10 conseils pour un événement réussi : comment faire en sorte que votre prochain événement se déroule sans encombre
Publié: 2022-01-31Les événements font partie intégrante de la stratégie de toute entreprise. Ils aident à générer du buzz, à augmenter les ventes et à créer d'excellentes opportunités de réseautage.
Mais vous savez très bien que tout ne se passe pas comme prévu. C'est pourquoi il est essentiel d'être prêt à tout. Les conseils suivants vous aideront à planifier votre prochain événement afin qu'il se déroule sans heurts.
Définissez votre objectif pour l'événement
Les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser des événements pour générer du buzz autour de votre entreprise, augmenter les ventes ou créer des opportunités de réseautage.
La première étape de la planification d'un événement consiste à identifier vos objectifs pour l'événement. Une fois que vous avez décidé quels sont vos objectifs pour l'événement, vous pouvez les utiliser comme guide pour vous aider à planifier le reste de l'événement.
Quelle sortie attendez-vous ?
Avant de commencer à planifier votre événement, il est essentiel de décider de la participation souhaitée. Cela vous aidera à planifier en conséquence et à savoir à quoi vous attendre.
Par exemple, si votre objectif est d'avoir un petit rassemblement avec 50 personnes présentes, cela ne nécessitera pas autant de nourriture et de boisson qu'un événement où 200 personnes sont attendues.
Établissez un budget
La première étape pour préparer votre prochain événement consiste à établir un budget. C'est le processus de détermination du montant que vous prévoyez dépenser pour l'occasion.
Cela inclut les coûts fixes et variables. Les dépenses fixes sont plus prévisibles, tandis que les coûts variables peuvent être plus imprévisibles.
Quel que soit votre budget, il est important que vous ne dépensiez pas plus que prévu pour votre événement.
Indépendamment de ce qui se passe lors de votre événement, vous devez toujours savoir combien cela coûtera à l'avance.
La budgétisation vous aide également à décider combien vous devriez dépenser pour des éléments spécifiques de l'événement comme la nourriture ou les décorations, ce qui vous permet de rester dans les limites du budget.
Une façon d'économiser de l'argent est de négocier avec les fournisseurs à l'avance. Vous pouvez négocier avec les fournisseurs en comparant les prix et en négociant des offres avant l'approche de la date de la fête.
Et si vous cherchez des conseils pour réussir vos affaires, consultez cet article de Entrepreneur Magazine .
Considérez les lieux et les emplacements avec soin .
Tout d'abord, vous devez penser à votre lieu de rendez-vous. Vous voulez un espace visible et suffisamment grand pour toutes les personnes qui assisteront à l'événement. Il est également important de considérer à l'avance toutes les exigences d'accessibilité.
Deuxièmement, vous devez penser à l'emplacement. Réfléchissez au type de visiteurs qui assisteront à l'événement et à la façon dont ils peuvent s'y rendre rapidement.
Par exemple, supposons que votre événement se déroule dans une zone rurale. Dans ce cas, vous voudrez peut-être proposer des services de navette ou des possibilités de covoiturage afin que les gens puissent s'amuser sans se soucier de leur trajet domicile-travail.
Enfin, il est important de prendre en compte le moment choisi : assurez-vous que votre événement ne tombe pas un jour férié ou un autre jour où de nombreuses personnes voyagent ou font des heures supplémentaires.
Si cela est inévitable, vous devriez offrir des incitations aux participants qui parcourent de longues distances.
En personne, hybride ou virtuel ?
Vous devez déterminer le type d'événement que vous organisez. Tout se passera-t-il en personne ? Tout virtuel ? Ou une combinaison des deux ?
Si vous organisez un événement en personne, vous devez d'abord faire certaines choses. Assurez-vous que votre espace événementiel est correctement configuré.
Créez un ordre du jour qui correspond à vos objectifs pour la réunion ou la conférence. Assurez-vous d'avoir suffisamment de rafraîchissements et de collations disponibles pour vos invités.
Et fournissez des directions vers l'emplacement sur votre site Web et vos supports promotionnels afin que les gens puissent le trouver facilement.
Si vous organisez un événement hybride, assurez-vous d'utiliser des outils comme Skype ou Google Hangouts pour créer une expérience mixte.
Vous pouvez commencer par organiser la session d'ouverture sous forme de discussion en direct, puis passer à des sessions enregistrées pour plus de conversations en tête-à-tête. Vous voulez vous assurer que tous les participants retirent la même valeur de la réunion, peu importe où ils participent.
Enfin, si vous organisez un événement virtuel, assurez-vous qu'il comporte une composante interactive afin que les gens se sentent connectés à leurs pairs même s'ils ne sont pas physiquement ensemble.
