Les meilleurs trucs et astuces de Microsoft Teams

Publié: 2022-12-30

Cela a été une sacrée année pour les travailleurs hybrides. Des nombreux licenciements technologiques à la multitude de nouveaux emplois à distance à travers le pays, beaucoup de choses ont changé en 2022, et cela ne pourrait pas être plus vrai pour la plateforme de collaboration d'équipe préférée de tous : Microsoft Teams.

Au cours de la dernière année, Microsoft Teams a ajouté un large éventail de nouvelles fonctionnalités et fonctions à sa plate-forme, améliorant la productivité, facilitant la communication d'équipe et même ajoutant un peu de plaisir au lieu de travail. En fait, il y a tellement de nouveaux ajouts à la plate-forme que nous voulions nous assurer que nos lecteurs étaient parfaitement au courant de ce que vous pouvez faire avec Microsoft Teams.

Dans ce guide, nous couvrirons certains des trucs et astuces qui font de Microsoft Teams une plateforme de collaboration si populaire dans le monde des affaires.

  • Rechercher des fils de discussion
  • Sous-titres traduits en direct
  • Messages vidéo courts
  • Fonctionnalité d'incrustation d'image
  • Récapitulatif intelligent
  • Intégrations eSign
  • Jeux pour le travail
  • Musique d'attente jazzy
  • Raccourcis clavier
  • Filtrer les messages
  • Ne pas déranger

Faciliter la communication d'équipe

Le but des logiciels de conférence Web comme Microsoft Teams est de rester en contact avec votre équipe, ce qui pourrait expliquer le nom. Par la suite, il existe de nombreuses fonctionnalités visant à faciliter une meilleure communication, que ce soit dans les visioconférences ou dans les fils de discussion.

Voici quelques trucs et astuces pour y parvenir :

Rechercher des fils de discussion

Comme tout employé qui a utilisé une plateforme de messagerie comme Slack peut en témoigner, l'importance de pouvoir retrouver les messages envoyés précédemment est sans précédent. Que vous essayiez de retrouver un lien que vous avez égaré ou que vous ayez simplement besoin de savoir comment s'appelle cette campagne particulière, retrouver les messages archivés ne devrait pas être un problème.

Microsoft Teams a compris que, comme la plate-forme a lancé une mise à jour en septembre qui permettait aux utilisateurs d'aller plus loin et de rechercher des fils de discussion complets, vous pouvez ainsi voir tout ce qui est discuté plutôt qu'un seul message. Cela donne beaucoup plus de contexte lorsqu'il s'agit de rechercher des messages et peut beaucoup plus efficacement garder les membres de l'équipe en contact.

Sous-titres traduits en direct

Le mouvement du travail hybride a fait du travail de n'importe où une possibilité dans le monde des affaires. Par la suite, de nombreux managers ont utilisé cela à leur avantage, embauchant des employés de pays différents du leur. Cela peut cependant présenter certaines barrières linguistiques, ce qui pourrait entraver votre capacité à maintenir les lignes de communication ouvertes au sein de votre équipe.

Heureusement, la technologie a suffisamment progressé pour que ce problème ne concerne pas les utilisateurs de Microsoft Teams, car la plateforme propose désormais des sous- titres traduits en direct lors des réunions. Le système entièrement basé sur un logiciel fournit des traductions rapides et généralement précises, de sorte qu'il sera plus facile que jamais d'échanger avec vos collègues à travers le monde.[/vc_column_text]

Sous-titres traduits en direct de Microsoft Teams

Messages vidéo courts

Pratiquement toutes les études menées dans le monde des affaires indiquent que la vidéo est l'avenir. De TikTok à Zoom, le média est devenu de plus en plus populaire pour tout, du divertissement à la communication. Alors que Microsoft Teams propose la visioconférence depuis un certain temps déjà, on souhaite parfois un moyen plus moderne et créatif de rester en contact.

