5 problèmes courants de communication d'entreprise (+solutions)

Le paysage des affaires était l'un des nombreux éléments de la vie quotidienne qui a été complètement bouleversé en 2020 par la pandémie de COVID-19. Le coronavirus a forcé presque tous les membres de la main- d'œuvre à s'éloigner dans un avenir prévisible. Cela a créé sans le savoir un certain nombre de problèmes de communication d'entreprise.

De nombreux lieux de travail qui avaient auparavant mis en place des politiques strictes concernant les employés travaillant à domicile ont dû renoncer à ces règles précédentes. Cela les plaçait en territoire totalement inconnu, ce qui signifiait que les entreprises devaient apprendre à communiquer d'une manière qu'elles ne connaissaient pas auparavant. Dans cet article, nous passerons en revue certains problèmes commerciaux courants provoqués par la pandémie de coronavirus et comment les résoudre :

• Manque de normalisation
• Interprétation erronée et ambiguïté
• Absence d'indices non verbaux dans la communication écrite
• Être trop connecté
• Manque de commentaires

Manque de normalisation

Dans un avenir prévisible, les réunions en personne appartiennent au passé. La technologie nous a donné une pléthore d'options pour savoir où ces communications peuvent aller, mais maintenant la question est de savoir quel type de communication doit aller où. Vous devez décider quand et où vous communiquez sur différents sujets. Le manque de standardisation peut conduire à des silos de communication et à la confusion parmi vos employés. Dans l'ensemble, cela nuira aux opérations quotidiennes de votre entreprise.

La meilleure façon de résoudre ce problème est de standardiser les processus de communication sur le lieu de travail pour chaque canal. Créez des directives claires sur le type de communication à utiliser et sur quels canaux. Par exemple, les tâches importantes doivent être documentées dans un e-mail aux membres de l'équipe appropriés.

Votre système de messagerie instantanée interbureaux, tel que Slack, doit être réservé aux conversations spécifiques à un projet et aux conversations plus fluides. Les commentaires sur les interactions avec les clients doivent être réservés à la solution de gestion de la relation client de votre équipe.

Normaliser fermement les communications internes apportera une pléthore d'avantages à votre organisation. D'une part, vous aurez une trace écrite officielle de toutes les interactions. Besoin de vérifier les commentaires de votre subordonné direct sur son dernier projet ? Vérifiez Slack. Vous cherchez à passer en revue les informations nécessaires avant une réunion avec un client ? Jetez un œil à votre CRM.

La mise en œuvre de la normalisation de la communication interne de votre bureau permettra généralement de garder les choses organisées également. Si votre équipe envoie des spams ou des e-mails contenant des informations pertinentes sur les clients aux dernières tendances de mèmes sur Twitter, les gens commenceront probablement à ignorer les messages qui arrivent. En indiquant quel type de message doit être envoyé, vos employés sauront exactement à quoi s'attendre avec chaque notification reçue.

Interprétation erronée et ambiguïté

Le plus grand avantage des réunions en personne est peut-être que le contexte et les motivations derrière les mots échangés dans les conversations sont généralement assez clairs. C'est parce que les gens peuvent poser des questions de clarification de suivi en ce moment s'ils en ont besoin. Avec la conversation écrite, cette opportunité est perdue et des problèmes de communication et de communication se produisent.

Mais comme les communications en personne ont été sévèrement limitées en raison de la pandémie de coronavirus, de plus en plus de personnes optent pour les canaux de communication intranet comme Slack et le courrier électronique pour communiquer avec leurs collègues. C'est tout simplement plus rapide et plus efficace que de devoir coordonner des appels vidéo ou téléphoniques. Mais ceux qui reçoivent du mou ou des e-mails peuvent ne pas le recevoir en temps réel. Cela peut entraîner des problèmes de communication claire et des conversations potentiellement difficiles.

La commodité de ces canaux est idéale pour un employé occupé, mais présente un certain nombre d'inconvénients. Il est facile de mal interpréter les pensées de quelqu'un par le biais d'une communication écrite. Les gens peuvent être trop intimidés ou manquer de temps pour envoyer un message de suivi et attendre une réponse. Cela signifie donc que parfois les employés opèrent avec une idée ambiguë ou mal comprise de ce que leur tâche est censée être.

La solution à cela est simple : asseyez-vous quelques instants avec un message important avant de l'envoyer à un collègue. Il est mutuellement avantageux pour toutes les parties concernées de s'assurer que toutes les communications organisationnelles sont claires. C'est particulièrement important pendant la pandémie de coronavirus, car les gens travaillent avec des horaires différents sur différents fuseaux horaires.

L'envoi de messages vagues et peu clairs à des collègues peut vous retarder sur des projets importants, car ils peuvent finir par nécessiter un suivi supplémentaire. Afin d'éviter cela, assurez-vous de relire les messages et éventuellement de faire relire par un tiers si cela est approprié.

Absence d'indices non verbaux dans la communication écrite

Tout comme pour l'envoi involontaire de messages ambigus, le fait de s'appuyer uniquement sur des canaux de communication écrits est susceptible de causer des problèmes de communication. Sans pouvoir tirer parti des indices corporels, de l'expression faciale ou du ton, il est incroyablement facile pour les communicateurs de mal interpréter les intentions de quelqu'un. Le manque d'indices verbaux peut être particulièrement déroutant dans les conversations où les différences culturelles sont un facteur. La personne la plus amicale peut se présenter différemment dans une conversation écrite, ce qui peut être incroyablement choquant pour certaines personnes.

Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes de communication pour vous assurer que votre message est envoyé avec le même ton que vous vouliez transmettre. Si vous souhaitez envoyer un message plus léger, ajoutez un emoji ou un point d'exclamation. De plus en plus d'entreprises commencent à utiliser les emojis comme un outil de communication d'entreprise innovant . Cela transformera un message d'un ton sévère en un message positif et encourageant. Cela vous évitera de forcer involontairement un collègue à se demander si vous êtes mécontent de lui.

Bien sûr, vous pouvez toujours simplement inclure ce que vous essayez de transmettre dans le message en termes clairs. C'est l'un des moyens les plus simples de s'assurer que la personne à qui vous envoyez un message sait exactement ce que vous essayez de dire.

Mais le moyen le plus efficace d'éviter les problèmes liés à cela est de sauter sur un appel vidéo. Avec la pandémie de coronavirus qui continue de ravager le monde, les réunions en personne ne sont pas une option pour le moment. Les vidéoconférences sont la meilleure chose à faire. C'est le meilleur moyen de collaborer efficacement avec des collègues. Les expressions faciales et le ton sont clairement exprimés lors d'un appel vidéo.

Comme nous l'avons signalé précédemment , "87 % des employés distants déclarent se sentir plus connectés et impliqués dans les équipes et les projets lorsqu'ils utilisent la visioconférence". Les appels vidéo améliorent sans aucun doute l'efficacité des communications d'entreprise.

Être trop connecté

Source : Gineris

Avec presque tous les membres de la main-d'œuvre travaillant à domicile dans un avenir prévisible, les frontières entre les heures de bureau et la vie personnelle des employés se sont estompées. Il a été régulièrement rapporté tout au long de la pandémie qu'une écrasante majorité de personnes passent plus de temps au bureau, car il est désormais situé à leur domicile. Cela signifie que les employés risquent d'être surconnectés.

La capacité d'être si facilement surconnecté conduit les gens à se surmener. Avec la flexibilité offerte par un horaire de travail à domicile, de nombreuses personnes ressentent la pression d'être « actives » tout le temps. Cela signifie qu'ils peuvent envoyer des messages en dehors des heures d'ouverture.

Cela peut amener les personnes qui avaient auparavant des limites à se sentir obligées de faire de même. Travailler bien au-delà des heures normales de travail peut entraîner un épuisement professionnel, entraînant une sous-performance des employés. Cela peut finalement avoir un impact négatif sur votre entreprise et l'engagement de vos employés en souffrira également.

La meilleure façon d'éviter que cela n'arrive à vos employés est d'établir des règles de base. Indiquez clairement que personne n'est censé travailler au-delà de ses heures normales. Encouragez les employés à se déconnecter des appareils de travail une fois qu'ils ont terminé pour la nuit - la plupart des messages peuvent attendre jusqu'au lendemain.

Une excellente façon de faire respecter ce message est que la haute direction suive ces règles. Les employés seront moins susceptibles de travailler après les heures s'ils ne voient pas leurs superviseurs faire les mêmes choses. Garder votre organisation rafraîchie garantira qu'elle fonctionne au mieux de ses capacités. Cela favorisera globalement un travail d'équipe sain.

Manque de commentaires

Source : Un lieu de travail formidable

Une entreprise saine et prospère doit s'examiner de tous les côtés. Si la direction ne sollicite pas les commentaires de ses employés, la communication entre les employés des bureaux deviendra inefficace. Il doit circuler dans les deux sens afin de travailler en faveur de votre entreprise. Recueillir les commentaires des employés par le biais de méthodes telles que l'envoi d'enquêtes montre comment vos employés s'en sortent en ce moment.

Les commentaires de vos employés sont plus importants que jamais. Alors que la pandémie de coronavirus a déchiré le monde pendant une bonne partie de l'année maintenant, différentes personnes y réagissent différemment. Certaines personnes ne ressentent peut-être que le stress et l'anxiété de la situation maintenant. Les réactions de vos employés face à la pandémie seront en constante évolution.

Une rétroaction régulière est le seul moyen d'avoir un aperçu de la façon dont vos employés s'en sortent compte tenu des circonstances et de ce que vous pouvez faire pour les soutenir. Ces informations peuvent vous aider à devancer les employés qui perdent leur motivation à travailler dur.

Les commentaires vous donnent également un aperçu de la façon dont la direction se porte également. Vous ne savez peut-être pas que quelque chose que vous faites ne fonctionne pas à moins que vos employés ne vous en informent. Agir sur ces commentaires et ajuster les processus à l'avenir est le seul moyen d'améliorer vos opérations.

Conclusion : une bonne communication rendra les employés plus heureux

La pandémie de coronavirus a changé le visage du bureau dans un avenir prévisible. Travailler dans un environnement de bureau ne sera peut-être plus jamais le même. La situation fluide à portée de main signifie que votre entreprise devra constamment pivoter pour éviter des défis de communication majeurs. Il y aura des bosses en cours de route, mais prenez le temps de résoudre les problèmes de communication courants qui peuvent survenir.

Ce n'est pas parce que le visage de votre bureau est différent de nos jours que vos télétravailleurs ne peuvent pas être heureux . Comme nous l'avons signalé précédemment, 90 % des employés distants souhaitent continuer à travailler selon un horaire flexible pour le reste de leur carrière. En répondant aux besoins de vos employés, vous vous assurerez qu'ils sont heureux, ce qui profitera massivement à votre entreprise à long terme.