Vous pouvez commencer par une présentation éducative via un enregistrement vidéo avant de vous lancer dans une conversation informelle entre les participants via Skype ou Google Hangouts.
Réservez dans la meilleure technologie
La bonne technologie peut faire la différence entre un événement moyen et un événement incroyable. Vous ne voulez pas décevoir vos participants avec une mauvaise qualité sonore ou des écrans qui ne fonctionnent pas correctement.
La bonne nouvelle est que vous disposez de nombreuses options pour la technologie événementielle, ce qui rend le processus de décision beaucoup plus gérable. En ce qui concerne la mise en scène, vous devriez envisager de louer des projecteurs et des écrans, ainsi que des écrans installés dans les murs pour l'affichage numérique.
Pour l'éclairage, selon le type d'événement que vous organisez, vous aurez besoin de quelque chose de différent - de l'éclairage vers le haut pour les mariages aux lumières LED pour les événements d'entreprise - pour créer une ambiance parfaite pour vos invités.
Vous voudrez également investir dans des systèmes de haut-parleurs qui offrent un son cristallin, même si votre salle est bondée. Cela aidera à s'assurer que les participants peuvent tout entendre clairement afin qu'ils ne manquent rien d'important.
Et bien sûr, il y a le problème de la mise en réseau : assurez-vous que tous vos invités disposent d'une connexion Wi-Fi fiable. Une location de hotspot est idéale pour cette situation, ils n'auront donc aucun problème à utiliser leurs téléphones ou tablettes.
Tenir compte de l'accessibilité
Il est essentiel de garder à l'esprit que tous les participants n'ont pas le même accès que les autres. Cela inclut les personnes handicapées, malentendantes, aveugles ou celles qui utilisent un animal d'assistance. ]
Envisagez toutes les adaptations possibles que vous pouvez faire pour ces personnes et comment vous les informerez de toute adaptation spécifique.
De nombreux organisateurs d'événements prévoient cela en achetant des services spéciaux ou en fournissant des informations sur le site Web de l'événement.
Par exemple, si un participant a besoin d'un interprète en langue des signes, vous souhaiterez accéder à un flux vidéo de l'événement via un flux en direct. Vous pouvez également proposer une option de sous-titrage à distance pour les personnes sourdes ou fournir un interprète ASL lors de l'événement lui-même.
Avoir des plans de sauvegarde
Vous devez avoir un plan de sauvegarde en place pour tout ce qui pourrait mal tourner. Par exemple, si vous allez avoir un conférencier lors de votre événement, c'est une bonne idée d'avoir un conférencier de secours aligné.
Vous ne savez jamais quand quelqu'un pourrait annuler à la dernière minute ou si le conférencier que vous avez réservé sera retardé en raison de la météo ou d'un autre événement imprévu. Il est également essentiel de s'assurer d'avoir suffisamment de nourriture et de boissons à portée de main au cas où les gens auraient faim ou soif.
Il serait prudent pour les entreprises d'investir dans une application événementielle pour voir rapidement quels événements se déroulent sur le lieu de l'événement. De cette façon, ils ne ratent aucune opportunité là-bas.
Commercialisation
Le marketing de votre événement garantit que les gens le connaissent et y assistent. Lorsque vous commercialisez un événement, vous voulez créer du buzz et de l'excitation. Cependant, n'oubliez pas de mentionner les avantages pour les participants.
Pourquoi devraient-ils venir ? Que vont-ils apprendre ? Que vont-ils en retirer ? La commercialisation de votre événement est importante car elle permet de s'assurer que les gens le connaissent et y assistent.
Vous pouvez utiliser des publications sur les réseaux sociaux, des cartes de visite, des dépliants ou des pages d'événements sur un site Web pour générer du buzz et de l'enthousiasme.
Par exemple, supposons que vous organisiez un atelier sur la façon de développer votre suivi Facebook de manière organique. Dans ce cas, vous pourriez publier une photo d'un jeune homme avec de beaux cheveux utilisant son téléphone dans un café avec la légende :
"Apprenez à développer votre compte Facebook de manière organique grâce aux experts Steph & John en une heure seulement ! Inscrivez-vous gratuitement ici. #growfacebookfollowers #événement »
Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ses fonctions .
Avant votre événement, assurez-vous que chacun connaît ses devoirs et ses responsabilités. Leurs tâches doivent être clairement définies et assignées.
Ensuite, définissez une personne-ressource pour chaque tâche afin d'assurer le bon déroulement de l'événement tout au long de l'événement. Cela vous aidera à éviter tout incident ou malentendu.
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