10 choses que vous devez savoir avant de signer un contrat de 3 ans avec un fournisseur de VoIP

S'engager dans un contrat avec un fournisseur de VoIP d'entreprise n'est pas facile. Et il est compréhensible que vous craigniez de vous enfermer dans un contrat de trois ans avec un fournisseur VoIP professionnel. Trois ans peuvent être longs si vous n'obtenez pas le service de qualité auquel vous vous êtes inscrit.

Pour garantir cela, nous allons décomposer dix éléments cruciaux à prendre en compte avant de signer un contrat de trois ans avec un fournisseur de VoIP ou de PBX virtuel afin de tirer le meilleur parti de votre système téléphonique et d'améliorer l'expérience globale de l'utilisateur et du client.

Comme nous venons de le dire, trois ans peuvent être longs si le service auquel vous avez souscrit ne répond pas à vos attentes. Cela peut aussi coûter cher pendant trois ans s'il n'y a aucun moyen de revenir sur un contrat. Certains fournisseurs peuvent vous facturer des frais d'annulation comme les compagnies de téléphonie mobile, il est donc impératif de comprendre ce qu'il en coûte pour annuler si nécessaire.

Connaître la politique est également essentiel pour déterminer le meilleur moment pour quitter un contrat. Si vous êtes à quelques mois du renouvellement de votre contrat actuel, mais que vous ne savez pas s'il est préférable d'attendre le temps restant ou d'annuler immédiatement, c'est pourquoi il est si important de savoir à quoi vous vous engagez. Selon votre situation actuelle, il peut être préférable d'attendre ou d'annuler et d'économiser de l'argent.

• Si un agent semble hésiter à passer en revue la politique d'annulation, cela doit être considéré comme un signe que vous voudrez peut-être reconsidérer vos options. Cependant, la plupart des fournisseurs sont transparents sur les prix et seront heureux de partager ces informations.

Les fournisseurs de VoIP basés sur le cloud ont l'avantage de mettre à jour facilement leurs fonctionnalités de manière régulière afin de rester compétitifs. Cela est particulièrement utile lorsque nous parlons de sécurité. Les solutions VoIP d'entreprise hébergées dans le cloud doivent adhérer à des protocoles spécifiques qui garantissent que leur service offre les meilleures fonctionnalités de sécurité possibles pour prévenir les failles de sécurité et le vol de données. Vonage, par exemple, le décrit clairement dans sa FAQ.

La raison d'examiner la fréquence à laquelle un fournisseur de VoIP professionnel met à niveau son service est que cela indique à quel point il accorde la priorité à l'expérience utilisateur. Les entreprises se démarquent aujourd'hui de leurs concurrents en offrant une meilleure expérience. S'ils ne mettent pas en évidence la fréquence à laquelle ils mettent à jour leur service, cela pourrait être un indicateur que vos meilleurs intérêts ne sont pas la priorité absolue. Et si vous envisagez un contrat de trois ans avec ce fournisseur, le manque de convivialité sera un préjudice important pour votre entreprise.

• Assurez-vous toujours d'aller sur le site Web du fournisseur et de consulter son blog. Ils peuvent même avoir des notes de développeur mentionnant les dernières mises à jour logicielles.

Il est également impératif de comprendre combien coûte le plan que vous allez souscrire. Parfois, il faut un peu de recherche pour le savoir. Par exemple, jetez un œil à cette plongée profonde que nous avons faite dans la tarification du Dialpad. Mieux encore, vous devez savoir si vous allez être enfermé dans ce prix initial. Trois ans, c'est long dans l'industrie de la technologie. Les tendances, les caractéristiques et les fonctionnalités évoluent toutes rapidement parallèlement à l'effort d'amélioration de l'expérience client.

Si vous êtes une startup et que vous prédisez que votre entreprise aura besoin de plus pour rester compétitive, il doit être clair que vous pouvez mettre à jour votre plan à tout moment. Ou, à tout le moins, il existe des modules complémentaires que vous pouvez acheter pour personnaliser l'expérience utilisateur. Les priorités changent à mesure que votre entreprise se développe. Le plan auquel vous vous enfermez ne devrait pas vous empêcher de répondre aux besoins spécifiques de vos clients.

• Notre tableau comparatif des meilleurs fournisseurs VoIP professionnels est un excellent point de départ avant de signer un contrat de trois ans.

Si vous avez le contrat de trois ans devant vous, l'une des choses les plus importantes que vous devez rechercher est un accord de niveau de service (SLA). Les solutions VoIP, SaaS et UCaaS pour entreprises se vendent sur le service qu'elles offrent via leur logiciel. Nous savons que la VoIP fonctionne via Internet plutôt que via des lignes téléphoniques standard, c'est pourquoi il est important de s'assurer, par écrit, qu'un niveau de service convenu doit être fourni.

