Factures de téléphone d'affaires : naviguer dans les frais cachés et les raisons d'envisager la VoIP

Les entreprises cherchent toujours à économiser de l'argent là où elles le peuvent. Un bon point de départ consiste à examiner les coûts de votre facture. Il peut être facile d'oublier le montant d'argent que votre entreprise dépense pour le service des téléphones de bureau et des téléphones portables. Avec la pandémie de coronavirus poussant le monde des affaires à s'appuyer sur la VoIP professionnelle pour rester à flot, le service téléphonique que vous sélectionnez est plus important que jamais.

Les appels téléphoniques sont le moyen le plus courant par lequel les nouveaux clients s'engagent pour la première fois avec une entreprise et les téléphones restent un incontournable pour le support client. Compte tenu de cette nécessité, les fournisseurs de téléphone se sentent souvent à l'aise de payer divers frais qui peuvent augmenter considérablement le coût de votre facture mensuelle.

Certains des frais peuvent concerner des services que vous utilisez rarement (ou jamais), tandis que d'autres sont appelés de manière ambiguë «frais de maintenance» et les préférés de tous: les taxes. Il n'y a pas de limite au niveau de créativité dont font preuve certains fournisseurs de téléphonie d'entreprise lorsqu'ils trouvent des moyens de vendre à leurs clients. À moins que vous n'ayez déjà soigneusement vérifié la facture de votre entreprise, il y a de fortes chances que vous payiez plus que nécessaire.

Si vous n'êtes pas au courant du coût des téléphones traditionnels pour votre entreprise, nous avons noté quelques conseils pour les éléments que vous voudrez peut-être surveiller la prochaine fois que votre facture arrivera. Dans cet article, nous couvrirons les sections suivantes :

• Comment réduire votre facture de téléphone
• Regardez dans votre facture de téléphone existante
• Considérez les fonctionnalités dont vous avez besoin
• Considérez ce que vous pouvez obtenir d'autre d'une solution VoIP moderne
• Passez en revue vos choix

Comment réduire votre facture de téléphone

Votre facture peut être une dépense professionnelle nécessaire, mais cela ne signifie pas qu'elle doit coûter un bras et une jambe à votre entreprise. Ce coût peut être particulièrement difficile pour les propriétaires de petites entreprises. Une chose à considérer est le coût total de fonctionnement de votre système téléphonique actuel. Vous pouvez trouver ce coût en ajoutant combien il en coûte pour acheter le système téléphonique avec combien il vous en coûte pour le faire fonctionner.

Une fois que vous avez déterminé ce coût, vous pouvez décider si ce que vous avez payé pour votre système téléphonique professionnel et ce que vous payez actuellement pour le faire fonctionner en vaut la peine. Vous pouvez comparer ce prix à votre facture actuelle chaque mois. De cette façon, vous pouvez voir quel aspect de votre configuration vous devez modifier.

Regardez dans votre facture de téléphone existante

Le moyen le plus simple de voir combien vous devriez réduire les coûts associés à votre service téléphonique est de consulter votre facture existante. Par exemple, les fournisseurs offrent généralement une réduction pour divers forfaits et cela peut réduire les coûts administratifs de votre entreprise en regroupant les factures en un seul paiement.

Cela donne l'impression que vous économisez de l'argent. Cependant, cela conduit également à une facture plus compliquée où les fournisseurs peuvent entasser des frais supplémentaires qui, autrement, ne seraient pas possibles avec une facture plus simple.

La FCC est allée jusqu'à créer des pages de FAQ couvrant des sujets tels que le bourrage des factures de téléphone pour aider à informer les gens sur l'habitude des compagnies de téléphone de faire des frais non autorisés. L'agence note que plus votre facture commence à ressembler à une facture de carte de crédit, plus vous devriez vous demander si vous payez un montant équitable.

« La tromperie est la marque du bachotage. Les bachoteurs s'appuient souvent sur des factures confuses pour inciter les consommateurs à payer pour des services qu'ils n'ont pas autorisés ou reçus, ou qui coûtent plus cher que ce que le consommateur a été amené à croire... La FCC a estimé que le bachotage a nui à des dizaines de millions de foyers américains.

Vous avez probablement vécu le choc de recevoir votre première facture d'un nouveau service. Le devis initial de la compagnie de téléphone ne mentionnait probablement pas les dépenses liées aux taxes, aux suppléments ou au fait que vous seriez facturé un mois à l'avance sur la première facture (les fournisseurs facturent parfois à partir de la date d'installation ainsi que le mois suivant sur la première facture).

Les compagnies de téléphone doivent généralement payer la taxe de vente sur le service, il n'est donc pas surprenant qu'elles la perçoivent auprès de leurs clients. Cependant, vous devez vous assurer que le pourcentage collecté correspond bien à vos taxes de vente locales et non gonflé.

