5 étapes pour réussir la mise en œuvre de l'automatisation dans votre organisation
Publié: 2021-06-1740 % des grandes entreprises automatisent complètement au moins un processus métier, et vous devriez également le faire. Les entreprises modernes recherchent en permanence des moyens d'améliorer leurs performances et d'acquérir un avantage concurrentiel. Ils veulent tirer le meilleur parti de leurs ressources.
L'automatisation fait toute la différence.
Il permet aux entreprises de tirer parti de la puissance de la technologie. C'est pourquoi de plus en plus d'organisations automatisent leurs processus métier. L'automatisation réduit les coûts, réduit la marge d'erreur humaine, rend les entreprises plus productives, permet aux employés d'être plus créatifs et rationalise les flux de travail.
Le monde des affaires a parcouru un long chemin. Il existe désormais de meilleures façons de faire des affaires, et de le faire plus efficacement. Un système de gestion des processus métier est devenu l'un des catalyseurs de l'agilité, de la productivité, de la rentabilité et du contrôle de l'entreprise. Si vous envisagez d'adopter l'automatisation, suivez ces 5 étapes pour l'implémenter efficacement.
- Identifier les tâches et les processus qui doivent être automatisés
L'automatisation des processus métier est essentielle dans les entreprises modernes car elle conduit à une efficacité et une productivité accrues. Il aide également les organisations à servir les clients de manière rapide et organisée. Les clients aiment un excellent service, c'est ce qui détermine s'ils font affaire avec une entreprise.
Les logiciels d'automatisation commerciale permettent aux organisations de réduire le coût des processus de travail automatisés de 30 à 40 % et d'améliorer leur efficacité. Mais si vous voulez adopter l'automatisation et la faire fonctionner, vous devez automatiser les bonnes tâches et processus.
Certains processus métier pouvant être automatisés incluent :
- Processus d'embauche
- Intégration des employés
- Analyse et rétention des employés
- Audit
- Billets d'assistance informatique
- Demandes et traitement des relevés de notes (dans les collèges et les universités)
- Traitement des réclamations
- Comptes débiteurs
- Acheter en ligne
- Service client
- Logistique et Supply Chain Management
- Gestion des opérations
Pebble a automatisé son système de facturation parce qu'il voulait économiser de l'argent. L'entreprise économise désormais plus de 8 000 $ sur papier chaque année car presque toutes ses factures sont traitées électroniquement. Sachez ce que vous automatisez et pourquoi vous l'automatisez.
- Définissez vos objectifs commerciaux
La définition d'objectifs commerciaux est importante pour de nombreuses raisons. Il fournit un moyen de mesurer le succès et garantit que tous les employés sont sur la même longueur d'onde. La plupart des entreprises ont ces objectifs communs.
- Fournir un excellent service client
- S'assurer que les employés et les ressources sont productifs
- Embaucher les meilleurs talents et les retenir
- Avoir des valeurs fondamentales axées sur la mission
- Pour profiter d'une croissance durable
Les objectifs définissent ce que votre entreprise veut vraiment réaliser. En les décrivant, vous vous assurez que l'entreprise est sur la bonne voie et vous vous concentrez sur les étapes qui vous aideront à atteindre les objectifs.
Examinez les objectifs actuels de votre entreprise et découvrez comment l'automatisation peut vous aider. Ils doivent s'aligner sur les goulots d'étranglement que l'organisation cherche à éliminer. Vous devez également trouver une méthode pour mesurer le succès afin de voir si les objectifs ont été atteints.
- Trouver le bon logiciel d'automatisation
Chaque entreprise a de nombreux workflows opérationnels qui prennent trop de temps ou impliquent de nombreuses personnes : traitement des factures, envoi d'e-mails marketing, mise à jour des comptes clients et lancement des opérations internes dans les services. Ces tâches répétitives sont épuisantes pour les employés et ne nécessitent pas de compétences techniques avancées.
