Numéro de téléphone professionnel : fonctionnalités, prix et comment en obtenir un

Un numéro de téléphone professionnel donne de la crédibilité à votre entreprise, augmente la notoriété de votre marque et vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de garder vos numéros de téléphone personnels confidentiels.

Lorsque vous avez démarré votre petite entreprise, votre numéro personnel à lui seul suffisait peut-être à gérer votre niveau de communications professionnelles quotidiennes.

Maintenant, votre entreprise s'est développée et les fonctionnalités limitées de votre téléphone personnel ont causé trop de problèmes de communication entre vous et vos clients. Un numéro de téléphone professionnel permet aux clients de trouver et de mémoriser plus facilement comment vous contacter. Cela augmente également la confiance des consommateurs et vous différencie de vos concurrents.

Cependant, il est essentiel de savoir comment choisir le bon numéro de téléphone et le bon fournisseur pour votre entreprise.

Table des matières:

• Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone professionnel ?
• Les différents types de numéros de téléphone professionnels
• Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro de téléphone professionnel
• Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel virtuel
• Quand obtenir un numéro de téléphone professionnel
• Fonctionnalités indispensables du numéro de téléphone professionnel
• Meilleures pratiques pour choisir un numéro de téléphone professionnel

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone professionnel ?

Un numéro de téléphone professionnel, ou numéro de composition directe à l'arrivée (DID), est un numéro de téléphone qui n'est pas lié à un système téléphonique spécifique.

Cela signifie que vous pouvez utiliser le même numéro de téléphone professionnel sur différents appareils et à différents endroits, même en déplacement, via l'application du fournisseur.

Ils sont faciles à configurer, car tout ce que vous avez à faire est de télécharger l'application du fournisseur de numéro, de sélectionner le numéro de téléphone et le forfait souhaités et de payer (généralement sur une base mensuelle). L'ensemble du processus prend moins d'une journée, et souvent moins d'une heure, à compléter.

Les différents types de numéros de téléphone professionnels

Tous les numéros de téléphone professionnels ne sont pas créés égaux et le type que vous choisissez pour votre entreprise est un facteur clé.

Les principaux types de numéros de téléphone professionnels virtuels sont :

• Numéros locaux
• Numéros sans frais
• Numéros de vanité
• Numéros VoIP

Numéros de téléphone locaux : pour établir une présence locale

Un numéro de téléphone local est lié à un emplacement/code régional spécifique, ce qui donne à votre entreprise une présence locale plus fiable.

Notez que vous pouvez choisir des numéros de téléphone locaux dans des indicatifs régionaux autres que l'emplacement physique de votre entreprise. En fait, de nombreuses entreprises achètent plusieurs numéros de téléphone locaux pour avoir une présence locale dans tout le pays.

Les numéros de téléphone locaux peuvent être réclamés gratuitement avec des outils comme Google Voice et peuvent être achetés pour 10,00 $/ligne par mois ou moins. La configuration est simple et rapide.

Numéros de téléphone sans frais : pour un professionnalisme abordable

Les numéros sans frais (parfois appelés "numéros 800") commencent par des préfixes tels que 800, 888, 877, 866, etc.

Ces numéros sont gratuits pour les clients et ne sont liés à aucun emplacement spécifique comme le sont les numéros de téléphone locaux. Vous pouvez configurer des numéros sans frais via votre fournisseur de services téléphoniques ou faire transférer des numéros vers des lignes existantes.

Avec un coût moyen de 10,00 $ / numéro par mois, ces numéros sont une option abordable qui donne à votre entreprise une apparence plus nationale que locale.

Notre guide des numéros 800 gratuits offre plus de détails.

Numéros de téléphone personnalisés : pour une meilleure reconnaissance des noms

Un numéro de téléphone personnalisé est un numéro sans frais personnalisé et personnalisable qui vous permet d'épeler des mots ou des phrases pertinents. (1-800-FLOWERS est peut-être l'exemple le plus connu d'un numéro de vanité.)

Les numéros de téléphone personnalisés sont un excellent moyen d'améliorer non seulement la reconnaissance du nom, mais également la mémoire des numéros. Ainsi, même si quelqu'un qui entend ou voit votre numéro personnalisé n'a pas besoin de ce que votre entreprise vend actuellement, il saura qui appeler lorsqu'il le fera.

Le principal inconvénient ici est que de nombreux numéros de vanité sont déjà pris, alors soyez prêt à faire preuve d'un peu de créativité. Les numéros personnalisés sont légèrement plus chers que les numéros sans frais standard, leur prix allant de 10,00 $ à 50,00 $/numéro par mois.

Notre examen des meilleurs fournisseurs de numéros de téléphone personnalisés offre des informations supplémentaires.

