3 meilleures pratiques pour l'automatisation des comptes clients

Une entreprise prospère est une entreprise où l’échelle de croissance est holistique, où toutes les parties prenantes contribuent comme prévu et sont récompensées de manière équivoque. Les investisseurs qui apportent du capital à l’entreprise devraient recevoir leurs dividendes à temps avec l’appréciation du capital de leur participation. De même, les fournisseurs doivent être payés à temps afin de pouvoir continuer à fournir chaque fois que le besoin se fait sentir.

Les clients qui sont les principales parties prenantes qui achètent les produits d'une marque bénéficient de propositions de valeur et de réductions pour leurs paiements rapides. Le montant dû par les clients représente les créances, également appelées cotisations restantes. Il s'agit généralement d'un montant restant après soustraction de la remise et des retours, le cas échéant. À mesure que l’entreprise grandit et que le nombre de ventes augmente, il devient fastidieux de superviser la facturation manuelle et de vérifier si toutes les cotisations sont reçues ou non. Il existe plusieurs autres problèmes qui retardent le processus et qui peuvent être surmontés si une entreprise commence à utiliser des services de gestion des comptes clients.

Les clients peuvent retarder pour diverses raisons. Les plus courants sont l'oubli des dates d'échéance, le manque de fonds, la réception de factures en retard ou incorrectes et l'insatisfaction des clients concernant un article facturé. Malgré quelques difficultés réelles, les clients doivent être encouragés à payer. Si les gestionnaires ne s'affirment pas dans l'obtention des cotisations, l'entreprise constatera un déséquilibre des flux de trésorerie et il ne restera plus assez d'argent dans le registre ou dans les réserves pour payer les vendeurs.

Dans un monde où les gens sont confrontés à des défis dans la gestion de leur temps, il est possible d’oublier les délais et les délais. Mais les compétences de gestion du temps de nos clients ne devraient pas avoir d’impact sur nos flux de trésorerie. Leur envoyer des rappels fréquents à partir de plusieurs canaux comme le courrier électronique, les appels téléphoniques automatisés avec des messages enregistrés et les messages courts sous forme d'alertes n'engagera pas seulement les clients, mais garantira qu'ils ne manquent pas de payer ce qu'ils nous doivent. Il est intéressant de noter qu’il n’est pas possible de rappeler manuellement tous les clients qui doivent de l’argent sans en manquer. C’est là qu’intervient l’automatisation des comptes clients pour prendre en charge le fardeau du processus des épaules humaines et le synchroniser avec un système piloté par l’IA qui corrèle toutes les données et envoie automatiquement les alertes.

Automatisation des comptes clients : un changement de donne

Les défis rencontrés avec le traitement manuel des RA sont fastidieux, demandent beaucoup de travail, prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs humaines dues à la fatigue ou à la négligence. Il n'est pas possible de traiter des factures volumineuses sans encourir des erreurs ou des incohérences dans un processus manuel. L'automatisation du processus atténuera les difficultés qui entraînent des retards dans la réception des cotisations des clients. L'ensemble du cycle est rationalisé avec l'entreprise existante et les données relatives à la passation des commandes, aux détails avancés, aux données de stock et aux délais de livraison sont mises en correspondance pour garantir qu'il n'y a aucune erreur dans les factures. Voici un aperçu de la manière dont la RA automatisée peut résoudre les problèmes existants :

• Alertes opportunes

L'automatisation se chargera d'envoyer des rappels via des e-mails et des messages aux clients. Il y aura également des messages de suivi afin que suffisamment de temps soit accordé aux clients pour régler leur cotisation. C’est un fait connu que la plupart des clients payants manquent un rendez-vous en raison d’un manque de gestion du temps ou d’un oubli. Un rappel les aide à rester maîtres de leur calendrier de paiement.

• Facturation appropriée

L'automatisation réduit les erreurs de facturation avec les détails relatifs à la copie de la commande, aux retours, aux avances versées, aux informations du client comme le nom et l'adresse, etc. Il n'y a aucun retard dans le traitement d'un certain nombre de factures car le processus repose sur le travail d'intégration des KPI et apprentissage automatique avec sémantique et traitement du langage neuronal.

• Reconnaissance de formes

Les clients qui paient régulièrement à temps peuvent être incités par des remises de fidélité ou des points brownie qui peuvent être échangés contre des prix en espèces ou des réductions. Il y en aura d’autres qui paieront généralement en retard mais essaieront de tenir leur engagement. Les données peuvent mettre en évidence certaines difficultés financières auxquelles le client est confronté. Offrir une structure de paiement à ces clients les aidera et l'entreprise gagnera la confiance du client sur le long terme.

Meilleures pratiques pour mettre en œuvre la RA automatisée

Après avoir convaincu votre équipe financière et comptable des avantages de l'utilisation de la RA automatisée, il est temps de la mettre en œuvre et d'optimiser le système pour de meilleurs résultats. Voici des conseils pour y parvenir :

• Exigences en matière de jauge

L'automatisation de la RA est BPA et est disponible sous forme de suite, d'infra cloud, de modèle d'abonnement ou d'intégration d'entreprise. Selon les besoins de l'entreprise, les fonctionnalités du forfait diffèrent. Les outils complets sont plus chers que les versions de base. Il faut opter pour une RA spécifique en fonction de ses besoins et de son budget. Une entreprise ne devrait investir dans une version supérieure que si elle correspond aux besoins de l’entreprise, et pas seulement parce qu’elle en a les moyens.

• Intégration fluide

Même si votre équipe est douée pour le bricolage, faites appel à un professionnel pour intégrer la plateforme AR aux systèmes d'entreprise ou CRM actuels. Travailler en silos compliquera davantage la situation au lieu de résoudre un problème existant. Le processus ne sera fluide que s’il n’y a pas de silos de données, de perturbations du flux de travail, d’exigences de saisie manuelle et d’informations limitées. Une intégration fluide veillera à ce que les données soient nettoyées avant de les automatiser.

• Des équipes formées

L’automatisation ne dispense pas complètement l’influence humaine d’un processus. Former les équipes à l’utilisation des outils d’automatisation aidera au dépannage pendant les temps d’arrêt. Les équipes maximisent également l’utilisation d’un outil lorsqu’elles sont formées à son utilisation. Tout retard peut être identifié et signalé à l'équipe technique pour des cours correctifs immédiats lorsque le personnel est formé à l'utilisation de la RA automatisée.

Conclusion:

La gestion de l’argent est un élément essentiel d’un cycle opérationnel. Si les fonds s’épuisent avant que l’afflux d’argent n’arrive, il y aura une perte considérable de temps, de réputation et d’argent. Le premier ne peut être regagné, le second est ébranlé pendant une longue période et le troisième ne peut réparer complètement la perte que si le second est regagné. Donc, si un outil vous facilite les tâches, il est temps d'automatiser la RA.