10 fonctionnalités cachées de Google Sheets dont vous ignoriez l'existence

Si vous utilisez régulièrement Google Sheets, vous connaissez probablement les outils que vous utilisez souvent. Cependant, de nombreuses fonctionnalités de ce tableur passent inaperçues et sont sous-utilisées.

Ici, nous allons parcourir plusieurs fonctionnalités intéressantes de Google Sheets qui pourraient bien devenir vos favoris rapides. Rendez-vous sur Google Sheets, connectez-vous avec votre compte Google et essayez certains de ces joyaux cachés.

1. Extraire les données d'une puce intelligente

Si vous avez profité des puces intelligentes dans les applications de Google, vous serez heureux de savoir que vous pouvez en faire encore plus avec elles. Après avoir inséré une puce intelligente, vous pouvez en extraire des données et les placer dans votre feuille, ce qui rend les puces encore plus utiles.

Vous pouvez actuellement extraire des données des puces intelligentes People, File et Calendar Event. Cela inclut le nom et l'e-mail, le propriétaire et le nom du fichier, ainsi que le résumé et l'emplacement.

1. Après avoir inséré une puce intelligente, placez votre curseur dessus, sélectionnez-la ou cliquez avec le bouton droit de la souris. Ensuite, choisissez Extractions de données .

2. Lorsque la barre latérale s'ouvre, utilisez l'onglet Extraire pour cocher les cases des éléments que vous souhaitez extraire.

3. Utilisez le champ Extraire vers pour entrer ou sélectionner l'emplacement de la feuille où vous voulez les données.

4. Choisissez Extraire et vous verrez vos données s'afficher à l'emplacement sélectionné.

Si vous avez besoin d'actualiser les données extraites, vous pouvez utiliser l'onglet Actualiser et gérer dans la barre latérale.

2. Créez un code QR

Les codes QR sont des moyens populaires de partager des informations, de diriger les gens vers votre site Web et même d'offrir des remises. En créant votre propre code QR dans Google Sheets sans modules complémentaires ni outils tiers, vous ou vos collaborateurs pouvez agir rapidement.

Pour créer le code QR, vous utiliserez la fonction IMAGE de Google Sheets et un lien vers l'URL racine de Google : https://chart.googleapis.com/chart? .

Ici, nous allons créer un lien vers le site Web dans la cellule A1 en utilisant la formule ci-dessous. Placez la formule dans la cellule où vous voulez le code QR.

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Utilisez les arguments suivants pour créer votre formule :

• Argument CHS : Définir les dimensions du QR code en pixels (chs=500×500).
• Argument CHT : Spécifiez un code QR (cht=qr).
• Argument CHL : Choisissez les données de l'URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Ensuite, utilisez l'opérateur esperluette (&) pour connecter les arguments.

Une fois que vous voyez le code, vous devrez peut-être redimensionner la ligne et/ou la colonne pour afficher sa taille réelle. Ensuite, scannez le code QR pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu.

Vous pouvez également utiliser des arguments facultatifs pour coder les données d'une manière particulière ou attribuer un niveau de correction. Pour en savoir plus sur ces arguments, consultez la page de référence Google Charts Infographics pour les codes QR.

3. Insérer une liste déroulante

Les listes déroulantes sont des outils formidables pour la saisie de données. En sélectionnant un élément dans une liste, vous pouvez vous assurer que vous entrez les données souhaitées et pouvez réduire les erreurs en même temps.

Depuis l'introduction des listes déroulantes dans Sheets, la fonctionnalité a été améliorée pour vous offrir un moyen plus simple de créer et de gérer ces listes utiles.

1. Insérez une liste déroulante en effectuant l'une des opérations suivantes :
2. Sélectionnez Insertion > Liste déroulante dans le menu.
3. Faites un clic droit et choisissez Liste déroulante .
4. Tapez le symbole @ (At) et choisissez Listes déroulantes dans la section Composants.

5. Vous verrez alors la barre latérale Règles de validation des données s'ouvrir. Entrez l'emplacement de la liste dans la zone Appliquer à la plage et confirmez que Liste déroulante est sélectionné dans le menu déroulant Critères.

