.

Espacio de trabajo colaborativo

WorkDrive lleva la experiencia de colaboración al siguiente nivel. Le brinda la capacidad de crear un espacio de trabajo colaborativo donde puede trabajar con colegas sin invitarlos a una carpeta de equipo. Del mismo modo, también simplifica el intercambio de archivos con personas u otros equipos en la plataforma, lo que, a su vez, hace que la colaboración sea más eficiente.

Dado que varias personas pueden trabajar en un archivo a la vez, puede generar varias copias del mismo archivo. Esto puede hacer que identificar el archivo original sea un proceso desafiante y tedioso. Pero afortunadamente, WorkDrive admite el historial de versiones, por lo que los miembros del equipo pueden acceder a todas las diferentes versiones de un archivo, compararlas y volver a una versión anterior cuando sea necesario sin ningún problema.

En línea con esto, otra característica útil que mejora la experiencia de colaboración en la plataforma es el monitoreo de actividad. Con esto, los líderes del equipo pueden auditar fácilmente todo lo que sucede en su espacio de trabajo para realizar un seguimiento del progreso. Además, las actividades se pueden verificar en detalle a través de filtros para ver información más valiosa.

Para los momentos en que los miembros del equipo necesitan discutir algo o compartir comentarios sobre un archivo o documento, la función de comentarios de WorkDrive (llamada Anotaciones de archivos) puede ser útil. Con esto, los usuarios pueden compartir fácilmente sus pensamientos sobre una idea o dejar comentarios en archivos o documentos a través de comentarios contextuales.

Herramientas de gestión de datos

Zoho WorkDrive admite más de 220 formatos de archivo. Dado que esto cubre un espectro bastante amplio de formatos de archivo, garantiza que no haya problemas de compatibilidad en la plataforma, por lo que los equipos pueden ver directamente los archivos en el espacio de trabajo o cargar los que deseen sin tener que convertirlos primero.

Para facilitar el descubrimiento y la búsqueda de archivos en la plataforma, WorkDrive le ofrece la opción de buscar archivos por nombre, creador o palabra clave en el documento. Del mismo modo, también admite OCR y detección de objetos, lo que le permite ubicar imágenes y documentos escaneados en el espacio de trabajo simplemente ingresando una palabra clave en ellos.

Además, hay una opción para categorizar archivos en la carpeta del equipo. Esto le permite mantener sus archivos y documentos organizados para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos fácilmente.

Trabaje con personas fuera de su equipo

Si su equipo trabaja con otras empresas, es posible que desee mostrar a los clientes su progreso para mantenerlos actualizados o recibir su opinión sobre algo.

WorkDrive hace que hacer esto sea muy fácil. La plataforma le permite crear rápidamente un enlace externo a un archivo que desea compartir. Para hacer que este esfuerzo de colaboración sea seguro y mantener sus datos seguros, la herramienta le permite asegurar cada enlace que envía con permisos de acceso independientes, fechas de vencimiento y contraseñas. Básicamente, le brinda un control total sobre sus enlaces y le permite decidir qué usuarios que se unen a su espacio de trabajo pueden y no pueden acceder o hacer.

Del mismo modo, los "Usuarios de clientes" de WorkDrive pueden permitirle invitar a su cliente externo oa un socio a su equipo. Esto puede ser útil cuando desea que las partes interesadas observen o colaboren en un proyecto durante un breve período de tiempo.

Análisis avanzado

Cuando trabaja con equipos grandes, le gustaría conocer ciertas estadísticas sobre su espacio de trabajo. En WorkDrive, obtiene acceso a todas esas estadísticas junto con informes sobre todo lo que sucede en su espacio de trabajo en un solo lugar.

Entonces, por ejemplo, si es administrador de un espacio de trabajo, puede verificar fácilmente cuándo se actualiza un archivo, cuánto espacio de almacenamiento ocupa un proyecto y la cantidad de espacio libre disponible.

Acceso a archivos ininterrumpido

Zoho WorkDrive está disponible tanto para dispositivos móviles como para computadoras de escritorio, y mantiene sincronizados todos sus archivos y carpetas en todos sus dispositivos. Esto le permite trabajar en un dispositivo y continuar donde lo dejó en otro.

Además, la plataforma también sincroniza sus archivos y carpetas con su escritorio, para que pueda trabajar incluso cuando no esté conectado y luego sincronizar los cambios cuando se conecte.

Planes y precios de Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive ofrece tres planes: Starter, Team y Business.

• Básico: $ 2.5 (Rs 140) por usuario por mes; el almacenamiento comienza en 1 TB por equipo con un límite de carga de archivos de 1 GB
• Equipo: $4.5 (Rs 275) por usuario por mes; 3 TB por equipo de espacio de almacenamiento y límite de carga de archivos de 5 GB
• Negocios: $ 9 (Rs 550) por usuario por mes; espacio de almacenamiento de 5 TB por equipo con límite de carga de archivos de 50 GB

Cada plan ofrece todas las funciones básicas de almacenamiento y administración de archivos. Pero a medida que avanza al nivel superior, desbloquea el acceso a algunos más. Consulte los planes de WorkDrive para obtener una visión integral de la diferencia entre los tres planes y elija el adecuado para su organización.

Además, cuando el espacio de almacenamiento ofrecido no es suficiente, Zoho tiene opciones de almacenamiento adicionales, que se pueden comprar por separado.

Zoho ofrece a los nuevos usuarios un período de prueba gratuito de 15 días con acceso completo a todas las funciones de WorkDrive. Con esta prueba, las personas y los equipos pueden probar y explorar el servicio para determinar si cumple con sus requisitos y luego suscribirse a un plan en consecuencia.

Echa un vistazo a Zoho WorkDrive