5 façons efficaces de déléguer des tâches dans la gestion de projet

"Les PDG avec un talent élevé en matière de délégation ont généré des revenus 33% plus élevés, soit 8 millions de dollars, que ceux avec des niveaux de talent faibles ou limités". – Gallup

La statistique ci-dessus indique à quel point la délégation est essentielle pour que les entreprises obtiennent des résultats commerciaux positifs. Lorsqu'un responsable délègue des tâches aux membres de l'équipe, ils sont tenus responsables et responsables du maintien de la qualité du projet. Cela leur inculque un sentiment d'appartenance et les incite à travailler plus dur et plus sincèrement, réduisant ainsi le risque d'erreurs.

De plus, la délégation de travail libère la charge de travail d'un responsable pour des activités plus stratégiques tout en offrant des opportunités de croissance et d'apprentissage aux membres de l'équipe. Par conséquent, maîtriser l'art de la délégation est le besoin de l'heure car il jettera les bases d'un leadership efficace et d'une meilleure efficacité organisationnelle.

Ce blog discute des stratégies efficaces pour déléguer des tâches et comment la solution de gestion des ressources de SAVIOM peut aider à sa mise en œuvre.

Mais d'abord, commençons par les bases.

1. Qu'est-ce que la délégation et ses différents éléments ?

La délégation fait référence au transfert de responsabilités ou à l'attribution de tâches à des membres qualifiés de l'équipe ou à des subordonnés aptes à les exécuter. Cela augmente leur productivité et leur efficacité, ce qui garantira la livraison des projets dans les délais.
Il y a trois éléments principaux qui encapsulent la délégation :

1.1. Autorité - L'autorité fait référence au pouvoir d'un gestionnaire de demander aux employés d'effectuer des tâches spécifiques dans le cadre de leurs responsabilités. Cela inclut les pouvoirs de décision, l'allocation des ressources et la responsabilité des résultats des tâches déléguées.

1.2. Responsabilité – Les employés qui ont reçu la tâche ont la « responsabilité » de l'accomplir dans les délais et la qualité. Cela inclut la responsabilité du succès ou de l'échec de la tâche.

1.3. Confiance : La confiance est un élément essentiel de la délégation. Le délégant doit avoir confiance que la ressource peut accomplir la tâche de manière responsable et fiable.

1.4 Communication : Le responsable doit communiquer la tâche, y compris ses objectifs, son calendrier et ses attentes, pour assurer une livraison réussie.

En tenant compte de ces éléments de délégation, les individus et les organisations peuvent efficacement déléguer des tâches et des responsabilités à d'autres, ce qui se traduit par une amélioration des performances et une augmentation de la productivité.

Maintenant que nous connaissons le fond de la délégation, comprenons les différentes façons de déléguer efficacement le travail aux employés.

2. Façons de déléguer la responsabilité au personnel

Selon une statistique, "seuls 30% des managers pensent qu'ils sont bons pour déléguer".
Cependant, en mettant en œuvre les stratégies mentionnées ci-dessous, les gestionnaires peuvent améliorer leurs compétences en matière de délégation et obtenir de meilleurs résultats.

2.1. Inscrire les tâches/sous-tâches dans un projet

Avant de commencer le processus de délégation, les responsables doivent d'abord créer un plan de projet bien défini et inscrire les tâches/sous-tâches qui doivent être réalisées. Cette feuille de route permet aux managers d'identifier les bonnes tâches qui peuvent être déléguées entre les ressources.

Par exemple, les activités stratégiques peuvent être déléguées à des experts qualifiés qui peuvent réaliser des projets sans compromettre la qualité, tandis que les tâches administratives peuvent être confiées à des ressources juniors. D'autre part, les tâches urgentes qui nécessitent une attention immédiate peuvent être confiées à des ressources disposant d'une capacité supplémentaire. Cette répartition claire rend le processus de délégation plus organisé, ce qui conduit à une plus grande efficacité et succès.

2.2. Identifier et allouer des ressources compétentes

Lorsque les responsables ne parviennent pas à déléguer la bonne tâche aux bonnes personnes, cela peut entraîner un désengagement, une baisse de la productivité et entraver la réalisation du projet. Par conséquent, il devient impératif pour les gestionnaires d'identifier les ressources en fonction de leurs attributs, tels que l'ensemble de compétences, les connaissances, l'expérience, etc., puis de procéder à l'allocation des ressources.