6. Ensuite, ajoutez vos éléments de liste dans les cases Option et sélectionnez éventuellement des couleurs pour eux à gauche.

7. Pour afficher le texte d'aide, choisissez l'action pour les données non valides ou choisissez le style d'affichage, développez la section Options avancées.

8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Terminé . Ensuite, utilisez votre nouvelle liste déroulante pour entrer des données dans votre feuille.

4. Valider une adresse e-mail

Lorsque vous avez une feuille de calcul contenant des adresses e-mail, que ce soit Gmail, Outlook ou autre chose, vous voudrez peut-être vous assurer qu'elles sont valides. Bien que Sheets ne vous indique pas si une adresse est légitime, il vous indique si elle est correctement formatée avec le symbole @ (At) et un domaine.

1. Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez vérifier et accédez à Données > Validation des données dans le menu.

2. Lorsque la barre latérale Règles de validation des données s'ouvre, sélectionnez Ajouter une règle , confirmez ou ajustez les cellules dans le champ Appliquer à la plage et choisissez Le texte est un e-mail valide dans la liste déroulante Critères.

3. Sélectionnez éventuellement les options avancées telles que l'affichage du texte d'aide, l'affichage d'un avertissement ou le rejet de la saisie. Sélectionnez Terminé pour enregistrer et appliquer la règle de validation.

Vous pouvez ensuite tester la validation et les options en saisissant une adresse e-mail invalide.

5. Créez une fonction personnalisée

Êtes-vous fan de l'utilisation des fonctions et des formules dans Google Sheets ? Si oui, pourquoi ne pas créer le vôtre ? Grâce à la fonction de fonction personnalisée, vous pouvez configurer votre propre fonction et la réutiliser quand vous le souhaitez.

1. Sélectionnez Données > Fonctions nommées dans le menu.

2. Dans la barre latérale Fonctions nommées qui s'ouvre, utilisez Ajouter une nouvelle fonction en bas pour créer votre fonction personnalisée. Vous pouvez également consulter un exemple, regarder la démonstration ou en savoir plus sur la fonctionnalité.

3. Entrez le nom de la fonction, sa description et éventuellement des espaces réservés pour les arguments. Entrez la formule que vous souhaitez utiliser pour définir la fonction et sélectionnez Suivant .

4. Consultez l'aperçu de la fonction et sélectionnez Retour pour apporter des modifications ou Créer pour enregistrer la nouvelle fonction. Notez que vous pouvez également ajouter des arguments facultatifs si nécessaire.

5. Vous verrez alors la fonction dans la liste de la barre latérale. Entrez-le dans une cellule de votre feuille pour le tester.

Si vous devez apporter des modifications, rouvrez la barre latérale des fonctions nommées, sélectionnez les trois points à droite de la fonction, puis sélectionnez Modifier .

6. Utilisez un Slicer pour filtrer un graphique

Les graphiques vous offrent des moyens pratiques et efficaces d'afficher vos données. À l'aide d'un segment, vous pouvez filtrer les données qui s'affichent dans le graphique. Ceci est pratique pour revoir des parties spécifiques des données du graphique en cas de besoin.

Insérer un segment

Après avoir inséré votre graphique, sélectionnez-le et accédez à Données > Ajouter un segment dans le menu.

Lorsque la barre latérale s'ouvre, ouvrez l'onglet Données , confirmez la plage de données en haut, puis sélectionnez la colonne à utiliser pour le filtre.

Vous verrez le slicer apparaître sous la forme d'un rectangle arrondi noir que vous pouvez déplacer ou redimensionner à votre guise.

Utiliser une trancheuse

Une fois que vous avez votre trancheuse, sélectionnez le bouton Filtrer à gauche ou la flèche déroulante à droite. Ensuite, sélectionnez les données que vous souhaitez voir dans le graphique qui place des coches à côté de ces éléments.

Sélectionnez OK et vous verrez immédiatement la mise à jour de votre graphique.

Pour ramener votre graphique à la vue d'origine affichant toutes les données, ouvrez le filtre et sélectionnez Tout sélectionner > OK .

