Meilleures pratiques de gestion pour superviser une équipe à distance

La pandémie de COVID-19 a entraîné de nombreux changements au cours des deux dernières années, dont beaucoup affectent directement le fonctionnement des entreprises. De nombreuses entreprises offrent désormais à leurs employés la possibilité de travailler à domicile ou de travailler dans un environnement hybride. Bien qu'il s'agisse d'une excellente décision pour les employés, ce changement peut souvent entraîner de nouveaux défis pour les gestionnaires.

Superviser une équipe à distance doit se faire de manière spécifique, et nous sommes là pour vous aider. Après avoir discuté avec certains des meilleurs chefs d'entreprise, nous avons compilé une liste de certaines des meilleures pratiques de gestion pour superviser une équipe à distance. Lisez la suite pour savoir comment gérer au mieux votre équipe à distance cette année.

Communiquez régulièrement avec votre équipe

Omid Semino, PDG et fondateur de Diamond Mansion

En tant que responsable d'une équipe à distance, l'un des moyens les plus importants de diriger efficacement votre équipe consiste à communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe et à réserver du temps pour vérifier avec chacun individuellement également. Bien que le travail à domicile soit un énorme avantage pour l'équilibre travail-vie personnelle, il peut aussi parfois sembler déroutant ou isolant, c'est pourquoi il est si important de prendre le temps de communiquer avec vos employés dans un environnement de travail à distance. Qu'il s'agisse d'un enregistrement quotidien par e-mail ou d'un appel vidéo hebdomadaire, cela vous donnera le temps de vous connecter avec votre équipe à distance, tout en leur donnant de l'espace pour faire leur travail. Assurez-vous d'utiliser ce temps à bon escient en accédant aux progrès, en donnant des commentaires et, surtout, en écoutant votre équipe, afin de pouvoir résoudre activement les problèmes qu'ils pourraient rencontrer.

Faites confiance aux membres de votre équipe

Ryan Rottman, co-fondateur et PDG OSDB Sports

L'une des meilleures façons de diriger vos employés et de voir des résultats positifs de votre équipe à distance est de renforcer la confiance. Étant donné que personne ne se trouve dans ce bureau et que tout le monde travaille à distance, il peut sembler assez difficile de ne pas voir physiquement les membres de votre équipe travaillant activement sur des projets. Cependant, en tant que manager, une partie de votre travail consiste à faire confiance aux personnes que vous avez sélectionnées pour faire partie de votre équipe. Vous pouvez le faire en mesurant les performances des employés sur la base des livrables, plutôt que sur la présence virtuelle. De cette façon, vos employés peuvent faire leur travail dans les délais qui conviennent le mieux à leur emploi du temps et peuvent être jugés uniquement sur le produit du travail qu'ils produisent. Les employés seront reconnaissants de la confiance que vous avez avec eux et fourniront généralement un travail plus rapide et avec de meilleurs résultats.

Être flexible

Dr Payel Gupta, CMO et co-fondateur de Cleared

En tant que leader dans un environnement éloigné, la flexibilité est la clé du succès. Lorsque vos employés travaillent à domicile, vous devez comprendre que des choses arrivent et que leur famille est également une priorité. Par exemple, si un employé vient vous voir et vous fait savoir qu'il doit emmener son enfant à l'école le matin, mais qu'il travaillera une heure plus tard dans l'après-midi pour rattraper son retard, cela vous appelle, le responsable , être compréhensif et flexible, tant que tout le travail est fait dans les délais. Vous devez également vous assurer que cela ne gêne aucun des autres membres de l'équipe, auquel cas vous pouvez trouver un compromis avec l'individu afin que les deux parties soient satisfaites.

