Avantages basés sur les données des systèmes téléphoniques VoIP

Vous avez entendu parler des systèmes téléphoniques virtuels, mais avant de vous débarrasser de votre téléphone de bureau traditionnel, vous voulez voir les données expliquant pourquoi le passage à la VoIP est la bonne idée.

La VoIP (Voice Over Internet Protocol) est peut-être la plus connue pour réduire considérablement les coûts de communication des entreprises, mais elle peut également augmenter la productivité des employés, offrir plus de flexibilité aux équipes distantes, offrir une meilleure qualité d'appel, et bien plus encore.

Ci-dessous, nous vous montrerons les chiffres qui plaident de manière convaincante pour les avantages de la VoIP et vous renseignerons sur les fonctionnalités qui réduisent les erreurs de communication et améliorent l'expérience client globale.

Réduction des coûts opérationnels

Le passage à la téléphonie VoIP à partir d'un téléphone fixe professionnel traditionnel permet aux entreprises d'économiser en moyenne 49 à 69 % sur les coûts de communication mensuels. (La source)

Étant donné que le tableau ci-dessus montre comment la VoIP réduit les coûts de communication, de maintenance et de matériel, il n'est pas difficile de croire une étude récente de Microsoft qui a prouvé que 82 % des entreprises ont réalisé une économie de coûts significative lors du passage aux options à faible coût de la VoIP. .

Communiquer sur Internet contrairement au système téléphonique traditionnel, le RTPC, peut également vous faire économiser :

• Jusqu'à 40 % des coûts mensuels des appels téléphoniques locaux et réduction des coûts des appels interurbains
• Jusqu'à 90% des coûts mensuels des appels internationaux
• Jusqu'à 90 % des coûts de communication de démarrage pour les nouvelles entreprises
• Jusqu'à 30 % des coûts des téléconférences (lors de l'utilisation des capacités vocales et vidéo)

Bien que vous souhaitiez peut-être acheter des équipements VoIP de base comme des téléphones IP et des casques, la seule chose dont vous aurez vraiment besoin pour faire fonctionner un système téléphonique virtuel avec succès est une connexion Internet haut débit fiable, qui coûte en moyenne 50 à 75 dollars par mois.

De plus, même si vous choisissez d'acheter des téléphones et de l'équipement VoIP compatibles, une petite entreprise de 30 employés ou moins économisera jusqu'à 1 200 $/mois en passant à la VoIP. Et si vous utilisiez les capacités du softphone VoIP avec votre équipement actuel ? Vous pouvez voir des économies allant jusqu'à 1727 $/mois.

(Sources : Livre blanc sur le PBX virtuel, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

Large gamme de fonctionnalités et de plans

Les fonctionnalités VoIP avancées peuvent faire gagner à l'utilisateur moyen 29 minutes de temps d'appel par jour. (La source)

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Les téléphones analogiques et les lignes téléphoniques traditionnelles ont des fonctionnalités de base telles que la messagerie vocale, l'identification de l'appelant et des options de transfert d'appel limitées.

Mais les fonctionnalités VoIP sont beaucoup plus avancées, permettant aux utilisateurs de faire passer la communication professionnelle au niveau supérieur.

Les fonctionnalités à rechercher incluent :

• Enregistrement d'appel
• Distribution automatique des appels et systèmes IVR
• Préposé automatique
• Acheminement des appels, transfert d'appels, parcage d'appels et appel en attente
• Trouvez-moi/Suivez-moi
• Intégrations CRM tierces
• Vidéo conférence
• Appel en file d'attente
• Messagerie vocale au texte
• Groupes de sonnerie
• Surveillance d'appel, barge d'appel, chuchotement d'appel
• Analyses et données avancées des appels

Ces fonctionnalités peuvent :

• Augmenter les taux de résolution au premier appel, ce qui peut réduire le taux de désabonnement des clients de 80 % et augmenter l'acceptation des ventes croisées de 20 %
• Diminuez la nécessité pour les appelants de parler avec un agent en direct en vous appuyant sur le SVI en libre-service (qui coûte 100 fois moins cher qu'un appel en direct avec un agent)
• Réduisez les temps d'attente des clients, ce qui réduit le taux d'abandon des appels et permet d'économiser jusqu'à 40 % de perte de revenus
• Diminuer le potentiel de mauvaise communication commerciale, qui peut coûter annuellement aux entreprises entre 4 000 $ et 6 000 $/employé
• Augmentez les taux de rétention des appels jusqu'à 98 % grâce à la musique d'attente et aux messages

Comme nous le verrons plus loin dans cet article, les fonctionnalités VoIP augmentent également la productivité des employés et offrent un niveau de flexibilité plus élevé pour les équipes distantes.

Cela est particulièrement vrai pour les fonctionnalités de visioconférence, qui

Les services VoIP proposent également plusieurs plans différents par produit, non seulement pour vous permettre de profiter plus facilement de l'évolutivité de votre service téléphonique à l'avenir, mais également pour vous éviter de payer pour des fonctionnalités avancées dont vous n'avez peut-être pas besoin.

En plus des fonctionnalités groupées incluses dans les plans, de nombreux fournisseurs proposent des fonctionnalités supplémentaires telles que la transcription de l'enregistrement des appels, un espace de stockage cloud supplémentaire et la messagerie vocale par e-mail. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez ajouter des canaux de communication supplémentaires et de nouvelles fonctionnalités pour répondre à vos besoins croissants.

(Sources : Pointilliste, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Amélioration de la qualité des appels

La mauvaise qualité des appels coûte aux entreprises environ 550 $/employé par an. (La source)

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Les problèmes tels que le bruit de fond du téléphone de bureau, les appels interrompus, les notifications de messagerie vocale manquées et les parasites ne sont pas seulement ennuyeux, ils coûtent également des revenus à votre entreprise en termes d'appels abandonnés et de baisse de la productivité des employés.

