Google Sheets et Microsoft Excel partagent de nombreuses fonctionnalités similaires. Ceux qui sont plus familiers avec Excel découvriront que même si la plupart des fonctionnalités sont identiques, les localiser dans Google Sheets peut devenir un obstacle lors de la familiarisation avec le programme.
La possibilité de trier et de filtrer vos données, par ordre alphabétique ou numérique, est l'une des fonctionnalités les plus couramment utilisées dans Microsoft Excel. La même chose peut être dite pour Google Sheets. Cependant, la manière de procéder pour accomplir la tâche peut être un peu différente.
« Je connais mieux Excel, mais mon patron souhaite que nous utilisions Google Sheets maintenant.L'organisation des feuilles de calcul fait partie du travail.Pouvez-vous m'aider ?
L'avantage de Sheets, tout comme Excel, c'est que vous n'aurez pas à vous soucier des modifications manuelles lorsque vous souhaitez trier ou filtrer vos données. Il existe un moyen de les trier automatiquement par colonne en utilisant les fonctions fournies dans les onglets ou via une formule que vous pouvez placer directement dans une cellule.
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Les étapes ci-dessous détaillent comment vous pouvez organiser automatiquement vos données Google Sheet. Je vais me concentrer sur la façon de procéder par ordre alphabétique, mais les mêmes informations peuvent également être utilisées si vous préférez organiser les données numériquement.
Cependant, avant de passer à l'objectif final, j'aimerais en savoir un peu plus sur la différence entre le tri et le filtrage, comment utiliser l'une ou l'autre option pour toute situation pour laquelle vous pourriez en avoir besoin, ainsi que passer en revue filtrer les vues.
Si vous avez déjà une bonne compréhension du tri et du filtrage et que vous souhaitez simplement passer à l'alphabétisation automatique, vous pouvez passer plus loin dans l'article. Pour tous ceux qui souhaitent apprendre quelque chose, nous avons beaucoup de choses à couvrir, alors commençons.
Au fur et à mesure que vous analysez et travaillez dans Google Sheets, de plus en plus de contenu commencera à s'accumuler. C’est à ce moment-là que la capacité à organiser l’information devient encore plus importante. Google Sheets vous permet de réorganiser ces informations en les triant et en leur appliquant des filtres. Vous pouvez le faire par ordre alphabétique et numérique, le choix vous appartient. Vous pouvez également appliquer un filtre afin d'affiner les données et même masquer certaines parties de la vue.
Pour trier les données :
L'ajout de filtres à vos données vous permettra de masquer les données que vous ne souhaitez pas voir. Vous pourrez toujours voir toutes vos données une fois le filtre désactivé. Les filtres et les vues filtrées aident tous deux à analyser les ensembles de données dans les feuilles de calcul.
Les filtres sont préférés lorsque :
Alors que les vues filtrées sont plus utiles si :
N'oubliez pas que les filtres peuvent être importés et exportés selon les besoins, contrairement aux vues filtrées.
Lorsqu'un filtre a été ajouté à une feuille de calcul, toute autre personne consultant cette feuille de calcul peut également voir les filtres. Cela signifie également que toute personne disposant des autorisations de modification peut modifier le filtre. Un filtre est un excellent moyen de masquer temporairement des données dans une feuille de calcul.
Pour filtrer vos données :
Pour créer, enregistrer ou supprimer une vue filtrée :
Pour trier une plage de cellules par ordre alphabétique sur votre bureau :
Bien que les étapes précédentes puissent être considérées comme automatiques, elles nécessitent encore un peu de saisie manuelle. Ceci est parfaitement acceptable pour la plupart des utilisateurs de feuilles de calcul qui ne veulent pas être trop techniques avec les formules et les fonctions.
Cependant, certains préféreraient une approche plus « entièrement automatique » de la situation d’alphabétisation des données. Vous préférerez peut-être que les données soient triées automatiquement dans une colonne. Cela signifie que chaque fois que de nouvelles informations sont insérées dans la colonne, les données seront automatiquement mises à jour par ordre alphabétique sans perturber le reste de la feuille de calcul.
Pour trier automatiquement les données des colonnes par ordre alphabétique :
Toutes les données nouvelles ou modifiées saisies dans la colonne seront désormais triées automatiquement.
Pour trier une plage de cellules par ordre alphabétique sur votre appareil mobile :
Lorsque vous appuyez sur Trier A – Z , les données dans la colonne seront réorganisées par ordre alphabétique.