7 façons infaillibles de mieux gérer vos débiteurs

Lors de la gestion des flux de trésorerie pour les petites et moyennes entreprises, il est important d'avoir un système de gestion simple mais complet pour suivre vos débiteurs. En fait, pour les entreprises individuelles, c'est peut-être l'une des choses les plus importantes qu'une entreprise puisse faire pour éviter les paiements manqués, les données financières mal entretenues et d'innombrables autres problèmes futurs.

Du crédit commercial (les entreprises se prêtant des fonds les unes aux autres) et des vérifications complètes des antécédents aux paiements des clients mal surveillés, le contrôle de vos dettes commerciales externes et internes peut aider à réduire les charges financières, à augmenter vos comptes clients et à aider votre entreprise à rembourser les vôtres créanciers plus rapidement.

1 Mettre en œuvre la clarté dans le chaos des factures

Cela semble facile en principe. Après tout, quelle entreprise ne démarre pas avec un plan pour gérer ses transactions financières avec soin ? Mais lorsque vous êtes dans le vif du sujet et que de multiples frais, prêts et factures affluent rapidement de votre service comptable, comment allez-vous vous assurer que vous évitez des problèmes inutiles ?

Eh bien, tout est une question de préparation, de communication et d'autoréflexion qui peut se résumer en 7 étapes efficaces. Suivez ces conseils pour vous assurer que votre PME garde une longueur d'avance sur ses paiements et reçoit les fonds nécessaires à temps.

2 Profitez des avantages des factures électroniques

Les factures électroniques sont un moyen simple et durable de s'assurer qu'un client ou un débiteur reçoit une facture rapidement avec plus de traçabilité pour votre entreprise également. La facturation numérique est devenue populaire au fil des ans, et avec des mises à jour et des rappels automatisés pour que les clients paient dans les délais convenus, il n'est pas difficile de comprendre pourquoi.

De manière générale, une facture électronique peut être soumise des manières suivantes :

• Un e-mail directement depuis une plateforme logicielle de comptabilité
• Une facture envoyée directement sur un portail client
• Une facture qui s'intègre à votre système comptable

Dans tous les cas, la plate-forme comptable envoie des notifications au client au nom de votre entreprise, ce qui vous fournit des mises à jour constantes sur l'état d'une facture et plus de détails sur l'historique des paiements des clients réguliers.

3 Offrez-vous une remise pour paiement anticipé ?

Afin de persuader les gens d'utiliser à nouveau leurs services et de payer à temps, de nombreuses entreprises offrent désormais une sorte d'incitation pour aider à recevoir un paiement plus rapide d'un client. En particulier, les remises sur une facture ou des marchandises en échange d'un paiement dans un certain délai se sont avérées extrêmement efficaces.

Cependant, cette incitation dépend entièrement de nombreux facteurs différents, notamment le type d'industrie dans laquelle vous opérez, le besoin de paiement rapide de votre entreprise et votre volonté de réduire les prix pour une résolution plus rapide.

4 Confirmez les conditions de paiement avant d'aller de l'avant

Si un nouveau client ou client a l'impression qu'il est parfaitement acceptable de prendre plus de temps que la limite standard de 30 jours pour payer ses factures, il y a de fortes chances qu'il le fasse. Pour éviter ce problème, accepter les conditions de paiement avant d'aller de l'avant est un excellent moyen de réduire les problèmes inutiles plus tard.

Votre entreprise ne devrait pas avoir à s'inquiéter de réussir à rester à flot jusqu'à ce qu'une facture soit payée. Il est important de se rappeler que vous fournissez des biens ou des services en sachant qu'ils doivent être payés rapidement. Le simple fait de prendre en charge un nouveau client ou une nouvelle charge de travail et de ne pas fixer de dates de paiement spécifiques ne conduira jamais à un résultat mutuellement satisfaisant.

5 Faites le suivi et rappelez-leur les dates convenues

Après avoir envoyé votre facture, attendez quelques jours et contactez-nous pour demander poliment son statut. Même si vous avez des mises à jour numériques, il n'y a rien de mal à un bon appel téléphonique à l'ancienne pour confirmer qu'ils l'ont reçu et qu'ils sont au courant de la date limite de paiement.

