10 excellentes façons d'utiliser Amazon Alexa pour les entreprises [Guide]

Les assistants personnels virtuels font rapidement fureur dans les communications unifiées. Nous avons vu Cisco présenter son assistant Spark (maintenant WebEx) et, plus récemment, Vonage vient de lancer Vee, un assistant personnel conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre service. Mais les assistants virtuels n'apparaissent pas seulement dans les entreprises : il existe également un grand marché de consommateurs pour eux. Si vous n'avez pas entendu parler des appareils Alexa et Echo d'Amazon, de Google Home ou du Apple HomePod, vous devez vivre sous un rocher.

Beaucoup d'entre nous qui ont ces appareils à la maison réalisent probablement déjà à quel point ils peuvent être utiles au bureau. Il s'avère qu'Amazon l'a également compris en lançant une plate-forme Alexa for Business complète, permettant aux utilisateurs de profiter d'Alexa sur leur lieu de travail. Probablement l'un des assistants virtuels les plus populaires disponibles, nous voulions examiner de plus près ce qu'est exactement Alexa for Business et comment vous pouvez utiliser au mieux un appareil Amazon Echo pour augmenter votre productivité au bureau et votre solution de conférence Web.

Alexa pour les entreprises

Lancé à l'origine en novembre 2017, Alexa for Business présente une nouvelle façon de tirer parti de la puissance des appareils Echo d'Amazon. Que vous ayez un simple Echo Dot ou un Echo Show plus complexe avec vidéo, vous pouvez également utiliser Alexa dans votre journée de travail quotidienne.

Imaginez si vous pouviez simplement entrer dans votre bureau et au lieu de passer par des e-mails ou des messages Slack, vous demandiez simplement à Alexa un aperçu rapide ou un briefing flash de la journée à venir. Alexa for Business apporte un nouvel ensemble de fonctionnalités à l'assistant virtuel, ce qui pourrait augmenter considérablement votre productivité.

Plus important encore, Alexa for Business fournit également aux organisations les outils et les ressources nécessaires pour configurer et gérer plusieurs appareils Alexa, même à grande échelle, utiliser les compétences Alexa publiques et privées et, bien sûr, intégrer les utilisateurs dans la plate-forme.

En termes simples, "Alexa for Business apporte l'Alexa que vous connaissez et aimez sur le lieu de travail pour aider tous les types de travailleurs à être plus productifs et organisés sur les appareils Echo personnels et partagés." Avec les commandes vocales, Alexa offre aux travailleurs un énorme gain de productivité, permettant un nouveau niveau de multitâche.

Demandez simplement à Alexa des informations sans avoir à changer d'application, ou prenez votre temps pour chercher ce dont vous avez besoin. Alternativement, les utilisateurs peuvent également demander à Alexa de noter rapidement une note ou de mettre à jour une liste de tâches, sans les forcer à se concentrer sur leur tâche.

Appareils partagés vs appareils personnels

Un détail intéressant qui, je pense, mérite d'être examiné rapidement est la manière dont Alexa peut être implémentée dans votre bureau. Amazon explique que les utilisateurs peuvent utiliser les appareils Echo comme "appareils partagés ou appareils personnels". Les appareils partagés peuvent simplement être placés dans des espaces de bureau communs, comme des salles de conférence ou des salles de réunion, permettant à quiconque d'utiliser Alexa.

D'un autre côté, les travailleurs peuvent également utiliser leurs appareils, ce qui leur permet de se connecter à la fois au travail et à la maison. Il y a quelques distinctions assez intéressantes entre ces deux qu'Amazon pointe.

Les appareils partagés peuvent être utilisés pour :

• Participez à des réunions dans des salles de conférence. Dites simplement "Alexa, démarrez la réunion", et Alexa allumera tous les équipements de visioconférence, se connectera à l'appel et vous aidera à tout mettre en place dans votre salle de réunion virtuelle.
• Fournir de l'aide autour du bureau. Les utilisateurs peuvent accéder à des compétences personnalisées pour s'orienter dans le bureau, trouver une salle de conférence ouverte, signaler un problème d'équipement au bureau ou même commander de nouvelles fournitures.
• Transformez votre appareil Amazon Echo en un outil de planification de salle de conférence.

Les appareils personnels peuvent être utilisés pour :

• Appels et messagerie - Alexa peut vous aider à passer des appels téléphoniques et même à envoyer des messages via de simples commandes vocales.
• Appelez automatiquement les conférences téléphoniques. Alexa peut rejoindre n'importe quelle réunion avec un numéro de conférence téléphonique, que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement.
• Alexa peut agir comme un assistant intelligent et vérifier rapidement les calendriers, aider à planifier des réunions, gérer des listes de tâches et définir des rappels.
• Alexa peut également être utilisée pour vous aider à trouver rapidement des informations et peut s'intégrer spécifiquement à des applications populaires telles que Salesforce, Concur et Splunk.