C'est pourquoi la plateforme a ajouté la possibilité d' envoyer et de recevoir des messages vidéo directement sur la plateforme. Baptisée Clips vidéo, la fonctionnalité permet aux utilisateurs d'enregistrer de courts clips vidéo pour expliquer les processus ou fournir des informations vitales pour un projet. Il s'adresse en grande partie aux équipes de travail hybrides qui n'ont peut-être pas le temps de gérer de courtes réunions pour de petits détails.

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Améliorer la productivité

S'il est évidemment important de faciliter une communication efficace pour des plates-formes telles que Microsoft Teams, cela ne ferait certainement pas de mal si la productivité augmentait également. Après tout, Microsoft Teams se présente comme plus qu'un simple outil de visioconférence, alors que peut-il faire d'autre pour donner à votre équipe un petit plus en matière de productivité ?

Il s'avère, un peu! En fait, la raison pour laquelle Teams est si largement utilisé par les entreprises est qu'il offre des fonctionnalités qui vont au-delà de la communication et facilitent le travail réel des employés. Voici quelques façons d'utiliser Microsoft Teams pour améliorer la productivité.

Fonctionnalité d'incrustation d'image

Que vous soyez au bureau ou que vous travailliez à domicile, les appels vidéo font désormais partie de votre quotidien. Comme de nombreux employés seront probablement d'accord, toutes les réunions vidéo ne nécessitent pas toute votre attention, ce qui signifie que faire un peu de travail pendant les accalmies pourrait vraiment améliorer votre productivité. Malheureusement, certaines plates-formes de visioconférence rendent difficile l'accès à d'autres applications ou sites pendant que vous êtes en réunion.

Mais pas Microsoft Teams ! Grâce à une mise à jour récente, l'application Microsoft Teams sur iPhone et iPad permet la fonctionnalité d'image dans l'image , afin que vous puissiez accéder à d'autres applications pendant une réunion. Il fournit même une fenêtre réglable, de sorte que vous pouvez choisir exactement l'espace d'écran que votre réunion vidéo occupe.

Récapitulatif intelligent

La puissance de l'intelligence artificielle a été utilisée à de nombreuses reprises pour améliorer la productivité des entreprises. Microsoft Teams n'est pas différent, avec de nombreuses fonctionnalités automatisées et intelligentes visant à aider votre équipe à travailler plus efficacement. L'un d'eux est le récapitulatif intelligent des réunions, qui offre un résumé post-réunion alimenté par l'IA fourni à tous les participants.

Publié dans une mise à jour d'octobre qui a vu un large éventail d'améliorations de Teams, le récapitulatif intelligent est encore un peu rudimentaire, récapitulant tout dans l'ensemble de la réunion plutôt que de sélectionner des aspects importants spécifiques. Néanmoins, étant donné le rythme auquel Microsoft Teams est mis à jour, nous imaginons que cette fonctionnalité deviendra très utile dans les mois à venir.

Intégrations eSign

Nous savons tous que la connexion et la déconnexion de différents comptes est une énorme perte de temps lorsqu'il s'agit d'activités quotidiennes. En fait, Microsoft Teams avait une intégration esign qui permettait aux utilisateurs de signer des documents en ligne qui obligeaient les utilisateurs à se connecter au compte à chaque fois qu'ils l'utilisaient.

Heureusement, ce n'est plus le cas, car une mise à jour récente a résolu le problème en permettant aux utilisateurs de se connecter tous les 30 jours, plutôt que tous les jours. Bien sûr, cela peut sembler petit, mais ces petites améliorations apportées au site peuvent faire une grande différence lorsqu'il s'agit de renforcer la productivité.

S'amuser un peu

Le travail ne doit pas toujours concerner le travail. L'équilibre travail-vie personnelle devenant de plus en plus important pour les employés et les employeurs en 2022, trouver un moyen d'engager votre équipe en dehors du travail peut grandement contribuer à retenir les meilleurs talents et à encourager la productivité.

Microsoft Teams est conçu pour faire plus que simplement organiser des réunions et faire le travail. La plate-forme est conçue pour rassembler les collègues au-delà des limites des projets de travail afin de créer une culture dans laquelle les gens veulent réellement travailler. Voici comment Microsoft Teams apporte un peu de plaisir au travail.

