Meilleures pratiques pour organiser des réunions en ligne

De nombreuses entreprises adoptent les réunions en ligne comme une solution rentable pour organiser des webinaires, organiser des formations et organiser des conférences. Les entreprises optent pour ces types de réunions grâce en partie à la facilité d'adoption et à la commodité. De plus, le marché regorge d'outils conçus pour répondre aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises.

Les réunions virtuelles offrent un moyen viable d'améliorer la productivité d'une entité et de suivre les règles de distanciation sociale associées à la pandémie de COVID-19. Pour assurer une communication sans problème, vous devez sélectionner les technologies et les logiciels idéaux. Le bon choix d'outil est déterminé par le type d'informations partagées et le public participant.

Les experts recommandent de concevoir la présentation, y compris les données basées sur l'environnement de bureau. La présentation de données ou d'informations à un public en direct diffère de la présentation à un public virtuel. Pour cette raison, vous devez éviter d'utiliser le matériel d'une réunion en direct sur un moniteur vidéo pour une réunion en ligne.

La réunion virtuelle limite la portée de l'interaction avec le public. Les réunions organisées dans un lieu physique vous permettent d'adopter une approche plus décontractée concernant l'ordre du jour et l'utilisation du matériel. D'autre part, les réunions virtuelles nécessitent une bonne préparation. D'où la nécessité de planifier l'événement bien à l'avance.

Vous devriez remettre l'ordre du jour aux participants à l'avance. Envisagez également de créer des supports visuels puissants pour rendre votre message plus attrayant. Assurez-vous que les visuels et le matériel parviennent aux participants avant l'événement. Les destinataires doivent disposer d'identifiants de connexion, d'URL et de numéros d'appel au moins 24 heures avant la réunion.

Cela permet aux participants de vérifier que tout fonctionne comme prévu ou de télécharger le logiciel requis. Pour éviter les problèmes, assurez-vous également que les participants se connectent entre 10 et 15 minutes avant le début de la réunion. Cela vous permet de tester la connectivité.

Les experts recommandent de procéder à un appel nominal pour vérifier le système et revoir le calendrier. Il est également essentiel de fournir des coordonnées hors ligne pour que le panéliste puisse vous joindre en cas de problème technique.

Lorsque la réunion est diffusée par un présentateur à un large public, vous devez attribuer le rôle de facilitateur à un collègue. L'animateur fournit une aide indispensable au présentateur.

Réunions en ligne pendant la COVID-19

Alors que le coronavirus se propage dans de plus en plus de pays à travers le monde, les réunions en ligne sont devenues une solution essentielle pour les entreprises et les gouvernements. Les réunions virtuelles permettent aux participants de faire des affaires tout en respectant les règles de distanciation sociale déclenchées par la pandémie.

De nombreux professionnels travaillent à domicile; d'où la nécessité de tenir des réunions virtuellement. Cette nouvelle réalité incite les organisations à explorer des moyens d'utiliser plus efficacement les outils de conférence. Les outils de réunion en ligne facilitent l'organisation de conférences ininterrompues.

Engagement

Pour booster l'engagement lors d'une réunion en ligne, vous devez résister à la tentation de vous lancer directement dans la tâche. Cela compromet l'établissement de relations. Au lieu de cela, vous devez briser la glace en demandant aux participants de se présenter et de partager brièvement toute information intéressante.

Cette approche augmente les niveaux d'engagement en ajoutant un élément social à la réunion. Lorsque vous partagez quelque chose de personnel, la procédure virtuelle simule une interaction en personne. D'un autre côté, vous devez inviter le panel à poser des questions avant le début de la réunion.

Ces mesures fournissent un moyen infaillible de maintenir le panneau engagé. Envisagez également de participer à un sondage et de demander des réponses via le chat pour recevoir des commentaires sur des problèmes spécifiques. Le fait de poser fréquemment des questions facilite le maintien d'un lien personnel avec les participants. Cependant, évitez de poser des questions ouvertes qui conduisent souvent au phénomène de l'air mort.

Reste concentré

Les réunions en ligne offrent une grande variété d'avantages, notamment la possibilité de se connecter depuis n'importe quel endroit. Cependant, les participants ne doivent pas fréquenter les espaces publics pour éviter les distractions. Des endroits comme les salons d'aéroport et les cafés peuvent rendre difficile pour un participant de rester concentré. Le bruit ambiant peut être problématique même dans les bureaux à domicile.

À un autre niveau, les experts déconseillent de regrouper trop de sujets ou d'ordres du jour dans une seule réunion virtuelle. Essayez de vous concentrer sur un ou deux sujets et accordez une pause au panel avant d'introduire un nouveau sujet. Chaque segment doit être court (maximum 30 minutes) pour s'assurer que les participants peuvent rester attentifs pendant les discussions.

