8 fonctionnalités à rechercher dans un système de gestion des employés

Les entreprises s'appuyaient auparavant sur des feuilles de calcul encombrantes pour gérer les données et les processus des employés. Mais ce n'est plus le cas. Le marché des talents est devenu très compétitif et les organisations n'ont d'autre choix que de rationaliser les ressources humaines ou les flux de travail RH. C'est ici que les systèmes de gestion des employés (EMS) viennent à la rescousse en offrant une assistance.

La technologie RH a considérablement évolué et les applications de gestion des employés peuvent désormais automatiser des tâches fastidieuses et fournir des informations précieuses. Ces fonctionnalités rationalisent les processus RH, augmentant ainsi l’efficacité.

Les logiciels de gestion des employés stimulent l'engagement et la satisfaction des employés, ce qui fait qu'il n'est pas surprenant qu'au moins trois millions d'entreprises utilisent désormais un logiciel de gestion du personnel. (1)

Les avantages de l'utilisation des systèmes RH par rapport aux feuilles de calcul

Les feuilles de calcul ont rempli leur fonction de gestion des données. Mais ils ne peuvent tout simplement pas rivaliser avec les fonctionnalités robustes d’un système de gestion des employés efficace. Il existe plusieurs domaines clés dans lesquels EMS surpasse les feuilles de calcul en termes de rationalisation de la gestion des ressources humaines. Explorons ces avantages.

Gestion et récupération des données plus efficaces

Les feuilles de calcul deviennent rapidement lourdes à mesure que vos effectifs augmentent. Trouver des informations spécifiques prend du temps. Cela nécessite un tri et un filtrage manuels.

Le logiciel SIRH offre une base de données centralisée, permettant un accès rapide et facile aux informations sur les employés grâce à des fonctionnalités de recherche intuitives.

Précision améliorée et erreur humaine réduite

La saisie manuelle des données dans les feuilles de calcul est également sujette aux fautes de frappe et aux incohérences. Cependant, les logiciels de gestion des employés automatisent de nombreuses tâches de saisie de données. Ils minimisent les erreurs et garantissent l’exactitude de votre base de données d’employés. Cela permet de gagner du temps à corriger les erreurs et le non-respect des réglementations devient également moins préoccupant.

Fonctionnalités de sécurité améliorées pour les données sensibles

Les violations de données ont exposé plus de huit millions d'enregistrements dans le monde au quatrième trimestre 2023. Le problème est que les feuilles de calcul manquent souvent de mesures de sécurité robustes. Cela laisse les données sensibles des employés vulnérables aux violations. Ainsi, un autre avantage d’un système de gestion des effectifs est de donner la priorité à la sécurité des données avec des fonctionnalités telles que les contrôles d’accès, le cryptage et les pistes d’audit. Cela vous donne une tranquillité d'esprit. C'est parce que vous savez que les informations de vos employés sont protégées. (2)

Évolutivité plus facile et analyses en temps réel

Admet le; les feuilles de calcul deviennent fastidieuses à mesure que votre entreprise se développe. Une application de gestion des employés est conçue pour évoluer avec votre entreprise. Il peut s’adapter à votre main-d’œuvre croissante et à l’évolution de vos besoins.

De plus, le logiciel de gestion des effectifs fournit des données et des analyses en temps réel. Imaginez avoir à portée de main toutes les informations dont vous avez besoin sur les membres de votre personnel. Cela ne vous aiderait-il pas à faire les meilleurs choix pour vos employés ? Cela ne permettrait-il pas que les choses se passent bien ? Alors que les organisations investissent des milliers de milliards simplement pour s’orienter davantage vers les données, la réponse à ces questions devrait être très claire. (3)

Remplacer les feuilles de calcul par le meilleur logiciel de gestion des employés offre en effet une multitude d’avantages. Tenez-en compte à mesure que vous avancez dans votre recherche de la bonne solution de gestion des ressources humaines.

