Les 10 meilleurs systèmes téléphoniques à réception automatique en 2020

L'une des statistiques les plus critiques sur le service client de Bain and Company indique que les entreprises qui offrent une excellente expérience de service client verront leurs revenus augmenter de 4 à 8 %. La VoIP professionnelle offre des opportunités uniques pour acheminer les appels et crée de meilleures expériences en amenant les appelants au bon endroit. N'oubliez pas que vous ne disposez que d'environ sept secondes pour faire bonne impression, alors faites en sorte que cela compte.

Les meilleurs systèmes téléphoniques de standard automatique sont un moyen utile de présenter rapidement votre marque aux appelants tout en rationalisant les premières interactions avec les clients.

Qu'est-ce qu'un standard automatique ?

Les standards automatiques sont des outils logiciels qu'une entreprise utilise pour répondre aux appels téléphoniques entrants. Parfois, ceux-ci sont appelés réceptionnistes virtuels ou auto-réceptionnistes. Ces systèmes empêchent les clients de raccrocher en acheminant l'appelant plus efficacement. En plus de transférer les appels, un standard automatique donne aux appelants des informations telles que les heures et l'emplacement de l'entreprise.

Un standard automatique à plusieurs niveaux est lorsque le message préenregistré donne à l'appelant des options supplémentaires après avoir sélectionné un service. Ceux-ci ont également la possibilité d'envoyer des clients à l'entreprise ou aux messages vocaux d'un agent.

Comment configurer un standard automatique

Le processus de configuration du meilleur système téléphonique de standard automatique va varier en fonction de votre fournisseur - certains ont des options de synthèse vocale prêtes à l'emploi, et d'autres vous obligent à créer vos scripts et fichiers audio. Par exemple, apprendre à configurer votre standard automatique Dialpad à l'aide de leur didacticiel est un processus entièrement différent de l'interface glisser-déposer de Jive pour concevoir un parcours client.

Voici un bref tutoriel sur la configuration de votre logiciel de réception automatique via un panneau de contrôle :

1. Décidez de la méthode de gestion des appels pour votre standard automatique - les appels doivent-ils être acheminés vers le standard automatique auquel la réceptionniste ne peut pas répondre ? Ou devrait-il être tous les appels?
2. Attribuez le numéro de téléphone à l'opérateur et ajoutez tous les numéros supplémentaires qui seront utilisés par l'opérateur.
3. Créez des messages d'accueil et des options de menu en les tapant pour les préposés de la synthèse vocale ou en les enregistrant pour un téléchargement ultérieur sur le système.
4. Enregistrez les scripts de réponse de la messagerie vocale du standard automatique.
5. Ajoutez des groupes de réceptionnistes si nécessaire. Ceux-ci transfèrent les appels entrants à des utilisateurs spécifiques avant d'atterrir dans le standard automatique.
6. Décidez s'il y aura une option d'opérateur. Cela configurera le système pour qu'il accepte le « 0 » ou un autre numéro sur le clavier comme moyen par défaut pour joindre la réceptionniste ou le service de répondeur.
7. Configurer les heures d'ouverture.
8. Configurez un programme pour le mode jour et nuit.
9. Configurez des messages d'accueil et des horaires pour les vacances.
10. Configurez le paramètre de délai d'attente. Cela répétera le message d'accueil ou acheminera l'appel vers la réceptionniste si l'appelant ne répond pas aux invites.
11. Enregistrez vos paramètres.

Dans l'ensemble, le système comprend généralement la configuration d'un flux d'appels via un portail ou un numéro d'appel à l'aide de l'un des points de terminaison qui se trouvent sur le système appelant. La plupart des systèmes vous demandent de saisir ou d'enregistrer un message d'accueil initial ainsi que des messages d'accueil pour les heures d'ouverture, les jours fériés et chaque service. Il vous sera également demandé de saisir les numéros de téléphone ou les extensions spécifiques à chaque service. Certains systèmes intègrent la numérotation de poste de premier niveau, qui permet aux utilisateurs de composer un numéro de poste immédiatement sans avoir à parcourir tout le menu.

Voici à quoi ressemble la configuration de Dialpad :

Voici à quoi ressemble la configuration du glisser-déposer de Jive :

La différence entre un standard automatique et un IVR

Lorsque vous essayez de comprendre la différence, il est préférable de considérer les standards automatiques comme un système automatisé simplifié et les systèmes de réponse vocale interactifs (IVR) comme une méthode plus réactive et configurable pour le routage des appels. Cela ne doit pas nuire aux standards automatiques - ils sont bénéfiques pour acheminer les appels vers le bon service. Les standards automatiques sont un moyen plus simple d'automatiser le routage des appels - même les meilleurs systèmes téléphoniques de standard automatique ne fourniront pas d'options d'administration de libre-service ou d'enquête comme un système IVR.