Réservez toujours du temps pour briser la glace afin de briser les barrières sociales et de créer une atmosphère de groupe optimale. Briser la glace permet aussi aux gens de se connaître, ce qui favorise la confiance.

La majorité des brise-glaces en personne sont possibles virtuellement. Il est possible de rendre l'engagement amusant en partageant des photos ou en utilisant des arrière-plans virtuels accrocheurs pour Zoom.

Remue-méninges virtuel

Des activités comme le remue-méninges et le vote contribuent à accroître l'engagement. Vous pouvez vous lancer dans ces activités en utilisant une grande variété d'outils spécialisés. Gardez toujours les débats intéressants pour éviter que les participants ne se fatiguent ou ne s'ennuient. Vous pouvez toujours leur demander de faire une pause et de se rafraîchir l'esprit avant de poursuivre la conférence.

Établir un moyen efficace d'appeler le panel est un élément essentiel de la gestion des réunions en ligne. La méthode appropriée dépend de la plate-forme de conférence que vous utilisez. Si votre réunion utilise une plate-forme uniquement audio, envisagez de vous tourner vers la technique de l'horloge. Cette méthode consiste à attribuer des numéros de participants sur l'horloge, que vous utiliserez pour effectuer les présentations.

Lorsque vous travaillez avec une plate-forme de visioconférence, vous pouvez appeler les participants par ordre à l'écran. Alternativement, vous pouvez opter pour l'introduction du panneau en utilisant l'ordre alphabétique.

Il est important de surveiller le mouvement des yeux des panélistes lors d'une réunion par vidéoconférence. Un mouvement rapide des yeux peut être un signe qu'un participant lit et un mouvement du bras peut être dû à la frappe. Faites également attention aux expressions d'ennui et aux signes de fatigue mentale.

Lorsque vous remarquez qu'une personne est distraite, vous devez attirer l'attention de tout le panel. À la fin de la réunion, réservez du temps pour évaluer la productivité de la conférence. Mettez en évidence tous les domaines de préoccupation et trouvez des moyens de corriger les lacunes.

Réunions hybrides

Si vous prévoyez d'héberger des réunions hybrides impliquant à la fois des participants virtuels et en direct, envisagez d'employer un modérateur de pont. Ce rôle peut être assuré par un collègue qui assiste à une réunion physique. Le modérateur surveille la connexion entre le direct et le panneau virtuel.

Il est important de s'assurer que les panélistes en ligne peuvent voir, entendre et contribuer aux débats. D'autre part, le modérateur doit tenir les panélistes physiques au courant du groupe virtuel. Le moyen le plus simple d'atteindre cet objectif est de montrer les visages des participants à distance sur un grand écran.

De nombreux panélistes ne lisent pas les procès-verbaux des réunions. Vous pouvez vous assurer que tout le monde lit les documents minutieux en les rendant brefs et concis. De nombreux panélistes ne lisent pas les procès-verbaux des réunions. Vous pouvez vous assurer que tout le monde lit les documents minutieux en les rendant brefs et concis avec cet exemple. Cela permet à vos collègues d'en savoir plus sur les sujets qu'ils ont peut-être manqués lors de la réunion en ligne.

Dans certains cas, les professionnels ne se fient pas aux informations obtenues verbalement car cela peut entraîner une mauvaise communication. Pour cette raison, envisagez d'envoyer un e-mail de suivi bref et concis qui répertorie les principaux détails de la conférence.

Considérations supplémentaires

Si les participants ne se connaissent pas, vous devriez briser la glace en permettant à chacun de se présenter. Cela permet aux participants de se sentir plus à l'aise les uns avec les autres. À son tour, l'atmosphère conviviale améliore les niveaux de productivité de la réunion.

Encouragez les chefs d'équipe à briser la glace en partageant des moments plus légers avec le groupe. Encouragez également la résolution de problèmes de collaboration lors de la réunion en ligne. Ces types de sessions peuvent fournir un moyen plus simple de remplacer les comptes rendus standard qui compromettent le bon déroulement des procédures.

La résolution de problèmes en collaboration implique que le leader sélectionne un sujet dont les panélistes discuteront. Le groupe travaille ensemble pour découvrir des points de vue et des informations vitales. En conséquence, il devient plus facile de formuler des solutions innovantes qui répondent à des défis commerciaux spécifiques.

Tous les participants doivent avoir le temps de se concentrer sur l'ordre du jour. Ce faisant, vous aidez à augmenter la productivité lors des sessions de résolution de problèmes.

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