Numéros de téléphone VoIP : pour les entreprises ayant besoin de fonctionnalités avancées

Un numéro de téléphone VoIP vous est attribué lors de votre inscription à un service VoIP professionnel, vous permettant de passer/recevoir des appels sur Internet (y compris le Wi-Fi).

Avec un coût moyen compris entre 20,00 $ et 50,00 $/utilisateur par mois, ce type de numéro est plus cher que les autres options ici, mais il est livré avec une évolutivité et des fonctionnalités supplémentaires non disponibles sur tous les types de numéros.

De plus, vous n'aurez pas à payer de frais supplémentaires pour connecter le numéro VoIP à votre ligne téléphonique.

Apprenez-en plus sur ce qui distingue ces numéros dans notre guide des fonctionnalités du téléphone VoIP.

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro de téléphone professionnel

Avoir un numéro de téléphone professionnel offre plusieurs avantages par rapport aux numéros de téléphone fixe traditionnels et même aux numéros de smartphone.

Outre une apparence plus professionnelle, nous décrirons ci-dessous certaines des autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un numéro de téléphone professionnel virtuel.

Accès multi-appareils

Tout d'abord, vous pourrez utiliser un numéro VoIP sur l'appareil de votre choix, qu'il s'agisse de votre téléphone de bureau standard, d'un ordinateur portable ou de bureau, de votre smartphone ou même d'une tablette.

Ces numéros offrent une excellente portabilité et flexibilité, de sorte que vous ne serez plus constamment lié à votre ligne fixe en attendant cet appel très important.

De plus, des fonctionnalités de base telles que le transfert d'appel signifient que si vous manquez un appel sur l'un de vos appareils ou numéros de téléphone, il sera transféré vers un autre. Par exemple, si un client appelle votre numéro de téléphone professionnel mais n'obtient pas de réponse, l'appel sera transféré vers votre numéro de téléphone portable personnel.

Canaux de communication supplémentaires

Bien que les numéros de téléphone virtuels soient surtout connus pour les conversations vocales, de nombreux fournisseurs proposent des canaux de communication supplémentaires, à savoir l'envoi de SMS et la télécopie en ligne.

La télécopie virtuelle vous permet d'envoyer à vos clients des fichiers importants tels que des contrats ou des documents de projet sans tout l'équipement encombrant - et sans monopoliser votre ligne téléphonique professionnelle, puisque vous pouvez passer/recevoir des appels avec la télécopie en ligne.

Les SMS et MMS professionnels vous permettent de répondre instantanément aux questions simples des clients ou de leur dire quand vous pourrez parler par téléphone si vous manquez un appel lors d'une réunion.

Fonctionnalités avancées pour une meilleure gestion des appels

Bien que les numéros virtuels ne disposent pas de toutes les fonctionnalités avancées des systèmes téléphoniques professionnels VoIP, leurs capacités rationalisent toujours mieux la gestion des appels que les lignes fixes standard.

Par exemple, le filtrage des appels (identification de l'appelant) vous permet de savoir qui appelle, ce qui vous permet de décider facilement de prendre ou non l'appel et de vous assurer que vous êtes mieux préparé pour la conversation si vous décrochez.

Les notifications en temps réel pour les appels manqués et les messages vocaux, ainsi que les journaux d'appels, vous empêchent de ne pas renvoyer les appels en temps opportun (ou d'oublier de renvoyer les appels du tout).

De nombreux fournisseurs de numéros de téléphone virtuels proposent également la transcription de la messagerie vocale, afin que vous puissiez lire, et non écouter, les messages vocaux. Cela permet de gagner du temps et de mieux hiérarchiser les rappels.

Nous décrirons d'autres fonctionnalités clés du téléphone professionnel à rechercher plus tard dans cet article.

Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel

Le moyen le plus simple et le plus fiable d'obtenir un numéro de téléphone professionnel consiste à passer par un fournisseur VoIP.

Un ou plusieurs numéros virtuels sont inclus dans chaque forfait disponible, donnant accès à des solutions de numéros de téléphone professionnels évolutives avec uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Voici les 6 meilleurs fournisseurs de numéros de téléphone professionnels.

1. Ring Central →

RingCentral MVP (Message, Phone, Video) est un système téléphonique professionnel de premier plan réunissant la messagerie, la vidéo et le téléphone dans une seule application logicielle VoIP.

En plus des fonctionnalités impressionnantes offertes par RingCentral, chaque forfait offre un numéro de téléphone professionnel. Lorsque vous souscrivez à un forfait, il vous sera demandé de choisir l'un des types de numéros professionnels suivants : sans frais, local, international ou personnalisé.

RingCentral garantit que vos appels sont protégés par cryptage. Le fournisseur propose des fonctionnalités telles que le transfert d'appel, le routage des appels, l'identification de l'appelant, le filtrage des appels, etc. pour gérer chaque appel entrant.

