5 technologies qui prennent en charge un modèle de travail à distance

Plus de 4,7 millions de personnes aux États-Unis travaillent au moins la moitié du temps à distance. Le travail à distance est devenu de plus en plus populaire depuis le début de la pandémie. La pandémie a poussé les entreprises à explorer leurs options de travail à distance et à utiliser des technologies qui prennent en charge un modèle de travail à distance.

Pour profiter de l'équilibre accru entre vie professionnelle et vie privée d'un modèle de travail à distance dans votre entreprise, continuez à lire. Ce guide vous montrera les cinq principales technologies essentielles qui aident les entreprises à passer à un modèle de travail à distance tout en maintenant la productivité et la coopération.

Avantages d'un modèle de travail à distance

La mise en place d'un modèle de travail à distance présente de nombreux avantages. Il existe une forte demande de modèles de travail hybrides et à distance pour de nombreuses raisons.

Lorsqu'ils travaillent au bureau, les employés peuvent être confrontés à de longs trajets qui grugent leur temps libre et leur coûtent de l'argent en utilisant les transports en commun ou l'essence. Ces facteurs peuvent avoir un impact considérable sur les finances, la qualité de vie et l'impact environnemental de vos employés.

En mettant en œuvre un modèle de travail à distance, vous pouvez vous assurer que vos employés disposent de plus de temps libre et d'un meilleur équilibre travail-vie personnelle pour se concentrer sur leur famille, passer plus de temps avec leurs animaux de compagnie et poursuivre leurs intérêts personnels. Les employés n'auront pas à se soucier de s'habiller pour le bureau et travailleront dans des vêtements confortables depuis chez eux.

Sans les distractions causées par les collègues et la politique du bureau, vos employés seront plus enclins à se concentrer sur leur travail et leur productivité. Sans leur trajet, vos employés auront plus d'énergie et de temps pour se concentrer sur des activités agréables, améliorant leur bien-être mental et donc leur productivité.

Les chefs d'entreprise peuvent réduire la taille de leur espace de bureau avec un modèle de travail à distance ou éliminer le besoin d'espace de bureau, réduisant considérablement leurs frais généraux mensuels et permettant une plus grande croissance au sein de l'entreprise. 71% des salariés préfèrent le télétravail aux promotions, et les chefs d'entreprise feraient bien de répondre à l'appel au télétravail.

Défis d'un modèle de travail à distance

Avec un modèle de travail à distance, il y a aussi quelques défis. Certains de ces défis incluent :

• Moyens de communication efficaces.
• Gestion des flux de travail et de la progression des employés.
• Sécurisation des espaces de bureau à distance.
• Automatiser les processus RH pour donner plus de temps à vos RH pour promouvoir le bien-être des employés.

Surmonter ces défis est essentiel pour mettre en œuvre un modèle de travail à distance réussi. Ce guide est conçu pour expliquer les meilleurs outils pour surmonter les défis présentés par un modèle de travail à distance, assurant une transition réussie.

5 technologies pour un modèle de travail à distance

Ces 5 technologies pour un modèle de travail à distance assureront la transition en douceur de votre entreprise vers un modèle de travail entièrement ou partiellement à distance tout en maintenant une communication et une productivité efficaces chez vos employés.

Outils de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est l'un des principaux outils basés sur le cloud qui permet aux entreprises de suivre les progrès des employés et d'attribuer des tâches de manière structurée et organisée. Wrike et Monday.com sont deux des outils de gestion de projet les plus populaires utilisés par les entreprises distantes et hybrides.

Ces outils de gestion de projet permettent aux entreprises de créer des flux de travail sur des interfaces attrayantes, propres et conviviales pour définir des tâches pour leurs employés. Vous pouvez intégrer un logiciel de gestion de projet à d'autres outils utilisés dans vos stratégies de travail à distance, tels que Slack, Microsoft Teams, Office 365, etc.

Avoir une vision claire des tâches et des progrès des employés permet aux chefs d'entreprise de gérer leurs équipes de manière plus efficace et efficiente dans un modèle de travail à distance. Le logiciel de gestion de projet est livré avec des didacticiels d'intégration, ce qui facilite sa mise en œuvre dans les entreprises où certains employés n'ont pas un niveau élevé de connaissances en informatique.

Le logiciel est généralement fourni avec un support client 24h/24 et 7j/7, ce qui vous permet de dépanner et de résoudre rapidement tout problème lié au logiciel et d'éviter les baisses de productivité. Le CRM (gestion de la relation client) peut également être réalisé à l'aide d'un logiciel de gestion de projet, en suivant les tutoriels et les blogs utiles fournis par votre fournisseur de logiciel de gestion de projet.