Principales fonctionnalités d'un système de gestion des employés

Économiseur d'écran avec de nombreux profils de personnes divers. Groupe de personnes multiraciales et multigénérations utilisant une application pour des réunions vidéo en ligne, un brainstorming, de nombreux employés passent des appels vidéo ensemble

Le choix de la bonne application de gestion des employés dépend de la compréhension des fonctionnalités clés qu'elle offre. Ils doivent correspondre à vos besoins RH spécifiques. Voici un aperçu de certaines fonctionnalités essentielles classées pour votre commodité :

Convivialité

1. Interface intuitive

Une interface utilisateur conviviale aidera à la fois les administrateurs RH et les employés. Recherchez un système avec une présentation épurée et une navigation claire. Il devrait également avoir des exigences minimales de formation. Cela garantit une adoption fluide et rationalise les flux de travail RH.

2. Accessibilité mobile

La possibilité d'accéder au système à distance permet aux employés de gérer leurs tâches en déplacement. Recherchez un EMS doté d'une application mobile offrant des fonctionnalités de base telles que le dépôt de demandes de congé, l'affichage des fiches de paie ou l'accès aux politiques de l'entreprise.

Capacités d'intégration

3. Intégration transparente de la paie

L'intégration de votre système RH avec un logiciel de paie élimine la saisie manuelle des données et garantit un traitement précis et rapide de la paie. Cela permet d'économiser du temps et des ressources aux RH tout en réduisant les erreurs.

4. Intégrations d'applications tierces

Utilisez-vous un logiciel de comptabilité ? Qu’en est-il des outils de gestion des performances ? Envisagez un EMS qui permet l'intégration avec d'autres applications métier que vous utilisez. Cela favorise un écosystème de données unifié et simplifie l’échange de données entre les départements.

Analyses et rapports

5. Données et rapports en temps réel

Des fonctionnalités de reporting robustes débloquent des informations précieuses sur votre personnel. Recherchez un système qui fournit des rapports personnalisables sur des indicateurs clés tels que le roulement du personnel, les tendances en matière de congés et les données de performance. Les données en temps réel permettent de prendre des décisions fondées sur les données. Cela conduit également à des stratégies RH proactives qui profitent à votre personnel.

Libre-service pour les employés

6. Portail libre-service

Un portail en libre-service pour les employés permet aux membres du personnel de gérer leurs propres informations RH, de demander des congés, de mettre à jour leurs informations personnelles et d'accéder aux documents de l'entreprise. Cela allège la charge de travail RH tout en favorisant un sentiment d’appropriation parmi les collaborateurs.

Considérations supplémentaires

7. Flexibilité des prix

Les systèmes RH se déclinent en différents modèles de tarification. Explorez les options adaptées à la taille et au budget de votre entreprise. Recherchez des solutions évolutives qui peuvent évoluer avec les besoins de votre entreprise.

8. Mesures de sécurité des données

Assurez-vous que le système donne la priorité à la sécurité des données avec des fonctionnalités telles que les contrôles d'accès, le cryptage et les sauvegardes régulières. Le respect des réglementations pertinentes en matière de confidentialité des données est également crucial.

N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive. De plus, les fonctionnalités les plus importantes varient en fonction des besoins uniques de votre organisation. Néanmoins, considérez ces fonctionnalités de base et la manière dont elles résolvent vos problèmes. Cela devrait vous aider à prendre une décision éclairée lors de la sélection du bon EMS pour votre entreprise.

Conclusion

Les EMS sont des solutions logicielles puissantes qui rationalisent les processus RH, stimulent l'engagement des employés et génèrent des informations précieuses pour vous aider à constituer une main-d'œuvre plus solide.

Notez que trouver le meilleur outil de gestion des employés pour votre entreprise, c'est comme trouver la bonne tenue : il doit répondre à vos besoins ! Oui, les fonctionnalités sont importantes. Mais n’oubliez pas de vous demander si le système peut évoluer avec vous.

L’entreprise derrière l’outil vous aidera-t-elle à configurer le système ? Avec quelle facilité peut-il déplacer vos données existantes ? Répondez également à ces questions.

Pesez tous ces aspects en fonction de vos besoins spécifiques et de vos projets de croissance futurs. C'est ainsi que vous pouvez choisir un EMS qui offre un retour sur investissement positif.

Les références :

1. « Rapport sur le marché des systèmes de gestion des ressources humaines pour les petites entreprises », source : https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. « Nombre de comptes d'utilisateurs exposés dans le monde du 1er trimestre 2020 au 4e trimestre 2023 (en millions) », Source : https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. « 5 façons d'augmenter la valeur commerciale grâce à l'analyse », Source : https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9