D'un autre côté, les suppléments et autres éléments de ce type sont entièrement subjectifs et peuvent offrir plus de marge de manœuvre pour négocier votre facture.

Voici quelques éléments de votre facture auxquels vous devriez prêter une attention particulière :

• Lignes de report - Celles-ci se trouvent dans les lignes téléphoniques PSTN traditionnelles et permettent à votre entreprise de gérer plusieurs appels à la fois, afin que vos clients ne rencontrent pas de signaux occupés. Ceux-ci ne sont pas bon marché, car ils peuvent coûter jusqu'à 30 $ par ligne à votre entreprise. Il est important de noter que vous pouvez obtenir cette même fonctionnalité à partir d'un système IP sans frais supplémentaires.
• Entretien du fil - Encore une fois, il s'agit d'un élément spécifique aux lignes fixes. Il s'agit de frais associés au coût du câblage de votre bureau.
• Frais d'interurbain et d'interurbain — Vous ne pouvez pas vous en empêcher si votre entreprise doit faire un grand nombre d'appels interurbains et sans frais. Mais vous pouvez réduire ce coût en basculant ces communications vers le courrier électronique ou un système téléphonique IP.
• Utilisateurs et extensions — Non seulement les systèmes téléphoniques traditionnels facturent les lignes de transfert, mais ils facturent également chaque ligne dont vous avez besoin. Notez que les fournisseurs ont également tendance à facturer par utilisateur, il vaut donc la peine de comparer les prix des différents fournisseurs ici.

Certains frais seront gravés dans le marbre, mais vous pourriez avoir une petite marge de manœuvre sur certains. S'il y a des frais particuliers qui vous semblent trop élevés, cela vaut la peine de contacter votre fournisseur et d'essayer de négocier.

Considérez les fonctionnalités dont vous avez besoin

La prochaine étape pour réduire les coûts associés à votre facture consiste à considérer toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre système téléphonique. Que vous soyez ou non sur un système téléphonique PSTN ou IP, vous pouvez souvent vous retrouver enfermé dans des contrats coûteux si vous avez regroupé des fonctionnalités que vous n'utilisez pas.

Il est important de prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre système téléphonique afin de trouver un forfait qui ne vous oblige à payer que ce dont vous avez besoin. Voici quelques fonctionnalités de base et essentielles à prendre en compte chez votre prochain fournisseur de système téléphonique.

Renvoi d' appel - Il s'agit d'une fonctionnalité de base qui garantit que vos clients peuvent vous joindre quoi qu'il arrive. Ainsi, si vous partagez votre temps entre le travail au bureau et à la maison, vous pouvez transférer les appels de votre numéro professionnel vers votre appareil mobile. De nombreux fournisseurs VoIP tels que RingCentral proposent le transfert d'appel à distance comme fonctionnalité de base afin que vous puissiez transférer les appels à la volée pour vous assurer que vous êtes toujours disponible.

Extensions — Dans un système téléphonique PSTN traditionnel, une extension est un autre numéro de téléphone qui est physiquement câblé à un numéro principal. Plus vous faites de câblage, plus cela coûtera cher. Les systèmes IP le font virtuellement, et beaucoup offrent un certain nombre d'extensions intégrées dans les plans de base. Par exemple, Grasshopper propose un plan solo pour 26 $ qui comprend jusqu'à trois extensions.

Assistance à distance - Il viendra sans aucun doute un moment où vous aurez besoin de faire réparer votre système téléphonique. Mais comme la pandémie de coronavirus continue d'éloigner la grande majorité de la main-d'œuvre, il n'est peut-être plus possible de faire entrer un employé extérieur dans votre bureau pour examiner votre configuration.

Rechercher un fournisseur de téléphonie qui offre une assistance à distance est une option plus réalisable de nos jours. Nextiva propose un système d'assistance à distance pour fournir cette offre à ses utilisateurs.

Appels illimités — Grâce à la pandémie, les appels téléphoniques sont plus vitaux que jamais. Comme les réunions en personne se sont essentiellement arrêtées, votre entreprise passe probablement encore plus de temps au téléphone. Ainsi, un système téléphonique qui vous offre des minutes d'appel illimitées devrait être une priorité absolue. De nombreux fournisseurs de téléphonie IP offrent des appels illimités, y compris Vonage Business.

Journaux d'appels - La journalisation des appels est un excellent moyen d'étudier les performances de vos employés, en particulier de votre équipe de vente, et d'évaluer l'expérience que vous offrez à vos clients. Les journaux d'appels peuvent vous fournir des détails clés tels que la date et l'heure de l'appel, la durée, l'ID de l'appelant et si l'appel a été accepté ou envoyé à la messagerie vocale.