Compétences Alexa privées vs publiques

Pour qu'Alexa soit aussi utile que possible, elle doit apprendre un ensemble de compétences. Ces compétences élargissent les fonctionnalités d'Alexa au-delà de ce qui est standard et permettent véritablement à Alexa de fournir une expérience d'assistant virtuel. Selon Amazon, les compétences sont comme des applications pour Alexa, elles permettent à l'assistant de fournir des fonctions entièrement nouvelles et d'interagir avec différentes plates-formes et d'autres applications.

Les utilisateurs peuvent télécharger à partir d'une liste de compétences qui existent déjà dans le magasin de compétences, ou même continuer et créer leurs compétences. Les compétences qui peuvent être trouvées dans le magasin sont considérées comme des compétences publiques, tout le monde y a accès. Mais avec Alexa for Business, les utilisateurs peuvent aller de l'avant et créer leurs compétences privées uniques, et publier ces compétences en privé pour votre entreprise uniquement.

Ces compétences peuvent être hébergées via Amazon Web Services pour que l'ensemble du système reste intégré. La connexion de votre Amazon Alexa à AWS permet des transferts de données transparents. Vous trouverez l'intégralité de votre kit de compétences Alexa disponible sur votre console Alexa for Business.

Les compétences privées seraient idéales à utiliser si votre entreprise souhaite développer ses compétences propriétaires pour Alexa, comme peut-être une interaction directe avec votre outil de planification de salle de conférence existant ou votre solution de collaboration d'équipe actuelle.

Compétences Alexa publiques à prendre en compte

Bien qu'Amazon ait un site Web entièrement dédié au développement de vos compétences privées, le processus peut prendre un peu trop de temps pour beaucoup. Heureusement, un énorme magasin de compétences existe déjà avec une liste assez impressionnante d'intégrations et de compétences parmi lesquelles vous pouvez choisir. Nous voulions dresser une liste rapide de certaines des meilleures compétences publiques pour vous aider à démarrer avec Alexa for Business dans votre salle de conférence.

1. RingByName

Bien qu'il s'agisse d'une compétence un peu exclusive, c'est toujours un excellent exemple de ce dont Alexa est capable lorsqu'il s'agit d'augmenter votre productivité. Si votre entreprise utilise le service de RingByName, cette compétence Alexa est un must absolu. L'intégration de votre service VoIP à votre appareil Echo permet aux utilisateurs de passer des appels mains libres avec les commandes vocales d'Alexa. Cette compétence permet aux utilisateurs d'appeler n'importe quel numéro de téléphone ou extension, ou même d'appeler un contact stocké dans le répertoire par son nom.

2. Astrobot

Si vous avez besoin d'aide pour trier ces milliers d'e-mails, Astrobot est là pour vous aider. Assistant de messagerie intelligent, Astrobot aide les utilisateurs à gérer leur messagerie Gmail ou Office 365 avec des commandes vocales à partir de n'importe quel appareil compatible Alexa. Les utilisateurs peuvent rattraper leurs e-mails les plus importants grâce au tri prioritaire d'Astrobot, en utilisant l'IA pour classer les e-mails dans une boîte de réception prioritaire. Astrobot peut également aider à trier les e-mails en supprimant et en archivant, ou même en envoyant des réponses rapides comme "en retard" ou "absent du bureau".

3. Événements rapides

Laissez Alexa organiser votre calendrier pour vous grâce à la compétence Événements rapides. Cette compétence permet à Alexa de rechercher les conflits de planification dans votre calendrier et aide les utilisateurs à s'assurer qu'il y a de l'espace libre lorsqu'ils tentent de planifier un nouvel événement. Il s'agit d'une compétence simple qui ne fournit pas trop de fonctionnalités, mais ce qu'elle fournit peut être incroyablement utile. Dites simplement à Alexa d'ajouter un nouvel événement à votre calendrier, spécifiez l'heure et la date - s'il y a un conflit, Alexa informera immédiatement l'utilisateur, lui permettant de reprogrammer.

4. Gestionnaire de conférence Vonage

Le gestionnaire de conférence de Vonage est à nouveau un excellent exemple de la puissance des compétences d'Alexa. Avec le gestionnaire de conférence, les utilisateurs peuvent se connecter directement à leur calendrier Google pour identifier la prochaine conférence téléphonique planifiée et se connecter automatiquement. Compatible avec Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans et bien sûr la solution de conférence Vonage Business, ceci est disponible pour un large éventail d'utilisateurs. Épargnez-vous les tracas de vous connecter à une conférence et laissez Alexa gérer le processus pour vous. Alexa extraira toutes les informations de conférence nécessaires, composera le numéro de pont, le numéro de réunion, le code de participant, puis appellera votre numéro pour vous connecter à la conférence.

