Las 5 funciones principales de Zoom que aumentan la productividad

Según la firma de inteligencia profesional Zippa, que encuestó a 2000 empleados, más de la mitad (67 por ciento de los empleados) informan haberse sentido distraídos durante las reuniones virtuales. De hecho, durante las reuniones virtuales, la gente está haciendo muchas otras cosas, multitareas, por así decirlo.

Los empleados hacen todo lo demás, incluso jugar videojuegos, en lugar de prestar atención durante las reuniones virtuales. Y tiene sentido, mantenerse productivo en las reuniones virtuales es una tarea cada vez más difícil, especialmente cuando parece que cada distracción que puede ocurrir; ocurre durante las reuniones virtuales.

Con la Ley de Murphy en plena vigencia, los perros ladrando, los niños gritando e incluso las cortadoras de césped cortando el césped, es muy posible que esto lleve a tener una reunión improductiva. En este caso, saber cómo aprovechar mejor Zoom para mantener las reuniones enfocadas y encaminadas, además de garantizar que se tomen notas y se haga un seguimiento de esos elementos de acción es primordial en la era de Zoom.

También hay muchas maneras de mantenerse productivo a través de Zoom.

Si la organización para la que trabaja utiliza la plataforma de videoconferencia/comunicaciones unificadas de Zoom, es probable que se haya sentido abrumado con la cantidad de herramientas disponibles a su disposición. Queremos ayudarlo a examinar estas funciones para encontrar las mejores, las que están diseñadas para aumentar la productividad en el lugar de trabajo.

Entonces, ¿cómo se utilizan mejor las herramientas disponibles para garantizar las reuniones más productivas? Exploraré muchas de las gemas ocultas del software en forma de funciones de productividad, que son las siguientes:

Aplicaciones de zoom

Las aplicaciones de Zoom son integraciones en el producto que brindan a los usuarios acceso a más de 50 aplicaciones que pueden usar, tanto antes como después de las reuniones. Las aplicaciones de terceros permiten a los usuarios mejorar cualquier experiencia de reunión de Zoom. Como tal, hay una gran cantidad de aplicaciones creadas para pizarras, tomar notas, administrar proyectos e incluso jugar cuando necesita relajarse.

Si está en una reunión y un participante no tiene acceso a la (aplicación Zoom) que está utilizando, simplemente puede enviar/compartir la aplicación deseada directamente desde Zoom, lo que facilita la colaboración en el lugar de trabajo en tiempo real.

Puede aplicar las aplicaciones de Zoom a casi cualquier situación, y aquellos que toman cursos virtuales pueden incluso aprovechar las más de 50 aplicaciones de Zoom disponibles, incluidas Asana, Dropbox Spaces, Dot Collector, Survey Monkey Enterprise y Wellness That Works.

Salas de descanso

Si es parte de un equipo, es probable que esté acostumbrado a dividirse en grupos de discusión más pequeños y más enfocados, similar a una experiencia de reunión en persona.

Zoom Breakout Rooms amplía una funcionalidad similar y es una de las características más populares en Zoom Meetings. Los anfitriones de la reunión pueden preasignar grupos de trabajo y, ahora, los participantes de la reunión también pueden seleccionar por sí mismos a qué sala de trabajo de video les gustaría unirse.

Ubicado en la barra de herramientas de la reunión; los anfitriones o coanfitriones de la reunión pueden hacer clic en el ícono de las salas para grupos pequeños y acceder a las siguientes opciones para administrar las salas para grupos pequeños:

• La creación de salas automática frente a manual crea automáticamente una sala de trabajo, colocando a los participantes en las salas de forma arbitraria.
• Al seleccionar la opción de creación manual de salas, los usuarios pueden crear cada sala y asignar participantes a cada sala individualmente.
• Mover participantes
• Eliminar sala

Para mantener las cosas en orden en las reuniones de Zoom, UC Giant incorporó algunas otras opciones, asegurando que los anfitriones de la reunión mantengan un sentido de orden. En consecuencia, pueden hacer lo siguiente:

• Mueva a todos los participantes a las salas para grupos pequeños, una opción que automáticamente mueve a todos los participantes a las salas para grupos pequeños cuando selecciona la opción abrir todas las salas.
• Establezca un temporizador, que le permite asegurarse de que las cosas sigan su curso y no se excedan en el tiempo: una opción confiable para las sesiones de lluvia de ideas.
• La cuenta regresiva después de cerrar las salas de reuniones brinda a los participantes una representación visual de cuándo deben regresar a su sesión principal.
• Permitir que los participantes regresen a la sesión principal en cualquier momento es una característica sencilla.

Beta pública de la fase de galería inteligente

Ahora disponible en la fase uno de su versión beta pública: Zoom' Smart Gallery, aprovecha el poder de la inteligencia artificial para tomar una vista de varias personas con una sola cámara y transmitirla en una vista completa. Hasta ahora, la función es compatible con Neat y Poly, con Logitech y las soluciones DTEN D7 programadas para su lanzamiento a finales de este año.

Encuestas sobre reuniones y seminarios web

Otro elemento de la productividad de las reuniones se reduce al tipo de conocimientos que uno puede obtener de las reuniones: conocimientos que se pueden tomar y poner en práctica. Después de una reunión de Zoom, los anfitriones pueden agregar opciones de respuesta de opción múltiple, opción única y formato largo en forma de encuesta, para que sepan cómo mejorar las experiencias de la reunión en el futuro.

Durante los seminarios web, también tiene la oportunidad de participar y garantizar un tiempo productivo para los participantes a través de sesiones de preguntas y respuestas, chats, levantamiento de manos, encuestas, etc.

Modo de enfoque

Lanzado originalmente para usuarios de educación de Zoom, esta función tiene un doble propósito. Con él, los anfitriones y coanfitriones pueden ver el video de cada participante sin que se vean entre sí. Además, esta característica se extiende al uso compartido de pantalla, lo que brinda a los anfitriones la capacidad de ver y cambiar entre las pantallas compartidas de los asistentes, mientras que los participantes solo pueden ver su contenido.

Si los anfitriones de la reunión ven contenido en el espacio de un asistente a la reunión que desean compartir; pueden hacerlo con otros asistentes a la reunión aprovechando la función. Los anfitriones de la reunión, los coanfitriones y los participantes destacados por el anfitrión en el modo de enfoque aún pueden ver su video mientras solo ven los nombres de los demás participantes.

Explora Zoom por tu cuenta

Con un poco de investigación, encontrará rápidamente que hay un montón de herramientas disponibles dentro de la plataforma de videoconferencia Zoom que pueden ayudarlo a tener reuniones más enfocadas. También hay muchos complementos disponibles, incluidos los creados para una mayor productividad a través del correo electrónico, como el de Microsoft Outlook, que está disponible para usuarios de escritorio.

Zoom puede requerir que tenga una suscripción paga para acceder a algunas funciones, por lo que siempre es importante verificar qué tipo de plan de Zoom tiene y qué incluye como resultado. Brindemos por toneladas de reuniones productivas por venir, si puede aprovechar las herramientas a su disposición, pero gratuitas y de pago.