Si vous n'êtes pas à l'aise d'être aussi franc, vous pouvez utiliser une mise à jour comme excuse pour appeler le client en question. En fait, vous pouvez même appeler pour leur faire savoir que c'est dans leur portail de facturation comme un rappel poli, au lieu de demander quand vous serez payé.

Pour chacun de ces scénarios, le plus important est que vous écriviez et enregistriez les aspects suivants de votre appel téléphonique :

• L'heure à laquelle tu as appelé
• La personne à qui tu as parlé
• Ce qui a été dit pendant l'appel
• Ce qu'ils ont confirmé avec vous concernant le paiement

Espérons que cela n'arrivera pas à une situation où vous devrez les contacter à nouveau et vous plaindre, ou demander continuellement des mises à jour. Cependant, si tel est le cas, les informations ci-dessus vous aideront à renforcer votre dossier pour qu'un client respecte sa part du contrat et vous fournira les informations nécessaires pour faire remonter votre plainte.

Vous avez le droit légal d'insister sur le paiement dans les 60 jours suivant une transaction commerciale, donc si une période de remboursement plus longue n'a pas été convenue auparavant, informez-les des conséquences potentielles et des intérêts supplémentaires sur le montant qu'ils pourraient encourir.

Effectuer des vérifications de crédit approfondies

Personne ne veut avoir l'impression de ne pas pouvoir faire confiance à la parole d'un client, mais pour une petite ou moyenne entreprise, ce luxe n'est parfois tout simplement pas viable. Si un débiteur fait l'expérience de l'insolvabilité, l'émission d'une note de crédit pour des mois de travail acharné ne sera pas remplie, et vos finances subiront la colère d'un problème qui aurait pu facilement être évité avec une simple vérification des antécédents.

La leçon ici? Un peu d'administration au début d'une relation d'affaires potentielle peut vous faire économiser beaucoup de mois de tracas sur la route. Vous ne faites que protéger les intérêts de votre entreprise, alors n'ayez pas peur de vérifier quelques antécédents avant de prendre une décision finale sur un client.

6 Analysez votre flexibilité de paiement et la compatibilité de votre système

L'analyse de la flexibilité de paiement que vous offrez peut prendre deux formes principales : la flexibilité numérique et la flexibilité commerciale. Les deux aident à définir ce que votre entreprise peut et ne peut pas autoriser lorsqu'elle traite les paiements des clients.

D'une part, il est important d'avoir un système compatible avec d'autres systèmes et pouvant s'intégrer de manière transparente pour garantir que votre entreprise reçoive ces fonds à temps. Après tout, il ne sert à rien de proposer une remise sur facture électronique pour un paiement rapide uniquement pour qu'un nouveau client découvre que vos portails de paiement ne sont pas en mesure de l'accueillir !

D'un autre côté, il est également essentiel que vous soyez clair et ouvert sur la façon dont vous pouvez accepter les paiements avant d'accepter un contrat. Si vous ne pouvez pas proposer un plan de paiement qui donne aux clients la possibilité d'effectuer des paiements mensuels plus petits, ou si votre entreprise vit et meurt dans une fenêtre de 60 jours entre la livraison des services et le paiement, il est essentiel de le communiquer dès le début.

7 Faites votre part pour assurer un paiement rapide

Avoir cette capacité à remettre en question vos propres processus internes est essentiel à la méthode finale de meilleure gestion de vos débiteurs - faire votre part pour faciliter des paiements plus rapides. Ne pas le faire peut amener les clients à recevoir et à traiter d'autres factures arrivées à temps et à mettre la vôtre en veilleuse.

Attendre la fin du mois pour envoyer toutes vos factures est une recette pour le désastre. Au lieu de cela, faites-en une routine pour émettre des factures dans un délai strict d'achèvement des travaux. Assurez-vous que les factures sont exactes et revérifiez chaque détail avant de les envoyer.

Si vous pouvez montrer aux clients que vous êtes une machine financière rapide, méticuleuse et bien huilée, cela leur donne la motivation de réagir en nature et de payer dès que possible. En tant qu'entreprise, vous faites le premier pas en livrant une facture, vous donnez le ton de la façon dont le reste des relations se déroulera.