7 avantages à utiliser les rappels de rendez-vous par e-mail
Publié: 2021-05-28Il y a peut-être eu un moment dans votre vie où vous avez oublié d'assister à l'un de vos rendez-vous simplement parce que vous aviez oublié que vous aviez ce rendez-vous en premier lieu. Après tout, certains jours sont plus occupés que d'autres, et il peut y avoir des cas où vous avez oublié de prendre des notes sur certains rendez-vous que vous avez programmés. Lorsque vous êtes un client et que vous avez manqué un rendez-vous, ce n'est pas très grave.
Cependant, si vous êtes un gestionnaire ou un propriétaire d'entreprise et que votre client a manqué un ou plusieurs de vos rendez-vous, vous ne devriez pas prendre cela à la légère. Les rendez-vous manqués signifient que vous venez de manquer des opportunités d'avoir de nouveaux clients ou des clients réguliers ou d'établir de nouveaux partenariats avec d'autres marques. Gardez à l'esprit que les rendez-vous ont été planifiés en premier lieu comme un moyen de fixer le temps de rencontrer officiellement d'autres gestionnaires, collègues ou clients. Ce temps est utilisé pour discuter plus en détail de certaines choses liées à la croissance de votre entreprise, de votre produit ou de votre relation client.
Conséquence des clients qui manquent des rendez-vous
Lorsque vos clients ont tendance à manquer un ou plusieurs de leurs rendez-vous, intentionnellement ou non, cela peut avoir un effet négatif sur votre entreprise. Cela pourrait signifier une perte de profit pour cette journée et ruiner le flux des opérations de votre entreprise. Les rendez-vous manqués par les clients peuvent également signifier qu'ils commencent à perdre leur engagement vis-à-vis de votre entreprise. Ainsi, il est essentiel de faire attention à vos clients, en particulier ceux qui ont tendance à ne pas se présenter plus souvent à leurs rendez-vous.
Les rappels de rendez-vous par e-mail sont un moyen d'améliorer vos relations avec la clientèle et d'aider vos clients à respecter leurs rendez-vous. De cette façon, vous pouvez rappeler à vos clients et vous assurer qu'ils ne manquent aucun de leurs rendez-vous et renforcer votre communication avec eux dans l'espoir d'avoir plus de rendez-vous avec eux à l'avenir.
Découvrez les avantages du rappel de rendez-vous par e-mail et pourquoi vous devez commencer à le faire pour vos clients et votre entreprise.
- Cochez votre liste de tâches quotidiennes
Lorsque vous dirigez une entreprise, il est entendu que vous avez de nombreuses responsabilités entre vos mains. Votre liste de tâches quotidiennes est toujours pleine et peut parfois sembler interminable. Si votre liste de contrôle inclut de contacter chaque client de votre liste de rendez-vous, vous pouvez vous attendre à être loin derrière avec le reste des responsabilités de votre journée.
Cependant, si vous utilisez un rappel de rendez-vous par courriel pour chacun de vos clients, vous pouvez gagner beaucoup de temps. Vous pouvez cocher cette tâche dans votre liste de contrôle et laisser le logiciel en ligne se charger de rappeler à vos clients leurs rendez-vous à venir.
- Moins d'utilisation du téléphone
Supposons que vous deviez contacter manuellement chaque client pour leur rappeler leurs rendez-vous. Bien que ce soit un moyen efficace de leur définir un rappel et de s'assurer qu'ils s'affichent, cela peut également signifier que vous devrez investir beaucoup de temps sur votre téléphone. Et parfois, votre temps au téléphone avec vos clients peut être imprévisible, surtout si certains sont dans de longues conversations, ce qui vous oblige à passer la plupart de votre temps avec eux et moins de temps pour vos autres tâches.
En leur envoyant un rappel de rendez-vous par e-mail, vous pouvez toujours rappeler à vos clients leurs rendez-vous sans prendre trop de votre temps. Vous aurez alors tout le temps de vous concentrer sur vos autres tâches en dehors de l'utilisation de votre téléphone.
