Consejos cruciales para evitar que los trolls bombardeen sus reuniones

Gracias a la propagación del coronavirus, trabajar desde casa se ha convertido en la nueva normalidad, al igual que el uso de herramientas de comunicación como el software de videoconferencia Zoom.

Para poner en perspectiva la nueva popularidad de Zoom, las descargas del software aumentaron un 90 % en comparación con 2019. En marzo, las descargas de Zoom alcanzaron la asombrosa cifra de 62 millones en una sola semana.

El distanciamiento social y las órdenes de quedarse en casa significan que las empresas y los empleados no son los únicos que usan Zoom para conectarse. El uso personal de Zoom para chatear cara a cara con amigos y familiares también es común.

Pero Zoom, diseñado principalmente como una herramienta comercial, ¿está realmente listo para manejar todos sus nuevos usuarios y usos?

Si la amenaza constante de Zoombombing y las crecientes preocupaciones en torno a la privacidad del usuario y la recopilación de datos son una indicación, tal vez no.

¿Qué es exactamente el zoombombing y qué puedes hacer para detener el troleo? ¿Está informado sobre la política de privacidad de Zoom cuando utiliza el software para comunicaciones tanto personales como profesionales?

¿Qué es Zoombombing?

“Zoombombing” es el acto de compartir imágenes, videos y mensajes gráficos, ofensivos y no deseados en reuniones públicas de Zoom. Los trolls usan la opción de compartir pantalla de Zoom para transmitir una variedad de materiales no deseados a los asistentes a la reunión.

Esto significa que mientras usted y su equipo están editando documentos, asistiendo a un seminario web increíble o incluso si están disfrutando de una hora feliz virtual con amigos, su reunión de Zoom es vulnerable a estos trolls, piratas informáticos y acosadores, y deshacerse de ellos. es más difícil de lo que piensas.

Debido a que estos trolls pueden cambiar a nuevas cuentas de usuario si se les prohíbe la videollamada, el abuso a menudo continúa hasta que los anfitriones se ven obligados a finalizar por completo sus reuniones o clases.

Se han informado mensajes ofensivos, imágenes gráficas y videos, ataques abusivos e incluso comentarios diseñados para activar a los vulnerables.

Zoombombing no es solo vergonzoso. También puede dañar la reputación de su empresa, costarle ingresos y hacer que los asistentes a la reunión se sientan nerviosos por conectarse con usted o su empresa a través de Zoom en el futuro.

En un momento en que tantas empresas luchan por mantener sus puertas abiertas, Zoombombing puede pasar rápidamente de un revés incómodo a una catástrofe corporativa.

Víctimas recientes de Zoombombing

Los grupos de meditación matutina, los servicios de adoración virtuales y las reuniones gubernamentales han experimentado horribles incidentes de Zoombombing en las últimas semanas.

Incluso las grandes corporaciones no son inmunes.

Las reuniones de Zoom "Chipotle Together" de la popular cadena de restaurantes mexicana Chipotle fueron diseñadas para reunir a más de 3000 fanáticos de Chipotle e invitados famosos, y para garantizar que los clientes mantuvieran el nombre de la marca en mente a medida que el mundo cambia de cenar en casa a solo comida para llevar.

Después de que Zoombombers interrumpiera la reunión con una avalancha de imágenes gráficas y videos ofensivos, Chipotle se vio obligado a terminar abruptamente la reunión.

Los maestros también informaron numerosos incidentes de Zoombombing en el aula virtual, que potencialmente expone a los menores a imágenes explícitas y hace que sea casi imposible restaurar el orden en un espacio digital lleno de jóvenes estudiantes.

Cómo prevenir el Zoombombing

Especialmente si los Zoombombers y los intrusos de fiestas se dirigen a sus reuniones debido a su religión, raza o estatus socioeconómico, debe informarlo de inmediato al Centro de Quejas de Delitos en Internet (IC3) del FBI.

También debe presentar una queja ante Zoom e incluir capturas de pantalla o grabaciones de video/audio que documenten el abuso.

Pero ser proactivo contra Zoombombers incluso antes de que tengan la oportunidad de ingresar a sus reuniones es su mejor línea de defensa.