5. Téléphone.com

Semblable à la compétence RingByName pour Alexa, cette compétence est exclusive aux utilisateurs de Phone.com. Cette compétence permet à Alexa de passer des appels téléphoniques à l'aide de votre service Phone.com, directement depuis votre appareil Echo avec de simples commandes vocales. Cette compétence peut même passer des appels à partir de votre softphone, vous n'avez donc même pas besoin d'utiliser un clavier ou un clavier - dites simplement à Alexa qui appeler.

6. Mesures vocales

Voice Metrics permet aux utilisateurs de demander à Alexa une mise à jour rapide sur l'état de leur entreprise. Cette compétence s'intègre directement à Microsoft Excel, Google Sheets ou Slack Board, ou à toute autre solution propre avec une API REST, pour fournir aux utilisateurs une mise à jour sur diverses mesures et données commerciales, allant des ventes, des commandes, des clients, de l'état des stocks à différents mises à jour du département. En fonction de tout ce que vous téléchargez dans Voice Metrics, cette compétence permet à Alexa de vous fournir diverses mises à jour. Par exemple, demandez simplement à Alexa de "demander des métriques vocales pour les ventes" et recevez une mise à jour rapide sur les dernières ventes.

7. Any.do

Si vous cherchez à remplacer la fonctionnalité de liste de tâches de base d'Alexa, Any.do est une excellente alternative. Il combine une liste de tâches, un calendrier et une fonctionnalité de rappel en une seule compétence qui rationalise leur journée. Utilisez Alexa pour suivre vos tâches en cours, les tâches à venir, les événements du calendrier et définir des rappels tout au long de la journée pour rester concentré.

8. Modifier les documents

Avez-vous déjà eu une pensée rapide dans votre tête, alors vous l'avez notée rapidement, mais ensuite vous avez complètement perdu le focus sur votre tâche actuelle ? Sauter d'une application à l'autre, ou y penser, peut nous distraire et nous faire perdre un temps précieux. Avec Edit Docs, au lieu d'avoir à accéder à ce document Google pour noter une note rapide, dites simplement à Alexa de le faire pour vous. Dites simplement à Alexa d'ajouter une note rapide ou d'apporter une modification à un document Google, afin que vous n'ayez pas à changer d'application et à perdre votre concentration. Cette compétence permet également à Alexa de répertorier les dix derniers fichiers utilisés, voire de créer un nouveau document, feuille ou présentation.

9. Suivi du temps de travail

Besoin de garder une trace de votre temps passé sur une tâche? Besoin d'une minuterie pour vous aider à rester concentré ? Work Time Tracker est une excellente compétence qui permet à Alexa de faire les deux - dites simplement à Alexa de suivre le temps et dites-lui d'arrêter lorsque vous avez terminé. Cette compétence simple peut grandement aider les utilisateurs à prendre le contrôle de leur productivité, et est idéale pour tous ceux qui souhaitent mieux comprendre le temps qu'il faut pour accomplir les tâches afin de permettre une meilleure planification.

10. Chatbot pour Slack

Slack est probablement l'application de collaboration et de messagerie d'équipe la plus populaire, et pour cause. Cette application simple permet une communication rapide, permettant aux équipes de prendre des décisions rapides et de collaborer en un temps record. Et maintenant, vous pouvez communiquer sur Slack sans jamais avoir à lever le petit doigt. Le chatbot pour Slack Skill pour Alexa permet aux utilisateurs d'envoyer des messages sur Slack, directement via les commandes vocales d'Alexa. Indiquez simplement le canal et le message que vous souhaitez envoyer, et laissez Alexa faire le travail pour vous.

Alexa For Business améliore la productivité des PME

Les assistants virtuels font rapidement leur chemin dans nos maisons, alors pourquoi ne devraient-ils pas aussi faire leur chemin dans nos bureaux ? Les cas d'utilisation des assistants vocaux prouvent que les appareils IoT sont plus importants en tant qu'appareils de bureau intelligents qu'en tant qu'appareils domestiques intelligents.

peut nous aider à rester concentrés sur ce qui est important tout en permettant des niveaux entièrement nouveaux de productivité et de multitâche. Grâce à l'initiative Alexa for Business d'Amazon et à la possibilité de créer nos Skills, nous pouvons transformer Alexa en notre propre assistant commercial.

Au lieu de perdre du temps à changer d'application ou à décrocher votre téléphone, laissez Alexa faire le travail pour vous. Grâce à ces compétences simples mais puissantes, nous pouvons amener Alexa au bureau et transformer ces petits appareils en nos propres assistants personnels. Consultez notre guide pour trouver des solutions de collaboration d'équipe afin de vous assurer que vous choisissez les bonnes compétences pour votre équipe.