Les propriétaires d'entreprise comprennent que des pannes se produisent de temps en temps ou que leur système téléphonique VoIP professionnel ne peut être aussi bon que l'infrastructure dans laquelle ils ont investi. Cependant, si une entreprise remarque qu'elle n'obtient pas le niveau de service initialement convenu après cela, ils ont parfaitement le droit d'aller au SLA et soit d'exiger leur remboursement, soit d'obtenir le service pour lequel ils ont payé.

• Si vous constatez que vous ne recevez pas le niveau de service de votre contrat et que votre fournisseur n'est pas utile, vous pouvez contacter la FCC et lui montrer votre SLA. À partir de là, ils pourraient décider que votre cas est suffisant pour légitimer votre plainte.

Les services auxquels vous vous inscrivez proviennent généralement des fonctionnalités mises à votre disposition. Encore une fois, si vous souhaitez en savoir plus sur ce que propose chaque fournisseur, il vous suffit de vous rendre sur leur page de fonctionnalités. À partir de là, vous verrez ce qui est offert avec chaque plan tarifaire. Habituellement, il y a un grand écart entre le forfait le moins cher ou gratuit et le forfait le plus élevé. C'est pourquoi les plans tarifaires évolutifs sont si importants.

Non seulement les caractéristiques et les fonctionnalités doivent être évolutives avec le prix, mais elles doivent également être mises à jour fréquemment pour garantir une expérience utilisateur de la plus haute qualité. Certaines caractéristiques et fonctionnalités à ne pas sacrifier en 2019 sont les communications et l'analyse basées sur l'IA, le chat en direct, les intégrations de logiciels CRM et les API.

• Si vous utilisez déjà un logiciel CRM et que vous ne prévoyez pas de changer de fournisseur, trouvez un fournisseur VoIP professionnel qui s'intègre facilement à ce que vous utilisez déjà.

Ne vous sentez pas obligé de vous précipiter pour signer un contrat de trois ans sans savoir ce que vous pourriez obtenir pour l'argent que vous êtes prêt à dépenser. Il pourrait y avoir un autre fournisseur qui offre autant de fonctionnalités pour un prix nettement inférieur ou sans avoir besoin de signer un contrat. Là encore, avoir un contrat garantit que les entreprises restent fidèles à leur parole.

Lorsque vous savez ce que propose la concurrence, vous vous donnez la possibilité de négocier avant de signer le contrat. Ce n'est pas une garantie, mais les fournisseurs veulent généralement votre argent et ils feront tout leur possible pour vous offrir une expérience personnalisée. S'ils sont prêts à mettre cela par écrit, vous n'avez pas à vous soucier de la légitimité de leur offre. Et qui sait? Si vous aimez vraiment votre solution téléphonique VoIP à cause de cette fonctionnalité, vous pouvez toujours évoluer.

• Ne vous contentez pas du prix le plus bas. La chose la plus importante à retenir est que lorsque vous choisissez un fournisseur VoIP professionnel, il doit correspondre aux objectifs et stratégies actuels de votre entreprise.

Alors que les entreprises cherchent à regagner la confiance perdue de leurs clients, elles proposent davantage d'options d'assistance pour rendre l'expérience plus fluide et plus transparente. Cela signifie qu'ils vont offrir plusieurs canaux pour se connecter avec eux. Cela pourrait également signifier, bien que ce ne soit pas encore la norme de l'industrie, qu'ils offrent une assistance 24h/24 et 7j/7. En général, plus ils offrent, mieux c'est. Si vous voyez quelque chose à propos de l'omnicanal, assurez-vous de poser des questions à ce sujet.

Le support client omnicanal est une tendance commerciale majeure en 2019, ce qui signifie que les entreprises offrent à leurs clients la possibilité d'utiliser plusieurs canaux simultanément pour offrir une expérience client plus personnalisée. Les fournisseurs de VoIP d'affaires offrent la même chose à leurs clients. Si, par exemple, vous êtes propriétaire d'une entreprise et que vous rencontrez des problèmes avec l'application, vous devriez pouvoir ouvrir l'application pendant que vous parlez à un agent d'assistance en même temps afin qu'il puisse résoudre le problème en temps réel.

• Les fournisseurs de VoIP ont généralement une page d'assistance sur leur site Web. De là, vous pouvez accéder aux FAQ, à leur base de connaissances, à un blog, etc. Choisissez un plan avec un support client de qualité avant de signer ce contrat de trois ans.