Si es el anfitrión de una reunión de Zoom

• Permita que los usuarios den su consentimiento para la grabación en lugar de decirles que serán grabados
• Deshabilitar o limitar la función de pantalla compartida para los asistentes a la reunión
• Asegúrese de que sus reuniones sean solo para invitados y estén protegidas con contraseña
• No deshabilite la función de sala de espera predeterminada que le permite evaluar a los asistentes a la reunión
• Agregue un coanfitrión para ayudarlo a administrar las interrupciones y el acceso a la reunión
• Deshabilitar la opción de usuario para unirse a una reunión antes de que llegue el anfitrión
• Desactive la función "Permitir que los participantes eliminados se reincorporen" de Zoom
• Desactive la función Transferencia de archivos para evitar malware/virus
• Nunca organice un evento de Zoom con su ID de reunión personal, genere uno aleatorio en su lugar
• Bloquee su reunión inmediatamente después de que comience para evitar que se unan nuevos usuarios
• Deshabilite la función de anotación para evitar que los trolls escriban mensajes de odio mientras usan la pantalla compartida

Si eres usuario de Zoom

• Use una foto de fondo para mantener la privacidad de su hogar/estudio
• Actualice sus Preferencias de cookies en la parte inferior de cualquier página web de Zoom a "Cookies requeridas" únicamente
• No comparta públicamente los enlaces de la reunión de Zoom en su página de redes sociales, envíe mensajes privados a las personas en su lugar
• Apague el micrófono y la cámara cuando alguien más esté hablando

Problemas adicionales con la privacidad y seguridad de Zoom

Desafortunadamente, Zoombombing no es el único problema que afecta actualmente a la herramienta de videoconferencia.

Zoom también ha sido criticado por su vaga Política de privacidad y las lagunas que parece permitir con respecto a la recopilación y venta de datos personales y grabaciones de reuniones.

Definición vaga de Zoom de cifrado de extremo a extremo

Sorprendentemente, informes recientes han descubierto que, a pesar de sus afirmaciones en contrario, Zoom en realidad no cifra audio y video de extremo a extremo.

En cambio, Zoom solo puede proporcionar cifrado de transporte.

Sí, Zoom ofrece protección contra aquellos que podrían intentar piratear su reunión.

Sin embargo, Zoom mismo aún puede acceder al audio y video de sus reuniones en cualquier momento.

Preocupaciones sobre la venta y el intercambio de datos de usuario de Zoom

Una de las mayores preocupaciones sobre la privacidad de Zoom es que el lenguaje de la política de privacidad de la empresa dificulta que los usuarios entiendan que Zoom puede compartir "Contenido del cliente" con los anunciantes. (Esto se suma a que Zoom almacena ese contenido para uso futuro).

El “Contenido del cliente” puede incluir cosas como:

• Grabaciones de video
• Mensajes de chat
• Transcripciones de reuniones
• archivos
• Pizarras

Además de compartir estos datos con los anunciantes, la aplicación de Zoom enviaba información sobre el uso de la aplicación individual, la ubicación del usuario y más a Facebook.

Fácil para que los trolls compartan momentos privados o vergonzosos

Cuando se solicite, Zoom enviará automáticamente transcripciones y grabaciones a todos los asistentes a la reunión y a aquellos que se perdieron la reunión, incluso a los malintencionados.

Todo lo que se necesita es una persona con malas intenciones para compartir los documentos privados de su empresa, sesiones de lluvia de ideas e incluso mensajes de chat sobre esos irritantes clientes. Estos trolls también podrían compartir ese momento vergonzoso en el que no te diste cuenta de que la cámara estaba grabando o información confidencial sobre tu vida personal con el mundo.

Ya ha sucedido más veces de lo que piensas.

Asegúrese de que su anfitrión deshabilite el uso compartido de transcripciones/grabaciones con los asistentes, o que comparta grabaciones de pantalla solo con personas de confianza.

Sentirse “espiado” por la función de seguimiento de atención de Zoom

La función de seguimiento de atención de Zoom es otro aspecto problemático de la herramienta de videoconferencia.

Si bien la atención de los empleados es importante, la función no puede diferenciar entre un usuario que está leyendo un artículo de Buzzfeed y lo ha retirado claramente y un usuario que está mirando un archivo relacionado con el trabajo o tomando sus propias notas, y debe hacer clic para salir. la ventana Zoom para hacerlo.

En cambio, todo lo que Zoom les dice a los anfitriones es que un asistente se alejó de la ventana de Zoom durante más de 30 segundos.

Eso no hace mucho por la moral de los empleados, ni ofrece información precisa sobre la atención de los asistentes.

¿Cómo aborda Zoom estos problemas de privacidad?

El 29 de marzo de 2020, el Director Legal de Zoom emitió una declaración oficial en respuesta a las preocupaciones de seguridad mencionadas anteriormente.

