5 aspects clés de la gestion des changements réglementaires à connaître dans votre entreprise

Dans la gestion financière et des investissements, la conformité est un élément crucial de la gestion de tout type d'organisation. À mesure que les réglementations changent et évoluent, il est essentiel que chaque entreprise se tienne au courant de la conformité nécessaire. Pour atteindre cet objectif, les entreprises doivent disposer de solides systèmes de gestion des changements réglementaires mis en place dans le cadre de leur fonctionnement global. Il fait partie intégrante des efforts de conformité de toute entreprise et garantit que l'entreprise est prête pour toute nouvelle réglementation potentielle établie par les agences gouvernementales (ou autres). Il aide également les organisations à s'adapter rapidement lorsque la réglementation change. De plus, cela vous aide à rester en conformité avec les réglementations en vigueur et vous évite de vous retrouver en situation de non-conformité. Voici cinq éléments clés que chaque entreprise devrait avoir en place pour relever les défis réglementaires auxquels elle peut être confrontée aujourd'hui.

Comprendre les réglementations dans votre secteur

La première étape de la gestion des changements réglementaires consiste à comprendre quelles réglementations s'appliquent à votre entreprise dans son ensemble. La plupart des industries ne s'autorégulent pas et exigent de connaître les tenants et les aboutissants de la façon dont les choses sont censées fonctionner dans leurs cadres opérationnels. Cela signifie comprendre comment les réglementations affectent votre industrie, comment les appliquer largement à votre organisation et savoir quelles réglementations auront un impact sur votre entreprise à l'avenir. Quel que soit l'endroit où vous travaillez, les réglementations et la conformité seront légèrement différentes d'un secteur à l'autre. La réglementation des télécommunications va être très différente de la réglementation du secteur financier, par exemple. Efforcez-vous de comprendre quelles lois et réglementations s'appliquent directement à vos clients, votre organisation et vos parties prenantes. Déterminez quelles lois fédérales et internationales spécifiques s'appliquent directement ou indirectement à votre entreprise. Enfin, vous devez être conscient des réglementations susceptibles d'avoir un impact sur votre entreprise à l'avenir. Vérifiez toute législation en attente qui pourrait affecter le fonctionnement de votre entreprise afin de pouvoir vous préparer et de ne pas être aveuglé par les changements potentiels. La dernière chose que toute organisation qui réussit veut faire est d'être réactif alors qu'un peu de proactivité et de compréhension peut contribuer grandement à rester conforme dans l'ensemble de l'entreprise.

Conformité

Si vous dirigez votre entreprise depuis un certain temps ou si vous travaillez dans votre secteur d'activité depuis un certain temps, vous comprenez l'importance de la conformité. À la base, la conformité consiste simplement à s'assurer que les politiques et les procédures sont correctement suivies et utilisées de manière cohérente dans toute l'organisation. Les règles ne sont pas nécessairement gravées dans le marbre sans aucune malléabilité. Il s'agit simplement d'une ligne directrice et d'une réglementation cohérentes qui doivent être suivies, souvent d'une manière qui peut résister à un examen juridique ou à un suivi par un organisme de réglementation. La conformité est assez importante à tous les niveaux. La conformité vous protège des poursuites judiciaires ou des sanctions gouvernementales en cas de problème. Cela permet également à une organisation de fonctionner efficacement. Il y a moins de temps perdu, d'énergie ou à essayer de comprendre comment les choses sont censées fonctionner. Il encourage également les clients ou les actionnaires à investir dans une entreprise qui reste en conformité à tout moment. En restant conforme et en suivant les procédures appropriées, une entreprise peut avoir plus de succès et rendre tout le monde heureux tout en faisant tout de la bonne manière.

Surveillance

La surveillance est un aspect essentiel de la gestion des modifications réglementaires qui vous aide à déterminer dans quelle mesure vous vous en sortez, ce qui pourrait devoir être modifié et à identifier ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas). La surveillance vous permet de suivre les progrès et de détecter tout problème en cours de route. La surveillance peut inclure l'examen des rapports sur l'état de la conformité, la surveillance des alertes, la vérification des notifications des régulateurs/fournisseurs ou l'examen des données que vous obtenez d'outils tiers. La surveillance est facilitée par l'utilisation de certains types d'outils, notamment des ressources basées sur l'intelligence artificielle qui peuvent vous aider à suivre tous les protocoles de gestion des modifications réglementaires pertinents pour votre secteur. L'objectif de la surveillance est de déterminer si votre organisation est en conformité avec toutes les réglementations ou non, à tout moment. Prenez donc le temps de vous assurer que votre suivi est à la hauteur et vous pourrez conserver la conformité sans trop de difficulté dans le temps.

Audit

L'audit consiste à effectuer des examens réguliers du fonctionnement du processus de gestion des modifications réglementaires de votre entreprise jusqu'à présent (ou non, ce qui peut parfois être le cas). L'audit peut impliquer l'évaluation de la documentation ou des modifications en temps réel apportées à diverses politiques et procédures au fil des périodes. Cela peut également signifier prendre le temps d'examiner en profondeur les processus internes de votre entreprise. La recherche de l'efficacité des programmes de formation des employés peut entrer dans cette catégorie ou la vérification de la rentabilité de vos procédures de modification de la réglementation pour votre entreprise. Que vous vous penchiez sur des rapports, que vous meniez des enquêtes ou que vous vous engagiez dans divers protocoles de gestion des risques. Les audits améliorent la force des efforts de conformité, ce qui en fait un outil inestimable pour la mission de votre organisation d'être constamment conforme à tout moment.

Rapports

L'importance d'une conformité efficace est indéniable, mais elle n'est pas toujours facile à mettre en place ou à maintenir. C'est pourquoi vous avez besoin de rapports qui créent des preuves de vos normes de conformité. Une partie de votre plan de gestion des changements réglementaires devrait impliquer des procédures de reporting solides et un peu de formation supplémentaire pour vos employés. Les rapports financiers et la compréhension de vos rapports sont essentiels à une bonne conformité. Établissez des programmes de conformité qui incluent la surveillance, l'audit et des processus de reporting approfondis. C'est également une bonne politique générale pour aborder les protections des lanceurs d'alerte, la formation requise en matière d'éthique ou toute autre bonne pratique qui peut aider votre entreprise à réussir là où cela compte le plus. En fin de compte, il est important de s'assurer que tous les employés sont au courant des réglementations en vigueur dans l'industrie et font ce qu'ils peuvent pour s'assurer que les normes de conformité réglementaire sont mises en place, vérifiées et fonctionnent à 100 % du temps dans votre organisation.