Un guide ultime sur la façon de planifier et d'organiser un événement réussi

Les événements sont l'un des moyens les plus courants de célébrer, de commémorer et de bâtir une communauté. Ils peuvent servir de moyen de rassembler les gens pour célébrer ou simplement promouvoir la prise de conscience de quelque chose d'important. La clé de la planification d'un événement consiste d'abord à comprendre le type d'événement que vous organisez : si c'est strictement pour le plaisir (ou la collecte de fonds), alors gardez les choses simples. Mais si votre objectif est également le développement éducatif ou professionnel - et que vous souhaitez que les participants retirent quelque chose de l'expérience - envisagez d'inclure une sorte d'agenda formel avec des objectifs d'apprentissage ainsi que tout ce qui se passe lors de votre événement.

Établir l'ordre du jour

Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

Un ordre du jour est une liste d'éléments à discuter lors d'une réunion ou d'un événement. Cela aide les gens à se préparer pour la réunion, afin qu'ils sachent de quoi ils vont parler et quand cela se produira.

Pourquoi est-il important d'établir un ordre du jour?

Les ordres du jour permettent de s'assurer que tous ceux qui ont besoin de s'exprimer lors d'une réunion ont leur chance, ainsi que de s'assurer qu'aucun sujet important ne soit négligé pendant la discussion. S'il y a plusieurs orateurs programmés pour un créneau horaire (par exemple : deux orateurs à 15 h), le fait d'avoir un ordre du jour garantit également que chaque orateur dispose de suffisamment de temps pour sa présentation avant de passer au sujet suivant sur votre liste !

Planification et organisation du lieu

Le choix d'un lieu est une partie importante de la planification d'un événement. Vous voulez vous assurer que votre espace événementiel correspond au type d'événement que vous planifiez, ainsi qu'au nombre de personnes qui y assisteront et à toute autre exigence.

• Choisissez un lieu qui correspond à votre événement : si vous organisez un petit cocktail à la maison, le choix d'une grande salle de bal peut ne pas être nécessaire ou pratique. D'un autre côté, si vous organisez une cérémonie de mariage en plein air avec 500 invités venus du monde entier (et que vous voulez qu'ils s'adaptent tous confortablement), il peut être nécessaire de louer un stade de sport entier !
• Choisissez un lieu accessible à toutes les personnes impliquées : si c'est difficile pour les personnes qui parcourent de longues distances ou celles qui n'ont pas de voiture (comme les usagers des transports en commun), envisagez de prendre des dispositions à l'avance afin qu'elles puissent s'y rendre facilement sans se soucier du temps de conduite /problèmes de distance en plus de tout ce qui se passe lors d'événements tels que les mariages, etc.
• Choisissez des options abordables dans la mesure du possible, car la plupart des budgets sont serrés de nos jours de toute façon en raison des conditions économiques mondiales.

Faire participer les bonnes personnes et les bons partenaires

La première étape de la planification d'un événement réussi consiste à recruter les bonnes personnes et les bons partenaires. Il est important de choisir des personnes qui sont passionnées par votre cause et qui peuvent apporter leurs propres compétences uniques pour vous aider à y arriver.

Vous voudrez peut-être commencer par vous demander : qui je connais qui pourrait être intéressé à m'aider dans mon projet ? Réfléchissez ensuite à la manière dont chaque personne pourrait être utile lors de son exécution – quel type de compétences possède-t-il ? Ont-ils des relations au sein de notre industrie qui nous seraient bénéfiques ?

Une fois que vous avez identifié les membres potentiels de votre équipe, contactez-nous ! Assurez-vous non seulement d'expliquer pourquoi ce projet est si important pour eux (et pourquoi ce sera amusant), mais aussi de leur donner des options sur la façon dont ils peuvent consacrer leur temps et leur énergie, que ce soit en faisant du bénévolat lors d'un événement ou en donnant de l'argent pour sa création. frais

Création d'un site événementiel

Vous pouvez créer un site Web pour votre événement en utilisant une plateforme comme Wix ou Squarespace. Vous pouvez également engager quelqu'un pour en fabriquer un pour vous, si vous préférez ne pas le faire vous-même. Une fois que votre site Web est opérationnel, assurez-vous d'inclure tous les éléments suivants :

