Les 7 meilleures applications de vidéoconférence gratuites à utiliser pour 2022

Mis à jour le 30-06-2022

Les réunions sont de plus en plus remplacées par la visioconférence. Les collègues ne sont pas assis dans la même pièce, mais se réunissent autour d'une table numérique - certains du bureau à domicile, d'autres en déplacement et d'autres de l'étranger.

Cela permet d'économiser du temps et de l'argent. Pour que l'échange, la planification et le travail collaboratif fonctionnent, une conférence numérique a besoin des bons outils de visioconférence. Nous vous présenterons la meilleure application de visioconférence gratuite et vous donnerons des conseils pour améliorer vos réunions numériques…

Comment fonctionne une visioconférence ?

Les réunions au cours desquelles des images et des sons sont transmis de manière synchrone sont appelées vidéoconférences. Le serveur de vidéoconférence collecte d'abord les images et le son des participants et les mélange dans une vidéo globale avec des fenêtres des participants individuels.

Cela crée un espace virtuel. Cela se fait à l'aide d'appareils appropriés tels que des ordinateurs portables, des microphones, des haut-parleurs, des caméras et des logiciels spéciaux, appelés outils de vidéoconférence. Contrairement à la réunion classique, les accords et la collaboration sont possibles quel que soit le lieu.

Applications de visioconférence gratuites

Une vidéoconférence nécessite quelques exigences : ordinateurs portables, smartphones, tablettes - tous ont des caméras et des microphones intégrés. La qualité est assez bonne. La seule chose qui manque, ce sont des outils de visioconférence appropriés. En plus des programmes payants, il existe désormais de nombreuses solutions logicielles gratuites. Voici les sept meilleures applications de visioconférence gratuites que vous pouvez utiliser gratuitement :

ZOOM

À l'époque de Corona, il y avait un véritable battage médiatique autour du fournisseur Zoom. La société américaine est très appréciée pour ses services de visioconférence. Tout ce dont vous avez besoin est un compte et vous pouvez ensuite démarrer des vidéoconférences ou rejoindre une réunion en cours avec un ID de réunion. Il est facile à utiliser et les visioconférences peuvent être réalisées en quelques clics.

Seul inconvénient : la version gratuite est limitée à 40 minutes pour les conférences de groupe. Suffisant pour de courtes visioconférences, l'un des modèles d'abonnement peut être utilisé pour de longues réunions.

Avantages du zoom

➠ Jusqu'à 100 participants à la visioconférence gratuitement

➠ Gratuit, mais limité dans le temps

➠ Facile à utiliser

Skype

L'un des noms les plus connus pour la visioconférence est Skype. Développé à l'origine pour les conversations privées, il est maintenant aussi souvent utilisé pour les vidéoconférences au travail. Le programme de Microsoft prend non seulement en charge la communication entre deux personnes, mais peut également être utilisé dans des groupes plus importants.

Jusqu'à 50 participants peuvent prendre part à l'un des appels vidéo gratuits. La version business de Skype n'est plus commercialisée, elle a été intégrée au successeur de Microsoft Teams (dans la section suivante).

Avantages de Skype

➠ Utilisation gratuite avec un compte Microsoft

➠ Version Web possible sans installation

➠ Pas de limite de temps

➠ Transfert de données facile

Équipes Microsoft

En plus de l'option de vidéoconférence, Microsoft Teams est annoncé comme un package complet pour la collaboration numérique et décentralisée. En plus des conférences numériques, d'autres fonctions relatives à l'ensemble du pack office peuvent être utilisées. Les données peuvent être enregistrées et les documents peuvent être édités ensemble en même temps.

Même dans la version gratuite, Microsoft Teams marque des points avec un large éventail de fonctions. En raison des mesures actuelles contre Corona et des nombreuses solutions de bureau à domicile, Microsoft permet également aux entreprises d'utiliser gratuitement le package premium. La meilleure chose à faire est de contacter directement un partenaire commercial Microsoft.

