Restez organisé, restez productif - Comment trouver la meilleure solution de collaboration d'équipe

À ce stade, les solutions de gestion de projet et de collaboration sont dans un bateau très similaire aux solutions de messagerie d'équipe. Si votre équipe n'en exploite pas un, vous risquez de passer à côté d'un énorme gain de productivité, mais les options sont également à la pelle. Il suffit de jeter un bref coup d'œil à notre liste d'alternatives Basecamp, et votre tête tourne peut-être déjà avec des questions, et nous avons dû réduire notre liste pour nous concentrer sur nos options préférées.

Désormais, lorsque nous parlons d'outils de collaboration, nous ne parlons pas nécessairement uniquement de la messagerie d'équipe. Plus dans le sens de la gestion de projets, de tâches et de fichiers, ces solutions de collaboration associent généralement des pratiques ancestrales à une présentation moderne.

Entre les applications basées sur des listes ou les options de style tableau d'affichage et visuelles, avec tant de solutions, il est facile de se perdre dans les options. Et ce, même après avoir reconnu qu'une application de collaboration est le bon outil pour votre équipe. Certains d'entre vous qui lisez ceci pourraient même se demander si l'investissement en vaut toujours la peine. Découvrons donc : pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser une solution de collaboration, et comment choisir celle qui est la meilleure ?

Pourquoi votre équipe devrait-elle même s'en soucier ?

Je suis sûr que la première question que tout le monde se pose serait de savoir pourquoi leur équipe se soucierait même de l'une de ces applications de gestion et de collaboration. Après tout, les entreprises ont fonctionné pendant des décennies sans ordinateurs, et même avec des ordinateurs, nous n'avions pas besoin d'une « application » pour gérer nos projets. Nous pouvons simplement utiliser des tableaux blancs pour suivre les projets et les tâches en cours, nous pouvons utiliser des répertoires pour gérer nos équipes, nous pouvons utiliser des post-it sur nos moniteurs pour nous rappeler des tâches, ou simplement tout planifier sur un calendrier.

Bien sûr, nous avons un stylo et du papier, ou au moins une méthodologie derrière notre organisation. Tout comme la messagerie d'équipe, il y avait des téléphones et des e-mails avant cela, ou simplement une interaction humaine de base et une conversation en personne. Sauf que nous voyons toujours une raison de tirer parti de ces applications de messagerie dans notre travail quotidien et même dans notre vie personnelle.

Les solutions de collaboration sont identiques : elles remplacent nos anciennes méthodes, avec une application centralisée pour nous aider à tout gérer. Ces applications peuvent nous aider à transformer notre façon de travailler avec un nouveau niveau d'efficacité : qu'il s'agisse d'une simple liste de tâches en cours et à qui elles sont attribuées ; ou un tableau de bord à l'échelle de l'équipe pour suivre l'avancement d'un projet d'un mois, ou même un espace de travail collaboratif pour partager et modifier des documents en direct.

Notre façon de travailler change, tout le monde est distant, les équipes sont dispersées, les documents et les fichiers sont toujours partagés et les projets évoluent avec le temps. Ne devrions-nous pas avoir une méthodologie pour notre folie qui soit aussi flexible que nos nouvelles vies professionnelles ?

Avantages par rapport aux méthodes traditionnelles

Ainsi, l'idée de base est d'enrôler une solution - généralement une application Web basée sur le cloud - qui aide votre équipe à rester organisée, à rester au courant des dernières informations et à collaborer sur des projets pour faire le travail mieux, plus rapidement et encore plus facilement.

Ça a l'air génial, mais en quoi une application Web vous aide-t-elle mieux à faire cela qu'un calendrier, un stylo et du papier ? Eh bien, à peu près toutes les solutions diffèrent légèrement dans la manière dont elles organisent votre équipe et leur collaboration, mais elles reposent toutes sur les mêmes concepts de base.

• Collaboration puissante en déplacement

L'un des plus grands avantages ici est l'information instantanée, accessible partout et à tout moment. Étant donné que ces solutions sont intégrées dans et autour du Cloud, tout comme vos autres applications professionnelles, vous pouvez les utiliser n'importe où. Les applications mobiles, les applications de bureau ou même simplement l'accès au Web sont accessibles partout où vous disposez d'un ordinateur et d'une connexion Internet - et tout reste exactement comme c'était la dernière fois que vous l'avez laissé.

