13 façons de simplifier le processus des comptes fournisseurs

Les entreprises sont toujours à la recherche de moyens de simplifier leurs opérations et d'économiser de l'argent. Un domaine où cela est particulièrement important est le processus des comptes fournisseurs .

Cela peut être une tâche complexe et chronophage, mais ce n'est pas obligatoire ! Dans cet article, nous discuterons de plusieurs façons de rationaliser votre processus de comptes fournisseurs et de le rendre plus efficace.

1. Limiter l'accès et établir des contrôles stricts

La première étape pour optimiser votre processus de comptes fournisseurs consiste à limiter l'accès. Cela signifie que seul le personnel autorisé doit avoir la possibilité de consulter ou de modifier les factures et autres enregistrements.

Vous devez également établir des contrôles stricts sur qui peut approuver les factures pour paiement. Cela aidera à garantir que tous les paiements sont correctement autorisés et documentés.

2. Investissez dans un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs

Une autre façon de simplifier votre processus de comptes fournisseurs consiste à investir dans un logiciel d'automatisation. Ce type de logiciel peut automatiser de nombreuses tâches associées à la gestion des factures et des paiements, notamment la saisie de données, l'approbation des factures et le traitement des chèques.

Il existe de nombreuses options différentes disponibles sur le marché aujourd'hui, alors assurez-vous de faire vos recherches pour trouver la meilleure solution pour votre entreprise.

3. Externaliser les services de comptes fournisseurs

Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires pour gérer efficacement votre processus de comptes fournisseurs, vous pouvez envisager d'externaliser ces services. De nombreuses entreprises proposent des services de comptes fournisseurs externalisés, qui peuvent prendre en charge tous les aspects du processus pour vous.

Cela peut être une excellente option si vous souhaitez libérer votre personnel pour se concentrer sur d'autres tâches ou si vous ne disposez pas de l'expertise nécessaire en interne.

4. Prioriser les factures selon vos conditions

L'un des avantages d'avoir un système automatisé de comptes fournisseurs est que vous pouvez hiérarchiser les factures selon vos propres conditions. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour payer automatiquement les factures de vos fournisseurs préférés en premier ou pour accorder des remises en cas de paiement anticipé.

Vous pouvez également utiliser votre système pour suivre les paiements et les performances, afin d'identifier rapidement tout problème et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

5. Éliminer les opportunités de fraude

Il est important de prendre des mesures pour éliminer les possibilités de fraude dans votre processus de comptes fournisseurs. Cela inclut de s'assurer que toutes les factures sont correctement autorisées et examinées avant que le paiement ne soit effectué.

Vous devriez également envisager d'utiliser un paiement positif ou un autre type de service de vérification de chèques pour empêcher l'encaissement de chèques non autorisés.

6. Renégocier les conditions de paiement avec les fournisseurs

L'un des meilleurs moyens de simplifier votre processus de comptes fournisseurs consiste à renégocier les conditions de paiement avec vos fournisseurs. Si vous payez actuellement des factures dans les 30 jours, voyez si vous pouvez obtenir un délai de paiement prolongé.

Vous pouvez également bénéficier de remises pour paiement anticipé ou d'autres incitations. En travaillant avec vos fournisseurs, vous pouvez développer un calendrier de paiement qui convient le mieux aux deux parties.

7. Réduire la responsabilité et la vérification de la signature

Une façon de rationaliser votre processus de comptes fournisseurs consiste à réduire la responsabilité et la vérification nécessaires pour les signatures.

Cela peut se faire en autorisant une seule personne à signer des chèques ou en utilisant des signatures électroniques dans la mesure du possible. Cela contribuera à réduire le temps nécessaire pour traiter les factures et effectuer les paiements.

8. Utilisez les remises intelligemment

Si vous ne profitez pas de remises, vous payez probablement trop pour vos factures. De nombreux fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé, alors assurez-vous d'en profiter autant que possible.

Vous pouvez également négocier des pourcentages de remise plus élevés avec vos fournisseurs. C'est un excellent moyen d'économiser de l'argent et de simplifier votre processus de comptes fournisseurs en même temps.

9. Envisagez des alternatives de paiement

Il existe de nombreuses façons de payer les factures, et certaines peuvent être plus avantageuses pour votre entreprise que d'autres. Par exemple, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser une carte de crédit pour payer des factures au lieu de faire des chèques.

Cela peut vous aider à profiter des programmes de récompenses et à éviter les frais de retard. Vous devriez également explorer d'autres options, telles que les paiements ACH et les virements électroniques .

10. Utilisez un portail fournisseur pour organiser les données des fournisseurs

Si vous travaillez avec de nombreux fournisseurs différents, il peut être utile d'utiliser un portail de fournisseurs pour organiser toutes vos données de fournisseurs. Un portail fournisseur est une plateforme en ligne qui vous permet de gérer vos relations avec les fournisseurs dans un emplacement central.

Vous pouvez utiliser le portail fournisseur pour stocker des informations importantes telles que les coordonnées, les conditions de paiement et les préférences de facturation. Cela vous aidera à rationaliser votre processus de comptes fournisseurs et à faciliter le suivi de vos relations avec les fournisseurs.

11. Adoptez une approche sans papier

L'un des meilleurs moyens de simplifier le processus de vos comptes fournisseurs consiste à éliminer le papier. Cela signifie que vous n'aurez plus besoin d'imprimer et de classer des factures ou d'autres documents.

Au lieu de cela, vous pouvez stocker toutes vos données électroniquement et y accéder à tout moment, de n'importe où. Cela vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme.

12. Attention aux paiements en double

L'une des erreurs les plus courantes commises dans les comptes créditeurs consiste à effectuer des paiements en double. Cela peut se produire lorsque les factures sont traitées manuellement et que plusieurs copies sont faites du même document.

Pour éviter cela, assurez-vous de garder une trace de toutes les factures et paiements par voie électronique. Cela vous aidera à identifier et à corriger rapidement les doublons qui pourraient se produire.

13. Concilier les comptes tous les jours

Une autre façon de simplifier votre processus de comptes fournisseurs est de rapprocher vos comptes quotidiennement. Cela signifie que vous comparerez les factures que vous avez reçues avec les paiements que vous avez effectués.

Cela vous aidera à identifier les écarts et à vous assurer que vous ne payez que les factures que vous avez reçues. En réconciliant vos comptes au quotidien, vous pouvez éviter les retards de paiement ou le surpaiement des factures.

L'essentiel

Il existe de nombreuses façons de simplifier votre processus de comptes fournisseurs. En profitant de remises, en utilisant un portail de fournisseurs et en passant à la dématérialisation, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'argent.

Veillez également à faire attention aux paiements en double et à rapprocher vos comptes tous les jours pour éviter de faire des erreurs. La mise en œuvre de quelques-uns de ces conseils peut vous aider à rationaliser votre processus de comptes fournisseurs et à le rendre plus efficace.