Meilleur logiciel de réunion en ligne à connaître

Alors que les entreprises à l'ère numérique ont toujours utilisé des moyens pour se connecter et communiquer avec des employés et des clients à distance, la pandémie de Covid-19 a été un excellent catalyseur pour l'augmentation de l'utilisation des plateformes de réunion virtuelles. À une époque de distanciation sociale, les entreprises comptent sur ces plateformes pour rester connectées, échanger des informations et travailler ensemble afin de maintenir le bon fonctionnement et la cohérence des opérations pendant cette période incertaine.

• Définition de réunion en ligne
• Liste des meilleures plateformes de réunion virtuelle
• Comment sélectionner le bon logiciel de réunion en ligne
• Avantages et inconvénients
• Conseils pour organiser une réunion en ligne réussie

Qu'est-ce qu'une réunion en ligne ?

Une réunion en ligne, également appelée conférence virtuelle, est une méthode de communication qui permet à plusieurs parties de se rencontrer et d'interagir dans le même espace sans être physiquement présentes. Grâce à des canaux d'appareils électroniques comme le service Internet, des projecteurs (pour les grandes équipes), des sources audio fiables, des ordinateurs portables, des tablettes, des webcams, etc., les employés et les supérieurs peuvent communiquer entre eux à l'aide de diverses plateformes de réunion virtuelles.

Meilleures plateformes de réunion virtuelles

1. Skype

   Une application facile à utiliser qui vous permet de vous connecter avec une seule personne ou un groupe de personnes. Il s'agit d'une plate-forme bien connue que de nombreux participants à la réunion ont très probablement déjà des comptes personnels pour l'utilisation du service. L'application Skype est livrée sans frais d'interurbain, mais est sujette à des problèmes d'affichage audio et visuel, à des retards de mise en mémoire tampon et à des appels interrompus.

2. Mou

   Slack aide à connecter les membres de l'équipe entre eux grâce à des outils de messagerie, des notifications réglables et est rationalisé avec une multitude de fonctionnalités de bureau. Grâce à ses fonctionnalités de messagerie fiables destinées aux employés, le trafic de messagerie entre les employés est réduit. L'utilisation de ce service coûte 8 $ par personne ou 15 $ par mois.

3. Hangouts Google

   Une plate-forme gratuite qui offre des outils pour passer des appels téléphoniques, utiliser la messagerie instantanée qui se connecte avec jusqu'à 10 personnes et la vidéoconférence. Si vous utilisez Google, c'est-à-dire pratiquement tout le monde, cette plateforme est déjà installée dans les outils Google comme Gmail. Une autre fonctionnalité intéressante de Google Hangouts est que les appels vidéo peuvent être diffusés en temps réel sur YouTube.

4. Réunion Zoom

   Non seulement les entreprises peuvent organiser des réunions virtuelles sur cette plateforme, mais elles peuvent également organiser des séminaires de formation, des webinaires, etc. Lors des réunions Zoom, les utilisateurs peuvent simultanément partager des messages et des documents entre eux via l'outil de chat de Zoom. Un plan de base avec une réunion Zoom est gratuit pour une durée illimitée et propose des réunions illimitées avec une limite de temps de 40 minutes pour chacune.

5. Aller à une réunion

   Cette plate-forme propose des outils qui incluent la messagerie entre les membres de l'équipe, les transcriptions de dialogue pour la vidéo et les paramètres d'équipe ajustables. Grâce à GoToMeeting, les entreprises peuvent organiser des réunions avec jusqu'à 100 personnes, y compris participer et organiser des réunions à l'aide d'un smartphone. Cette plate-forme est proposée aux utilisateurs via un essai gratuit de 14 jours avec des forfaits à partir de 12 $ par mois.

6. Équipes Microsoft

   Microsoft Teams est une sous-fonctionnalité de la plateforme Microsoft Office 365. Cette sous-fonctionnalité peut organiser des réunions avec jusqu'à 300 participants ainsi qu'un accès pour les invités, des vidéos de personne à personne et d'équipe, des appels téléphoniques, des fichiers partageables avec 2 gigaoctets par personne et 10 gigaoctets par groupe, le partage de bureau pour une collaboration facile, et organisation des fichiers par coloration. Ce service est gratuit avec inscription à l'aide d'une adresse e-mail.