Un système de réception automatique sonore est une référence pour de nombreux fournisseurs de VoIP. Cela fonctionne bien pour les entreprises qui n'ont pas besoin d'options de reconnaissance vocale et de paiement de factures. Bien que moins sophistiqué, un standard automatique possède des fonctionnalités telles que le mode jour et nuit. Lors de la configuration du mode jour et nuit, votre entreprise peut faire sonner quatre fois tous les appels, puis envoyer l'appel au standard automatique. Lorsque le mode nuit est activé après un certain temps, les appels seront automatiquement envoyés au standard automatique car aucun agent n'est disponible.

Tout comme avec l'IVR, vos scripts de standard automatique sont votre moyen de communication avec le client - la dernière chose que vous voulez est d'avoir un flux de standard automatique médiocre qui frustre un client lorsqu'il est acheminé.

Les meilleurs systèmes téléphoniques de réception automatique

Quel standard automatique convient le mieux à votre organisation ? Presque tous les fournisseurs de VoIP proposent une forme ou une autre de standard automatique intégré à leur service téléphonique, mais voici notre liste de systèmes faciles à configurer ou qui se démarquent pour les petites entreprises.

AnneauCentral

RingCentral dispose d'un standard automatique à plusieurs niveaux dans lequel les entreprises avec un volume élevé d'appels entrants peuvent trouver de la valeur. Cette fonctionnalité de standard automatique est disponible avec tous les plans, et il est même possible de l'essayer pendant l'essai gratuit de 15 jours de RingCentral. Le prix des plans varie de 24,99 $ à 44,99 $ par mois, et il existe plusieurs alternatives RingCentral à considérer si ces plans manquent de fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

Autres fonctionnalités importantes de RingCentral :

• Assistance client 24h/24 et 7j/7
• Enregistrement automatique des appels sur Office Premium et supérieur
• Intégration Salesforce à Office Premium et supérieur

Nextiva

Nextiva est un fournisseur de solutions de communication d'entreprise conçues pour les solopreneurs et les petites équipes. Les plans qu'ils proposent sont par utilisateur et par mois, et ils vont de 35 $ à 55 $. Chaque plan a une option de standard automatique, mais le message d'accueil enregistré par un professionnel commence au plan Pro. Il s'agit d'une valeur idéale pour les entreprises qui passent aux communications basées sur le cloud, mais si une fonctionnalité spécifique fait défaut, recherchez des alternatives Nextiva.

Autres fonctionnalités importantes de Nextiva :

• SMS illimités chez Pro et plus
• Applications pour téléphones mobiles disponibles à Pro et au-dessus
• Intégrations CRM avec Salesforce et Zendesk

Sauterelle

Grasshopper est un autre fournisseur qui fournit des solutions VoIP aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises. .Grasshopper dispose d'un standard automatique qui fournit des scripts enregistrés pour répondre à vos appels entrants. La société dispose également d'un studio vocal professionnel moyennant des frais supplémentaires. Si vous préférez que les appels soient pris par une personne en direct, Grasshopper propose également une option de réceptionniste virtuel en direct. Les plans tarifaires Grasshopper vont de 29 $ à 89 $ par mois.

Autres caractéristiques importantes de Grasshopper :

• Applications de bureau et mobiles avec tous les forfaits
• Intégration Gmail disponible
• Transcription de la messagerie vocale incluse avec tous les forfaits

Vonage

Vonage propose des plans compétitifs pour les petites entreprises ou les entreprises. La société se compare bien à la concurrence en proposant des plans à trois niveaux ainsi que des fonctionnalités à la carte pour mieux répondre à vos besoins. Le prix de Vonage Business Cloud se situe entre 19,99 $ et 39,99 $, et tous les plans sont livrés avec un standard automatique. Cependant, si vous recherchez un standard automatique à plusieurs niveaux, vous devrez avoir le plan premium ou supérieur.

Autres caractéristiques importantes de Vonage :

• Intégration avec Salesforce et Microsoft Dynamics
• Bouclier anti-spam pour tous les appels entrants
• Enregistrement des appels à l'échelle de l'entreprise disponible

8×8

8×8 est destiné aux entreprises avec un nombre élevé d'appels internationaux entrants. Le prix des plans 8 × 8 varie de 25 $ à 55 $ par utilisateur chaque mois. Chaque plan est livré avec un standard automatique ainsi que des applications mobiles et de bureau. Cependant, le standard automatique n'informe pas les appelants du temps d'attente actuel, ce qui le rend idéal pour les entreprises avec un faible volume d'appels. Nous avons créé une vidéo il y a quelques années qui détaille le processus de configuration du mappage des touches du standard automatique pour 8 × 8.

