Au-delà de la conférence téléphonique : 4 technologies de réunion dont chaque équipe a besoin

Message invité par Elise Keith , cofondatrice, Lucid Meetings.

Chaque équipe se rencontre. La plupart dirigent leurs réunions de la même manière que leurs grands-parents et les grands-parents de leurs grands-parents. Les comptes rendus de réunions antérieurs aux Romains décrivent un chef pontifiant, une brève discussion de va-et-vient, puis se terminant par un accord marmonné peu concluant. Les réunions n'ont pas beaucoup changé depuis des milliers d'années.

Puis, l'invention du téléphone a libéré les réunions du confinement de la salle de conférence. PowerPoint et les projecteurs nous ont libérés des piles de rapports imprimés.

Que font les dirigeants modernes de ces progrès ? Exactement ce que leurs ancêtres ont fait, seulement maintenant leurs discours sont brouillés par les téléphones des salles de conférence.

Il est temps d'amener la façon dont nous nous rencontrons dans l'ère moderne.

Parallèlement à l'essor de la technologie, le siècle dernier a vu des progrès incroyables dans notre compréhension de la meilleure façon de travailler ensemble en groupe. Nous savons maintenant que les groupes peuvent collaborer, innover, motiver et prendre des décisions ensemble efficacement. (Astuce : écouter quelqu'un lire les puces, n'est-ce pas.)

Ces quatre types de technologie de réunion augmentée s'appuient sur ces révélations et permettent à votre équipe d'organiser des réunions plus réussies.

1. Visioconférence

La vidéoconférence bat l'audioconférence à chaque fois. La plupart des équipes d'entreprise ont accès à la vidéoconférence et à la technologie d'enregistrement, mais peu l'utilisent.

Nous sommes devenus beaucoup trop à l'aise pour nous cacher en mode silencieux, où nous sommes hors de vue, hors de portée de voix et libres de porter notre attention ailleurs. En fait, la recherche montre que les gens préfèrent souvent les réunions téléphoniques précisément parce que cela signifie qu'ils n'ont plus à faire semblant d'être attentifs. Nous avons pris la performance médiocre de nos réunions d'ancêtres et l'avons aggravée.

Pour de meilleures réunions à distance, installez une bonne vidéoconférence et utilisez-la.

Elsie Keith

Astuce bonus : activez également l'enregistrement de vidéoconférence pour les réunions importantes en personne.

Avez-vous enfin trouvé un moment où tous les hauts dirigeants pourraient se rencontrer à propos de votre grand projet ? Configurez votre logiciel de visioconférence pour enregistrer cette réunion. Ensuite, obtenez l'audio transcrit en texte. Vous n'allez pas réunir toutes ces personnes facilement, et de cette façon, vous obtiendrez autant de détails que possible dans le temps dont vous disposez. Vous serez mieux en mesure de vous concentrer sur la discussion et vous n'aurez pas à travailler si dur pour prendre des notes détaillées.

Par exemple, nous associons le logiciel de visioconférence de Zoom à une caméra Meeting Owl pour nous assurer d'obtenir une bonne vidéo à 360° de l'orateur actuel.

Cela ne veut pas dire que les notes n'ont pas de valeur. En fait, une bonne prise de notes est essentielle, c'est pourquoi les équipes ont besoin de :

2. Logiciel de gestion de réunion

Le logiciel de gestion de réunion permet aux équipes de collaborer facilement sur les ordres du jour des réunions et de capturer des notes de réunion. Les équipes qui collaborent pour documenter leurs décisions et les prochaines étapes ensemble pendant la réunion sont plus engagées, plus efficaces et plus engagées envers ces résultats.

Plus important encore, les systèmes de gestion des réunions montrent à chacun la meilleure façon pour les équipes de votre organisation de gérer leurs réunions.

Historiquement, tout le monde a appris à animer des réunions en assistant à des réunions puis en copiant ce qu'il avait vu les autres faire. Ainsi, alors que la recherche a découvert des centaines de techniques brillantes pour rassembler des groupes, la plupart des gens ne voient jamais ces techniques dans la pratique. Ils n'ont aucune idée de ce qui est possible.

Un système de gestion de réunion rend les instructions de réunion accessibles à tous. Personne n'a à deviner ce qui devrait figurer à l'ordre du jour, la durée de la réunion, comment diriger chaque partie de la discussion ou ce qui doit être écrit. Le système énonce tout cela, permettant à l'organisation de mettre en place un excellent processus de réunion, puis de le diffuser rapidement à chaque membre de l'équipe.

Teeming , BoardVantage et Lucid Meetings sont tous des exemples de technologies dans cette catégorie.

3. Collaboration visuelle et aide à la décision

Où est l'action

Bon nombre des techniques de réunion les plus efficaces, engageantes et productives tirent parti de notre capacité naturelle à traiter visuellement les informations. Les équipes peuvent voir des modèles plus facilement lorsqu'elles peuvent déplacer des données, établir des liens et inclure des images.

Les équipes qui ont développé ces techniques ont utilisé beaucoup de notes autocollantes. Après la réunion, ils ont passé du temps à taper tous ces gribouillis et à nettoyer la salle, ce qui signifie que la plupart des équipes ont conservé ces puissantes techniques de collaboration pour des occasions spéciales.

Un logiciel de collaboration visuelle et d'aide à la décision rend les notes autocollantes numériques. Les équipes collaborent en temps réel de n'importe où, et personne n'a à taper quoi que ce soit plus tard. Les meilleurs outils offrent également des avantages que vous ne pouvez pas obtenir facilement avec du papier. Par exemple, lors de la collecte de commentaires dans un outil d'aide à la décision, vous pouvez rendre chaque contribution anonyme pour augmenter les chances d'obtenir des commentaires honnêtes et utiles.

Les exemples de technologies incluent MURAL , Stormz , GroupMap et iObeya .

4. Commentaires sur les réunions et suivi des performances

Nous estimons qu'il y a plus de 55 millions de réunions chaque jour aux États-Unis seulement. En moyenne, les cadres passent 72 % de leur temps chaque semaine en réunion.

Très peu d'organisations suivent les performances de cette période. Pouvez-vous penser à un autre processus métier qui consomme autant de ressources mais qui n'est pas suivi ou mesuré d'une manière ou d'une autre ?

Les retours sur les réunions et la technologie de suivi des performances donnent aux organisations un aperçu de cet investissement massif. Certaines technologies calculent automatiquement les coûts de réunion en fonction des données du calendrier, créant ainsi les chiffres précis dont les dirigeants ont besoin pour prendre des décisions sur la manière de se rencontrer. D'autres technologies utilisent l'IA pour analyser les commentaires des réunions, puis, en fonction des émotions des participants et des modèles historiques, prédire si un projet réussira ou si une vente est susceptible de se conclure.

Les technologies de cette catégorie incluent MeetingQuality , Gong.io et Inspirometer .

De meilleures rencontres sont possibles. Les grandes réunions nécessitent de changer la façon dont nous organisons et dirigeons ces réunions, ce qui signifiait auparavant que vous aviez besoin de beaucoup de formation de facilitation et d'espace sur le mur vide.

Pas plus. Avec ces quatre technologies, de grandes réunions sont possibles pour tous ceux qui travaillent de n'importe où.

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Élise Keith

Elise Keith est co-fondatrice de Lucid Meetings et auteure de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Pour plus d'informations, veuillez visiter www.jelisekeith.com ou www.lucidmeetings.com et connectez-vous avec Elise sur Twitter @EliseID8.