7. Temps de face

   Cette plate-forme bien connue n'est pas seulement utilisée pour se connecter avec des amis et la famille, mais peut également être utilisée à des fins commerciales. Bien que Facetime ne soit compatible qu'avec les appareils Apple, les fonctionnalités incluent des discussions de groupe pouvant accueillir jusqu'à 32 participants, des outils pour vous faire savoir qui parle actuellement et la possibilité de choisir qui vous voulez voir à l'écran. Ce service est gratuit.

8. Google Meet

   Cette version mise à jour et améliorée de Google Hangout est intégrée au service de productivité bureautique de la suite G. Google Meet fournit à l'utilisateur un numéro d'appel attribué afin que les réunions virtuelles puissent rester privées au sein de l'équipe, une ligne d'accès claire sans appels interrompus et une compatibilité avec les appareils Apple et Android. Ce service propose 3 forfaits : G suite Basic (6 $ par mois), G suite business (12 $ par mois) et G suite entreprise (25 $ par mois).

9. FreeConferenceCall

   Comme indiqué dans son nom, ce service est entièrement gratuit. FreeConferenceCall propose des outils de collaboration et d'appels avec les membres du groupe pour le partage de bureau, le dessin et les messages à usage public et privé. Non seulement il est gratuit, mais il est également simple à utiliser.

10. Intermédiaire

    Initialement appelé AnyMeeting, Intermedia synchronise les outils de visioconférence, de messagerie et de partage de bureau sur un service basé dans le cloud. Venez en 2 plans de paiement de service : Lite (10 $ par mois) et Pro (13 $ par mois). Si vous passez au plan Pro, vous pouvez transcrire et enregistrer des réunions en temps réel et recevoir une quantité infinie d'espace dans le cloud.

11. Connexion Adobe

    Adobe Connect va au-delà lorsqu'il s'agit d'être une plateforme de réunion virtuelle. Non seulement ce service offre des fonctionnalités de partage de bureau, de messagerie et de chat vidéo, mais vous pouvez créer des sites plus petits, organiser des e-mails, personnaliser les salles numériques pour correspondre à la marque de l'entreprise. Pour organiser des réunions sur cette plate-forme, il vous en coûtera un prix de départ de 50 $ par mois, tandis que les webinaires sont proposés au prix de départ de 130 $ par mois.

12. Carillon d'Amazon

    Sans surprise, ce service se synchronise avec Alexa, un service d'assistant IA créé par Amazon, pour les réunions d'affaires virtuelles. Amazon Chime propose des appels, des messages, des réunions numériques et des vidéoconférences. Le coût de ce service est gratuit si vous n'utilisez que les fonctionnalités de base de la plateforme, mais les prix des fonctionnalités pro varient de 3 $ par personne/par jour à 15 $ par personne/par mois, selon les fonctionnalités utilisées.

13. Rejoins moi

    Le coût d'utilisation de cette plateforme de réunion virtuelle est de 0,00 $. Join.Me dispose d'outils qui permettent aux utilisateurs de modifier les liens URL à leur guise et la possibilité de choisir l'arrière-plan qu'ils souhaitent pour l'affichage qui s'affiche lors des réunions virtuelles. Il se synchronise également avec d'autres outils de travail comme Outlook, Office 365 et Google Calendar.

14. Grandeur nature

    Lifesize offre une vidéo haute résolution 4k pour des images claires, une interface tactile interactive pour les téléphones de salle de conférence et des outils de partage vidéo stockés dans le cloud. Lifesize Go, une version navigateur de cette plateforme, est gratuite pour tous les utilisateurs. Lifesize Standard pour les petits groupes coûte 16,95 $ par hôte/par mois, Lifesize Plus pour les petites/moyennes entreprises coûte 14,95 $ par hôte/par mois et Lifesize Enterprise coûte 12,95 $ par mois avec la possibilité de transporter un minimum de 50 hôtes.

15. Réunions RingCentral

    Cette plate-forme de réunion virtuelle propose un plan gratuit pour les utilisateurs, un support client pour tous les autres plans de paiement, y compris le plan gratuit, et peut fonctionner sur toutes les principales plates-formes. Cependant, RingCentral Meetings ne dispose pas de fonctionnalités de partage avec des utilisateurs externes et ne propose que des enregistrements locaux. Le plan de paiement pour ce service a un prix de départ aussi bas que 14,99 $ par mois.

