Un guide de démarrage pour le travail à distance

L'épidémie de COVID-19 et les périodes de quarantaine qui ont suivi ont obligé les entreprises travaillant dans des bureaux à adopter un style de travail à distance. Cependant, les startups n'ont pas ressenti le pincement car elles avaient pour la plupart déjà opté pour une culture à distance.

Le travail à distance, cependant, est beaucoup plus large que le sens habituel dans lequel il est décrit - quitter votre bureau pour travailler dans le confort de votre maison .

Le travail à distance implique également de déplacer tous vos processus et opérations physiques vers des processus numériques ou distants. Malheureusement, cela peut non seulement interrompre quelques flux de travail, mais également exposer votre entreprise à des fuites financières, à un manque de visibilité et de communication, et à d'autres problèmes de ce type. Ainsi, les propriétaires de startups doivent envisager de créer un plan à toute épreuve pour aborder le travail à distance dans son ensemble.

Mais par où commencer ? Nous avons rédigé cet article pour vous aider à trouver de nouvelles façons d'aborder et de faire réussir le travail à distance pour votre startup. Alors, commençons!

Comment votre startup peut-elle adopter une meilleure approche du travail à distance ?

1. Encouragez les managers et les équipes à organiser des entretiens individuels et des stand-ups quotidiens

Assurez-vous que les équipes mettent régulièrement à jour l'avancement de leur travail, les délais et les obstacles auxquels elles pourraient être confrontées.

Une surcommunication est nécessaire avec le travail à distance pour s'assurer que chacun est clair sur ses responsabilités et ses objectifs. Il est toujours préférable de rappeler plus d'une fois aux employés ce qu'ils savent déjà plutôt que de développer des malentendus qui entraînent une perte de temps.

Un mot de prudence, alors que vous essayez de faire respecter cela, faites savoir aux gestionnaires qu'ils ne doivent pas aller jusqu'à distraire les employés pour ces prises de position quotidiennes. Au lieu de cela, laissez-les s'en tenir à leurs sessions quotidiennes de stand-up ou de synchronisation pour s'assurer que les employés sont sur la bonne voie et concentrés sur la réalisation de leurs objectifs.

2. Tirez parti des avantages de la visioconférence

Il est indéniable que chaque entreprise doit utiliser des outils de visioconférence pour se déplacer au travail aujourd'hui.

Encouragez les employés à toujours allumer leurs caméras pendant les réunions en règle générale. Avoir des vidéos vous assurera de saisir tous les facteurs de communication non verbaux comme les mouvements du visage, les émotions et autres gestes. Cela vous aidera à comprendre s'ils sont d'accord avec votre plan, s'ils ont des doutes ou s'ils semblent nerveux à ce sujet. De plus, cela rapprochera vos équipes les unes des autres, leur donnant l'impression de travailler depuis le bureau.

Recommander des outils pour les vidéoconférences :

• Google Meet
• Zoom
• Par lequel
• Cliquez sur Réunion

3. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui doit être fait

Le travail à distance n'est efficace que lorsque chacun dans l'équipe est conscient de ses responsabilités spécifiques.

Pour faciliter cela, assurez-vous que vos responsables définissent des objectifs et des jalons clés avec leurs équipes. Si un objectif semble trop grand pour être abordé, décomposez-le en cibles plus petites et plus accessibles - des tremplins qui deviennent les étapes essentielles du plan plus vaste.

Des outils de gestion de projet existent pour vous aider à mettre en place ces petits jalons pour atteindre vos objectifs.

Recommander des outils de gestion de projet :

• Trello
• Asana

4. Documentez soigneusement tout travail effectué

Alors que l'envoi de SMS ou d'e-mails serait un moyen de tenir tous les membres de l'équipe informés des derniers développements du travail, écrire des choses sur un document partagé peut garantir que tout le monde dans l'organisation peut être informé des progrès. De plus, cela crée une culture d'inclusion au sein de votre entreprise.