• Une description de ce qui se passera lors de l'événement (par exemple, "Venez nous rejoindre pour notre conférence annuelle où nous discuterons de la façon dont les meilleures pratiques en RH ont changé au fil du temps.")
• Un aperçu de qui devrait y assister (par exemple, "Cette conférence est ouverte uniquement aux employés de notre entreprise.")
• La ou les dates et heures d'ouverture et de fermeture de l'inscription (par exemple, "L'inscription ouvrira le 1er janvier à 9h00 HNE et se terminera le 1er mars à 17h00 HNE"). Assurez-vous que tous les inscrits ont une opportunité avant cela !

Marketing de votre événement

En plus des médias sociaux, le marketing par e-mail et la publicité imprimée sont également des méthodes efficaces pour promouvoir votre événement. Les médias sociaux offrent l'avantage d'atteindre un large public en un instant, mais il est important de se rappeler que de nombreuses personnes préfèrent ne pas être bombardées de publicités sur leurs fils d'actualité ou leurs journaux. Le marketing par e-mail vous donne plus de contrôle sur qui voit votre message et permet également une plus grande personnalisation lors de la conception du modèle d'e-mail lui-même (par exemple, en ajoutant des liens directement à partir d'une feuille de calcul). La publicité imprimée pourrait inclure des dépliants ou des affiches dans des entreprises locales où les gens pourraient les voir en faisant du shopping ou en mangeant dans des restaurants à proximité du lieu où se tiendra l'événement. Les publicités à la radio et à la télévision peuvent également valoir la peine d'être envisagées, car elles sont généralement moins chères que d'autres formes de publicité en raison de coûts de production inférieurs.

Utiliser un logiciel de gestion d'événements

L'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements comme les alternatives et les concurrents de Cvent est un excellent moyen de rester organisé et sur la bonne voie avec votre planification. Le logiciel vous permettra de garder une trace de tous les détails qui doivent être pris en compte pour un événement, tels que la budgétisation, la planification et même la billetterie.

Vous pouvez également l'utiliser comme plaque tournante centrale pour partager des informations avec d'autres personnes impliquées dans le processus de planification. Cela permet à toutes les personnes impliquées dans le projet (y compris les sponsors, les fournisseurs et les bénévoles) d'accéder de n'importe où et à tout moment afin qu'elles puissent apporter leurs idées ou leurs commentaires sur ce qu'elles pensent devoir se passer ensuite.

Clé à emporter

Vous pouvez organiser un événement réussi en créant un plan, en obtenant les bonnes personnes et partenaires, en créant un site Web et en commercialisant votre événement.

Tout d'abord, vous devez décider qui sera impliqué dans la planification de l'événement. Assurez-vous que chacun a ses propres rôles et responsabilités spécifiques pour chaque étape de votre projet. En plus de cela, il est sage d'inclure quelqu'un qui a de l'expérience dans l'organisation d'événements car il sera en mesure de vous guider à travers tous les problèmes qui surviennent au cours du processus de planification ou d'organisation d'un événement.

Lors de la recherche de lieux, demandez-vous s'il y a suffisamment d'espace disponible pour tous les participants en même temps ; déterminez également s'il existe ou non des restrictions sur le type de nourriture/boissons pouvant être servies dans ce lieu (c.-à-d., aucun alcool n'est autorisé). Si possible, essayez de réserver des espaces plus proches les uns des autres plutôt que plus éloignés afin que les gens n'aient pas de grandes distances entre eux lorsqu'ils se déplacent entre les lieux pendant les pauses entre les sessions, etc.… cela permet également de gagner du temps qui pourrait autrement être passé à attendre en attendant les autres avant de repartir. après la pause déjeuner peut-être ?

Conclusion

En conclusion, il est important de se rappeler qu'il n'y a pas d'approche unique pour planifier un événement. Cela dépend du type d'événement que vous organisez et de vos objectifs. Nous espérons que ce guide vous a aidé à comprendre les tenants et les aboutissants de la planification d'événements afin que vous puissiez créer une expérience inoubliable pour vos invités !