Avantages des équipes Microsoft

➠ De nombreuses fonctions

➠ Jusqu'à 250 participants

➠ Collaboration décentralisée au-delà de la visioconférence

WebEx

Webex est un classique en matière de visioconférence et est l'un des premiers à le proposer. Le service a maintenant été repris par Cisco. Les fonctions peuvent être contrôlées facilement et clairement. Des rendez-vous peuvent être créés et envoyés et les participants peuvent être invités à la vidéoconférence via un lien.

Le tarif Webex Basic gratuit peut être utilisé pour organiser des vidéoconférences avec jusqu'à 100 participants. Cependant, il y a un temps limite de 50 minutes. Des fonctions supplémentaires sont disponibles via différents tarifs payants.

Avantages de Webex

➠ Création et invitation faciles

➠ Jusqu'à 100 participants, mais limité dans le temps

➠ Facile à utiliser

Bitrix24

Bitrix24 offre non seulement l'option de vidéoconférences, mais offre également un large éventail de fonctions de gestion de projet. Il y a un intranet pour les employés, un calendrier partagé, la possibilité de former des groupes de travail, de stocker des documents dans le stockage en nuage - mais aussi d'organiser des vidéoconférences.

La version gratuite est particulièrement adaptée aux petites entreprises, car jusqu'à 12 utilisateurs peuvent utiliser le package de base. En raison de Corona, ce qui suit s'applique actuellement chez Bitrix24 : la limite d'utilisateurs de 12 a été levée dans la version gratuite, quel que soit le nombre d'utilisateurs, les entreprises peuvent actuellement utiliser le package fonctionnel gratuit.

Avantages de Bitrix24

➠ Large gamme de fonctions

➠ Stockage en ligne des documents

➠ Pas de limite de temps

➠ Utilisation gratuite pour 12 utilisateurs (actuellement illimitée)

Aller à une réunion

Un autre nom bien connu dans la meilleure application ou les meilleurs outils de vidéoconférence est GoToMeeting. Vous pouvez utiliser une version de navigateur ou télécharger et installer le logiciel. Dans la version gratuite de GoToMeeting Free, les conférences avec jusqu'à 4 participants ne sont malheureusement possibles que. Bon pour les petites équipes, mais inadapté aux plus grandes.

De plus, le temps de rencontre est limité à 40 minutes si vous utilisez la version gratuite. Si la forme gratuite ne suffit pas, vous pouvez tester gratuitement la version Pro pendant 14 jours. Pour une utilisation ultérieure, des frais d'abonnement sont alors encourus en fonction de l'étendue des fonctions.

Avantages de GoToMeeting

➠ Version de bureau simplifiée

➠ Tableau blanc dans la visioconférence

➠ Intégration d'Office ou de Google Calendar possible

Intermédia Toute réunion

Intermédia Toute réunion permet des vidéoconférences et des webinaires. Après l'inscription, les réunions numériques peuvent être lancées immédiatement ou planifiées pour l'avenir. Le service vient des États-Unis et n'est actuellement proposé qu'en anglais. Les compétences linguistiques de base sont suffisantes pour l'utilisation.

Malheureusement, il n'y a pas de version gratuite en cours. Vous ne pouvez configurer des vidéoconférences gratuites pour quatre participants que pendant un mois d'essai pendant les 30 premiers jours, après quoi vous payez en fonction de la fonction et du nombre d'utilisateurs.

Avantages de toute réunion

➠ Option de partage d'écran

➠ Accès rapide après inscription

➠ Intégration d'Outlook et d'autres programmes possible

Matériel de visioconférence

Avec les outils et solutions logicielles mentionnés ci-dessus, les fonctions et options les plus importantes d'une visioconférence sont couvertes pour presque toutes les équipes. Certaines entreprises, en revanche, ne s'appuient pas sur des logiciels, mais sur du matériel, par exemple pour équiper des salles entières à plusieurs endroits pour la participation à des vidéoconférences.