Cependant, si les ressources requises ne sont pas disponibles, les organisations peuvent prendre plusieurs mesures pour acquérir les aptitudes et compétences nécessaires. Premièrement, ils peuvent tirer parti des canaux internes tels que la conduite de programmes de formation/de perfectionnement. Alternativement, les entreprises peuvent également opter pour une embauche planifiée. De cette façon, les bonnes ressources seront disponibles avant le début du projet, garantissant la réussite de la livraison des projets.

2.3. Décrire le niveau d'autorité de tous les membres de l'équipe

La définition du niveau d'autorité de tous les membres de l'équipe fait partie intégrante du processus de délégation. Il aide chacun à comprendre ses responsabilités ainsi que l'étendue et les limites de son autorité. En déléguant l'autorité et le pouvoir directement liés à leur fonction, les managers peuvent donner à leurs subordonnés les moyens d'accomplir leurs tâches avec une plus grande indépendance.

Par exemple, dans un projet AEC, le superviseur délègue un architecte senior pour examiner les conceptions soumises par les architectes juniors avant l'approbation finale. Cela rationalise non seulement le processus d'examen, mais permet également à l'architecte principal de jouer un rôle plus actif dans le processus de prise de décision. De plus, comme ils ont de l'autonomie, cela les motive à travailler et leur donne un sens à l'entreprise.

2.4. Fournir des conseils clairs et un soutien si nécessaire

Lors de la délégation de tâches, il est essentiel que les responsables transmettent la portée, les objectifs et les livrables du projet aux membres de l'équipe. Cela aide les subordonnés à comprendre les interdépendances du projet et leurs responsabilités respectives. De plus, les gestionnaires doivent fournir la formation et les outils nécessaires pour soutenir les membres de l'équipe lors de l'exécution.

Ils doivent également favoriser un canal de communication transparent pour une collaboration efficace. Cela aidera à résoudre les risques inattendus et à obtenir des mises à jour en temps réel sur l'avancement du projet. De plus, ils peuvent créer une politique de porte ouverte pour aborder toute idée ou problème lié à l'emploi. Cela renforcera les relations employé-employeur, encouragera des discussions saines et rendra le lieu de travail plus productif.

2.5. Surveiller les performances de la main-d'œuvre et offrir des commentaires constructifs

Les chefs de projet jouent un rôle crucial en s'assurant que l'objectif final du projet répond aux attentes du client. Pour y parvenir, même après la délégation, ils doivent suivre l'avancement du projet et suivre les niveaux d'utilisation des employés pour s'assurer qu'ils ne sont ni sous/surutilisés.

En outre, ils doivent également fournir régulièrement des commentaires constructifs aux employés. Cela aidera les membres de l'équipe à identifier les domaines à améliorer et à élaborer des stratégies pour améliorer leur performance. Ainsi, assurer la réussite du projet et la satisfaction du client.

Voyons maintenant comment un outil de gestion des ressources peut être utile pour mettre en œuvre les stratégies ci-dessus.

3. Comment un logiciel avancé de gestion des ressources peut-il aider à déléguer des tâches ?

Avec l'adoption d'organisations matricielles et la complexité croissante des projets en raison des progrès technologiques, il est devenu difficile pour les gestionnaires de déléguer correctement les tâches. C'est là qu'un logiciel ERM moderne entre en scène.

• La fonctionnalité de visibilité à 360 degrés et les filtres avancés de l'outil aident les organisations à obtenir une vue d'ensemble des compétences, de l'emplacement, de la disponibilité et d'autres attributs de la main-d'œuvre, permettant aux responsables d'identifier les ressources les mieux adaptées et de déléguer le travail en conséquence.
• De plus, les capacités de prévision du logiciel et le rapport capacité/demande aident les gestionnaires à identifier l'écart de la demande et à prendre les mesures nécessaires à l'avance pour les atténuer.
• En outre, le rapport prévisionnel/réel et les rapports d'utilisation obtenus en temps réel aident à optimiser le processus de délégation en fournissant des informations précieuses sur les niveaux d'utilisation de la main-d'œuvre.
• En dehors de cela, le scénario de simulation permet aux responsables de créer et de comparer différents scénarios de projet et de déterminer le plan de ressources le mieux adapté. Cela permet aux responsables de sélectionner le plan de ressources idéal et de prendre des décisions éclairées concernant la délégation.

Conclusion

Une délégation efficace est la clé du bon fonctionnement d'une entreprise. Avec les pratiques susmentionnées associées au bon outil de gestion des ressources, les gestionnaires peuvent efficacement déléguer les responsabilités entre les employés. Cela aidera également à mener à bien les tâches sans aucun goulot d'étranglement, augmentant ainsi la rentabilité et la durabilité de l'entreprise.