16. Tape m'en cinq

    Une caractéristique unique de HighFive sur sa plate-forme est qu'il ne nécessite pas de mots de passe ou de numéros d'identification personnels pour accéder aux réunions. Les utilisateurs doivent attendre dans une salle de réunion numérique jusqu'à ce qu'ils soient autorisés à participer à une réunion par un responsable ou un hôte. La vidéoconférence pour salle de réunion coûte 99 $ par mois/par salle sur une base annuelle.

17. ON24

    ON24 offre aux spécialistes du marketing la possibilité de créer des webinaires interactifs basés sur des informations, d'apprendre du contenu et d'interpréter le comportement du public par le biais de sondages, d'enquêtes, de surveiller l'engagement et les conversations et d'analyser les ressources. Vous pouvez également enregistrer des webinaires ou des réunions en plusieurs prises et alterner entre des présentations en temps réel et déjà enregistrées. Ce service offre une période d'essai gratuite pouvant aller jusqu'à 30 jours.

18. GrosBoutonBleu

    Cette plate-forme est destinée aux instructeurs qui enseignent aux enfants en ligne, mais elle peut également être utilisée par les entreprises comme séminaires d'apprentissage et webinaires. BigBlueButton offre la possibilité de partager la facilitation, le bureau, la vidéo et l'audio tout en travaillant simultanément avec d'autres utilisateurs via des messages, des notes et des sondages. Bien que difficile à configurer, la plate-forme est gratuite et possède l'interface d'un logiciel de réunion virtuelle d'apprentissage numérique coûteux.

19. Réunion Zoho

    Cette plate-forme de réunion virtuelle bien connue permet aux utilisateurs de mener et de participer à des réunions en ligne de n'importe où. Ses outils de partage et d'affichage de bureau garantissent que les groupes peuvent collaborer efficacement les uns avec les autres. Les réunions virtuelles basées sur caméra de Zoho Meeting garantissent le bon déroulement des appels en ligne. Il existe une version gratuite et des plans de paiement allant de 12 $ à 980 $ selon le nombre d'hôtes et de participants.

20. Cliquez sur Réunion

    ClickMeeting est une plateforme simple à utiliser qui offre diverses fonctionnalités. Des salles de réunion personnalisables et une variété d'outils de collaboration (partage de bureau et animation) sont les principales caractéristiques de cette plateforme. Les plans de paiement vont de 25 $ par mois pour 25 participants à 165 $ par mois pour un maximum de 5 000 participants.

21. Intrados

    Cette plate-forme prestigieuse organise chaque année plus de 40 000 événements numériques et diffusions sur le Web en utilisant une technologie basée sur le cloud et des partenariats mondiaux. Intrado offre des services dans des pays comme l'Amérique du Sud, l'Amérique latine, l'Asie-Pacifique, le Moyen-Orient, le Canada et, bien sûr, les États-Unis. Intrado propose un service d'essai gratuit d'une durée de 30 jours.

22. Pexip

    Considérée comme l'une des plus grandes plateformes de réunions virtuelles actuellement dans l'industrie, Pexip permet aux utilisateurs de mener des réunions en ligne individuellement. Pexip permet également aux utilisateurs d'organiser des réunions sur divers services cloud tels que Google Cloud, Amazon Web Services et Microsoft Azure avec la possibilité d'ajuster la taille du service et les fonctionnalités à synchroniser avec les opérations vidéo traditionnelles. Le coût d'utilisation de ce service dépend de la taille des réunions que vous souhaitez organiser, mais une option d'essai gratuite est disponible.

23. Centre de réunion Cisco WebEx

    Comme avec la plupart des plates-formes de réunion virtuelles, Cisco WebEx Meeting Center offre à ses utilisateurs une option gratuite pour utiliser son service. Les fonctionnalités de cette plate-forme incluent une technologie améliorée de retard audio et vidéo et peuvent afficher 25 flux en même temps. Cependant, le service n'autorise qu'un seul hôte par licence et le plan "Appelez-moi" a des coûts supplémentaires.

