Avantages de la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail
Publié: 2021-07-09Pratiquement toutes les entreprises s'efforcent toujours d'être plus efficaces qu'auparavant pour réduire les dépenses opérationnelles et maximiser la rentabilité. Dans le monde des affaires saturé et très concurrentiel d'aujourd'hui, les entreprises doivent utiliser leurs ressources disponibles pour atteindre efficacement leurs objectifs.
Sinon, ils ne peuvent pas garder une longueur d'avance sur leurs concurrents.
L' automatisation du flux de travail est l'une des options les plus viables pour améliorer l'efficacité de l'entreprise.
L'automatisation des flux de travail en utilisant les bonnes technologies est apparue comme un moyen pour les entreprises d'éliminer l'implication et la supervision humaines de l'exécution de tâches chronophages et répétitives. En conséquence, les entreprises peuvent réduire les dépenses opérationnelles liées à l'exécution de ces tâches tout en éliminant les erreurs humaines.
Avec diverses avancées technologiques au cours des dernières années, il existe de nombreux processus et éléments commerciaux pour mettre en œuvre l'automatisation des flux de travail.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail fait référence à la manière dont nous utilisons les outils et les technologies pour automatiser les flux de travail ou les processus métier afin de :
- Réduire ou éliminer les coûts de main-d'œuvre associés à l'embauche d'employés internes
- Libérer le temps précieux des employés de l'exécution de tâches administratives répétitives
- Améliorer la productivité organisationnelle
- Réduction des dépenses opérationnelles
Tous les flux de travail ne peuvent pas et ne doivent pas être automatisés, certains sont impossibles à automatiser en raison du manque de technologies et certains peuvent être trop coûteux à automatiser.
En général, nous devrions automatiser les workflows qui sont :
- Répétitif et/ou long à exécuter
- Ne nécessite pas de prise de décision avancée jusqu'à la fin
- Il est sujet aux erreurs, et la précision et la cohérence sont essentielles pour ce flux de travail
Principes d'exécution de l'automatisation du flux de travail
Bien que la mise en œuvre réelle de l'automatisation du flux de travail puisse varier en fonction du processus lui-même, voici quelques principes essentiels à suivre :
- Assurez-vous d'avoir bien compris le flux de travail
Avant de mettre en œuvre l'automatisation, vous devez bien comprendre le flux de travail et le système existant qui l'entoure.
Il est important de comprendre qu'il ne vaut la peine d'automatiser un flux de travail que lorsqu'il est déjà efficace . L'automatisation d'un flux de travail inefficace amplifiera également ses inefficacités, ce qui pourrait être contre-productif à long terme.
Il est impératif de cartographier d'abord le flux de travail avec un logiciel de cartographie de flux de travail afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble de l'ensemble du processus. Avec une visualisation appropriée via la cartographie des flux de travail, vous pouvez identifier rapidement les goulots d'étranglement et les redondances pour optimiser le flux de travail autant que possible.
- Vérifier la cohérence
Le flux de travail automatisé serait cohérent avec les processus métier environnants.
N'oubliez pas que tous les flux de travail de votre entreprise sont uniques les uns par rapport aux autres. Par conséquent, lors de l'automatisation d'un flux de travail, vous devez vous assurer qu'il ne perturbe pas les autres processus et leurs entrées et sorties correspondantes.
- Concentrez-vous sur les plus petits pas, un pas à la fois
Il est important de comprendre que vous n'êtes pas obligé d'automatiser toutes les étapes du flux de travail en même temps. Cela pourrait finir par rendre le processus d'automatisation trop coûteux. Vous pouvez automatiser partiellement les flux de travail et, si nécessaire, vous pouvez diviser le projet d'automatisation en plusieurs phases.
- Flux de travail automatisé = flux de travail plus simple
Concentrez-vous sur la simplicité : l'automatisation du flux de travail vise à le rendre plus simple, pas plus complexe qu'auparavant. Évaluez le flux de travail une fois qu'il est automatisé. Si cela nécessite plus de supervision humaine que d'intervention, alors quelque chose ne va pas.
- Assurez-vous qu'il est évolutif et agile
Vos flux de travail et vos processus métier évolueront , alors assurez-vous que la technologie d'automatisation est suffisamment polyvalente pour s'adapter et suivre l'évolution de votre entreprise.
- Intégration
Un flux de travail automatisé n'atteindra sa valeur maximale que lorsque votre équipe comprendra comment l'utiliser correctement. Mieux votre équipe comprend un processus métier, mieux l'automatisation fonctionnera et s'intégrera aux autres processus. Encore une fois, la cartographie du flux de travail est essentielle pour que tous les membres de votre équipe puissent bien comprendre en quoi consiste le flux de travail.
Avantages de l'automatisation du flux de travail
Votre entreprise a-t-elle besoin d'une automatisation du flux de travail ? Ici, nous discuterons de certains avantages clés que l'automatisation des flux de travail peut apporter à votre entreprise :
Rentabilité améliorée
L'avantage le plus important de la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail est probablement la réduction des coûts. L'automatisation des flux de travail peut contribuer de manière significative à réduire vos dépenses opérationnelles (en particulier les coûts de main-d'œuvre humaine) et à améliorer la rentabilité.
Par exemple, il est probablement beaucoup moins cher d'exécuter un logiciel automatisé 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, que d'embaucher trois employés pour effectuer trois quarts de travail différents. De plus, ce n'est un secret pour personne que les employés humains sont tenus de faire des erreurs, ce qui peut coûter cher à long terme. L'élimination de ces erreurs peut finir par faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise.
Productivité améliorée
L'automatisation peut libérer vos employés clés des tâches administratives redondantes telles que la facturation et la facturation. Si nous pouvons automatiser ces tâches, nous pouvons permettre à ces employés de se concentrer sur leurs compétences et de contribuer davantage à l'atteinte de vos objectifs organisationnels.
Plus de contrôle sur vos flux de travail
L'automatisation est un excellent moyen d'établir un contrôle sur l'ensemble de vos processus métier. Pourquoi? Tout flux de travail qui a été automatisé est essentiellement toujours sous votre contrôle et toujours documenté. Vous obtiendrez des enregistrements clairs qui peuvent vous dire ce qui a été effectué.
Améliorer le moral et la productivité des employés
Un problème courant dans la mise en œuvre de l'automatisation est que les employés et les responsables craignent que l'automatisation ne prenne le dessus sur les rôles des employés. Cependant, bien que l'automatisation puisse effectivement réduire les changements d'employés et même éliminer certains rôles, elle peut aider à améliorer le moral des employés existants en leur offrant plus d'opportunités d'utiliser leurs compétences de base et de développer un sens du but.
Mots de fin
L'automatisation des flux de travail peut contribuer de manière significative au succès d'une organisation à de nombreux niveaux différents. De plus, alors que dans le passé, l'automatisation des processus métier était très coûteuse lorsque les entreprises devaient investir dans l'installation coûteuse de solutions d'automatisation sur site, de nos jours, diverses solutions cloud sont abordables et accessibles.
Cependant, la clé est de s'assurer que votre flux de travail est déjà efficace avant de les automatiser. Disposer d'une solution avancée de gestion des flux de travail peut vous aider à garantir l'efficacité et la transparence de tous vos flux de travail.
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