Au lieu de laisser votre carnet de planification au bureau ou de tout dessiner sur ce tableau blanc que vous ne pouvez pas emporter, la planification, la gestion des tâches, la planification et la collaboration de toute votre organisation sont toutes stockées dans le Cloud ; et la plate-forme va où vous allez. Restez toujours au courant de ce que fait votre équipe, de ses progrès, et même collaborez ou déléguez en temps réel.

• Améliorer l'agilité de l'entreprise

Avec une suite de collaboration toujours à jour disponible en déplacement, votre équipe peut toujours être prête à résoudre un problème ou un obstacle dès qu'il apparaît. Au lieu de simplement déposer ce brouillon sur le bureau de votre patron ou d'envoyer un e-mail et d'attendre une réponse, les applications de collaboration vous permettent de partager des fichiers ou des mises à jour instantanément, avec des alertes et des notifications instantanées pour le destinataire.

Cela seul devrait aider à améliorer le temps de réponse et l'agilité de votre entreprise avec une plate-forme concise permettant de partager des mises à jour, de soumettre et même de modifier des brouillons, ou de répondre aux développements critiques des projets. Tout est disponible sur des plateformes mobiles, ce qui ne fait que renforcer encore cette agilité et cette flexibilité.

• Consolider les solutions

Il serait tout à fait possible pour votre équipe de créer une méthodologie de suivi des progrès et de collaboration qui ne repose pas sur une application cloud. Les feuilles de calcul Excel peuvent suivre les projets, les feuilles Google partagées peuvent même être utilisées pour suivre les projets de plusieurs équipes avec cohérence. Mais ensuite, chacun doit mettre à jour ses calendriers individuellement, ou utiliser le courrier électronique ou même une application de messagerie d'équipe pour partager des fichiers et des brouillons - ou les déposer dans un dossier de boîte de dépôt.

Mais ensuite, vous devez envoyer un e-mail à quelqu'un pour demander une mise à jour ou une correction, et l'e-mail est enterré et le fichier a été retiré de la boîte de dépôt. Le fait est qu'avec autant de solutions différentes, il est difficile de rester au courant de tout, et du temps est perdu à essayer de sauter à travers des cerceaux. Ne serait-ce pas beaucoup plus facile avec une seule solution, en gardant une trace de tout en un seul endroit, avec une communication intégrée ?

• Améliorez le processus, gagnez du temps

En fin de compte, tout cela fonctionne ensemble pour aider à faire gagner du temps à votre entreprise. En améliorant l'ensemble de votre processus de collaboration et de gestion des tâches, moins de temps doit être consacré à la microgestion. Avec une solution de collaboration, tous les membres de l'équipe peuvent être notifiés en même temps, le calendrier de chacun est mis à jour instantanément et simultanément, toutes les personnes impliquées dans un projet spécifique peuvent recevoir les mêmes mises à jour ou notifications en même temps, et les fichiers resteront consolidés et faciles d'accès. .

L'objectif est de gagner du temps, et cela peut être fait en améliorant la façon dont votre équipe collabore et termine le travail avec les processus que ces solutions aident à établir.

Sur quoi votre équipe s'appuie-t-elle déjà

Si vous avez décidé que l'une de ces solutions vous convient, alors tant mieux. Maintenant, il vous suffit de comprendre comment trouver la bonne solution qui convient le mieux à votre équipe. Tout comme dans notre guide de transition vers les communications unifiées, le meilleur endroit pour commencer est de jeter un œil à ce que vous avez déjà. Il y a de fortes chances que votre équipe utilise déjà une combinaison d'e-mails ou même de messagerie d'équipe pour communiquer, et la collaboration est gérée lors de réunions informelles dans des salles de réunion, ou d'un e-mail rapide ou d'un chat en ligne.

