5 conseils pour garder votre équipe productive à son retour au bureau

Avec près de la moitié des Américains désormais entièrement vaccinés, les entreprises font pression pour un retour au statu quo. Les bureaux rouvrent lentement et les autoroutes à travers le pays sont à nouveau obstruées par les navetteurs. Alors que certaines entreprises choisissent de rester à distance indéfiniment, beaucoup rappellent les travailleurs.

Si votre équipe retourne bientôt au bureau, vous devez faire un plan. Certains membres de votre équipe ne seront pas ravis de renoncer à la flexibilité de la vie au télétravail. Et même les travailleurs enthousiastes à l'idée de retourner au bureau peuvent avoir du mal à faire cette transition. Voici cinq étapes que vous pouvez suivre pour un retour plus fluide et productif :

1. Établissez un ordre du jour pour toutes les réunions.

Lorsque les employés retournent au bureau, vous devez vous attendre à une excitation et à un désordre supplémentaires. Toute votre équipe n'a pas été dans la même pièce depuis un moment et ils seront impatients de socialiser. Cela entraînera forcément beaucoup de bavardages et de réunions généralement moins ciblées. La création d'un ordre du jour de réunion est essentielle pour que votre équipe reste concentrée sur la tâche.

Au minimum, l'ordre du jour de votre réunion doit inclure une liste de points de discussion et de points d'action. Vous pouvez également noter qui est chargé de diriger chaque domaine de discussion. Pour les réunions plus importantes, noter combien de temps est alloué à chaque partie de la discussion fera avancer les choses. Envoyez l'ordre du jour de votre réunion à l'avance afin que les participants puissent se préparer.

2. Offrez aux employés une flexibilité autour des heures de bureau synchrones.

Le travail à distance ne convient pas à tout le monde, mais les employés apprécient toujours la liberté et la flexibilité de définir leurs propres horaires. La recherche montre que les employés sont plus heureux lorsqu'ils ont de la flexibilité au travail, et le bonheur rend les gens 12 % plus productifs.

Pendant le confinement, beaucoup ont pris l'habitude de terminer leur travail au meilleur de leur forme. Ils pouvaient commencer à travailler tôt lorsqu'ils se sentaient frais ou faire de l'exercice lorsque leur concentration commençait à décliner. Cette liberté a également permis un meilleur équilibre travail-vie personnelle, ce qui contribue à prévenir l'épuisement professionnel chez les travailleurs.

Bien sûr, il peut être difficile de faire quoi que ce soit dans un environnement de travail complètement asynchrone. C'est pourquoi certains employeurs fixent des fenêtres spécifiques lorsque les employés sont censés être au bureau. Pendant le reste de la journée de travail, les employés sont libres d'aller et venir à leur guise. Au fur et à mesure que votre équipe s'éloigne du travail à distance, vous pourriez envisager d'offrir un horaire plus flexible.

3.Appuyez sur le bouton de réinitialisation sur le courrier électronique et la messagerie instantanée.

Même avant le verrouillage, les travailleurs passaient une grande partie de la journée de travail collés à leur boîte de réception. Lorsque les équipes se déplaçaient à distance, la gestion du flux constant d'e-mails et de messages devenait encore plus onéreuse. Trente pour cent des travailleurs citent les e-mails et les messages Slack de leurs collègues comme leur principale distraction. (Plus d'un cinquième déclarent que le volume d'e-mails qu'ils reçoivent leur donne envie de quitter leur emploi.)

Alors que les employés retournent au bureau, envisagez d'utiliser cette transition pour réinitialiser la culture du bureau autour des e-mails et de la messagerie instantanée. Il est souvent beaucoup plus rapide de régler les choses en face à face que par écrit. Un caucus quotidien de 10 minutes peut aider à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et éviter de perdre du temps dans la boîte de réception.

Une autre façon d'éloigner la culture du courrier électronique consiste à réserver du temps pour un travail approfondi. Vous pouvez le faire en établissant une heure chaque jour pour que votre équipe « s'assombrisse ». Alternativement, vous pouvez encourager les employés à activer la fonction "Ne pas déranger" de Slack lorsqu'ils ont besoin de se concentrer.