7. Calculer rapidement les données

Parfois, vous voulez voir un calcul rapide sans ajouter de formule à votre feuille. Dans Google Sheets, vous pouvez simplement sélectionner les valeurs, puis choisir un calcul à afficher sans aucun travail supplémentaire.

1. Sélectionnez les données que vous souhaitez calculer, puis regardez en bas à droite de la rangée d'onglets. Vous verrez le menu de calcul en vert qui contient la somme de vos données.

2. Ouvrez ce menu et choisissez le calcul que vous souhaitez effectuer. Vous verrez le nouveau résultat dans ce menu.

3. Vous pouvez également simplement ouvrir le menu pour voir tous les calculs disponibles en temps réel.

Si vous décidez d'inclure le calcul dans votre feuille, gardez la cellule sélectionnée et choisissez Explorer à droite des onglets de la feuille.

Lorsque la barre latérale s'ouvre, faites glisser le calcul que vous souhaitez utiliser vers une cellule de votre feuille.

8. Explorez les façons de présenter vos données

Vous avez peut-être des données dans votre feuille de calcul, mais vous n'êtes pas sûr de la meilleure façon de les afficher ou de les analyser. Avec la fonction Explorer, vous pouvez voir différentes manières rapides de présenter vos données, d'examiner les détails à leur sujet et de poser des questions.

Sélectionnez vos données et choisissez Explorer en bas à droite.

Lorsque la barre latérale Explorer s'ouvre, vous verrez des options pour vos données. Tapez une question dans la section Réponses, appliquez une couleur à l'aide de la section Formatage ou insérez un graphique à partir de la section Analyse.

Une fois que vous avez terminé, utilisez simplement le X en haut à droite de la barre latérale pour la fermer.

9. Demander des approbations de feuilles

Si vous utilisez un compte Google Workspace pour une entreprise ou un établissement d'enseignement, consultez la fonctionnalité Approbations. Avec lui, vous pouvez demander des approbations à d'autres et garder une trace de ce qui est approuvé et de ce qui ne l'est pas.

Accédez à Fichier et sélectionnez Approbations .

Lorsque la barre latérale Approbations s'ouvre, choisissez Faire une demande .

Dans la fenêtre pop-up, ajoutez ceux que vous souhaitez approuver votre demande et éventuellement un message. Vous pouvez également inclure une date d'échéance, autoriser les approbateurs à modifier la feuille ou verrouiller le fichier avant d'envoyer votre demande d'approbation. Choisissez Envoyer la demande lorsque vous avez terminé.

Si vous n'avez pas encore partagé le document avec les approbateurs, vous serez invité à le faire et à attribuer les autorisations.

Vous pouvez ensuite afficher l'état en revenant à la barre latérale Approbations.

10. Configurer un format de date et d'heure personnalisé

Bien que Google Sheets propose de nombreuses façons de formater vos dates et heures, vous souhaitez peut-être quelque chose en particulier. Vous pouvez créer votre propre format de date et d'heure avec la structure, les couleurs et le style que vous souhaitez.

1. Sélectionnez la ou les cellules contenant la date ou l'heure et accédez à Format > Nombre > Date et heure personnalisées . Vous pouvez également sélectionner l'option Plus de formats dans la barre d'outils et sélectionner Date et heure personnalisées .

2. Lorsque la fenêtre s'ouvre, vous verrez le format actuel de votre date et/ou heure. Sélectionnez un élément existant en haut pour modifier le format ou le supprimer.

3. Pour ajouter un élément différent, sélectionnez la flèche sur le côté droit et choisissez-en un dans la liste. Vous pouvez ensuite formater cet élément à l'aide de sa flèche.

4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer pour utiliser le format de date et d'heure personnalisé et vous devriez voir votre feuille mise à jour.

Avec ces fonctionnalités de Google Sheets, vous pouvez faire encore plus avec vos données. Assurez-vous d'en essayer un ou plusieurs et voyez lesquels vous seront utiles.

Pour les didacticiels associés, découvrez comment rechercher des doublons dans Google Sheets à l'aide des options de mise en forme conditionnelle.