Un logiciel d'automatisation d'entreprise permet de simplifier la progression des tâches complexes. Il facilite le transfert d'informations, rationalise les différents processus et surveille la progression des tâches en temps réel. Il réduit également les coûts en allouant les ressources de manière efficace. Avec le bon logiciel, la possibilité d'erreurs est éliminée ou réduite au minimum. L'automatisation permet aux employés d'être plus créatifs et d'examiner attentivement les analyses commerciales pour augmenter les revenus de l'entreprise.
Les machines peuvent travailler plus vite et plus longtemps que les humains, ce qui augmente le taux de production. Le logiciel d'automatisation améliore la qualité du produit et la fiabilité du travail. Tous les produits sont fabriqués avec les mêmes spécifications et les réparations sont rares.
Lorsque les organisations utilisent efficacement les ressources, il en résulte une productivité accrue - une meilleure qualité des produits, une meilleure sécurité des travailleurs, une utilisation efficace des matériaux, des délais d'exécution réduits en usine et des semaines de travail plus courtes pour la main-d'œuvre. Les opérations industrielles automatisées augmentent la sécurité des travailleurs. La sécurité des travailleurs est bonne pour les affaires parce que des travailleurs heureux sont plus performants.
- Préparez vos employés et la culture d'entreprise
Il y a une chose que les entreprises ne comprennent souvent pas lorsqu'il s'agit d'automatisation : faire un changement d'entreprise est facile, mais faire en sorte que les employés acceptent le changement et le mettent en œuvre est difficile. N'oubliez pas que ce sont vos employés qui détermineront si l'automatisation fonctionne ou non
Une organisation ne peut pas adopter l'automatisation sans impliquer son équipe. Après avoir obtenu un système de gestion des processus métier, testez-le et mettez-le en œuvre, puis formez vos employés. Pour que l'automatisation réussisse, tout le monde doit adopter le processus et l'organisation doit avoir une culture de communication
De plus, il convient de mentionner que l'automatisation échoue parfois en raison d'un manque de supervision. Certaines entreprises perdent le contrôle de leurs processus automatisés car elles pensent que le logiciel d'automatisation fera tout le travail. Mais cette erreur peut faire de ce qui aurait été un avantage concurrentiel votre plus gros échec commercial.
Après avoir adopté l'automatisation, ne licenciez pas vos employés. Formez-les à la supervision et au contrôle des outils d'automatisation. De cette façon, ils pourront réparer l'outil en cas de dysfonctionnement.
- Attention au hoquet
Une chose que certaines entreprises font mal est d'automatiser de grandes tâches et processus indépendants. Lorsque de nombreux processus indépendants sont automatisés, ils deviennent trop difficiles à intégrer ultérieurement. Oui, Amazon et Domino's peuvent se permettre d'automatiser l'ensemble de leurs services de livraison, mais les grandes entreprises disposent de nombreuses ressources. N'essayez pas de les copier.
Ce que vous devez faire, c'est d'abord automatiser les petites tâches répétitives, celles qui ne sont pas essentielles à vos opérations commerciales, comme le marketing par e-mail. Vous pouvez automatiser le marketing par e-mail tout en contrôlant votre stratégie marketing.
Vous pouvez également décider d'automatiser un processus à la fois. Par exemple, vous pouvez commencer par le marketing par e-mail, puis passer à la facturation, puis au processus d'embauche, etc. Résolvez un problème spécifique avant de passer au suivant. De plus, des ratés peuvent survenir lorsque vous commencez à implémenter l'automatisation. Faites attention à eux et soyez prêt à les gérer.
Commencez à automatiser vos processus métier
Selon les recherches, 74 % des organisations recherchent de nouveaux cas d'utilisation pour l'automatisation. Ils veulent accroître leur efficacité, réduire leurs coûts et rationaliser leurs processus. L'automatisation rationalise les processus et flux de travail redondants et complexes. Cela a un impact important sur les opérations commerciales et la vitesse de livraison. Les tâches monotones de bas niveau consomment du temps et des efforts inutiles. Obtenez un logiciel d'automatisation et rendez votre entreprise plus rentable.
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