4. Remplissez la salle de pause de rafraîchissements sains.

Tout le monde sait qu'il peut être difficile de se concentrer lorsque vous avez faim, encore plus lorsque votre estomac se met à grogner lors d'une réunion. Un avantage inattendu de la vie à la FMH était l'accès facile à la cuisine. Les travailleurs n'avaient pas à subsister avec un mauvais café de salle de pause et des beignets rassis ou à quitter le bureau pour prendre de la restauration rapide. Ils pouvaient prendre une collation saine ou préparer un repas chaque fois qu'ils avaient faim.

Garder les travailleurs bien nourris et hydratés n'est probablement pas quelque chose auquel vous avez déjà pensé, mais cela joue un rôle majeur dans la productivité. Le sucre et la caféine peuvent sembler être une panacée pour le crash de trois heures, mais ils ne fournissent qu'un coup de pouce de courte durée. Boire beaucoup d'eau et chercher des collations saines est plus susceptible de permettre à vos employés de travailler au maximum de leurs performances.

Lorsque vous planifiez votre retour au bureau, pensez à approvisionner la salle de repos avec des collations saines. Ou, si le budget le permet, essayez de préparer le déjeuner une ou deux fois par semaine. Lorsque vous choisissez des collations, recherchez des sources de protéines de qualité comme les noix, les graines, le yogourt et le fromage à effilocher. Les fruits, les légumes et les collations contenant des glucides complexes sont également un excellent choix. Enfin, renoncez aux sodas et aux boissons énergisantes et remplissez le réfrigérateur d'eau en bouteille, de thé et de boissons contenant des électrolytes.

5. Encouragez l'exercice et le mouvement.

Nous savons tous qu'un mode de vie sédentaire est mauvais pour notre santé. Des déclarations comme « s'asseoir, c'est le nouveau tabagisme » suffisent à nous donner envie de bouger davantage tout au long de la journée. Mais bouger n'est pas seulement bon pour notre santé. De nombreuses études ont montré que les travailleurs qui font de l'exercice sont plus productifs. Le simple fait de marcher pendant 30 minutes pendant le déjeuner rend les gens plus alertes.

Malheureusement, l'entraînement quotidien des membres de votre équipe peut être la première chose à faire lorsqu'ils retournent au bureau. Le temps normalement passé à faire de l'exercice peut être englouti par les trajets quotidiens des travailleurs. La pression d'être de retour au bureau peut également les pousser à mettre leur routine de conditionnement physique en veilleuse. Ils pourraient trouver qu'il n'est pas aussi facile de s'éclipser pour aller courir. Ou ils pourraient se sentir coupables d'avoir coupé un peu plus tôt pour se rendre au gymnase.

En tant que leader, vous pouvez prendre des mesures pour aider à freiner cette régression malsaine. La chose la plus efficace que vous puissiez faire est de montrer l'exemple. Assurez-vous de partir à la même heure chaque jour et annoncez que vous vous dirigez vers la salle de sport. Ou réservez du temps sur votre calendrier pour une séance d'entraînement en milieu d'après-midi quatre fois par semaine.

Si le budget le permet, vous pouvez envisager de convertir une salle de conférence inutilisée en une zone d'entraînement. Vous pouvez organiser une course amusante à l'échelle du bureau, créer un groupe de marche ou proposer du yoga à l'heure du déjeuner. Vous pouvez même payer les abonnements des employés à la salle de sport en tant qu'avantage supplémentaire.

Le retour au bureau peut être accueilli avec effroi ou excitation, mais il est sûr de bousculer les routines des employés. Chaque fois que les travailleurs sont confrontés à un bouleversement majeur, leur productivité est vouée à en souffrir. En tant que leader, votre travail consiste à prendre des mesures pour rendre la transition plus transparente. En restant organisé, en améliorant la communication et en promouvant des habitudes saines, vous pouvez garder les travailleurs concentrés et énergisés.