En fin de compte, cela variera en fonction du secteur d'activité de votre entreprise et du type de travail effectué. Mais dans l'ensemble, vous devriez jeter un œil à ce sur quoi votre équipe s'appuie déjà :

• Comment les équipes savent-elles sur quoi elles travaillent ?
• Comment chacun sait-il quelles tâches lui sont assignées ?
• Quel est le processus existant pour le suivi et l'achèvement des travaux ?
• Quel est le processus de collaboration et de partage de brouillons ou d'idées ?
• Comment les fichiers sont-ils transférés, partagés et modifiés ?
• Comment les calendriers sont-ils gérés et les réunions planifiées ?

À partir de là, les décideurs doivent tenter d'inventorier le matériel ou les logiciels existants utilisés pour la collaboration, à savoir les e-mails, la messagerie, les appels téléphoniques, les vidéoconférences ou des solutions spécifiques telles que Drop Box pour le partage de fichiers ou Google Docs pour l'édition de documents. Comprendre quels outils doivent être remplacés aidera à encadrer la décision finale.

Comprendre ce dont votre équipe a besoin

La collaboration d'équipe pour une grande entreprise sera très différente de celle d'une PME. Si vous recherchez une solution d'entreprise, un bon point de départ serait notre article comparant WebEx Teams de Cisco et Microsoft Teams, les deux plus grands noms des logiciels de collaboration d'équipe d'entreprise. Pour les entreprises de toutes tailles, tout le monde ne travaille pas de la même manière et toutes les solutions ne gèrent pas votre collaboration et votre gestion de projet de la même manière. Selon les solutions, les processus ou les applications que votre équipe utilise déjà pour collaborer, la solution choisie pour chaque équipe peut différer.

Construire un inventaire, ou une idée générale, de la façon dont votre équipe travaille déjà aidera à concentrer la décision sur une solution qui correspond le mieux à ce que votre équipe fait déjà ou doit faire. À partir de là, les décideurs peuvent hiérarchiser différentes approches, voire différentes fonctionnalités proposées par les solutions. Cette liste de priorités peut aider à filtrer cette liste de courses.

Pour une ventilation rapide, les fonctionnalités de collaboration et de gestion de projet les plus courantes incluent :

• Texte, gestion de projet basée sur des listes. Basecamp est connu pour son focus "basé sur les listes", qui permet aux utilisateurs de générer des listes de projets et de tâches basées sur du texte. Parfois plus simple c'est mieux.
• OU gestion de projet visuelle, centrée sur le « board ». Cela ressemble plus à ce que fait Trello, en organisant p projets et tâches en «cartes» visuelles qui offrent beaucoup d'informations en un coup d'œil.
• Un flux d'activité pour voir qui travaille sur quoi.
• Notifications automatiques par e-mail pour les mises à jour
• Créez et partagez des calendriers personnalisés pouvant être synchronisés simultanément.
• Gestion de projet approfondie - différenciation entre les grands projets, les petites tâches et les sous-tâches encore plus petites. Certaines solutions ne vont pas aussi loin dans l'organisation.
• Tableaux de bord personnalisables — des « tableaux de bord » quotidiens, hebdomadaires ou axés sur le projet qui offrent une vue d'ensemble du projet et de son avancement.
• Partage et édition de fichiers en direct pour la collaboration

Une fois que vous avez compris ce que votre équipe utilise déjà et quelles nouvelles fonctionnalités ou fonctions elle pourrait utiliser pour l'améliorer, vous pouvez commencer à rechercher la bonne solution.

Comparer vos options

Savoir ce dont votre équipe a besoin ne représente que la moitié du processus. La seconde moitié consiste ensuite à prendre ces informations et à rechercher la meilleure solution. Avec autant de produits sur le marché, et pas une quantité incroyable de différenciation, il peut être très long et accablant de les examiner tous. Lorsque nous essayons de rassembler notre liste de solutions préférées, nous nous concentrons généralement sur quelques aspects clés. Le prix est important, mais pas la seule pièce du puzzle.

• Caractéristiques et fonctions incluses

J'en ai parlé plus haut, mais cela vaut la peine d'être mentionné à nouveau. Toutes les applications ne sont pas créées égales, et la principale différence que vous verrez réside dans l'approche et la présentation. Par exemple, Basecamp est principalement basé sur du texte et des listes, tandis que Trello utilise des "cartes" pour vous aider à organiser visuellement vos projets et votre collaboration. Basecamp est insuffisant et ne permet pas aux utilisateurs d'ajouter des "sous-tâches", tandis qu'Asana permet aux utilisateurs d'aller en profondeur et d'ajouter autant de sous-tâches qu'ils en ont besoin.