24. Digitell

    Cette organisation de construction multimédia numérique s'adresse aux entreprises qui ont besoin d'aide pour tirer parti de leur contenu numérique. Digitell fournit également des services pour capter l'attention de ses utilisateurs avec des interfaces numériques améliorées qui leur permettent d'accéder à des flux en direct, à des animations pédagogiques et à des webinaires. Si votre conférence ou réunion doit être numérisée, c'est la plateforme qu'il vous faut. Le coût d'utilisation de ce service n'est pas mentionné sur le site principal. Contactez le vendeur pour plus de détails.

25. Conférence infinie

    Infinite Conferencing est une plateforme de réunion virtuelle qui vise à rationaliser le processus de conduite de réunions virtuelles. L'utilisation de ce service fournit aux utilisateurs des outils de résolution de problèmes pour les conférences Web et téléphoniques, et Infinite Conferencing est basé sur un navigateur. Le coût d'utilisation de ce service est de 100 $.

26. Réunion infonuagique ezTalks

    L'utilisation de ce service est gratuite jusqu'à 100 utilisateurs. ezTalks Cloud Meeting est spécialisé dans les outils de messagerie, vidéo et audio. Avec des fonctionnalités de partage de bureau et de documents, cette plate-forme fournit également aux utilisateurs une fonctionnalité de tableau blanc qui peut partager des surlignages, des écrits, des dessins et des captures d'écran avec d'autres membres du groupe. ezTalks Cloud Meeting est compatible avec tous les appareils mobiles et de bureau.

27. Webinaire en direct

    Bien que "webinaire" fasse partie du nom de LiveWebinar, cette plate-forme polyvalente est également idéale pour organiser des réunions, des sommets virtuels, des cours en ligne, etc. Sans téléchargement ni plug-in nécessaire, vous pouvez immédiatement commencer votre événement ! Profitez de plus de 50 fonctionnalités, des tableaux blancs aux salles de sous-commission, des sondages et des tests au partage d'écran, et personnalisez même la salle de réunion avec vos couleurs et votre logo. Commencez avec un essai gratuit de deux semaines, à partir de là, vous pouvez sélectionner l'un des trois forfaits ou opter pour une option d'entreprise entièrement personnalisable.

Quand dois-je organiser une réunion virtuelle ?

Lors de réunions d'affaires, le timing est essentiel. Bien que les réunions virtuelles soient très pratiques à utiliser n'importe quand et n'importe où, cela ne signifie pas qu'elles seront bonnes pour la productivité. Selon CNBC, le mardi après-midi vers 14h30 est le moment idéal pour organiser une conférence/réunion virtuelle. Il n'est ni trop tôt ni trop tard dans la journée. De plus, le mardi n'est pas trop éloigné de la semaine de travail précédente pour de brèves revues et pour passer en revue ce qui est attendu pour la semaine de travail en cours.

Que rechercher dans un logiciel de réunion en ligne ?

• Insight : Assurez-vous que la plateforme de réunion virtuelle que vous choisissez d'utiliser possède des fonctionnalités qui peuvent répondre aux besoins futurs

• Fiable et supérieur : un service de qualité constante et des visuels haute résolution garantissent le bon déroulement des réunions en ligne, ce qui peut entraîner une augmentation de la productivité pour une entreprise

• Partage de bureau : un aspect important de la collaboration en équipe n'est pas seulement de pouvoir voir les autres membres de l'équipe travailler, mais aussi d'avoir la possibilité d'interagir et de modifier le travail en temps réel.

• Vidéoconférence : C'est la principale caractéristique qu'une plateforme de réunion virtuelle doit avoir pour que les réunions en ligne aient lieu

• Messagerie instantanée rationalisée : les outils de communication entre les membres de l'équipe doivent être faciles à utiliser, peuvent être utilisés sur différentes plates-formes et peuvent être synchronisés avec des appareils populaires

• Bouton de connexion : Est-il facile pour un nouvel utilisateur de créer un compte et de se reconnecter pour utiliser le service ?