Partagez les victoires des employés et reconnaissez les meilleurs talents

Umer Usman, responsable de la croissance AvantStayLorsque les employés travaillent dans un bureau, il y a généralement une publication mensuelle ou un événement trimestriel qui reconnaît les honneurs et les réussites des employés. Ces moments enrichissants peuvent faire des merveilles sur les employés, car ils remontent le moral et leur permettent de savoir que leur travail acharné est remarqué. Si vous êtes un responsable supervisant une équipe à distance, essayez d'être créatif et réfléchissez à des moyens de partager les gains des employés et de reconnaître l'excellence dans un environnement distant. Vous pouvez reconnaître les meilleurs talents à la fin d'une réunion d'équipe, lors d'un appel vidéo en tête-à-tête avec cette personne, ou même en envoyant un message électronique spécial à toute votre équipe, les informant du succès de la personne. Cela aidera à établir la norme pour les autres employés de votre équipe et créera un environnement de positivité pour tous.

Définissez des attentes claires dès le départ

Matt Woods, co-fondateur et PDG SOLD.com

En cette période de changement et d'adaptation, les employés ont besoin d'un leadership clair, en particulier lorsqu'ils travaillent à distance. Par conséquent, assurez-vous qu'en tant que responsable, vous définissez des attentes claires dès le départ, afin que tous les membres de votre équipe sachent sur quelles tâches ils doivent travailler. Faites savoir à votre équipe quand assister aux réunions virtuelles, quand ils ont une date limite de projet et quand ils sont censés être disponibles tout au long de la journée de travail. Après avoir défini ces attentes, assurez-vous de donner à vos employés le temps de briller et de ne pas microgérer votre équipe. Communiquez simplement avec eux, faites-leur confiance et laissez-les vous montrer à quel point ils peuvent être productifs lorsque les attentes sont clairement définies.

Utiliser des logiciels et des outils en ligne pour aider à la gestion de projet

Tyler Read, fondateur et rédacteur en chef Pionnier de l'entraînement personnel

Bien que la gestion du travail d'une équipe à distance puisse être difficile, l'utilisation du bon logiciel et des outils de gestion de projet en ligne peut aider votre équipe à travailler ensemble et à voir la progression de chacun. Des programmes tels que Notion, Slack et Productboard peuvent faciliter la collaboration asynchrone au sein de votre équipe distante et constituent un excellent système pour vous aider à suivre leurs progrès quotidiens. Ces systèmes permettent également aux membres de l'équipe de communiquer via la plateforme, ce qui facilite grandement les commentaires sur les documents et les demandes complètes.

Avoir des vérifications individuelles avec votre équipe

Woody Sears, fondateur HearHere

Dans un environnement de travail à distance, les individus peuvent parfois se sentir surmenés ou ignorés. C'est pourquoi les gestionnaires doivent organiser des vérifications individuelles mensuelles avec les membres de l'équipe. Ces réunions virtuelles permettent à vos employés de soulever tout problème ou préoccupation qu'ils pourraient avoir, et c'est un moment idéal pour vous offrir des conseils et vous connecter individuellement avec votre équipe. Vous pouvez également utiliser ce temps pour encadrer vos employés et vous assurer qu'ils ont l'impression d'atteindre leurs objectifs de carrière dans leurs rôles actuels. Vous serez surpris de voir à quel point vous en apprenez sur vos employés et à quel point votre équipe sera plus forte en conséquence.

Encourager l'interaction entre les membres de l'équipe

Zach Goldstein, PDG Public Rec

Bien que les moments de refroidisseur d'eau puissent être passés, en tant que gestionnaire, il est essentiel de continuer à encourager l'interaction entre les membres de l'équipe à distance. Dans un environnement de bureau, les employés peuvent converser en passant, en sautant dans l'ascenseur ou même lors d'un déjeuner. Cependant, dans un cadre éloigné, il peut être plus difficile de favoriser ces moments de conversation. Essayez d'encourager votre équipe à utiliser Slack ou un système de messagerie de bureau pour discuter. Vous pouvez également organiser des rencontres virtuelles ou des événements auxquels les membres de l'équipe peuvent assister.