Un bon système de gestion de projet est la base pour construire une stratégie de travail à distance efficace.

Outils de communication

Avec une stratégie de travail à distance, il est nécessaire de faciliter la communication puisque vos employés n'auront pas leurs communications et collaborations habituelles en personne.

Pour améliorer les communications dans votre entreprise de travail à distance, vous pouvez envisager d'adopter des outils de communication tels que Microsoft Teams, Slack, Chatwork et Google Hangouts.

Avoir des capacités de messagerie instantanée dans toute votre entreprise permettra aux employés de résoudre rapidement les requêtes sans rédiger un long e-mail ou organiser une vidéoconférence, ce qui peut prendre plus de temps. Une communication rapide et instantanée est le meilleur moyen de garantir que vos employés se sentent soutenus et connectés dans le cadre d'une stratégie de travail à distance.

Gestion à distance des espaces de bureau

Les modèles de travail à distance peuvent encore nécessiter des espaces de bureau pour faciliter un modèle de travail hybride ou permettre des opérations commerciales en personne à l'occasion. Lorsque votre équipe de direction travaille à distance, elle peut avoir besoin d'utiliser des systèmes internes tels que des fonctions de sécurité pour permettre à d'autres d'accéder au bâtiment. Vous devez sélectionner le bon système de contrôle d'accès de porte pour une entreprise distante.

Avec un système de contrôle d'accès basé sur le cloud, vous pourrez sécuriser votre espace de bureau tout en travaillant à distance et recevoir des alertes sur votre appareil mobile vous informant d'un événement de sécurité. Le contrôle d'accès basé sur le cloud permet aux utilisateurs autorisés d'actionner les serrures de porte à distance pour permettre aux employés et aux visiteurs d'entrer dans le bâtiment sans se rendre sur place en personne.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque les entrepreneurs et autres prestataires de services ont besoin d'accéder au bâtiment. Il permet à votre équipe de travailler à distance plutôt que de perdre du temps à visiter le bureau, ce qui affecte la productivité.

Outils de visioconférence

Sans la possibilité de réunions fréquentes en personne, vous pourriez avoir du mal à maintenir une main-d'œuvre unie avec un modèle de travail à distance. Pour garder les lignes de communication ouvertes, vous pourriez envisager d'investir dans des outils de vidéoconférence.

Les longues discussions peuvent prendre encore plus de temps par e-mail ou sur une plate-forme de messagerie instantanée, et certaines questions plus complexes sont mieux discutées verbalement. Les outils de vidéoconférence fonctionnent bien pour faciliter ces discussions dans un modèle de travail à distance.

Vous souhaiterez peut-être également mettre en œuvre un logiciel de planification de rendez-vous parallèlement aux outils de vidéoconférence. Cela vous permettra d'héberger des heures de bureau ouvertes au cours desquelles vos employés pourront réserver des réunions pour discuter de leurs performances et de leurs progrès.

Outils de gestion des ressources humaines et de la paie

Vos employés s'attendent à être rémunérés pour les services qu'ils fournissent à votre entreprise et leur aide au maintien des clients et des clients. Avec un modèle de travail à distance, vous pouvez mettre en œuvre des solutions de gestion des ressources humaines et de la paie pour vous assurer que vos employés sont payés à temps.

La paie peut être complexe, mais les outils de gestion des RH et de la paie peuvent vous aider à simplifier et à automatiser les éléments de la procédure de paie pour permettre à votre équipe RH de se concentrer sur des tâches plus critiques. Le logiciel aide votre équipe RH à naviguer dans divers codes fiscaux et à établir vos modèles de paie pour rendre la gestion de votre paie plus simple et plus gérable.

Fournir à vos équipes RH des outils pour simplifier la gestion à distance de la paie leur laissera plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus critiques, comme la prise de contact avec les employés. Les équipes RH doivent s'assurer que les employés maintiennent leur productivité et évitent l'épuisement professionnel ou les problèmes de santé mentale lorsqu'ils travaillent à domicile, il est donc essentiel de libérer leur temps pour s'occuper du bien-être des employés.

Sommaire

Si vous utilisez ces outils conçus pour prendre en charge un modèle de travail à distance, votre entreprise sera sur la bonne voie pour faciliter un travail à distance productif et efficace. Vous gagnerez du temps dans la gestion des espaces de bureau, la paie et les fonctions RH, et la gestion des flux de travail. Vous encouragerez également une communication rapide et réactive entre les membres de l'équipe pour une main-d'œuvre unie. La technologie contribue à la révolution du travail à distance, augmente la satisfaction des employés et améliore la productivité de la main-d'œuvre.