Outils recommandés pour la documentation :

• Google Docs
• Notion

5. Protégez vos finances en automatisant la gestion de vos dépenses

« Méfiez-vous des petites dépenses ; une petite fuite peut couler un grand navire » – Benjamin Franklin.

Il n'est pas surprenant qu'une équipe financière efficace soit présente au cœur de chaque startup qui réussit. Cependant, le travail à distance a laissé les finances des startups dans un état vulnérable en ajoutant des distances physiques entre les employés, ce qui a entraîné des processus interrompus. Cela a obligé les équipes financières à travailler des heures interminables pour obtenir une image complète des dépenses de l'entreprise.

Le travail à distance brise la gestion manuelle des dépenses et rend votre organisation vulnérable à de nombreuses fuites financières via des dossiers cassés, des fraudes sur les dépenses, etc. En conséquence, les entreprises du monde entier ont lentement commencé à adopter un logiciel de gestion des dépenses pour assurer des finances solides.

Le logiciel de remboursement des dépenses colmate sans effort toutes vos fuites financières et libère du temps pour des tâches plus urgentes. Il garantit que seules les dépenses conformes sont soumises en automatisant les vérifications préalables à la soumission ; ainsi, en gardant la fraude à distance. De plus, un logiciel de note de frais est livré avec la technologie OCR qui extrait automatiquement les données des reçus et remplit automatiquement toutes les colonnes essentielles d'une note de frais. Cela garantit que vous ne dépendez pas du travail manuel et évite les erreurs de saisie de données tout en protégeant les finances de votre entreprise.

6. Embauchez les bonnes personnes

Lors de l'embauche, recherchez des signes qui vous permettront de savoir si le candidat s'intégrera à la culture de travail à distance de votre organisation. Posez des questions telles que « Avez-vous déjà travaillé à distance ? » ou "Avez-vous déjà travaillé en freelance?" Les personnes ayant de telles expériences ont généralement une meilleure discipline et sont motivées à « faire des choses » par nature.

En même temps, passez du temps à comprendre comment vous pouvez équiper vos employés déjà existants pour qui ce changement pourrait être nouveau. Fournissez-leur les ressources et les outils appropriés pour les aider à combler le fossé et à tirer le meilleur parti du travail à distance, de manière professionnelle et autrement.

7. Faites confiance à vos employés

Souvent plus facile à dire qu'à faire, les managers ont des doutes imminents quant à savoir si les membres de leur équipe travaillent vraiment. Donc, une règle de base ici est que si vous voulez que le travail à distance réussisse, la confiance doit être à double sens. Commencez d'abord!

La microgestion et le contrôle excessif ne vont pas bien dans un environnement éloigné. En donnant aux gens la liberté dont ils ont besoin, vous remarquerez qu'ils commencent à s'approprier davantage leurs projets. Établir des directives claires sur le type de performance attendue et les mécanismes de rapport.

PS – Quelque chose qui serait considéré comme une dictature à la limite demande à vos équipes d'enregistrer les écrans pendant qu'ils travaillent ou de prendre des captures d'écran pour rendre compte régulièrement. Cela détruit leur moral à long terme.

8. Ayez des conversations virtuelles sur le refroidisseur d'eau

Créez des canaux séparés où vos employés peuvent socialiser et prendre des pauses indispensables au travail. Les employés peuvent utiliser ces espaces pour partager des intérêts personnels et des moments amusants pour simplement rire avec les membres de l'équipe. N'utilisez pas trop de ces canaux, car ils pourraient encombrer votre espace de travail et agir comme une distraction.

De plus, vous pouvez garder ces chaînes en sourdine et consacrer un certain temps chaque jour à les vérifier lorsque vous avez besoin d'une distraction. De cette façon, ils n'interrompront pas vos employés tout en essayant de se concentrer sur le travail.

Pensées d'adieu

Les outils et stratégies mentionnés ici peuvent vous aider à passer efficacement à un mode de travail 100 % à distance en facilitant le processus. Avec nos retours dans un espace de bureau plus éloigné, c'est le bon moment pour vous assurer que votre startup est prête pour le long terme.