Faites en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus

Max Schwartzapfel, CMO se bat pour vous

S'il y a un nouveau travailleur à distance dans votre équipe, prendre le temps d'aider votre nouvel employé à se situer dans son nouveau rôle à distance est essentiel à son succès et à la rétention des employés. Essayez d'offrir des conseils et faites en sorte que votre nouvel employé se sente comme un membre de l'équipe en organisant une réunion spéciale pour qu'il se sente le bienvenu. Ceci est essentiel pour favoriser une équipe solide et aider à retenir les meilleurs talents.

Soyez prêt à aider avec les problèmes de technologie et la formation

Phillip Akhzar, PDG d' Arka

Selon la taille de votre entreprise, de nombreuses entreprises disposent d'un personnel de soutien technique dédié pour aider les employés aux prises avec des problèmes technologiques ou informatiques. Cependant, si votre entreprise n'a pas d'équipe dédiée à cela, ou même si elle en a une, en tant que manager, vous devez être prêt à aider vos employés pour tous les problèmes technologiques qu'ils pourraient rencontrer. De plus, lors de la transition d'un environnement de bureau à un environnement distant, certains membres de l'équipe peuvent avoir besoin d'aide pour naviguer dans leur ordinateur ou dans de nouveaux programmes. Soyez prêt à offrir également une formation en technologie légère ou à disposer de ressources pour aider votre équipe.

Donnez à vos employés les outils dont ils ont besoin pour réussir

Meghan Biro, PDG et fondatrice de Talent Culture

En tant qu'entrepreneur qui travaille avec des équipes virtuelles, j'ai besoin d'un ensemble de compétences quelque peu différent pour gérer les joueurs distants. Je dois maintenir une culture d'entreprise favorable - et avec des systèmes techniques et de communication en place - pour permettre aux employés distants de réussir. Ici, je dois être conscient de moi-même, en phase avec mes compétences, mes capacités, mes forces et mes faiblesses. Cela exige également que je sois empathique, émotionnellement intelligent, sensible aux besoins des autres et disposé à fournir les outils nécessaires au succès - pas seulement un énoncé de mission et des objectifs, mais les communications et l'infrastructure technique pour responsabiliser les équipes virtuelles. En tant que partisan de la flexibilité travail-vie personnelle pour recruter et retenir les talents et observateur du monde du travail, je soutiens la notion de lieux de travail virtuels et la réalité d'avoir des employés virtuels ou distants. Tout le monde ne veut pas ou ne peut pas se permettre de vivre dans la Silicon Valley, Austin, Boston/Cambridge, Chicago, Raleigh-Durham ou NYC et dans le monde entier, l'histoire est à peu près la même.

Apprenez à faire confiance à votre équipe

Richard Branson, PDG et fondateur de Virgin

Pour réussir à travailler avec d'autres personnes, vous devez vous faire confiance. Une grande partie de cela consiste à faire confiance aux gens pour faire leur travail où qu'ils soient, sans supervision. C'est l'art de la délégation, qui a bien servi Virgin et de nombreuses autres entreprises au fil des ans. Nous aimons donner aux gens la liberté de travailler où ils veulent, en sachant qu'ils ont la motivation et l'expertise nécessaires pour exceller, qu'ils soient à leur bureau ou dans leur cuisine. Votre humble serviteur n'a jamais travaillé dans un bureau et ne le fera jamais. Si vous fournissez la bonne technologie pour rester en contact, maintenir une communication régulière et trouver le bon équilibre entre le travail à distance et le travail de bureau, les gens seront motivés à travailler de manière responsable, rapide et de haute qualité.

Dans l'ensemble, après avoir suivi ces pratiques de gestion et passé du temps dans votre nouveau rôle, vous deviendrez un pro de la supervision de votre équipe à distance. N'oubliez pas de communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe et de trouver des moyens de créer des liens avec votre équipe. Votre équipe sera en mesure de voir votre dévouement et tous les efforts que vous fournissez, et appréciera le leadership que vous fournissez.