Jeux pour le travail

Si vous avez déjà joué à un brise-glace au début d'une réunion, vous savez qu'il existe un besoin urgent de normes de divertissement mises à jour. Les plates-formes de visioconférence peuvent vous offrir la fonctionnalité de chat vidéo pour parler à votre équipe, mais cela ne signifie pas que cela peut réellement rendre vos jeux amusants.

Eh bien, Microsoft Teams peut réellement rendre vos jeux amusants, car il en fournit quatre directement sur la plate-forme. C'est vrai, Microsoft Teams a récemment lancé une nouvelle fonctionnalité appelée Games for Work qui propose Minesweeper, Solitaire, Wordament et IceBreakers sont tous disponibles directement sur la plate-forme et peuvent être joués avec des collègues.

Jeux Microsoft Teams pour le travail

Musique d'attente jazzy

La seule chose pire que d'être mis en attente est de devoir le faire en silence. Les appels téléphoniques ont de la musique d'attente, les ascenseurs ont de la musique d'ascenseur, et heureusement pour les utilisateurs, Microsoft Teams a aussi de la musique d'attente !

C'est vrai, une mise à jour de novembre permet aux administrateurs d'ajouter de la musique d'attente à Microsoft Teams, qui s'activera lorsque les appels seront transférés entre les employés. Ce n'est peut-être pas considéré comme amusant, mais essayez de ne pas danser lorsque ces rythmes de jazz de la vie commencent à passer par le haut-parleur de votre ordinateur portable entre les réunions.

Fonctionnalité de base

Microsoft Teams a tellement de choses à faire qu'il peut être facile d'oublier certaines des fonctionnalités les plus élémentaires intégrées à la plate-forme. Dans le but de vous donner un peu plus d'informations sur ce que Microsoft Teams peut vous offrir, voici quelques conseils de base sur les fonctionnalités qui peuvent vous aider à utiliser la plateforme à son plein potentiel.

Raccourcis clavier

En 2022, des raccourcis clavier sont intégrés à pratiquement toutes les plates-formes imaginables ; il vous suffit de déterminer ceux qui fonctionnent pour vous. Voici quelques-uns des raccourcis clavier les plus utiles pour Microsoft Teams :

  • Recherche : Ctrl + E
  • Démarrer un nouveau chat : Ctrl + N
  • Caméra éteinte : Ctrl + Maj + O
  • Désactiver la réunion : Ctrl + Maj + M
  • Ouvrir le filtre : Ctrl + Maj + F
  • Activer le flou d'arrière-plan : Ctrl + Maj + P

Il y en a beaucoup plus, mais ceux-ci sont un bon point de départ. Pour plus d'informations sur les raccourcis clavier pour Microsoft Teams, consultez le site Web pour voir une liste complète.

Filtrer les messages

Les plates-formes de messagerie d'équipe sont excellentes, mais avec des équipes plus grandes, elles peuvent devenir un peu lourdes. Après tout, tous les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'être connectés à chaque communication, c'est là que le filtrage des messages peut être vraiment utile.

Comme Slack, Twitter et de nombreuses autres plates-formes, Teams utilise le symbole "@" pour permettre aux utilisateurs de baliser et de filtrer les messages de manière spécifique. Tapez simplement le symbole et commencez à écrire le nom d'une personne ou d'un groupe et vous recevrez une liste déroulante d'options pour vos messages.

Ne pas déranger

Personne ne veut être disponible pour les messages à tout moment. Parfois, un petit temps d'arrêt pour démarrer et terminer le travail est nécessaire, c'est là que la modification des paramètres de vos notifications est utile.

Contrairement à votre téléphone, Microsoft Teams n'a pas de mode Ne pas déranger dédié, donc si vous voulez avoir un peu d'intimité, vous devrez vous diriger vers la page des paramètres et désactiver les notifications pour le moment. Assurez-vous cependant de fixer une limite de temps, car vous ne voudrez rien manquer d'important qui arrivera plus tard dans la semaine.