Vous trouverez ci-dessous les tarifs de chacun des plans RingCentral disponibles. Notez que le prix dépend du nombre d'utilisateurs.

2. Sauterelle →

Grasshopper est un système téléphonique virtuel destiné aux propriétaires de petites entreprises, conçu pour aider ses utilisateurs à économiser de l'argent et à paraître plus professionnels.

Leurs plans offrent un numéro d'entreprise dédié pour vous assurer que vous pouvez séparer votre travail et votre vie personnelle.

Grasshopper propose plusieurs types de numéros professionnels, y compris des préfixes de numéros sans frais tels que 833, 844, 855, 866, 877, 888 et de véritables numéros 800. Vous pouvez également choisir entre un numéro personnalisé, un numéro local ou transférer votre numéro professionnel ou virtuel existant vers Grasshopper.

Les prix et les plans de Grasshopper ci-dessous sont chacun adaptés à un type de petite entreprise différent.

3. 8×8 →

​​8×8 est conçu pour vous aider à travailler de n'importe où. Ils ont plusieurs plans pour s'assurer que les entreprises de toutes sortes peuvent répondre à leurs besoins de la manière la plus rentable possible.

8×8 a obtenu une place de leader dans le Magic Quadrant de Gartner pour les communications unifiées pendant 9 années consécutives.

Le fournisseur de téléphonie d'entreprise propose trois plans différents, chacun avec son propre objectif spécifique. Chacun des trois plans offre des numéros d'affaires avec des fonctionnalités qui vous permettent de tirer le meilleur parti de vos communications professionnelles.

Voici un aperçu de chacun des plans de 8 × 8.

4. Nextiva →

Nextiva vous permet de connecter votre système téléphonique avec des applications professionnelles, l'IA et l'automatisation sur une seule plateforme. Avec son service VoIP basé sur le cloud et une disponibilité de 99,999 %, le fournisseur de services a été classé meilleur service téléphonique professionnel en 2020 par US News.

Nextiva se vante d'être le plus grand fournisseur de téléphonie virtuelle d'entreprise local dans chaque pays. Le fournisseur de téléphone propose des numéros VoIP locaux dans de nombreuses grandes villes de la plupart des États. Nextiva propose également des indicatifs régionaux dans tous les États des États-Unis.

Les prix et les plans de Nextiva incluent un numéro local et sans frais gratuit et sont décrits dans l'image ci-dessous.

5. Vonage →

Vonage rend les communications plus flexibles, intelligentes et personnelles afin d'aider ses plus de 100 000 clients à garder une longueur d'avance. Ils comptent parmi leurs clients de grandes entreprises, telles que Allstate, Dominos et The Princeton Review.

Vonage propose trois forfaits différents pour ses clients. Leur forfait Mobile est plus axé sur les appels. Le forfait Premium permet aux utilisateurs de faire passer leur communication au niveau supérieur avec les appels, la messagerie et la vidéo.

Le plan avancé offre des fonctionnalités avancées et est disponible pour les téléphones IP. Chacun des plans de Vonage est accompagné d'un numéro d'entreprise. Vous serez invité à sélectionner un numéro local ou sans frais lorsque vous choisirez votre forfait.

Voici une ventilation des prix et des plans de Vonage.

6. Ouma →

Ooma propose des fonctionnalités spécialement conçues pour les petites entreprises. Avec la pandémie de coronavirus obligeant tant d'entreprises à travailler à domicile, Ooma a créé une expérience de communication pour ceux qui gèrent leur entreprise à domicile.

Le fournisseur de services téléphoniques est conçu pour réduire de moitié les factures de téléphone de ses clients, car son site Web indique que les utilisateurs économisent en moyenne 50 % sur chaque facture. Leurs plans d'économies incluent également un numéro d'entreprise gratuit.

Vous pouvez vous inscrire pour obtenir votre numéro directement sur le site Web. Le site Web vous invite à sélectionner votre pays, votre état, votre ville et votre indicatif régional. Vous pouvez choisir si vous voulez un numéro par défaut, répétitif ou personnalisé et choisir le numéro spécifique que vous voulez.

Ooma propose deux plans d'affaires - Ooma Office et Ooma Office Pro. Voici une ventilation des prix et des plans Ooma.

Comparez côte à côte les fournisseurs de numéros de téléphone professionnels

Quand obtenir un numéro de téléphone professionnel

Le meilleur moment pour obtenir un numéro de téléphone professionnel virtuel est lorsque vous démarrez votre entreprise, même si c'est avant que vous pensiez en avoir « besoin ».

Cela empêche les concurrents de réclamer les numéros de téléphone les meilleurs / les plus pertinents pour votre entreprise et donne à votre entreprise une apparence beaucoup plus établie qu'elle ne l'est actuellement.