Autres caractéristiques importantes du 8×8 :

• Jusqu'à 10 Go de stockage multimédia (enregistrements d'appels ou de réunions)
• Appels illimités dans jusqu'à 47 pays
• Accès à la numérotation par répertoire de noms

3CX

Le système téléphonique professionnel de 3CX comprend un réceptionniste numérique et se distingue car il permet l'enregistrement dans plusieurs formats de fichiers audio tels que WAV, PCM, 8 kHz, 16 bits et mono. Leurs options de menu et de sous-menu pour configurer l'opérateur sont assez étendues avec des sélections telles que "se connecter à la file d'attente", "transférer vers la messagerie vocale" et "envoyer un appel aux applications de flux d'appels". Au total, lors de la configuration de cet aspect de votre routage, vous disposez de 10 options pour diriger les appelants.

Autres fonctionnalités importantes de 3CX :

• Prise en charge de la visioconférence HD
• Prise en charge de plusieurs modèles de téléphones de bureau
• Identification de l'appelant, renvoi d'appel à distance et facturation en fonction du nombre d'appels simultanés.

Ooma

Ooma fournit un standard automatique lors de la création d'un compte. Par défaut, le standard automatique d'Ooma, qu'ils appellent une réceptionniste virtuelle, est configuré avec la synthèse vocale activée. Cela signifie que vous sélectionnez le message d'accueil et qu'une voix générée par ordinateur le lit à l'appelant. Le panneau de contrôle vous permet également d'enregistrer vos fichiers audio, donc si vous avez un réceptionniste qui est votre premier point de contact typique, c'est une bonne option.

Le standard automatique d'Ooma offre aux membres de l'équipe un moyen de vérifier les messages vocaux à distance sur un téléphone portable. Consultez notre guide sur la tarification Ooma Office pour en savoir plus.

Autres caractéristiques importantes d'Ooma :

• Multi-sonnerie pour faire sonner plusieurs appareils simultanément
• Blocage d'appel amélioré
• La station de base Ooma Office connecte les téléphones analogiques existants au réseau VoIP

Téléphone.com

Phone.com se démarque dans l'industrie VoIP car il comprend un numéro local ou sans frais avec plusieurs plans d'affaires. Un standard automatique est également inclus dans leurs forfaits Base, Plus et Pro, et son forfait le plus bas est de seulement 12,99 $ par mois. Phone.com a organisé des webinaires dédiés à ceux qui cherchent à configurer leurs standards automatiques. Son prix le place dans une niche similaire à Grasshopper, c'est pourquoi il a été présenté dans notre affrontement Grasshopper vs Phone.com.

Autres fonctionnalités importantes de Phone.com :

• Numéros de téléphone personnalisés
• Messagerie SMS incluse
• Extensions utilisateur illimitées

Swing

Nous avons récemment couvert le PBX Jive et le système téléphonique professionnel, et nous avons parlé de leur éditeur de plan de numérotation pour acheminer les appelants. L'éditeur Jive utilise un système de glisser-déposer qui s'étend aux fonctionnalités du standard automatique. Avec le système téléphonique VoIP, vous décidez rapidement de ce qui se passe lorsqu'un appelant atteint votre standard automatique, ce qui réduit le temps de traitement et réduit les risques d'erreurs d'acheminement accidentelles.

Autres fonctionnalités importantes de Jive :

• Acheminement des appels basé sur un horaire et fonctionnalités de centre de contact
• Trouvez-moi/Suivez-moi
• Prise en charge des smartphones pour Android, iOS et Windows Mobile

Pavé numérique

Récemment, il y a eu plusieurs nouveaux développements chez Dialpad qui aident à illustrer leur dévouement à fournir des fonctionnalités puissantes à leurs clients. Le standard automatique de Dialpad est configurable via un navigateur, de sorte que des modifications minutieuses sont effectuées sur la plupart des appareils. Le standard automatique est disponible à chaque niveau de Dialpad.

Autres fonctionnalités importantes de Dialpad :

• Fonctionnalités du centre d'appels
• Enregistrement d'appels au niveau Pro et supérieur
• Numéros de téléphone virtuels dans jusqu'à 50 pays

Les systèmes téléphoniques à réception automatique sont-ils des alternatives au RVI ?

Avant de sélectionner un fournisseur de standard automatique dans notre liste, comprenez qu'il ne fait pas tout. Une solution IVR est meilleure pour votre organisation si vous avez besoin :

• Options de libre-service pour les clients
• CSAT (enquêtes de satisfaction client)
• Des menus accessibles par réponse vocale

Les standards automatiques se distinguent par leur facilité de mise en œuvre dans n'importe quel environnement de bureau. Ils réduisent les temps d'attente et aident les clients à se rendre au bon service. Ils sont également à considérer pour les petites entreprises qui n'ont pas besoin de menus trop complexes pour leurs clients.

Si vous avez besoin d'une forme plus détaillée d'acheminement des appels, apprenez-en plus sur les systèmes IVR - nous avons des listes détaillées et des FAQ pour les principaux fournisseurs ainsi que des informations sur les fonctionnalités critiques.