Cela est concevable si des équipes à différents endroits se réunissent régulièrement pour des vidéoconférences - bien qu'une grande partie de la flexibilité soit bien sûr perdue. Si la solution matérielle est utilisée au bureau, les employés doivent être à nouveau sur place et ne peuvent pas se connecter depuis n'importe quel endroit.

De plus, des coûts élevés peuvent survenir, même si vous ne devez pas nécessairement acheter le matériel pour la visioconférence – les fournisseurs se spécialisent dans la location et proposent des solutions sur mesure avec les logiciels correspondants.

En fin de compte, il convient de décider si une solution matérielle est le bon choix en fonction de la situation et de l'utilisation individuelles. En fonction de vos besoins, il existe différentes solutions pour la visioconférence, les prestataires les plus connus sont :

• Polycom
• Cisco (Tandberg)
• Grandeur nature
• Sony
• Révision

Avantages de la visioconférence

Le triomphe de la visioconférence n'est pas un hasard. La situation actuelle, dans laquelle un grand nombre d'employés travaillent à domicile, l'a accélérée, mais dans de nombreuses entreprises, la réunion numérique a déjà pris le pas sur la réunion à l'ancienne. Les avantages d'une visioconférence par rapport aux réunions à présence obligatoire sont trop importants :

• Des équipes décentralisées se regroupent. Les employés ne sont pas toujours assis ensemble au bureau. Le télétravail et la collaboration à distance rendent difficile la présence physique aux réunions. N'importe qui peut rejoindre la visioconférence, où qu'il se trouve.
• Les rendez-vous sont trouvés plus rapidement. Il est plus facile de trouver un moment pour une vidéoconférence à laquelle tout le monde peut assister. L'effort d'organisation est moindre et la participation est plus facile. Moins de rendez-vous doivent être repoussés jusqu'à ce que tout le monde se réunisse.
• Les coûts sont réduits. L'absence de frais de déplacement ou de vol et l'absence de salles séparées font de la visioconférence une option rentable. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet stable. Les outils dont vous avez besoin sont souvent gratuits - plus d'informations à ce sujet ci-dessous dans l'article.

Voir aussi : Combien coûte la création d'une application de visioconférence en 2021

Conseils pour une visioconférence réussie

Une fois la mise en œuvre technique d'une visioconférence clarifiée, l'étape suivante consiste à la rendre aussi productive et réussie que possible. Les réunions se révèlent souvent être une perte de temps.

Ce danger menace également les visioconférences. Pour que vos réunions digitales soient réussies, nous avons rassemblé de nombreux conseils pour la préparation, la mise en place et le suivi de la visioconférence :

Avant la visioconférence

• Faire un plan

Faites un ordre du jour pour tout le monde : quel sera le résultat de la réunion ? De quoi doit-on discuter ? Qui doit être changé pour ça ? Quand commence la conférence ? Quand est-ce définitivement fini ? De cette façon, tous les participants peuvent se préparer et savoir de quoi il s'agit.

• Limiter le nombre de participants

Les grandes vidéoconférences peuvent sembler particulièrement productives et communicatives, mais ont tendance à se terminer dans le chaos. Par conséquent, limitez le plus possible le nombre de participants. Les chercheurs en communication disent : qu'une réunion avec plus de huit membres ne fonctionne guère efficacement. Évitez les collègues qui n'ont rien à voir avec le contenu de la conférence.

• Nommer un modérateur

Nommer un modérateur pour diriger la visioconférence et accorder les droits de parole. Alors que le plus fort prévaut dans les réunions où tout le monde est physiquement présent, les visioconférences connaissent souvent des retards de transmission (surtout en transcontinental).

Cela crée des conversations légèrement bizarres et retardées. Ensuite, au plus tard, vous avez besoin de quelqu'un pour déterminer qui parlera ensuite et quand.

• Créer une atmosphère calme

Il est impératif d'éteindre les sources d'interférences avant la visioconférence. C'est ennuyeux et peu professionnel s'il y a un bourdonnement constant en arrière-plan ou si le téléphone portable sonne entre les deux.