Il s'agit d'une fonctionnalité de base que de nombreux fournisseurs peuvent offrir. 8 × 8 fournit la journalisation de l'historique des appels, la capacité de gérer les journaux d'appels et les métriques du journal des appels dans ses plans.

Considérez ce que vous pouvez obtenir d'autre d'une solution VoIP moderne

Étant donné que votre entreprise paie probablement déjà pour une connexion Internet à large bande et qu'elle a peut-être même construit un intranet complet, il devrait y avoir un minimum de friction et des économies considérables lors du passage à un service IP. Aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire, à l'exception éventuellement d'un téléphone IP.

La plupart des entreprises facturent environ 20 $ par mois pour une ligne VoIP professionnelle qui comprend tout ce que vous attendez de votre ligne téléphonique standard (messagerie vocale professionnelle, appel en attente, etc.) ainsi qu'une longue liste de fonctionnalités qui ne sont généralement pas incluses dans offres téléphoniques traditionnelles ou ne sont pas disponibles du tout.

Vous pouvez vous attendre à des fonctionnalités améliorées de n'importe quel fournisseur VoIP que vous sélectionnez. En voici quelques-uns :

IVR — Hosted IVR (réponse vocale interactive) est un menu téléphonique et un système de routage qui offre un menu interactif aux appelants afin de les diriger vers le service dont ils ont besoin. Comme il s'agit d'un système intelligent, l'IVR peut effectuer des tâches impliquant un oui/non ou des réponses liées aux numéros des appelants. Cette fonctionnalité rachète du temps et de la productivité pour vos employés, tout en garantissant que vos clients ont un temps d'attente plus court.

Auto-Attendant - Cette fonctionnalité peut aider à remplacer le rôle d'un réceptionniste dans votre organisation. Ainsi, au lieu d'exiger que vos appelants parlent d'abord à une réceptionniste afin d'être transférés au bon interlocuteur, ils n'auront qu'à appuyer sur un numéro associé à l'extension du bon service. Tout comme avec l'IVR, cette fonctionnalité peut également faire gagner du temps et de l'argent à votre organisation.

Vidéoconférence — La plupart des fournisseurs de VoIP incluent d'autres méthodes de communication dans leurs forfaits téléphoniques. La vidéoconférence est l'une des options les plus populaires. Il s'agit simplement d'une fonction qu'un système téléphonique PSTN ne peut pas vous fournir.

Les fonctionnalités de visioconférence de certains forfaits de téléphonie IP permettent même à des centaines de participants de se joindre simultanément, vous rapprochant le plus possible d'une réunion d'entreprise en personne pendant la pandémie.

Application mobile - La plupart des fournisseurs de téléphonie VoIP ont leurs propres applications de softphone, vous permettant de prendre vos appels professionnels en déplacement. Les applications permettent souvent le chat vidéo et la messagerie professionnelle par SMS, en plus d'un appel vocal traditionnel. Vous pouvez généralement basculer entre les moyens de communication, les informations des conversations précédentes étant enregistrées sur chacun de vos appareils.

Avec une tendance croissante vers les communications unifiées, la VoIP permet également une plus grande centralisation de vos opérations commerciales dans leur ensemble. La plupart des plates-formes VoIP prennent en charge l'intégration avec des plates-formes externes telles que Salesforce, ce qui vous permet de consolider les communications et d'autres applications en un seul endroit. Cela s'accompagne d'une longue liste d'avantages que nous avons récemment décrits dans notre guide du débutant sur les communications unifiées.

Passez en revue vos choix

Si votre service téléphonique ne fournit pas beaucoup plus qu'une tonalité et que vous payez plus de 20 $ ou 30 $ par mois pour cela, votre entreprise est probablement bien mieux lotie avec un forfait VoIP de n'importe quel fournisseur. Voici une ventilation des cinq fournisseurs de VoIP professionnels les mieux notés selon les notes de centaines d'utilisateurs de GetVoIP :

Conclusion : la VoIP est le meilleur moyen de réduire votre facture de téléphone d'entreprise

Pour toutes les façons créatives dont les compagnies de téléphone gonflent leurs factures et pour toutes les façons dont vous pourriez être en mesure de négocier un tarif inférieur, la VoIP peut être le moyen le plus simple d'économiser de l'argent sur les besoins en services téléphoniques de votre petite entreprise.

En plus d'être simplement moins chères que les services téléphoniques traditionnels, les plates-formes de communication basées sur le cloud permettent un large éventail de fonctionnalités qui peuvent avoir un impact considérable sur l'efficacité opérationnelle et l'efficacité globale de la capacité d'une entreprise à communiquer en interne ainsi qu'avec les clients.