- Moins de temps perdu signifie plus d'argent
Lorsque vous êtes constamment au téléphone, moins de temps est consacré à d'autres tâches vitales qui sont cruciales pour la gestion de votre entreprise. Cela peut tôt ou tard affecter les opérations, les ventes et les bénéfices de votre entreprise. Plus particulièrement pour les entreprises qui offrent davantage de services tels que les salons, les spas ou les magasins automobiles, investir plus de temps avec votre téléphone signifie que vous aurez moins de temps pour vous concentrer sur les clients qui sont déjà là avec vous pour profiter de vos services.
En utilisant des rappels de rendez-vous par e-mail, vous pouvez toujours informer vos clients de leurs rendez-vous sans compromettre votre temps avec vos clients actuels. Il vous sera plus facile de vous concentrer sur vos clients et sur d'autres tâches lucratives.
- Réduire les perturbations possibles
Supposons que vous soyez en train de rendre service à votre client, par exemple en le coiffant ou en réparant sa voiture, lorsque tout à coup le téléphone de votre entreprise a sonné. Interrompre votre service pour prendre l'appel est une forme négative de service client. Le nombre d'appels téléphoniques que vous recevrez augmentera si vous avez tendance à rappeler à vos clients leurs rendez-vous par téléphone, car la plupart d'entre eux vous rappelleront probablement.
Si vous voulez vous assurer que vous offrez votre meilleur service client et éviter toute interruption de votre travail, il est préférable de rappeler à vos clients par e-mail plutôt que par SMS ou appel.
- Empêcher les clients de ne pas se présenter
Il est courant pour la plupart des entreprises de baser leur dotation en personnel et leur horaire hebdomadaire sur le nombre de clients nommés pour une certaine semaine. Plus vous avez de rendez-vous programmés pour cette semaine, plus vous avez besoin de personnel. Cependant, lorsque les clients oublient leurs rendez-vous, il y a de fortes chances qu'ils ne se présentent pas à votre bureau comme prévu. Par conséquent, certains de vos employés affectés pour cette journée ou cette semaine ne pourront effectuer aucun service, ce qui ne générera aucun profit.
Rappeler à vos clients leurs rendez-vous est crucial pour que votre entreprise continue à gagner de l'argent. Sans oublier que le sureffectif peut également causer des problèmes financiers car vous devrez dépenser pour le salaire de vos employés malgré le fait que des clients ne se présentent pas. Alors, utilisez les rappels de rendez-vous par e-mail à votre avantage et évitez les opportunités perdues simplement parce qu'un client a oublié son rendez-vous.
- Annulations au lieu de non-présentation
L'envoi de rappels de rendez-vous par e-mail non seulement informera vos clients, mais cela leur donnera également la possibilité d'effectuer des annulations en cas de besoin. Les annulations sont beaucoup plus faciles à gérer que les non-présentations. Lorsque les clients annulent des jours avant leur rendez-vous, vous pouvez encore disposer de suffisamment de temps ou de jours pour rechercher un autre client afin de combler le créneau horaire vacant. Pendant ce temps, lorsqu'un client ne se présente pas comme prévu, cela sera déjà considéré comme une perte pour ce jour ouvrable.
Outre les annulations, vos clients auront également la possibilité de reporter s'ils le doivent. Après tout, certains clients ont des raisons valables pour lesquelles ils ne peuvent pas se rendre à l'horaire initial, donc lorsque vous reprogrammez leur rendez-vous, vous pouvez toujours avoir le temps de faire de la place pour qu'un autre client remplisse son horaire.
- Les rappels de rendez-vous par e-mail sont conviviaux
Si vous ne voulez pas être dérangé par les appels des clients pendant les heures d'ouverture, il en va de même pour vos clients. Vous ne saurez peut-être jamais si vos clients sont disponibles pour recevoir des appels professionnels, car ils peuvent être au travail, à l'école ou lors d'une réunion. L'utilisation de rappels de rendez-vous par e-mail ne profitera pas seulement à votre entreprise, mais également à vos clients.
L'essentiel
De plus en plus d'entreprises utilisent désormais les rappels de rendez-vous par e-mail pour améliorer leur service client et maintenir une communication saine avec leurs clients. Si vous souhaitez rester au top de vos services et être à un niveau compétitif avec vos concurrents commerciaux, utilisez cet outil à votre avantage et gardez vos clients engagés et rappelez-vous de leurs rendez-vous pour vous assurer que vos ventes continueront à venir.
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