La plupart des systèmes de visioconférence sont équipés de microphones omnidirectionnels. Contrairement aux microphones directionnels, ceux-ci captent tous les bruits qui les entourent de la même manière, y compris le bruit de la rue provenant des fenêtres ouvertes, des sonneries de téléphone et des collègues qui font irruption.

• Être habillé correctement

Lors d'une vidéoconférence, les autres participants peuvent vous voir, alors assurez-vous de vous habiller de manière appropriée. Orientez-vous selon le code vestimentaire que vous porteriez également au travail, que vous soyez assis ou non à votre bureau à la maison. Mais soyez prudent avec les vêtements aux motifs frappants. Vérifiez les motifs sur les chemises, les chemisiers ou les cravates pour faire scintiller l'image.

• Marquez des points avec la ponctualité

Comme pour toute autre réunion, il en va de même pour les visioconférences : ne faites pas attendre les autres participants ! Vous devez donc être prêt à la date indiquée, avoir vérifié votre technologie et n'avoir qu'à vous connecter.

Ceci est encore plus important si vous organisez la réunion numérique. Ici, il faut être sur place au préalable, faire les préparatifs nécessaires et démarrer la visioconférence.

Lors de la visioconférence

• Gardez les temps

Commencez toujours à l'heure, faites volontairement des réunions courtes et réglez le temps d'une visioconférence ! Selon ce qu'on appelle la loi de Parkinson, le travail s'étend dans la mesure où il y a du temps disponible pour le faire. Il a été prouvé que les meilleures idées ne viennent que dans les dernières minutes. Gagnez du temps en laboratoire.

• Faire une ronde de présentations

Étant donné que les participants à une vidéoconférence ne se sont peut-être jamais rencontrés, vous devez les présenter brièvement ou donner à chacun une brève introduction pour se présenter. Ce n'est pas seulement poli, mais cela permet également d'être adressé directement après. Cela relie et prévient les conflits. Ce qui aide aussi : des badges nominatifs surdimensionnés qui restent lisibles à l'écran.

• Restez naturel

Au début, il peut être un peu étrange de regarder une caméra et de ne pas parler à des collègues face à face, mais plutôt à travers le microphone. Néanmoins, vous devez être aussi naturel que possible dans une visioconférence et ne pas vous comporter différemment.

Certaines personnes accentuent soudainement les mots et les phrases de manière très différente lors d'une vidéoconférence ou se comportent de manière étrange - ne vous inquiétez pas pour eux, parlez simplement comme vous le feriez lors d'une réunion normale.

• Faites de courtes pauses

Lorsque vous avez dit quelque chose, donnez aux autres plus de temps que d'habitude pour répondre. Cela donne également aux personnes concernées la possibilité de s'exprimer. En raison de légers retards dans la transmission, il est important de faire de courtes pauses - c'est la seule façon de créer un dialogue.

• Concentrez le groupe sur le sujet principal

La visioconférence doit suivre une ligne claire pour être productive. Si vous remarquez que la vidéoconférence dérive dans la mauvaise direction et s'éloigne du sujet, le modérateur doit intervenir et retrouver le fil conducteur.

Si deux participants bloquent sur un aspect secondaire, ils peuvent basculer sur leur propre visioconférence afin de clarifier le point en privé. De cette façon, le reste du groupe peut revenir à l'ordre du jour.

Après la visioconférence

• Merci

À la fin de la vidéoconférence, remerciez tous ceux qui ont participé. Mentionnez la ponctualité et le bon déroulement de la mise en œuvre technique des idées créatives des membres de l'équipe. Cela augmente immédiatement la motivation pour la prochaine fois.

• Créer un protocole

Résumez les résultats de la vidéoconférence et transmettez-les aux participants sous forme de procès-verbal. Ainsi, les décisions, les missions, les objectifs et les tâches sont à nouveau consignés par écrit et mis à la disposition de tous. Les malentendus ultérieurs – et les excuses – sont évités.