Les coûts de démarrage sont généralement un facteur déterminant pour déterminer si un fournisseur VoIP professionnel convient ou non à une entreprise. Avant de signer un contrat de trois ans avec un fournisseur VoIP professionnel, vous devez comprendre quels sont les coûts initiaux. Si vous ne lisez pas les petits caractères ou si vous ne posez aucune question à l'agent commercial concernant ces coûts, vous pouvez vous enfermer dans un contrat de trois ans où vous payez beaucoup trop cher.

Cela ne veut pas dire que les fournisseurs de VoIP cherchent à vous arnaquer. Plus il vous est facile de voir le coût de l'inscription à un système VoIP d'entreprise, plus il est probable que le fournisseur ait confiance en sa capacité à offrir une expérience utilisateur puissante. Même s'il y a eu une surprise à laquelle vous ne vous attendiez pas, un bon fournisseur décomposera ce qui s'est passé et pourquoi tout en essayant de trouver une solution.

• Assurez-vous également que votre entreprise est prête à passer à une solution VoIP professionnelle. Cela signifie que vous possédez ou achetez des systèmes téléphoniques VoIP, que vous disposez d'une connexion Internet solide et que vous disposez d'un ordinateur.

Il va sans dire que vous avez besoin d'une connexion Internet stable pour utiliser avec succès un système VoIP professionnel. Mais qu'est-ce que cela signifie même? Comme vous vous en doutez, cela dépend. Mais c'est assez simple. Votre fournisseur d'accès Internet peut faire la différence, ainsi que le nombre d'appareils utilisant le Wi-Fi dans votre bureau.

Pour commencer, vous souhaitez connaître la quantité de bande passante fonctionnelle dont bénéficie votre entreprise. Certaines entreprises aiment dire « jusqu'à 200 Mbps », tandis que d'autres disent « 200 Mbps », ce qui est une énorme différence. Il ne faut que 500 kbps pour prendre en charge 1 appel téléphonique simultané. 30 Mbps peuvent gérer jusqu'à 67 appels téléphoniques simultanés tout en tenant compte d'autres utilisations d'Internet. Pour les chats vidéo et les conférences téléphoniques, vous pouvez utiliser plusieurs Mbps. Encore une fois, tout dépend du type d'entreprise que vous exploitez. Les petites équipes et les startups peuvent s'en tirer avec moins, mais les grandes entreprises ont besoin de beaucoup plus pour éviter tout problème.

• Utilisez notre test de vitesse Internet pour obtenir une lecture précise. Faites-le souvent pour vous assurer d'en avoir pour votre argent. Si vous n'avez pas encore trouvé de fournisseur d'accès Internet, demandez-lui conseil et dites-lui vos intentions.

Il est également possible que le matériel que vous recevez avec votre achat d'un système VoIP d'entreprise soit endommagé à l'arrivée ou se brise. Si vous payez beaucoup pour un service et que vous avez besoin de ce matériel pour fonctionner correctement, vous avez parfaitement le droit de demander quelle est leur politique de garantie.

Il y aura, bien sûr, des petits caractères, que vous devriez demander à passer avec un agent afin que vous compreniez exactement ce que vous obtenez. Certaines garanties peuvent couvrir tout au cours de la première année, tandis que d'autres peuvent ne couvrir que des éléments hors du contrôle de l'utilisateur, comme un câblage défectueux. Alors d'abord, faites attention à la durée de la garantie, puis regardez attentivement ce qu'elle couvre exactement.

• Le site Web de Cisco permet aux clients de rechercher le type de garantie dont ils bénéficient en fonction du produit qu'ils ont acheté. Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de SKU ou par famille de produits. Leur politique est également clairement répertoriée pour que vous puissiez la consulter à tout moment. Essayez de trouver des fournisseurs qui sont transparents sur leurs politiques.

Le dernier mot

Vous vous demandez peut-être encore pourquoi vous avez besoin d'un contrat en premier lieu. La principale raison est qu'il garantit que vous êtes assuré des caractéristiques et fonctionnalités annoncées sur le site Web d'un fournisseur. Certaines offres semblent trop belles pour être vraies, et le plus souvent, elles le sont. Cependant, vous recevez une responsabilité légale en obtenant les fonctionnalités annoncées par écrit lorsque vous signez un contrat.

Trois ans peuvent être très longs dans l'industrie technologique si vous signez un contrat sans tenir compte d'aucune des variables que nous avons énumérées ci-dessus. Ces dix éléments cruciaux à considérer avant de signer un contrat de trois ans avec un fournisseur de VoIP d'entreprise vous permettront de garder les besoins de votre entreprise au premier plan. Un bon contrat donnera à votre entreprise la capacité d'évoluer et de s'adapter à l'évolution des temps. Notre dernier conseil est d'être sceptique à l'égard de tout fournisseur de VoIP professionnel qui n'offre aucune des caractéristiques, fonctionnalités ou politiques que nous avons énumérées ci-dessus.