Si votre entreprise est ouverte depuis un certain temps et que vous n'avez toujours pas obtenu de numéro virtuel, le plus tôt sera le mieux.

Les signes courants indiquant que vous avez besoin d'un numéro d'entreprise virtuel incluent :

• Les clients disent avoir du mal à trouver comment vous joindre
• Les appels téléphoniques personnels interrompent souvent les appels professionnels, ou vice versa
• Vous n'êtes plus un entrepreneur solo, mais vous avez maintenant des employés à temps plein ou à temps partiel
• Votre volume d'appels quotidien a augmenté
• Vous avez du mal à gérer les messages vocaux et les rappels
• Vous avez besoin de fonctionnalités avancées telles que le transfert d'appel, la transcription de la messagerie vocale, l'enregistrement des appels et d'autres fonctionnalités que votre fournisseur de numéro de téléphone actuel n'offre pas
• Vous avez besoin d'accroître la légitimité de votre entreprise aux yeux des consommateurs
• Vous avez besoin d'un service de numéro de téléphone évolutif pour suivre le rythme de la croissance de votre entreprise

Fonctionnalités indispensables du numéro de téléphone professionnel

​​Votre application de téléphonie professionnelle virtuelle ne sera utile que si vous en trouvez une avec les fonctionnalités qui répondront le mieux à vos besoins professionnels uniques.

• Application mobile : une application mobile est l'une des fonctionnalités les plus importantes à prendre en compte dans votre service téléphonique. Il vous permet de prendre vos conversations avec des collègues et des clients sur la route.
• Renvoi d' appel : cette fonction vous donne la possibilité de diriger vos appels vers tout autre numéro auquel vous en avez besoin.
• Standard automatique : les standards automatiques sont des menus automatisés qui utilisent une invite vocale pour diriger les appels de vos clients vers le bon service. C'est un excellent moyen de gérer les appels et de s'assurer que vos clients ne soient pas en attente trop longtemps.
• Transcription de la messagerie vocale : trouver un service VoIP qui offre la messagerie vocale vers le courrier électronique ou la messagerie vocale vers le texte serait un avantage pour votre entreprise, car il vous fournirait automatiquement des notes à partir de n'importe quel message vocal.
• Enregistrement des appels : Alors que la transcription de la messagerie vocale offre une copie papier de votre messagerie vocale, l'enregistrement des appels vous assurera de ne rien oublier des appels sortants ou entrants. Assurez-vous de respecter les lois applicables en matière d'enregistrement d'appels.
• Call Parking : cette fonctionnalité vous permettra de mettre un appelant en attente dans le cloud et de permettre à n'importe quel employé de reprendre l'appel. De cette façon, la personne la plus qualifiée peut gérer l'appel sans avoir des clients en attente trop longtemps.
• Analytics : Cela vous donnera toutes les données dont vous avez besoin pour vous assurer que vos employés sont aussi efficaces que possible lors de leurs appels.

Meilleures pratiques pour choisir un numéro de téléphone professionnel

La dernière étape pour obtenir un numéro virtuel consiste à faire le bon choix en ce qui concerne le numéro lui-même.

Tout d'abord, réfléchissez à l'utilisation que vous souhaitez faire du numéro.

Le service client est mieux lié à un numéro sans frais 800, car les consommateurs ne veulent pas être facturés lorsqu'ils obtiennent de l'aide pour des problèmes qu'ils pensent que votre entreprise a « causés ». Les appels commerciaux doivent être attribués à des numéros locaux, car les gens sont plus susceptibles de répondre aux appels provenant d'indicatifs régionaux familiers. Les numéros personnalisés, étant donné leur facilité de mémorisation, sont les meilleurs pour les numéros de téléphone professionnels généraux avec des menus IVR pour diriger les appels. Ils constituent également une option intelligente à utiliser pour les campagnes publicitaires.

La taille et l'emplacement de votre entreprise, ainsi que vos plans d'expansion, influencent également le nombre que vous choisirez.

Les petites équipes ou les magasins physiques optent généralement pour des numéros locaux, car la majorité de leur activité provient d'acheteurs proches de leur emplacement physique. Les entreprises nationales avec des magasins en ligne et/ou physiques dans plusieurs endroits choisissent généralement les numéros 1-800, car ils profitent aux clients et augmentent la crédibilité de la marque. Les entreprises au niveau de l'entreprise avec un volume d'appels quotidien élevé, ainsi que celles qui font beaucoup de publicité pour leurs produits/services, devraient opter pour un numéro personnalisé.

Enfin, considérez les fonctionnalités dont votre numéro d'entreprise a besoin et s'il vaut mieux utiliser un système téléphonique VoIP complet plutôt qu'un fournisseur de numéros.

Pour plus d'informations sur les solutions VoIP, consultez notre guide des meilleurs fournisseurs VoIP professionnels.