En fait, l'employé moyen perd environ une demi-heure par semaine en raison de problèmes de qualité audio des appels.

De plus, une mauvaise qualité audio est un cauchemar lorsqu'il s'agit d'une conférence audio réussie ou d'un appel vidéo de groupe. Plus de 80 % des équipes affirment qu'un son de haute qualité est l'un des facteurs les plus importants pour déterminer si une conférence de groupe est un succès ou non.

Les fournisseurs de services VoIP sont en mesure d'offrir des appels HD de haute qualité en utilisant des fonctionnalités telles que la suppression du bruit de fond, les codecs audio à large bande et les mises à niveau automatiques de la qualité des appels en optimisant l'utilisation de la bande passante.

Pour en savoir plus sur la façon de gérer les problèmes courants de qualité des appels tels que la latence et la perte de paquets de données, consultez notre article sur les problèmes et solutions VoIP.

(Sources : EPOS, UC Today)

Augmentation de la productivité de l'équipe

La téléphonie VoIP peut augmenter la productivité des équipes jusqu'à 20 %. (La source)

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La technologie VoIP n'augmente pas seulement la productivité de l'équipe en économisant le temps précédemment perdu à cause d'une mauvaise qualité audio et de fonctionnalités avancées.

Des fonctionnalités telles que les numéroteurs automatiques rendent la pénétration des listes d'appels beaucoup plus efficace, car ils composent les numéros des agents, ignorent les numéros occupés ou déconnectés et nettoient automatiquement les listes d'appels. Ils ne transfèrent également les agents à un appel que lorsque l'appelant est au téléphone et prêt à parler.

Les agents qui composent manuellement les numéros ne disposent que d'environ 10 à 15 minutes de temps de conversation par heure, tandis que les offres VoIP permettant de gagner du temps peuvent augmenter ce temps de conversation de 200 à 300 %.

De plus, les capacités IVR (Interactive Voice Response) permettent un haut niveau de libre-service client sans avoir besoin de parler à un agent en direct. Non seulement cela libère vos agents pour s'occuper de problèmes plus urgents, mais cela signifie également que votre entreprise est disponible 24h/24 et 7j/7.

De plus, aucun employé ne veut répéter les mêmes réponses aux mêmes questions jour après jour. En laissant les systèmes IVR gérer les parties les plus banales du travail, les membres de votre équipe pourront se concentrer sur les choses qu'ils aiment - et les employés les plus heureux sont au moins 13 % plus productifs que les malheureux.

Enfin, comme nous le verrons ci-dessous, la VoIP augmente la capacité des membres de l'équipe à travailler à distance, ce qui est essentiel à la productivité. Plus de 75 % des travailleurs à distance déclarent un niveau de productivité plus élevé que dans un espace de bureau traditionnel, tandis que près d'un quart des travailleurs à distance déclarent travailler plus d'heures grâce à la flexibilité supplémentaire et au manque de trajets.

(Sources : Call Center Helper, Harbor Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Convivial pour le travail à distance

Près de 60 % des employés affirment que la VoIP a augmenté leur capacité à travailler à distance sans sacrifier la qualité. (La source)

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Il est prudent de dire que le travail à distance est la nouvelle norme.

Un récent rapport Nextiva montre que, même avant le COVID-19, 1 entreprise sur 3 avait au moins quelques employés qui travaillaient à distance, tandis qu'une enquête Gartner montre que 74 % des entreprises auront une forme de travail à distance permanent d'ici la fin de 2021.

Les applications mobiles VoIP signifient que les membres de votre équipe sont accessibles partout où ils vont. En fait, un récent sondage Gallup a révélé que ces applications peuvent augmenter la productivité des employés de 20 %.

Il n'est pas étonnant que plus de 75 % des propriétaires d'entreprise affirment que la mobilité accrue que la VoIP offre aux membres de l'équipe a été l'une des meilleures choses à propos du changement.

Le transfert d'appel et l'accès à distance à la messagerie vocale sont deux des principales fonctionnalités qui aident les télétravailleurs. Près de 30 % des employés déclarent que leur principal besoin de travail à distance était de pouvoir transférer des appels vers leurs appareils personnels, tandis que 25 % avaient le plus besoin d'un système de messagerie vocale flexible.

Des fonctionnalités supplémentaires telles que la synchronisation multi-appareils, la messagerie de chat d'équipe, le routage avancé des appels, les notifications d'appels manqués et de messagerie vocale, les softphones et les intégrations CRM permettent également aux membres de l'équipe de travailler plus facilement n'importe où avec la portabilité d'un système téléphonique VoIP.

(Sources : Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Découvrez vous-même les avantages de la VoIP

Maintenant que vous pouvez voir ce que la VoIP a fait pour d'autres entreprises, il est temps pour votre entreprise de bénéficier des mêmes avantages.

Bien sûr, le véritable succès de votre système de téléphonie virtuelle dépend du fournisseur que vous choisissez.

Vous devrez tenir compte des fonctionnalités offertes par chaque forfait si le service est compatible avec votre logiciel professionnel tiers ou vos téléphones fixes existants, ainsi que les coûts globaux d'un nouveau système téléphonique professionnel.

Notre tableau interactif compare les fonctionnalités, les tarifs, les forfaits disponibles et les avis des utilisateurs des principaux fournisseurs de VoIP professionnels tels que Nextiva, Vonage, RingCentral et GoToConnect.

FAQ sur le service téléphonique VoIP

Ci-dessous, nous avons compilé une liste des questions fréquemment posées sur les services téléphoniques VoIP les plus courants.