Certaines solutions incluront un calendrier, ou même une messagerie d'équipe intégrée, et d'autres non. C'est pourquoi il est important de savoir sur quoi votre équipe s'appuie déjà, pour trouver une solution qui ne présente aucune lacune dans les fonctionnalités et reste familière à l'équipe.

• Intégrations et flexibilité

Au-delà des fonctionnalités et des fonctions intégrées, un autre aspect tout aussi important est la capacité à développer la solution. Les intégrations, qui sont alimentées par l'acronyme le plus important de 2017, consistent à ajouter des fonctionnalités et des fonctions entièrement nouvelles.

Habituellement, les intégrations nous permettent de connecter une solution existante à une autre - pour la collaboration d'équipe et la gestion de projet, cela peut signifier l'ajout de votre CRM pour garder les informations pertinentes à portée de main, ou l'intégration, disons, de Basecamp dans Slack, afin que toutes les mises à jour de votre projet soient placées dans une salle Slack, au lieu que les e-mails encombrent votre boîte de réception.

• Expérience utilisateur et facilité d'utilisation

En fin de compte, si la solution est compliquée, déroutante, complexe ou tout simplement difficile à utiliser, votre équipe ne voudra pas basculer. La dernière chose dont vous avez besoin est de passer tout ce temps et cet argent à rechercher, enquêter et acheter une solution juste pour que personne ne s'en soucie. Pour éviter les cris de "l'ancienne méthode était tellement plus facile", l'expérience utilisateur doit avoir une très haute priorité.

Si votre équipe est habituée aux listes, alors restez avec une solution basée sur des listes, pourquoi ajouter des visuels et des tableaux de bord dont personne ne se soucie de toute façon ? Comprendre comment votre équipe travaille actuellement et quels outils elle utilise déjà, combiné à une période de test, aidera à déterminer la meilleure solution. Ces applications ont généralement des essais ou des garanties de remboursement, alors utilisez-les.

• Tarification et limites

Comme pour toute décision commerciale majeure, le coût est une préoccupation majeure absolue. Si la solution est tout simplement trop chère et que votre équipe ne peut pas justifier l'inclusion, elle ne s'en soucie pas. Cependant, le plus important est la façon dont les applications et les solutions sont vendues. Avec les modèles basés sur un abonnement, il est extrêmement courant de « hiérarchiser » différents forfaits pour différentes tailles d'équipe ou niveaux de prix. L'aspect important ici est que les différents niveaux auront généralement des limitations différentes.

Ainsi, le plan de base peut autoriser 10 utilisateurs, mais limite vos "équipes" à 2 et vos "projets" à 5, pour un exemple hypothétique. Faites attention au coût, mais aussi exactement à ce que vous obtenez pour ce coût.

Mettre tous ensemble

Après avoir collecté toutes les informations nécessaires et compris le fonctionnement de votre équipe, il est temps de commencer la recherche. Bien sûr, la méthode la plus évidente consiste simplement à rechercher sur Google les meilleures solutions . Un document Word de base ou une feuille de calcul Excel peut vous aider à suivre toutes les options pertinentes que vous trouvez ou à organiser différentes priorités.

Ceci est similaire à ce que nous faisons chez GetVoIP lors de l'organisation de nos pages de fournisseurs, comme notre liste de solutions de collaboration, ou même certains de nos articles comme les meilleures alternatives Basecamp auxquelles j'ai fait référence au début.

Essayez avant d'acheter

Il serait utile de commencer une liste courante des fonctionnalités dont votre équipe a besoin ou souhaite, et de l'utiliser pour former une liste de contrôle pour exécuter chaque solution différente - cela peut également aider à garder une trace des différentes limitations de prix sur les différentes fonctionnalités.

En fin de compte, cependant, le véritable test consiste à mettre la solution à l'épreuve. Essayez différentes solutions pendant une semaine ou deux à la fois, ou mettez deux équipes sur deux solutions différentes et écoutez leurs réflexions après une période de test. Vous pourriez être surpris de voir combien ils accomplissent en si peu de temps.