Zoom ahora dice que no venden datos de usuarios, independientemente de si la herramienta se usa para comunicación profesional o personal.

Zoom les dijo a los usuarios que solo almacenan y graban reuniones cuando los usuarios lo solicitan específicamente, y enfatizó que los participantes de la reunión siempre están informados cuando se está grabando una reunión. El anfitrión de la reunión, no Zoom, decide si almacenará los datos de la reunión en la nube de Zoom o en sus propios dispositivos. Zoom también afirma que tienen controles de acceso sólidos para garantizar que los trolls y otros usuarios no invitados no puedan ingresar a las reuniones, pero no entró en detalles sobre cuáles eran esos controles de acceso.

La nueva política establece que, si bien Zoom recopila algunos datos del usuario, lo que recopila se relaciona solo con la forma en que un usuario específico operará Zoom. Esto significa que Zoom recopila direcciones IP, detalles sobre los sistemas operativos, la cámara y el micrófono, e información sobre los dispositivos específicos que está utilizando para acceder a Zoom. Tu ubicación se rastrea solo como la ciudad a la que estás más cerca cuando usas Zoom. Los datos relacionados con las preferencias y la configuración del usuario se almacenan para ahorrarle tiempo, al igual que los metadatos, como el nombre, la hora, la fecha, la duración y los nombres/direcciones de correo electrónico de los participantes de una reunión.

Zoom también refutó las afirmaciones de que utiliza transcripciones y grabaciones (denominadas "Servicios de Zoom" o "Contenido del cliente") con fines publicitarios. Sin embargo, la compañía dijo que Zoom recopila datos de usuarios de sus sitios web de marketing.

Zoom también está en proceso de actualizar su aplicación para limitar y mejorar la transparencia en torno a los datos que Zoom comparte con Facebook.

Además, en respuesta a las quejas de los usuarios, Zoom hizo que la función de sala de espera y la protección con contraseña de la reunión fueran la configuración predeterminada para las conferencias. Verifique para asegurarse de que estas configuraciones estén siempre habilitadas cuando organice una reunión.

¿Deberías dejar de usar Zoom?

Cuando combina el hecho de que Zoombombing parece estar aumentando en lugar de ralentizarse con la mediocre política de privacidad de Zoom, es natural que considere cambiar a otra herramienta como las videoconferencias de BlueJeans o un plan de GoToMeeting.

Pero, ¿es realmente necesario?

Si sigue las pautas anteriores para evitar Zoombombing y se asegura de haber actualizado su configuración de privacidad, probablemente no.

Con tantos que tienen que cambiar abruptamente de trabajar en la oficina a trabajar desde casa rodeados de mascotas, niños e innumerables otras distracciones, sus empleados no estarán especialmente entusiasmados por tener que aprender a operar una herramienta completamente nueva. para videoconferencias. Esto es doblemente cierto cuando ya están lidiando con el impacto de COVID-19.

Dicho esto, según los requisitos de cumplimiento de la empresa y su nivel de comodidad personal, es posible que desee consultar nuestra comparación de Zoom vs Webex para ver cómo se compara con otras herramientas de videoconferencia.

Funciones de seguridad de videoconferencia que debe buscar

Cuando evalúa el software de colaboración en equipo y las herramientas de videoconferencia, debe asegurarse de que ofrezcan un alto nivel de seguridad y privacidad.

Algunas de las funciones de seguridad de videoconferencia más importantes incluyen:

• Protecciones de contraseña para crear reuniones privadas
• Control robusto de host y administración
• Bloquear la entrada a la reunión
• Eliminaciones/prohibiciones de asistentes
• Configuración predeterminada de mayor privacidad
• Encriptado de fin a fin
• Salas de espera virtuales
• Autenticación multifactor
• Números de ID de reunión generados aleatoriamente
• Controles para compartir pantalla
• Opciones avanzadas de transferencia y uso compartido de archivos
• Capacidad para limitar/terminar el acceso a las grabaciones/transcripciones de reuniones

Explore herramientas de videoconferencia adicionales

Ya sea que finalmente decida quedarse con Zoom o no, es útil obtener más información sobre el software de videoconferencia adicional disponible para usted.

En GetVoIP, hemos preparado una comparación de algunas de las herramientas de conferencias web más populares para que las explore y las comparta con el resto de su equipo. Lea reseñas de usuarios reales, obtenga información detallada sobre las características del software y obtenga más información sobre precios, seguridad y compatibilidad del software.