Avantages des plateformes de réunion virtuelles

• Pas de temps perdu : Pour maintenir l'engagement des membres de l'équipe, il est recommandé aux hôtes d'avoir des réunions virtuelles ne dépassant pas 30 minutes. Les fonctionnalités des plateformes de réunion virtuelles aident à réduire le temps potentiel qui pourrait être perdu

• Communications améliorées : les interactions en face à face aident à améliorer la façon dont les messages sont donnés, reçus et interprétés, même derrière l'écran de l'ordinateur

• Réduit les coûts et le temps de déplacement : il n'est pas nécessaire de traverser les frontières de la ville, de l'état ou même du pays lorsqu'un utilisateur peut parler à n'importe qui de n'importe où dans le monde en appuyant simplement sur un bouton

• Efficacité accrue : La productivité augmente lorsque la communication est claire, les objectifs sont connus et tout le monde a une voix

• Diffuser les connaissances : un logiciel de réunion virtuelle aide une entreprise (employés et supérieurs) à savoir ce qui se passe avec les opérations lorsque tout le monde travaille à distance

• Donner des invitations infinies : quel que soit le nombre de membres de l'entreprise, tant que l'hôte a la possibilité de donner accès à des réunions virtuelles grâce à ses fonctionnalités

• Différents horaires de réunion : malgré les conseils précédents d'avoir des réunions virtuelles le mardi après-midi, les mises à jour de travail de dernière minute et les urgences peuvent nécessiter des réunions contextuelles qui peuvent être programmées et menées à l'aide de diverses fonctionnalités de la plateforme

• Interface facile à utiliser : le niveau de convivialité d'une plate-forme de réunion virtuelle est essentiel pour déterminer si une réunion a été productive ou un désordre non organisé

• Réunion enregistrée en direct : bien que la prise de notes soit utile lors d'une réunion, pouvoir enregistrer non seulement exactement ce qui a été dit, mais qui l'a dit et comment il l'a dit est une aubaine pour les employés et les superviseurs qui sont déjà incroyablement occupés.

• Augmentation générale de la productivité : des réunions courtes, la possibilité de rester au même endroit, l'enregistrement de tout ce qui se passe et une collaboration facile entre les employés et les superviseurs garantissent une augmentation garantie du travail pouvant être effectué

Inconvénients des plateformes de réunion virtuelles

• Moins d'interaction directe : bien que les plateformes de réunion virtuelles permettent techniquement aux utilisateurs d'être en face à face, l'environnement de travail physique ne peut pas être reproduit

• Connexion instable : Quelle que soit l'état d'avancement d'une plate-forme technologique, il est toujours possible que des difficultés techniques surviennent

• Moins de contacts humains : les employés qui interagissent les uns avec les autres en ligne ne se comparent pas aux relations personnelles qui peuvent se former en étant physiquement présents dans un même espace

• Hacking : Les trolls ne sont pas seulement sur les plateformes de médias sociaux. Zoom a récemment eu un incident où des personnes ont piraté des sessions d'apprentissage en ligne et ont craché des commentaires insensibles à la race envers ses utilisateurs, dont beaucoup étaient des enfants

Comment organiser une réunion en ligne réussie

• Partagez des liens URL avec les participants la veille de la date officielle de la réunion pour leur donner la possibilité de se familiariser avec l'interface et les fonctionnalités de la plateforme

• Commencez et soyez à l'heure. La courtoisie ne s'arrête pas simplement parce que le travail est actuellement effectué à domicile

• Communiquer aux participants les comportements qui seront attendus d'eux pendant la réunion

• Encouragez la participation en utilisant des fonctionnalités qui permettent aux individus d'être mis en évidence lorsqu'ils parlent

• Assurez-vous que tout le monde prête attention à ce qui se passe. Être à la maison peut permettre aux utilisateurs d'être facilement distraits

• Examen et suivi des principaux objectifs et buts qui ont été discutés lors de la réunion pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde

Dernières pensées

Les plateformes de réunion virtuelles ont été une grâce salvatrice pour de nombreuses entreprises en cette période de distanciation sociale. La communication, la participation et l'engagement sont les piliers de la gestion réussie des opérations d'une entreprise. Ces temps troublés ont mis en lumière différentes façons pour les entreprises de rester en contact avec les employés et les gestionnaires.

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Kierra Benson est une ancienne élève de l'Université du Nord du Texas à Dallas avec un baccalauréat en communication et technologie. Auparavant, elle a effectué un stage dans un journal local et a travaillé comme créatrice de contenu pour une petite entreprise en ligne. Son objectif est de travailler dans l'industrie des médias dans l'écriture/l'édition et la publicité. Elle a toujours été fascinée par la façon dont les messages sont commercialisés dans les médias pour influencer les masses et vendre des produits. Connectez-vous avec elle sur LinkedIn.

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