Bonnes pratiques pour une gestion efficace des données
Publié: 2021-05-19Les données sont plus importantes que jamais pour les entreprises de toutes tailles. Malheureusement, trop d'entreprises ne gèrent pas correctement leurs données ou ne les utilisent pas aussi bien qu'elles le pourraient. Selon Rivery, "seulement 3% des données dans les entreprises répondent aux normes de qualité, et 60 à 73% des données ne sont jamais utilisées à des fins stratégiques" et "seulement 20% des organisations investissant dans la gouvernance de l'information réussiront jusqu'en 2022".
Si vous voulez que votre entreprise se développe et prospère, vous devez commencer par une gestion efficace de vos données. La mise en œuvre de certaines stratégies de base de gestion des données aidera non seulement votre entreprise à court terme, mais aussi pour les années à venir. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques à mettre en œuvre au sein de votre entreprise pour une gestion efficace des données.
Connaissez vos limites
La première chose à évaluer est vos propres connaissances et capacités. Plus votre entreprise utilise de données, plus vous avez besoin de connaissances sur la façon de les gérer. Si ce n'est pas là que réside votre expertise, vous feriez peut-être mieux d'embaucher une aide extérieure pour vous aider.
Par exemple, supposons que votre entreprise effectue le suivi des stocks via une feuille de calcul Excel. Après un certain temps, cette feuille de calcul peut devenir si volumineuse qu'il est difficile d'en tirer des informations utiles, surtout si vous êtes débutant. Dans ce cas, vous voudrez peut-être travailler avec une entreprise qui propose des conseils sur Microsoft Excel. Si votre entreprise dispose de grandes feuilles de calcul Excel et que vous pensez pouvoir en tirer davantage, engager un service pour vous aider pourrait être un investissement rentable.
Prenez le temps d'analyser vos forces ainsi que celles des autres membres de votre équipe. Si personne n'a une expérience approfondie de la gestion des données, il est peut-être temps d'embaucher quelqu'un qui l'a ou que quelqu'un commence à en apprendre davantage à ce sujet. Avoir une personne dans votre équipe qui peut améliorer efficacement vos systèmes de gestion de l'information facilitera beaucoup de choses à l'avenir.
Décidez tôt de vos objectifs
La prochaine pratique importante pour la gestion des données consiste à décider tôt de vos objectifs. Vous devez considérer toutes les choses que vous essayez de réaliser en collectant et en analysant ces données. Essayez-vous d'améliorer vos efforts de marketing ? Performances des employés ? Satisfaction du client? Vous pouvez avoir autant d'objectifs que vous le souhaitez, mais faites en sorte qu'ils soient spécifiques et détaillés. Décider de vos objectifs vous aidera à vous concentrer sur tous vos autres efforts de gestion des données dans une direction concertée.
Cherchez les bons outils
La meilleure façon d'améliorer vos pratiques de gestion des données est d'utiliser le bon logiciel. Avec les bons outils de gestion des données, vous pouvez améliorer l'efficacité, sécuriser vos données et recueillir des informations plus approfondies. Il existe de nombreux outils de gestion de données sur le marché, vous devriez donc prendre le temps d'explorer plusieurs options. Si vous le pouvez, utilisez des essais gratuits pour avoir une meilleure idée des outils qui fonctionneront le mieux pour vous.
Lorsque vous explorez vos options, il est essentiel que vous obteniez quelque chose de sûr. La dernière chose que vous souhaitez est une intrusion indésirable dans votre système de données ou que quelque chose arrive à vos données essentielles. Cela est particulièrement vrai si vous stockez des informations confidentielles sur vos clients ou vos employés, car une fuite pourrait être désastreuse pour votre entreprise. Les meilleures pratiques en matière de sécurité des données sont un sujet à part entière, alors passez du temps à en apprendre le plus possible à leur sujet.
Mettre l'accent sur la qualité des données
Trop d'entreprises ont beaucoup de données de mauvaise qualité. Le résultat est un système inefficace dans lequel il faut trop de temps pour trouver ce que vous cherchez ou l'analyse qui en résulte n'est pas fiable. Par conséquent, vous devez vous concentrer en priorité sur la qualité de vos données. Cela signifie ne saisir que les données dont vous avez besoin, vous assurer que les données sont complètes et supprimer régulièrement les données obsolètes.
Pour ce faire, vous devez créer des normes pour ce que vous considérez comme des données de haute qualité. Vous devez ensuite présenter ces normes à votre équipe et vous assurer que tout le monde les suit lors de la saisie des données. Il peut également être utile d'embaucher une équipe de qualité des données qui inspectera régulièrement vos informations ou mettra en œuvre un logiciel de qualité des données. Quoi que vous décidiez de faire, consacrer plus d'efforts à la qualité des données prendra probablement plus de temps, mais cela produira de meilleurs résultats à long terme.
Rendre les données facilement accessibles aux bonnes personnes
Pour que votre entreprise fonctionne efficacement, les bonnes personnes doivent pouvoir accéder aux données dont elles ont besoin au bon moment. Par exemple, si votre vendeur itinérant ne peut pas accéder à une base de données clients en déplacement, il aura du mal à faire de son mieux. Mettez en place un système où votre équipe peut accéder aux données à distance de manière sécurisée. Cela implique généralement que tout le monde crée des noms d'utilisateur et définisse des autorisations pour chaque utilisateur. De plus, n'oubliez pas de restreindre l'accès à ceux qui en ont besoin, car donner l'accès à trop de personnes est un risque pour la sécurité.
Avoir un système de récupération en place
Peu importe à quel point vous êtes prudent avec vos données, il est toujours possible que quelque chose de grave se produise. Peut-être que le disque dur tombe en panne ou qu'un virus commence à supprimer des éléments sur le cloud. Quelle que soit la cause, manquer vos informations, même pour une courte période, est problématique. Selon Datto, même une heure d'indisponibilité peut coûter jusqu'à 8 000 $ pour une petite entreprise, ou 74 000 $ pour une moyenne entreprise et un total de 700 000 $ pour une grande entreprise. C'est pourquoi il est important d'avoir un système de récupération en place.
Un bon système de récupération sauvegarde régulièrement les données dans un endroit sûr. Il explique également comment restaurer les données à l'aide de cette sauvegarde et comment relancer votre entreprise en un minimum de temps. Créez un système de récupération maintenant, y compris toutes les étapes que vous suivrez pour restaurer vos données, et espérez que vous n'aurez jamais besoin de l'utiliser.
Examiner régulièrement les pratiques et l'équipement de gestion des données
Enfin, la dernière bonne pratique consiste à revoir régulièrement vos pratiques actuelles et à rechercher des améliorations. Au fil du temps, vos besoins en données et l'environnement qui les entoure changeront également. Par exemple, il peut arriver un moment où le fournisseur de stockage basé sur le cloud que vous utilisez n'est plus fiable ou sécurisé. En examinant régulièrement vos pratiques actuelles, vous pouvez repérer rapidement les inefficacités et apporter des améliorations avant qu'elles n'aient un impact négatif trop long sur votre entreprise.
Les données jouant un rôle si important dans la plupart des entreprises, il est essentiel de les gérer efficacement. Les meilleures pratiques ci-dessus sont un bon point de départ et devraient vous aider à mettre en place un environnement dans lequel vos données sont efficaces, rapides et sécurisées. À partir de là, vous pouvez mettre en œuvre davantage de meilleures pratiques en fonction de vos besoins spécifiques et continuer à rechercher des stratégies qui vous aideront à vous développer dans le futur.
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